“Anggota Kelompok”

1. Lentera Umrotul Fadhila

2. Caesar Maulana Wikalfa
3. Indri Yuliza
4. Sahil Piana
5. Nazila Azzahira
6. Faiz Jilan Aufa Rasyid
 Menerapkan Prosedure Rapat
INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI :
• Memahami pengertian rapat
• Mengklasifikasikan jenis-jenis rapat
• Memahami persyaratan rapat
• Mememahami hal-hal yang perlu dipersiapkan dalam
rapat
• Memahami etika rapat
• Menerapkan teknik mengajukan pendapat
• Memahami cara menyusun agenda rapat/ susunan acara
• Memahami tata tertib rapat
• Melaksanakan rapat sesuai prosedur
 Menerapkan Prosedure Rapat
A. Pengertian Rapat
B. Jenis-jenis Rapat
C. Tujuan Rapat
D. Fungsi Rapat
E. Persyaratan Rapat
F. Teknik pengendalian rapat
G. Perencanaan rapat
H. Pelaksanaan rapat
I. Media rapat
J. Pengertian Notula
 A. Pengertian Rapat
Rapat adalah kumpulan atau kumpulan dalam
suatu organisasi, perusahaan , instansi
pemerintah, baik dalam situasi formal maupun
informal untuk membicarakan, merundingkan
dan memecahkan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan organisasi/perusahaan.
 Menurut Para Ahli
1. Menurut Cut Rozana
Dalam surat menyurat dan komunikasi, rapat adalah pertemuan
antara para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu masalah yang
menyangkut kepentingan bersama.
2. Menurut Samsir Rambe
Dalam bukunya etika komunikasi mengatakan.
Rapat adalah kumpulan beberapa orang atau organisasi yang akan
membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk
memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan dan
sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil
yang disepakati, disetujui bersama.
 Kesimpulan Pengertian Rapat
Pertemuan/rapat merupakan tindakan atau
proses berkumpul bersama yang diadakan
dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dalam situasi formal dan
informal yang bertujuan untuk membicarakan,
merundingkan, dan memutuskan suatu
masalah berdasarkan hasil kesepakatan
bersama.
 B. Jenis – jenis Pertemuan/Rapat
Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangannya atau segi
peninjaunnya.
1. Berdasarkan Tujuan
Menurut tujuannya, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jenis,yaitu
a) Rapat penjelasan ( information conforence )
Rapat penjelasan adalah rapat yang diselenggarakan untuk memberikan
penjelasan kepada para peserta rapat dari pimpinan.
b) Rapat pemecahan masalah (problem solving conforence)
Rapat pemecahan masalah adalah rapat yang dilaksanakan untuk
menemukan pemecahan pemecahan tentang suatu masalah yanng sedang
dihadapi.
c) Rapat perundingan (negotiation conference)
Rapat perundingan adalah rapat yang diselenggarakan dengan tujuan
menghindarkan timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar
tidak merugikan kedua belah pihak.
2. Berdasarkan sifatnya
menurut sifatnya, tapat dapat dibedakan menjadi empat
jenis :
a) Rapat resmi (formal meeting)
Rapat resmi adalah rapat yang dilaksanakan dengan suatu
perencanaan terlebih dahulu,sesuai dengan aturan yang
berlaku.
b) Rapat tidak resmi (informal meeting)
Rapat tidak resmi adalah rapat yang dilaksanakan tanpa
suatu perencanaan yang bersifat resmi.
c) Rapat Terbuka
Rapat terbuka adalah rapat yang dihadiri oleh seluruh
anggota organisasi dan materi yang dibahas merupakan
masalah-masalah yang tidak bersifat rahasia.
d) Rapat Tertutup
Rapat tertutup adalah rapat yang hanya dihadiri oleh
peserta rapat tertentu saja dan masalah yang di bahas
merupakan masalah yang bersifat rahasia.
3. Berdasarkan jangka waktunya
Menurut jangka waktunya, rapat apat dibedakan menjadi empat
jenis, yaitu:
a) Rapat mingguan
Rapat mingguan adalah rapat yang daidakan seminggu sekali dan
biasanya membahas masalah-masalah yang bersifat rutin.
b) Rapat bulanan
Rapat bulanan adalah rapat yang diadakan sebulan sekali dan
biasanya membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan
yang lalu.
c) Rapat Semester
Rapat semester adalah rapat yang diadakan selama enam bulan
sekali yang membahas masalah-masalah yang terjadi selama
enam bulan lalu dan program-program selanjutnya untuk enam
bulan kedepan.
d) Rapat Tahunan
rapat tahunan adalah rapat yang diadakan setahun sekali.
4. Berdasarkan Frekuensi
Menurut frekuensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat Rutin
Rapat rutin adalah rapat yang ditentukan waktunya ( mingguan, bulanan,
tahunan).
b) Rapat Insedentil
Rapat insedentil adalah rapat yang terjadi tanpa direncanakan terlebih dahulu
dan tidak terjadwal
5. Berdasarkan Nama
Menurut nama, rapat dapat dibedakan menjadi tiga jrnis, yaitu :
a) Rapat Kerja
Rapat kerja adalah rapat para karyawan atau pimpinan guna membahas
hal -hal yang berhubungan dengan pelaksanaan tugas suatu instansi.
b) Rapat Dinas
Rapat dinas adalah rapat yang membicarakan masalah kedinasan atau
