LOGISTIK

Pengelolaan Perbekalan Farmasi

Pemilihan

Evaluasi Perencanaan

Penghapusan Pengadaan

Pengendalian Penerimaan

(1197/MENKES/SK/X/2004)
Pendistribusian
 1. SELEKSI
Seleksi merupakan proses kegiatan sejak
dari meninjau masalah kesehatan yang
terjadi di rumah sakit, identifikasi
pemilihan terapi, bentuk dan dosis,
menentukan kriteria pemilihan dengan
memprioritaskan obat esensial,
standarisasi sampai menjaga dan
memperbaharui standar obat.
(1197/MENKES/SK/X/2004)
• Penentuan seleksi obat merupakan peran
aktif apoteker dalam Panitia Farmasi dan
Terapi untuk menetapkan kualitas dan
efektifitas, serta jaminan purna transaksi
pembelian.
(1197/MENKES/SK/X/2004)
Pembahasan
 2. Perencanaan
Perencanaan sendiri menurut Quick et. al.
(1997) adalah rangkaian proses pembuatan
daftar kebutuhan perbekalan farmasi sejak
dari
Daftar
Penyesuaian perencanaan
Dana kebutuhan
Menentukan
jumlah
Pemilihan
Macam
 Metode yang digunakan dalam
melakukan perencanaan
1. Metode konsumsi
didasarkan pada Pola konsumsi periode
sebelumnya.
2. Metode Epidemologi
Didasarkan pada Pola Penyakit periode
sebelumnya.
3. Metode Kombinasi
Gabungan 1 dan 2
• Ketika dana yang tersedia tidak
mencukupi untuk membeli semua obat
yang ada dalam daftar, penting untuk
menguranginya dan membuat prioritas.
1.Metode ABC
Penggolongan berdasarkan anggaran
yang digunakan
2. Metode VEN (Vital, Esensial dan Non-
esensial)
• Vital Live saving
• Esensial  mempengaruhi kualitas Hidup
• Non Esensial kurang penting
3. Gabungan dari Metode VEN dan Pareto
dikenal dengan istilah Metode PUT
• Prioritas Vital, Gol A,B,C
• Utama Esential, Gol A,B,C
• Terbatas Non Esential, Gol A,B,C
Pengadaan
“ kegiatan merealisasikan kebutuhan yang
telah direncanakan dan disetujui melalui
pembelian (secara tender oleh Panitia
Pembelian Barang Farmasi dan secara
langsung dari
pabrik/distributor/PBF/rekanan), produksi
atau pembuatan (produksi steril dan non
steril, sumbangan/droping/hibah”

(Kepmenkes RI No.1197/SK/MENKES/X/2004)
 PEMBELIAN
Menurut Quick, et. al. (1997) ada empat
metode dalam pengadaan perbekalan farmasi:

1. Open Tender (tender secara terbuka)

• metode ini dipakai oleh pemerintah
• Metode ini memberikan kesempatan pada
pihak luar untuk menjadi partner pemasok
pesanan, dengan kriteria tertentu yang telah
ditetapkan.
• Waktu lama dan harga lebih mahal
2. Restricted Tender (tender
tertutup/terbatas/selektif)

• PBF yang terbatas, tidak diumumkan di media

masa, berdasarkan kenalan, nominalnya tidak
banyak, serta sering ada yang melakukan
pengaturan tender.
• Peserta tender yang berminat harus disetujui
terlebih dahulu oleh panitia pengadaan, melalui
suatu proses prekulaifikasi formal yang
mempertimbangkan ketaatan calon peserta tender
terhadap cara-cara pembuatan obat yang baik
(CPOB),
3. Competitive Negotiation (kontrak)
• Pembeli membuat persetujuan dengan
pihak pemasok untuk mendapatkan harga
khusus.
• pihak rumah sakit dapat melakukan
negosiasi langsung dengan pabrik
sehingga dapat mengurangi dana
(diskon).
4. Direct procurement (langsung)
• Merupakan cara yang paling mudah dan
sederhana,
• namun cenderung lebih mahal karena
jarang memperoleh diskon (meskipun
tidak selalu demikian, tergantung begining
power).
Pembahasan
 PRODUKSI/PEMBUATAN

