Project scope management

Project Scope Management includes

the processes required to ensure that the project includes all the work
required, and only the work required, to complete the project successfully.
It is primarily concerned with defining and controlling what is and is not
included in the project.

Proses-proses yang diperlukan untuk memastikan bahwa proyek meliputi

seluruh pekerjaan yang diperlukan, dan hanya pekerjaan yang diperlukan,
untuk menyelesaikan proyek secara sukses. Hal ini terutama yang terkait
dengan penjelasan atau penentuan dan pengendalian, mana yang
tercangkup dan tidak tercangkup dalam proyek.
• Dalam Project, kata scope dapat mengacu pada:
1. Product scope
Fitur dan fungsi yang mencirikan produk, jasa, atau hasil
2. Project scope
Pekerjaan yang dilakukan untuk mengirimkan produk, layanan,
atau hasil dengan fitur dan fungsi yang ditentukan.
• Scope baseline untuk suatu project adalah versi yang disetujui dari
project scope statemment, work breakdown structure (WBS), dan
kamus WBS terkait.
1. Plan Scope Management
• Plan Scope Management adalah proses membuat scope management plan yang
mendokumentasikan bagaimana ruang lingkup proyek akan didefinisikan, divalidasi, dan
dikendalikan. Manfaat utama dari proses ini adalah memberikan panduan dan arahan tentang
bagaimana ruang lingkup akan dikelola di seluruh proyek.

• Project management
plan • Scope
• Project Charter management
Tools & • Expert
Input • Enterprise Judgment Output plan
environmental factor techniques • Requirement
• Meetings
• Organizational process management
assets plan
Input
1. Project Management plan
Subsidiary plan perusahaan yang disetujui dari project management
plan digunakan untuk membuat scope management plan dan
mempengaruhi pendekatan yang diambil untuk planning scope dan
mengelola project scope
2. Project Charter
memberikan konteks proyek yang diperlukan untuk merencanakan
scope management prosesses. Ini memberikan deskripsi proyek tingkat
tinggi dan karakteristik produk dari project statement of work
3. Enterprise Environmental Factors
contoh: infrastruktur, Organization’s culture, Marketplace conditions,
dan lain lain
4. Organizational Process Assets
contoh: kebijakan, prosedur, dan lain lain
Tools & Techniques
1. Expert Judgment
Mengacu pada input yang diterima dari pihak yang berpengetahuan dan
berpengalaman yang diberikan oleh setiap kelompok atau orang dengan
pendidikan khusus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman,atau pelatihan
dalam mengembangkan scope management plan.
2. Meetings
Output
1. Scope management plan
komponen dari project atau program management plan yang
menggambarkan bagaimana ruang lingkup akan didefinisikan,
dikembangkan, dipantau, dikendalikan, dan diverifikasi. Scope
management plan merupakan input utama ke dalam Develop
Project Management Plan process, dan proses scope
management lainnya.
Komponen dari scope management:
• Proses untuk menyiapkan project scope statement
• Proses yang memungkinkan pembuatan WBS dari project scope
statement
• Proses yang menetapkan bagaimana WBS akan di pertahankan
dan disetujui
• Proses that specifies how formal acceptance of the completed
project deliverables will be obtained
• Proses untuk mengontrol bagaimana permintaan perubahan untuk
detailed project scope statement akan diproses
2. Requirement Management Plan
komponen Project Management plan yang menggambarkan
bagaimana kebutuhan akan dianalisis, didokumentasikan, dan
dikelola.
 Komponen requirement management plan dapat mencakup, tetapi
tidak terbatas pada:
• Bagaimana kebutuhan kegiatan akan direncanakan, dilacak, dan
dilaporkan
• Aktivitas konfigurasi management seperti: bagaimana perubahan
pada produk akan dimulai, bagaimana dampak akan dianalisis,
bagaimana mereka akan dilacak, dilacak, dan dilaporkan, serta
tingkat otorisasi yang diperlukan untuk menyetujui perubahan ini
• Proses penetapan prioritas kebutuhan
• Product metrics yang akan digunakan dan alasan penggunaannya
• Traceability structure to reflect which requirement attributes will be
captured on the traceability matrix.
Collect Requirements
• Proses yang menentukan serta mendokumentasikan dan mengelola
kebutuhan dan persyaratan para stakeholder untuk memenuhi tujuan
tugas manajemen proyek. Dokumentasi ini sangat penting karena
memberikan dasar untuk mendefinisikan serta mengelola ruang
lingkup proyek.
Collect Requirements : Outputs
Collect Requirements
Collect Requirements
Define Scope:
Proses pendefinisian suatu uraian/deskripsi proyek dan produk secara
detail.
 Outlines
Definisi :