kerjaan ( biasanya dilaksanakan oleh orang-orang yang bertugas di instansi
pemerintah).
c) Musyawarah Kerja
Musyawarah kerja adalah kata lain dari rapat kerja.
6. Berdasarkan Urgensinya
menurut urgensinya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Rapat Biasa
Rapat biasa adalah rapat yang dilaksanakan untuk masalah-masalah
yang sudah di anggap biasa.
b) Rapat Penting
Rapat penting adlah rapat yang diadakan untuk membahas masalah-
masalah yang dianggap penting karena akan menghasilkan dampak
penting bagi anggota organisasi/perusahaan itu sendiri.
7. Berdasarkan Pesertanya
Menurut Pesertanya, rapat dapat dibedakan menjadi dua jenis :
a) Rapat Vertikal
Rapat vertikal adalah rapat yang diadakan, dimana yang hadir dalam
rapat itu adalah atasan dan bawahan.
b) Rapat Horizontal
Rapat horizontal adalah rapat yang diadakan antara pejabar suatu
organisasi/perusahaan yang sederajat.
 C. Tujuan Pertemuan/Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu
masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat berpartisipasi keppada masalah-
masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menapung semua permasalahan dari arus bawah
7. Agar tujuan rapat dapat dicapai, analisis terlebih dahulu
bagaimana tingkat kecapaian dari tujuan tersebut.
 D. Fungsi Pertemuan/Rapat
1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta
rapat (karyawan) dengan perusahaan/oragnisasi.
5. Sebagai sarana bernegosiasi.
 E. Syarat-syarat Rapat
1. Suasana terbuka
Artinya, setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari
siapapun. Hindari sikap saling mencurigai dan berprasangka
negative diantara sesama peserta rapat.
2. Tidak ada monopoli
Rapat yang baik adalah demokratis. Artinya, tidak ada tindak
menindas atau igin menguasai sendiri.
3. Partisipasinya aktif dari peserta rapat
Artinya, tiap peseta rapat aktif ambil bagian dalam jalannya
rapat, yaitu harus menjadi pendengar atau pembicara yang baik.
4. Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
Rapat yang baik harus terarah karena ada bimbingan dan
pengawasan dari ketua/pimpinan rapat.
5. Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
Dalam sebuah rapat yang dicari adalah suatu
kebenaran bukan perselisihan atau saling menjatuhkan
antara peserta rapat.
6. Pernyataan singkat dan jelas pernyataan yang diajukan
dalam rapat hendaknya cukup singkat, padat, menuju
sasaran, dan tidak bertele-tele, serta jelas sehinggan
mudah dimengerti oleh seluruh peserta rapat
7. Disiplin waktu membiasakan pelaksanaan rapat sesuai
dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat
peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan
rapat menjadi lebih tertib.
8. Selalu ada kesimpulan rapat yang baik adalah yang
mampu membuat dibuat kesimpulan atau keputusan
bersama.
 F. Teknik Pengendalian Rapat
Tiga teknik pengendalian rapat :
a) Pengendalian rapat bebas adalah pengendalian rapat yang
memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta
rapat untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.
b)Pengendalian rapat secara ketat adalah pengendalian rapat yang
tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan
pendapat kepada para pesertanya.
c) Pengendalian gabungan bebas terbatas adalah pengendalian
rapat yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada
para peserta rapat untuk mengeluarkan pendapatnya dan
apabila keadaan sudah mulai kurang terkendali, pemimpin
rapat langsung menggunakan cara pengendalian ketat, sehingga
keadaan normal kembai.
 G. Perencanaan rapat
Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam
merencanakan rapat yang sifatnya resmi adalah :
a) Persiapan ruangan dan tata ruang rapatruangan untuk
menyelengarakan rapat resmi sangat menentukan kelancaran
jalannya rapat.
b) Persiapan administrasi
– Membuat surat undangan rapat
– Menyusun acara/agenda rapat
– Menyusun daftar hadir
– Mempersiapkan bahan rapat
c) Persiapan peralatan rapat sekretaris perlu mengiventarisasi
alat-alat yang digunakan untuk keperluan pertemuan
seperti:
– Papan dan alat tulis
– Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan
lengkap dengan markernya
– OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program
Microsoft PowerPoint
– Sound system, tape recorde
– Map atau tas untuk tempat bahan-bahan rapat
– Bock note, ball point
– Tustel handycame untuk mengabadikan rapat
– Membuat catatan hasil rapat (notulis )
 H. Pelaksanaan rapat
Pelaksanaan rapat, yaitu :
a) Suasana rapat berangsung terbuka
b) Para peserta rapat berpartisipasi aktif
c) Adanya kendali dari ketua rapat
d) Hindarkan debat kusir
e) Bahasa harus komunikatif
f) Hindarkan monopoli ketika berbicara
g) Terdapat keputusan dari kesimpulan rapat
h) Adanya notulen
i) Acara rapat
j) Media rapat
k) Waktu
Urutan Pelaksanaan Rapat :