Kriteria obat yang diproduksi di RS:

• Sediaan farmasi dengan formula Khusus
• Sediaan farmasi dengan harga murah
• Sediaan Farmasi dengan kemasan yang
lebih kecil
• Sediaan farmasi yang tidak tersedia di
pasaran
• Rekonstitusi sediaan obat kanker
Pembahasan

Tujuan Produksi IFRS Bethesda

membantu dan memperlancar permintaan
barang (obat)

Peran Produksi IFRS Bethesda

Membuat (meracik) sediaan steril dan non steril
(formula khusus yang sering dipakai)
Alur di Bagian Pembuatan

Petugas produksi menerima order dari gudang

Ya Petugas produksi membuat

Formula baru?
formulanya
Tidak

Petugas produksi membuat racikan sesuai formula

Petugas produksi menyimpan sediaan farmasi hasil

produksinya

Sediaan farmasi dikeluarkan jika ada permintaan dari gudang

Contoh produksi IFRS Bethesda

a. sediaan pulveres : Parasetamol + Luminal, Profilas +

Pronicy, dll.
b. sediaan kapsul : AP kapsul (Amynophillin + Papaverin),
CE kapsul (CTM + Ephedrin), dll
c. sediaan salep : abos zalp (Acid boricum + Zinc oxide +
Olleum coccos) dan zalp pojok (Acid bonzoic + Acid
Salicyl)
d. Mengubah bentuk (pengenceran). Contoh: alkohol 70%,
yekadin 1 : 5, 1 : 10, dll
e. Pengemasan kembali sediaan steril atau non steril.
Contoh sediaan steril: aquadest steril 500 ml, PK 125
mg, 250mg, dll.
Sarana & Prasarana

 Untuk menjaga kesterilan dilakukan alkohol

swap dan penggunaan APD yang lengkap
(misal: sarung tangan) perlu diperhatikan.
 Tempat produksi untuk obat sitostatika kurang
memenuhi syarat  tidak ada lemari khusus
untuk pencampuran obat sitostatika, pembagian
tingkat ruang kesterilan kurang memenuhi
syarat.
 Perlu tempat khusus untuk handling high alert
drug
 HIBAH
• Hibah/donasi/dropping biasanya diperoleh
oleh IFRS Bethesda dari berbagai pihak
ketika terjadi kejadian tidak terduga seperti
bencana alam
• Perbekalan farmasi yang diperoleh melalui
hibah/donasi/dropping  pengabdian kepada
masyarakat  pengobatan gratis. Hibah
yang diperoleh misalnya:
- Dinkes : obat TB, vaksin standar
- WHO : obat HIV, AIDS
PENERIMAAN & PENYIMPANAN
 PENERIMAAN

“kegiatan untuk menerima perbekalan

farmasi yang telah diadakan sesuai
dengan aturan kefarmasian melalui
pembelian langsung, tender, konsignasi
atau sumbangan”
(KEPMENKES 1197/MenKes/SK/2004)
 Pedoman dalam penerimaan perbekalan
farmasi antara lain :

