Disampaikan pada

PELATIHAN PETUGAS YANG

MENYERTAI JAMAAH EMBARKASI
SURABAYA TAHUN 1438 H / 2017 M
 Pencatatan dan Pelaporan salah satu tugas
dan fungsi Petugas Haji
 Laporan pelaksanaan tugas digunakan
sebagai indikator setiap permasalahan yang
terjadi dan bahan evaluasi pelaksanaan pada
tahun mendatang
 TUJUAN PEMBELAJARAN
Tujuan Umum
Mampu membuat laporan secara cepat,
tepat dan benar

Tujuan Khusus
Memahami pencatatan dan laporan
harian
Melakukan pencatatan dan
menyusun laporan harian sesuai
dengan jenis-jenis formulir yang
dibutuhkan
MANFAAT LAPORAN

Alat pembantu, pengawasan dan

pengendalian kegiatan
Dasar dalam mengambil
tindakan
Bahan informasi kepada pihak-
pihak terkait
Bahan laporan kepada pimpinan
Bahan evaluasi
 Prosedur Pencatatan dan Pelaporan
 Pencatatan dilakukan oleh SETIAP Petugas Haji dan
melaporkan kepada Ka Sektor
 Pencatatan dilakukan oleh Ka Sektor dan melaporkan
kepada Ka Daker
 Pencatatan kegiatan Yanum, Bimbingan Ibadah dan
Pelayanan Kesehatan diolah oleh Daker dan
dilaporkan kepada Ketua PPIH Arab Saudi
 Hasil Pengolahan pelaksanaan kegiatan dihimpun oleh
Pelaksana PPIH Arab Saudi dan dilaporkan kepada
Menteri Agama RI
 PELAPORAN DAN ISI LAPORAN
TPHI KLOTER
PENYAMPAIAN LAPORAN MELIPUTI :
• Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloter
• Nama Petugas Kloter, Karu dan Karom
• Waktu Keberangkatan dan Kedatangan Kloter
• Lokasi, jarak dari masjidil Haram dan nama pemilik
pondokan
• Kondisi jamaah selama operasional termasuk Armina
• Permasalahan
Penyampaian Laporan

Setiap hari maks. Pkl. 15.00 WAS

 Keadaan jamaah
 Pelaksanaan bimbingan
 Pelayanan Maktab
 Kontrol Petugas Sektor
 Musibah /Gangguan
 Pembayaran Dam
 Jamaah yang dirujuk ke RSAS/BPHI, Ghaib, dan
Wafat
 Peristiwa lain
 Laporan Pelayanan Maktab di ARMINA

 Waktu berangkat dan kedatangan

 Angkutan jamaah
 Kondisi dan fasilitas kemah
 Bimbingan Peribadatan
 Koordinasi dengan Maktab
 Pelayanan Konsumsi
 Keadaan Jamaah
 Peristiwa lain
TPIHI
Melakukan Pencatatan :
• Jumlah Jamaah dan Daerah Asal Kloter
• Jumlah KBIH dan jumlah pesertanya
• Permasalahan
LAPORAN HARIAN TPIHI KLOTER
Kloter dan Embarkasinya
Tanggal Laporan Harian
Materi dan Peserta Bimbingan
Volume Pelaksanaan Bimbingan
Metode Bimbingan
TKHI KLOTER

PENCATATAN TKHI KLOTER, MELIPUTI:

 Jamaah Risti
 Sanitasi pondokkan dan katering
 Jamaah sakit
 Pengajuan kebutuhan obat dan alkes
 Rujukan penderita
 Kunjungan kloter
 Penyakit yang menimpa jamaah kloter
 Membuat surat kematian / COD
 LAPORAN HARIAN TKHI KLOTER