Fungsi :
WBS Work breakdown structure

Adalah suatu hierarki dari susunan komponen proyek/ total

lingkup proyek yang dipecah dengan mengelompokkan
menjadi lebih kecil yang menggambarkan suatu hasil
serahan/ deliverables proyek yang dilaksanakan oleh tim
proyek.
TOOLS &
INPUT TECHNIQUES
OUTPUT

PMBOOK pg 125
WBS menyajikan pekerjaan yang ditetapkan pada project scope
statement yang telah disetujui.
Beberapa komponen WBS membantu pemangku kepentingan/
stakeholder didalam mengamati hasil serahan proyek.

 Pekerjaan yang tidak termasuk di dalam WBS adalah di luar

lingkup proyek.
 Biasanya ditunjukkan dalam bentuk Chart/ bagan.
 Jenis pada tingkatan terendah dari WBS adalah dikenal sebagai
paket pekerjaan (work package)

PMBOOK pg 126
TOOLS AND TECHNIQUES

Adalah merinci proyek deliverables ke dalam komponen lebih kecil, yang dapat dikendalikan
sampai ke pekerjaan dan deliverables ditetapkan ke tingkatan paket pekerjaan.

Paket pekerjaan adalah tingkatan yang paling rendah dalam WBS, dan yang pokok di mana
biaya dan jadwal pekerjaan dapat diperkirakan secara realistis.

1. Mengidentifikasi deliverables pokok dari proyek

2. Menyusun dan mengorganisir WBS
3. Merinci WBS mulai tingkatan paling atas ke dalam komponen tingkat yang lebih rendah, dengan mengambil langkah
jika ada keterbatasan biaya dan waktu dapat dikembangkan sesuai tingkatan.
4. Mengembangkan dan membuat kode identifikasi ke komponen WBS
5. Memverifikasi ketepatan dari pembagian elemen.
Dipengaruhi oleh :
Tingkat rincian
Tingkat Risiko
Tingkat Kendali
Ketepatan meng estimate
Nilai paket pekerjaan
Paket pekerjaan dengan man hour
Menggambarkan unit pekerjaan pada tingkat dimana
pekerjaan dilaksanakan.
Memberi tanda dengan jelas satu paket pekerjaan dari
semua yang telah
ditempatkan menjadi kelompok yang berfungsi
tunggal.
Digambarkan dengan jelas tanggal mulai dan
selesainya yang mewakili
penyelesaian secara fisik.
Menetapkan suatu anggaran dalam bentuk
dolar/rupiah , jam kerja atau lain
unit yang yang terukur.
Pemberian batas pekerjaan yang harus dilaksanakan
dengan waktu yang
relatif pendek untuk mempersingkat proses pekerjaan.
Pito Sumarno 29
Dihubungkan dengan account proyek, account perusahan, account pelanggan.
Dihubungkan dengan penanggung jawab yang menyelesaikan pekerjaan.
Penggunaan dalam mengurutkan susunan proyek secara hirarki untuk
kepentingan pelaporan, tujuan perencanaan dan
Dapat disusun menurut abjad, dengan huruf atau angka atau gabungan
hurup dan angka.