a.antara pabrik harus mempunyai sertifikat

analisa
b.barang harus bersumber dari distributor
utama,
c. mempunyai Material Safety Data Sheet
(MSDS), khusus untuk alat
kesehatan/kedokteran harus mempunyai
Certificate of Origin, Expire Date minimal 2
tahun.
Pembahasan
Alur Penerimaan di IFRS bethesda
Perbekalan farmasi datang
↓
Diterima
↓
Pengecekan (nama, jumlah,kekuatan,bentuk sediaan,no batch dan ED)
obat dengan faktur
↓
Pemberian tanda terima pada distributor, pengecekan obat dengan
surat pemesanan atau Surat Permintaan barang dari bagian pengadaan
(Purchase Order)
↓
Masuk sistem (validasi)
↓
Gudang
Sarana & Prasarana
Ukuran gedung  kecil karena hanya
digunakan sebagai tempat transit. Dari
barang datang hingga sebelum barang
dimasukkan ke dalam tempat
penyimpanan.
 PENYIMPANAN
”kegiatan pengaturan perbekalan farmasi yang
dibedakan menurut persyaratan yang
ditetapkan, yaitu bentuk sediaan, jenis, suhu,
kestabilan, mudah tidaknya meledak/terbakar,
tahan/tidaknya terhadap cahaya disertai dengan
sistem informasi yang selalu menjamin
ketersediaan perbekalan farmasi sesuai
kebutuhan”

(KepMenKes RI No.1027/MENKES/SK/IX/2004)
 Kelompok obat yang membutuhkan
fasilitas penyimpanan khusus
• Produk yang harus dalam kondisi dingin
(vaksin);
• Produk yang sensitif terhadap panas dan
memerlukan refrigerator (insulin, adrenalin,
suppositoria);
• Produk yang tidak stabil pada temperatur ruang
yang tidak terkontrol dan memerlukan ventilator
atau AC;
• Produk yang mudah terbakar yang memerlukan
tempat terpisah yang tahan api (aseton, eter,
alkohol)
• Produk yang mudah disalahgunakan (narkotika
& psikotropika)
Pembahasan

Fungsi gudang di IFRS Bethesda:

Dapat menjamin ketersediaan dan kualitas
sediaan farmasi dan alat kesehatan
sebelum didistribusikan.
Sebagai pusat penyimpanan dan pusat
infomasi mengenai sediaan farmasi dan
alat kesehatan yang tersedia di rumah
sakit.
Sebagai inventory control
Alur Penyimpanan Di Gudang
IFRS BETHESDA
Perbekalan farmasi masuk di bagian penerimaan

Gudang

Pengecekan (sesuai dengan faktur dari pihak distributor)

Dicatat dalam kartu stok (disertai no batch, produk, dan

waktu ED)

Disimpan di tempat yang sudah disediakan

(sistem FIFO dan FEFO)
Gudang Farmasi di IFRS Bethesda :

 Gudang Pusat dan Gudang Bahan

Baku/Produksi
 Gudang Infus
 Gudang Alkohol
 Gudang Gas Medik
GUDANG PUSAT IFRS Bethesda

 Tempat penyimpanan obat-obatan baik bahan

baku maupun bahan jadi, infus yang
penggunaannya slow moving dan alat
kesehatan.
 Dikondisikan dengan suhu  kurang dari 25 C
dengan kelembaban rata-rata 60-70% yang
diukur dengan alat higrometer dan dipantau
setiap hari.
 Gudang pusat juga dilengkapi dengan alat
pemadam kebakaran dan pest control.
 Penataan di gudang pusat disusun berdasarkan
alfabetis, bentuk sediaan, dan sifat bahan obat
yang dipisahkan oleh rak dan pembatas.
 Obat-obat yang memerlukan suhu dingin (2-8˚C)
disimpan pada pendingin.
 Obat-obat golongan narkotika disimpan dengan
lemari khusus sesuai dengan Undang-undang
yang berlaku, sedangkan penyimpanan
psikotropika dipisahkan dari obat-obat lain.
SARANA & PRASARANA
 Letaknya : ditengah sehingga mudah diakses
bagi yang membutuhkan
 Dilengkapi dengan termometer sebagai
pengukur suhu (4) serta form pemantauan
suhu
 Terdapat 2 cooler dan 1 refrigerator
 Alat bantu yang digunakan : troli
 Terdapat kartu stok pada setiap rak (warna
merah dan putih)
Pintu penerimaan dan pengeluaran
barang 1 pintu
Terdapat lemari psikotropika dan narkotika
Sitostatika disimpan di tempat khusus (box
kecil)
Penempatan alkes dengan obat pada
ruangan yang sama.
Penanganan obat-obat ED masih kurang
diperhatikan.
GUDANG BAHAN BAKU
IFRS Bethesda

