BA 12

Administrasi Logistik Vina Oktaviani Mufadhilah

Wulan Antika Dewi
BAB I (1.1-1.5) Yoga Aditya
KONSEP DASAR

ADMINISTRASI
 Menurut Herbert Simon dalam Anton Anthoillah

(2010:132) menjelaskan bahwa administrasi adalah suatu

kegiatan dari kelompok yang mengadakan kerjasama

untuk menyelesaikan tujuan bersama.

Administrasi dalam arti luas mengandung tiga unsur

pokok, yaitu
1. Kelompok manusia,
2. Kerja sama,
3. Tujuan tertentu.
 SEJARAH

PERKEMBANGAN

ADMINISTRASI
Administrasi Administrasi

sebagai sebagai

Pekerjaan Ilmu

Next
Administrasi sebagai Pekerjaan

Hebert A. Simon : Administration can be defined as

the activities of groups cooperating to accomplish

common goals (administrasi dapat dirumuskan

sebagai kegiatan-kegiatan kelompok kerja sama

untuk mencapai tujuan-tujuan bersama).

 Administrasi sebagai Ilmu
Sebagai disiplin imu artinya :

1. Memiliki objek material yaitu manusia sebagai sosok yang

dibahas dalam pokok masalah tersebut

2. Administrasi dapat diterima secara universal di seluruh dunia.

3. Memiliki sistematika yang khas artinya setiap system

administrasi di setiapnegara tidak sama dengan system

administrasi di negara lain.

4. Administrasi dapat dipelajari dan diajarkan.

RUANG LINGKUP

ADMINISTRASI
Konsep administrasi mempunyai konotasi yang luas, antara lain :

1. Mempunyai pengertiaan sama dengan manajemen yang

berusaha mempengaruhi dan menyuruh orang agar

bekerja secara produktif.

2. Memanfaatkan manusia, material, uang, dan metode

secara terpadu guna mencapai tujuan institusional.

3. Mencapai suatu tujuan melalui orang lain, fungsi eksekutif

pemerintah, dan memanfaatkan sistem kerja sama interaktif

yang efisien dan efektif.

Manajemen Administratif
Management of administrative function : kegiatan yang
bertujuan mengarahkan agar semua orang dalam
organisasi atau kelompok bekerjasama mengerjakan hal-
hal yang tepat sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai.

Manjemen Operatif
Management of operative function : kegiatan yang bertujuan
mengarahkan dan membina agar pekerjaan yang menjadi
beban tugas masing-masing, dilaksanakan dengan tepat
dan benar.
UNSUR – UNSUR

ADMINISTRASI
 Unsur - unsur Administrasi
1. Organisasi : wadah bagi segenap kegiatan
usaha kerja sama.
2. Manajemen : kegiatan menggerakan
sekelompok orang dan mengerahkan fasilitas
kerja.
3. Komunikasi : penyampaian berita dan
pemindahan pikiran seseorang kepada yang
lainnya dalam rangka terwujudnya kerjasama.
4. Kepegawaian : pengaturan dan pengurusan
pegawai atau karyawan yang diperlukan.
 Unsur - unsur Administrasi
5. Keuangan : pengelolaan segi-segi pembiayaan dan
pertanggung jawaban keuangan.
6. Perbekalan : perencanaan, pengandaan, dan
pengaturan pemakaian barang-barang keperluan kerja.
7. Tata Usaha : penghimpunan, pencatatan, pengolahan,
pengiriman, dan penyimpanan berbagai keterangan
yang diperlukan.
8. Hubungan Masyarakat : perwujudan hubungan yang
baik dan dukungan dari lingkungan masyarakat
terhadap usaha kerja sama.
 FUNGSI

ADMINISTRASI
 Fungsi Fungsi
Fungsi Rutin Fungsi Teknis Fungsi Analis
Interpersonal Manajerial
Membutuhkan Membutuhkan
Membutuhkan
pendapat, pemikiran kritis & Membutuhkan
Membutuhkan perencanaan
keputusan, dan kreatif, penilaian dan
pemikiran pengorganisasian
keterampilan kemampuan analisis serta
pengukuran, dan
perkantoran yang mengambil keterampilan
pemotivasian
memadai keputusan

Membuat dan
Pengarsipan menganalisis Pembuatan
Mengoperasikan
dan laporan dan Mengoordinasikan anggaran dan
program aplikasi
penggandaan membuat tim proyek pengevaluasian
computer
keputusan karyawan
pembelian
Staf setingkat
Staff Staf administrasi
Staf administrasi manajer
administrasi (departemen
Manajer (sebagai jenjang (pelaksanaan
(bertugas teknologi
karier) sitem dan prosedur
sehari-hari) informasi)
administrasi)
Fungsi – fungsi Administrasi

1. Pengelolaan Perlengkapan : Pengelolaan perlengkapan

khususnya dalam administrasi material.

2. Pembukaan Perencanaan : berkaitan dengan

perencanaan kebutuhan perlengkapan dan

penganggaran.

3. Pelaporan : Pembukuan seluruh perencanaan merupakan

informasi yang sangat penting bagi organisasi.

 Fungsi – fungsi Administrasi
4. Fungsi Pengawasan Administratif : didasarkan pada data-data
dan fakta yang tertulis.
5. Fungsi Kerja sama : berkaitan dengan seluruh proses
pengadministrasian yang terdapat di dalam organisasi serta
berlaku untuk berbagai bidang pekerjaan karena adanya
tugas dan kewajiban yang berbeda-beda, tetapi merupakan
kesatuan sistem.
6. Fungsi Komunikasi : Kerjasama tidak dapat berlangsung
dengan sempurna apabila didalamnya tidak terjadi
komunikasi yang baik.
 Fungsi Laporan
1. Pertanggung jawaban dan pengawasan.
2. Penyampaian informasi
3. Bahan evaluasi
4. Bahan perencanaan ke depan
5. Bahan pengambilan keputusan
6. Bahan penelitian ilmiah
7. Bahan penentuan alternatif pemecahan masalah
8. Bahan penentuan kebijakan
9. Bahan kerja sama dan bertukar pengalaman.
 Syarat – syarat Laporan
1. Diketik dengan rapi
2. Bahasa mudah dimengerti
3. Bersifat objektif
4. Tidak bertele-tele
5. Sasaran yang dilaporkan jelas dan tegas
6. Berita yang dilaporkan lengkap.
7. Laporan harus tegas dan konsisten
8. Penyampaian laporan harus tepat waktu
9. Laporan sesuai dengan masalah
10.Laporan disampaikan secara terbuka dan penuh
tanggung jawab
 System Filling

1. Sistem alfabet : Menyusun data berdasarkan huruf abjad,

mulai huruf A sampai huruf Z.

2. Sistem subjek : Menentukan terlebih dahulu masalah-

masalah yang pada umumnya dipermasalahkan dalam

surat-surat setiap harinya.

3. Sistem geografis : Digunakan untuk kegiatan-kegiatan yang

meliputi daerah-daerah wilayah lebih dari satu tempat.

 System Filling
4. Sistem nomor : Merupakan system filling yang tidak langsung

(indirect filling system) karena sebelum menentukan nomor

yang diperlukan, juru arsip terlebih dahulu membuat daftar

kelompok pokok masalah arsip. Daftar penggolongan arsip

yang sekaligus menunjukkan nomor (kode) dari tiap-tiap

masalah dan pokok masalah disebut kartu indeks.

5. Sistem kronologis : Dipergunakan untuk filling arsip yang disusun

menurut urutan tanggal datangnya surat atau arsip.

Terima kasih