1. Pembukaan
2. Pembagian tugas
Setelah pembukaan selesai maka langkah berikutnya yaitu
pembagian tugas, maksudnya apabila masalah yang dibahas
ternyata cukup luas/rumit maka perlu dilakukan pembagian
tugas untuk pemecahan masalah dalam pembahasannya
3. Diskusi rapat
Rapat dalam kelompok kecil yang umumnya terdiri dari 4
sampai 8 orang
4. Rapat pleno
Dalam rapat ini semua peserta rapat hadir, keudian
dilanjutkan dengan acara penyajian hasil rapat dari masing-
masing kelompok yang ditanggapi oleh keompok lain
5. Perumusan
 Merumuskan hasil-hasil rapat menjadi suatu naskah yang sistematis,
logis, bahasa yang baik dengan tata cara penullisan yang baik, sehingga
mudah dipakai oleh para pembaca.
6. Penyelesaian hasil rapat
 Setelah rapat pleno dan perumusan hasil selesai diserahkan kepada
sekretaris rapat guna diketik secara baik dan diperbanyak, kemudian
dicetak untuk dibagikan kepada orang-orang yang berhak menerimanya.
 Penyelenggaraan Rapat
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyelenggaraan rapat atau seminar
adalah :
1. Undangan rapat
2. Ruang rapat
3. Alat tulis
4. Minuman dan makanan kecil (snack)
5. Akomodasi
6. Kesehatan
 I. Media Rapat
Media rapat adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam suatu
rapat baik rapat dengan peserta yang sedikit ataupun banyak, baik rapat formal
maupun rapat informal .
Contoh media rapat :
1. Harus ada ruangan rapat
2. Meja rapat
3. Kursi rapat
4. Lampu penerangan
5. Papan tulis / white board
6. File chard / media pembantu rapat
7. Shound system / pengeras suara
8. Alat tulis, buku, dan aneka kertas
9. Infokus
10. Leptop / komputer
 J. Pengertian Notula
Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai
Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai
jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan
diputuskan.
Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen
otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.

 Bentuk catatan pertemuan

a) Notula Harfiah
Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau
pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam
rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata
dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau
catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan
gabungan dari keduanya.
b) Notula Rangkuman
Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan
dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi
pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah
dan memilih setiap pembicaraan.
 Fungsi catatan pertemuan
a) Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan
pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu
organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu
organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak
dilaksanakan tugas tersebut.
b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak
Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut
tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil
rapat.
c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan
dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman
d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat
sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi
menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan
baik sesuai dengan sistem pengarsipan.
f) Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak
pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn
notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli
hukum.
Teknik menyusun notula
1. Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut
rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus
Yayasan Amal Maret 2007
2. Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat
tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat
pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan.
3.Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri
dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat
4. Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang
berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar
memberikan usulan
5. Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara
lengkap
6. Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula :

1. Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan

tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
2. Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
3. Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat
dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan
4. Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang
berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut
pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan
5. Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok
pembicaraan.
TERIMAKASIH