 Gudang ini terletak di ruang produksi dan

berfungsi sebagai tempat penyimpanan bahan
baku yang digunakan untuk proses
pembuatan/produksi.
 Gudang  sebagai tempat penyimpanan obat-
obat hasil produksi dan repacking sebelum obat
tersebut didistribusikan ke bagian rawat jalan
dan rawat inap.
GUDANG INFUS IFRS Bethesda

 Tempat penyimpanan infus-infus yang akan

didistribusikan ke satelit-satelit Farmasi.
 Infus-infus yang disimpan adalah untuk infus
dan cairan dasar yang penggunaannya
bersifat fast moving.
 Gudang infus ini dipisahkan dari gudang
pusat dan berada di bawah gudang pusat
GUDANG BAHAN MUDAH TERBAKAR/
ALKOHOL

Gudang khusus untuk menyimpan bahan

yang mudah terbakar seperti alkohol.
Tujuan pemisahan gudang ini adalah
untuk memisahkan bahan yang mudah
terbakar sehingga dapat meminimalkan
resiko kebakaran.
GUDANG GAS MEDIS IFRS Bethesda

Gudang gas medis dipisahkan dari

sediaan farmasi dan alkes :
sifatnya mudah terbakar
bentuk fisiknya yang besar
memiliki karakteristik pelayanan yang
berbeda dengan sediaan farmasi dan
alkes lainnya
memudahkan mobilisasinya baik saat
distribusi maupun pengadaannya.
 Gudang gas medis menyimpan gas medis
O2, CO2, dan N2O.
 O2 dibedakan atas dua yaitu O2 sentral dan
O2 dalam bentuk tabung.
 Pemesanan O2 sentral dilakukan jika angka
pada manometer menunjukkan angka 40
inchi (jumlah kebutuhan rumah sakit)  agar
kebutuhan pasien dapat selalu terpenuhi
 Pengadaan gas tabung dilakukan setiap hari
Distribusi dan Dispensing
 DISTRIBUSI
 Pengertian
Proses penyerahan obat sejak sediaan
disiapkan di IFRS oleh Apoteker sampai
dengan dihantarkan oleh perawat, dokter atau
tenaga kesehatan lain untuk diberikan kepada
pasien atau keluarga pasien
 Tujuan
- Memelihara ketersediaan obat
- Beri keamanan maksimum kepada pasien
- Meningkatkan efisiensi dalam penggunaan SDM
 Berdasarkan KEPMENKES
1197/2004
Ada 3 macam pendistribusian perbekalan
farmasi di RS:
• Untuk pasien rawat inap
• Untuk pasien rawat jalan
• Di luar jam kerja (Apotik RS/satelit farmasi
24 jam dan IGD)
 Sistem Pelayanan Distribusi
(RS)
• Resep Perorangan (Individual
prescription system)  IFRS
mendistribusi obat sesuai dengan resep
yang ditulis atas nama pasien
• Persediaan lengkap di ruangan (Ward
floor stock system) sediakan
perb.farmasi di ruangan-ruangan dengan
jenis tertentu dan jumlah tertentu  bantu
kegawatdaruratan (emergency kit)
 Lanjutan…
• Kombinasi resep perorangan - floor
stock
• Unit Dose Dispensing (UDD) obat
yang diminta, disiapkan, diberikan /
digunakan dalam jumlah yang telah
ditetapkan atau jumlah yang cukup untuk
penggunaan satu klali dosis biasa
 Sistem UDD
• Sistem UDD sentralisasi
IFRS pusat ke semua ruang perawatan
• Sistem UDD desentralisasi
beberapa cab.IFRS di RS  dikelola oleh
Apoteker
• Sistem UDD kombinasi
Dosis awal dan darurat  IFRS cabang
Selanjutnya oleh IFRS pusat
 Unit/sub IFRS di RS
• Apotek Rawat Inap
• Apotek Rawat Jalan
• Apotek Instalasi Gawat Darurat
• Intensive Care Unit
• Instalasi Bedah Sentral
• Sub Instalasi Pelayanan Kebutuhan Ruang
• Sub Instalasi Produksi
• Distribusi Perbekalan Farmasi Lainnya
 DISPENSING
• Pengertian
Kegiatan pelayanan yang dimulai dari tahap
validasi, menyiapkan/meracik obat, memberikan
label/etiket, penyerahan obat dengan pemberian
informasi obat yang memadai disertai sistem
dokumentasi
• Tujuan
- Memastikan ketepatan order atau resep obat
- Memastikan ketepatan seleksi zat aktif yang
memadai
- Memastikan bahwa pasien atau perawat
mengerti penggunaan dan pemberian obat yang
tepat
 Dispensing berdasarkan sifat
sediaan
• Sediaan Farmasi Khusus, cth: dispensing
parenteral nutrisi
• Sediaan steril
• Sediaan farmasi berbahaya, cth: obat
antikanker
 Proses Dispensing
Menerima dan
meneliti resep yang
Memberikan diterima
informasi obat dan
saran kepada pasien
dengan jelas