Pito Sumarno 30
 Menguraikan kapan ketersediaan waktu untuk pekerjaan yang harus
dilaksanakan
 Menggambarkan satuan waktu, lamanya pekerjaan dalam mingguan, dan
periode tidak bekerja :
Day(S) dalam seminggu
Hours dalam sehari
Holidays atau periode tidak bekerja
 Semua aktivitas harus ditetapkan dengan kalender
 dari jenis proyek memerlukan beberapa kalendar untuk menunjukkan
perbedaan pola pekerjaan ( unit waktu harus sama)

Pito Sumarno 31
Pito Sumarno 32
 WBS
Level 1

WBS WBS Level WBS

Level 2 2 Level 2

WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS WBS

Level 3 Level Level Level Level Level Level 3 Level 3 Level
3 3 3 3 3 3

Pito Sumarno 33
 GEDUNG KANTOR
LEVEL 1
01.

MEKANIKAL &
BANGUNAN UMUM & PENDUKUNG
01.01
ELEKTRIKAL
01.03
LEVEL 2
01.02

STRUKTUR ELEKTRIKAL ELEKTRIKAL MEKANIKAL

SUBSTRUKTUR FINISHING SITE SAFETY
01.01.01
ATAS
01.01.03
ARUS KUAT ARUS LEMAH UMUM
01.03.01 01.03.02
LEVEL 3
01.01.02 01.02.01 01.02.02 01.02.03

GALIAN & KOLOM DINDING EL.STD PLUMBING SITE

TLP.LT.1-40 ACC.ROAD
DEWATERING LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 CLEARING
01.01.01.01 01.02.02.01 01.03.02.01
01.01.02.01 01.01.03.01 01.02.01.01 01.02.03.01 01.03.01.01

LEVEL 4
BLK & PLAT PLAFOND EL.N0NSTD T.SUARA HVAC SITE
PONDASI GEDUNG
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 FACILITIES
01.01.01.02 01.03.02.02
01.01.02.02 01.01.03.02 01.02.01.02 01.02.02.02 01.02.03.02 01.03.01.02

URUGAN TANGGA LANTAI EL.KUSUS MATVCCTV LIFT/ESC

EQUIP.
KEMBALI LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.03.01.03
01.01.01.03 01.01.02.03 01.01.03.03 01.02.01.03 01.02.02.03 01.02.03.03

FW.BLK&PL PL.ACUS COND COND AIR BERSIH

DIAFR.WLL LT.1-40
TC
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.01.01.02. 01.01.01.02. 01.01.03.02. 01.02.01.01. 01.02.02.01. 01.02.03.01.
01.03.01.03.
01 01 01 01 01 01 01

BS.BLK&PL PL.GYP KABEL KABEL AIR KOTOR

STRT
LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
LIFT ORG LEVEL 5
01.01.01.02. 01.01.01.02. 01.01.03.02. 01.02.01.01. 01.02.02.01. 01.02.03.01.
01.03.01.03.
02 02 02 02 02 02 02

BALANC. PR.BLK&PL PL.MET ARMATUR PABX&UNIT HYDRAN SCHAFF

LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40 LT.1-40
01.01.01.02. 01.01.01.02. 01.01.03.02. 01.02.01.01. 01.02.02.01. 01.02.03.01.
01.03.01.03.
03 03 03 03 03 03 03 WBS
Pito Sumarno 34
SAMPLE
 Activity List

Project Network
Control Diagram

Risk Staffing .
Management WBS

Quality Estimating .
Management

Budgeting . Scheduling.