 Jumlah jenis penyakit yang diderita jamaah

 Rujukan penderita ke RSAS atau BPHI
 Jamaah yang wafat dan sebab kematian
 Perbekalan obat dan alkes
 Wabah penyakit
 Hal-hal lainnya
 SEKTOR JEDDAH
Seksi Penerimaan
 Menyambut dan mengarahkan jamaah
menuju tempat istirahat
 Memantau Petugas yang membawa barang
jamaah

Seksi Penempatan
Menyiapkan tempat istirahat jamaah
Mengantar dan membimbing jamaah
beserta barang bawaanya ke tempat
istirahat
SEKTOR JEDDAH

Seksi Penerangan
 Menyampaikan berbagai informasi kepada jamaah
 Melayani / menjawab pertanyaan jamaah

Seksi Barang Tercecer

Mengurus barang bawaan jamaah yang
tercecer
Menginventarisir / mengirim barang
tercecer sesuai poisisi dan alamat jamaah
bersangkutan
 SEKTOR JEDDAH

Seksi Penghubung / Penterjemah

 Menjadi penghubung / penterjemah antara jamaah dengan
instansi di Arab Saudi
 Mengurus jamaah haji wafat, kehilangan paspor,
kehilangan tiket dan lainnya
Seksi Katering
Membagi kupon makan jamaah
Mengawasi pendistribusian makan jamaah

Seksi Dokumen
Menerima dan mengumpulkan paspor jamaah
Mengkoordinasi jumlah paspor jamaah dengan
seksi pemberangkatan
SEKTOR JEDDAH

Seksi Pemberangkatan
Mengatur pemberangkatan jamaah ke Madinah /
Makkah dan melakukan koordinasi dengan pihak
Naqabah di Arab Saudi
Mendata dan melaporkan jumlah jamaah setiap
klotar yang diberangkatkan baik ke Madinah
maupun ke Makkah

Seksi Khusus
Membimbing jamaah haji wanita
Menunjukkan tempat wudhu dan mandi jamaah
Membantu menyelesaikan masalah yang
berkaitan dengan jamaah wanita
SEKTOR MAKKAH / MADINAH
Monitoring waktu kedatangan dan keberangkatan
kloter
Jumlah kloter dan pondokan yang ditempati
Laporan Harian :
Jumlah jamaah di sektor
Jumlah jamaah wafat
Berobat di kloter
Dirawat di RSAS / BPHI
Kembali dari perawatan
Sesat jalan
Kehilangan barang / uang
Melahirkan
Pelayanan maktab
Pelaksanaan dam
Peribadatan / ziarah
Masalah lainnya
DAERAH KERJA / DAKER
Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah

Laporan Harian :
Kedatangan jamaah haji
Keberangkatan jamaah haji
Permasalahan / Kasus seperti :
kehilangan paspor
kehilangan barang / uang
penempatan jamaah dipondokkan
jamaah yang tidak berangkat bersama
kloternya karena sakit, sesat dan lainnya
DAERAH KERJA / DAKER
Pelayanan Umum dan Bimbingan Ibadah
Laporan Pelaksanaan Tugas ( dilampiri data
pendukung):
Rekapitulasi petugas haji yang menyertai
jamaah
Rekapitulasi Petugas PPIH
Penempatan Kloter perumahan maktab /
majmuah
Kasus yang dialami jamaah
Hal-hal lainnya
dan Laporan Khusus
 DAERAH KERJA / DAKER
Pelayanan Kesehatan
Laporan Harian :
Kunjungan BPHI
Rujukan ke RSAS / BPHI
Kematian / kelahiran
Evakuasi penderita antar daerah kerja
Kejadian Luar Biasa (KLB)
Kondisi Menu Katering
Keadaan Cuaca
Posisi Petugas TKHI
Laporan lainnya
Laporan Khusus dan Laporan Pelaksanaan Tugas dilampiri
dengan data pendukung
JENIS FORMULIR DAN PELAPORAN PETUGAS
YANG MENYERTAI JEMAAH HAJI
TERIMA KASIH