Memahami dan
mengartikan
resep yang
diterima

Dokumentasi Menyiapkan obat

kegiatan
Pembahasan
Distribusi bagian logistik meliputi distribusi
perbekalan farmasi ke satelit-satelit
farmasi dan di luar satelit farmasi
Metode distribusi IFRS Bethesda bersifat
“desentralisasi”  Farmasi Timur bawah,
Farmasi Timur atas, Farmasi Pusat,
Farmasi Kelas, Farmasi IBS, Farmasi IGD,
Bagian Operasional dan Bagian Produksi
 Sistem distribusi internal instalasi farmasi
menggunakan SIM yang baru

Internal Requisition (IR) : permintaan dari

satelit ke gudang
Delivery Order (DO) : Pengiriman barang
dari gudang ke satelit berdasarkan IR
Pada proses Dispensing menggunakan
sistem UDD modifikasi yaitu ODD (Once
Daily Dose) yang diterapkan di Bethesda,
yaitu ruang Galilea 2 dan ruang C, yang
dikepalai oleh Apoteker
Sistem ODD  obat dipersiapkan untuk
satu hari berikutnya, baik penggunaan
pagi, siang, sore maupun malam
USE
 Pendahuluan
• Penggunaan obat adalah kegiatan penggunaan
perbekalan farmasi melalui identifikasi,
pencegahan dan penyelesaian masalah
penggunaan obat (Drug Therapy Problems)
sehingga tercapai pola penggunaan obat yang
rasional.
• Salah satu hal terpenting yang menyangkut
penggunaan obat adalah penilaian rasional dan
tidak rasional suatu terapi kepada pasien.
 Pengobatan rasional
(Quick, 1998)
Obat yang benar
Indikasi yang tepat
Obat yang tepat
Dosis, cara pemberian, dan durasi pengobatan
yang tepat
Tepat pasien
Dispensing yang tepat
Ketaatan pasien selama pengobatan
 Pengobatan irasional
(Quick, 1998)
Obat tidak perlu
Obat yang salah
Obat yang tidak efektif dan efikasinya
masih diragukan
Obat yang tidak aman
Penggunaan dosis obat yang kurang
Penggunaan obat yang tidak tepat
 Siklus penggunaan obat
rasional