Pito Sumarno 35
Pito Sumarno 36
WBS DICTIONARY
Control Account Work Package # Date of Update Responsible Organization/
ID# Individual
Work Package Description

Acceptance Criteria (How to know if the work is acceptable)

Deliverables for this work

Assumptions

Resources Assigned

Duration

Schedule Milestones

Cost

Due Date

Interdependencies
Before this work package ………………………………………
After this work package …………………………………………

Approved By : Project Manager……………………………………………... Date : ……………………….

Pito Sumarno 37
Pernyataan lingkup proyek, WBS dan WBS Dictionary yang disepakati, dan
menjadi bagian dari rencana manajemen proyek dan disetujui oleh sponsor

Pito Sumarno 38
 OBS, WBS, BOQ, BOM, RBS
Jenis breakdown yang lain yang digunakan Resources Breakdown
Structure (RBS) :
sebagai informasi proyek seperti :
Project
Activity

Organizational Work Breakdown Short by Short by Short by

Breakdown Structure Structure (WBS) : Row Mat Site Fab/Sub
(OBS) :
Noah’s Ark Bill of
Project Quantity Bill of
(BOQ) Material
Procurement Project (BOM)
Activity
Project
Ship Navigation Crew Activity
Structure equipment Training
Manufacturing

Multifunctional Team
Manager
General

Control Account Plans

(CAPs)
Engineering

Pito Sumarno 39
Earned Value PM p.83
Adalah proses dari memperoleh persetujuan secara formal terhadap lingkup
proyek dari pemangku kepentingan/stakeholder. Hal ini memerlukan
peninjauan ulang hasil serahan untuk memastikan bahwa semua telah
diselesaikan dengan tepat dan dengan memuaskan.
Utamanya adalah perhatian terhadap persetujuan hasil serahan.

TOOLS &
INPUT TECHNIQUES
OUTPUT

Pito Sumarno 40
Termasuk kegiatan seperti mengukur, menguji, dan menghitung
untuk menentukan apakah pekerjaan dan hasil serahan sesuai
dengan persyaratan dan kriteria keterimaan hasil produk.
Inspection dengan berbagai cara juga dapat disebut
 review,
 product review,
 audits, dan
 walkthroughs

Pito Sumarno 41
 Accepted deliverables
Dokumen hasil serahan yang sudah lengkap dan telah disetujui.
Yang belum disetujui juga didokumentasikan dengan alasan mengapa tidak
dapat disetujui. Scope Verification yaitu termasuk dokumen penunjang yang
diterima dari Customer atau sponsor dan persetujuan hasil serahan dari pemangku
kepentingan/stakeholder

Requested changes
Permintaan perubahan mungkin ditimbulkan dari proses Scope
Verification dan diproses untuk meriview dan menentukan
posisi kembali melalui proses Integrated Change Control

Pito Sumarno 42
Bisa di akses di :
Intip.in/contohwbs
Validate Scope adalah proses meresmikan penerimaan dari project
deliverables yang telah selesai.

Manfaat utama dari proses ini membawa objektivitas kepada

proses penerimaan dan meningkatkan kemungkinan penerimaan
dari produk final, layanan, atau hasil dengan mengesahkan tiap
deliverable.
Garis besar dari validate scope atau ruang lingkup
pengesahan