Diagnosis yang
tepat

Penggunaan obat yang tepat Peresepan yang rasional

oleh pasien

Dispensing yang tepat

 Pasien dan
Masyarakat

Penggunaan
Sistem
Dispenser Obat yang
kesehatan
Irasional

Internal

Prescriber

Eksternal
 Indikator Penggunaan Obat WHO (fasilitas outpatients)
Indikator Utama Penggunaan Obat
Indikator Peresepan
1. Jumlah rata-rata obat per resep
2. Persentase resep dengan obat generik
3. Persentase resep dengan antibiotik
4. Persentase resep dengan injeksi
5. Persentase resep dengan obat dari DOEN atau formularium
Indikator Pelayanan Pasien
1. Rata-rata waktu konsultasi
2. Rata-rata waktu dispensing
3. Persentase obat yang diserahkan
4. Persentase obat yang dilabeli dengan benar
5. Persentase pasien yang mengetahui cara minum obat dengan benar
Indikator Fasilitas Kesehatan
1. Ketersediaan buku DOEN atau formularium
2. Ketersediaan obat-obat utama
Indikator Tambahan Penggunaan Obat
1. Persentase pasien yang tidak diberi obat
2. Rata-rata biaya per kasus
3. Persentase biaya obat yang termakan untuk antibiotik
4. Persentase biaya obat yang termakan untuk injeksi
5. Persentase resep yang sesuai dengan pedoman pengobatan
6. Persentase pasien yang merasa puas terhadap pelayanan
7. Persentase pusat pelayanan yang memperoleh informasi netral
Evaluasi dan Intervensi Penggunaan Obat
di Rumah Sakit (Rasional vs Irrasional)

• Peresepan yang irasional adalah suatu

menifestasi penggunaan obat yang irasional
saat obat tidak diresepkan sesuai dengan EBM
untuk memastikan keamanan, keefektifan dan
penggunaan yang ekonomis.
• Karakteristik intervensi
– Edukasi
– Managerial
– Regulatori
 Edukasi
Irasionalitas obat dapat terjadi karena:
Keterampilan dan pengetahuan komunikasi yang kurang
dari pemberi informasi
Ketaatan minum obat tergantung pada penerimaan pasien
terhadap informasi penggunaan obat itu sendiri.
Pasien takut untuk bertanya
Waktu konsultasi yang kurang
Bahasa yang digunakan dalam menyampaikan informasi
pada leaflet kurang sederhana.
Ketidakmampuan untuk membayar resep obat
Kompleksitas dan durasi terapi umumnya pada keadaan
penyakit kronis
 Managerial

seleksi, pengadaan, dan distribusi obat,

peresepan dan dispensing, dan pengaturan
berdasarkan anggaran yang ada

Drug Utilization Review (DUR)

 Regulatori

Prescriber “dipaksa” untuk membatasi peresepan

dengan meresepkan obat generik, peresepan dan
dispensing yang terbatas, dan penarikan obat
yang diragukan dari pasar.
Dipengaruhi oleh sistem kebijakan pemerintah di
negara tersebut.
Peran farmasis dalam penggunaan obat yang
rasional

Memberikan informasi dan pelayanan yang

akurat
Menjamin keamanan dan efikasi obat

digunakan dengan benar

mencegah risiko medication error

mengembangkan sistem yang mampu mendeteksi, mencegah,

mengidentifikasi, dan meminimalkan risiko medication error
mampu melakukan langkah-langkah korektif yang dapat mencegah
risiko kecacatan lebih lanjut dari pasien
PEMBAHASAN
 Penggunaan obat rasional perlu dipromosikan
baik kepada sarana kesehatan pemerintah
maupun swasta.
 Hambatan terbesar penerapan menggunakan
obat rasional berdasarkan survey WHO
adalah intervensi promosi pabrik obat.
 Intervensi manajerial penggunaan obat
rasional melalui pembentukan komite farmasi
dan terapi di rumah sakit
TERIMA KASIH