Pito Sumarno 46
Pito Sumarno

47
Input
1. Project Management plan
Project management plan mengandung scope management plan
dan scope baseline. Scope management plan menentukan
bagaimana penerimaan resmi dari project deliverables yang selesai
itu diperoleh. Scope baseline mencakup statement scope yang
disetujui, WBS, dan yang terkait dengan WBS dictionary, yang dapat
diubah hanya melalui prosedur kontrol perubahan resmi dan
digunakan sebagai basis dalam perbandingan
2. Requirement Documentation
Dokumentasi persyaratan menyantumkan semua proyek, produk,
dan jenis persyaratan lainnya untuk proyek dan produk, bersama
dengan kriiteria penerimaannya.
3. Requirements traceability matrix
Requirements tracability matrix mengaitkan persyaratan dengan
asalnya dan mengikuti mereka selama siklus proyek
4. Verified deliverables
Adalah project deliverables yang selesai dan telah diperiksa
kebenarannya melalui proses quality control
5. Work performance data
Data performa kerja dapat terdiri dari tingkat kepenuhan
dengan syarat, jumlah dari ketidaksesuaian, akibat dari
ketidaksesuaian atau jumlah dari siklus pengesahan dilakukan
dalam periode waktu tertentu
Tools and Techniques
1. Inspection
Inspeksi terdiri dari aktivitas seperti mengukur, memeriksa, dan mengesahkan
untuk menentukan apakah kerja dan deliverables memenuhi persyaratan dan
kriteria penerimaan produk. Inspeksi terkadang disebut review, review produk,
audit, dan panduan. Di dalam beberapa application areas, istilah ini memiliki arti
yang spesifik dan unik
2. Group decision-making techniques
Teknik ini digunakan untuk mencapai kesimpulan saat pengesahan dilakukan
oleh tim proyek dan stakeholder lainnya
Output
1. Accepted deliverables
Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan ditandatangani secara resmi
dan disetujui oleh konsumen atau sponsor. Dokumentasi resmi diperoleh dari
konsumen atau sponsor yang mengakui persetujuan stakeholder resmi terhadap
project deliverable diteruskan ke close project atau phase process
2. Change requests
Deliverable yang selesai tetapi belum diterima secara formal akan didokumentasi,
bersama dengan alasan tidak diterimanya deliverable tersebut. Deliverable
tersebut mungkin membutuhkan permintaan perubahan untuk perbaikan.
Permintaan perubahan diproses untuk review dan disposisi melalui proses
perform integrated change control
Output
1. Accepted deliverables
Deliverables yang memenuhi kriteria penerimaan ditandatangani secara resmi
dan disetujui oleh konsumen atau sponsor. Dokumentasi resmi diperoleh dari
konsumen atau sponsor yang mengakui persetujuan stakeholder resmi terhadap
project deliverable diteruskan ke close project atau phase process
2. Change requests
Deliverable yang selesai tetapi belum diterima secara formal akan didokumentasi,
bersama dengan alasan tidak diterimanya deliverable tersebut. Deliverable
tersebut mungkin membutuhkan permintaan perubahan untuk perbaikan.
Permintaan perubahan diproses untuk review dan disposisi melalui proses
perform integrated change control
3. Work performance information
Mencakup informasi tentang perkembangan proyek, seperti deliverable mana yang
sudah mulai, perkembangannya, deliverable mana yang selesai, atau deliverable
mana yang diterima. Informasi ini didokumentasi dan dikomunikasikan ke
stakeholder
4. Project Document updates
Dokumen proyek yang mungkin diperbarui sebagai hasil dari proses validate scope
mencantumkan dokumen apapun yang mendefinisikan produk atau status laporan
pada penyelesaian produk. Dokumen proyek yang diverifikasi mungkin
membutuhkan persetujuan dari konsumen atau sponsor dalam bentuk tanda
tangan
Control scope adalah proses memonitor status proyek
dan lingkup produk, serta mengelola perubahan
terhadap scope baseline.
Tools & Techniques
Inputs Outputs
Project
Work Performance
Management Plan
information
Work Performance Organizational
Information
Requirements
Variance Process Assets

Change Requests
Documentation
Requirements
Traceability Matrix
analysis Project Management
Plan Updates
Organizational Project Management
Process Assets Plan Updates
INPUTS

1. Project Management Plan

adalah dokumen yang menjelaskan bagaimana proyek akan dieksekusi, dimonitor,
dan dikontrol. Project management plan mengintegrasikan dan mengkonsolidasikan
semua rencana dan baseline dari proses perencanaan.
• Scope Baseline: Scope baseline dibandingkan dengan hasil nyata untuk menentukan
apakah suatu perubahan, tindakan korektif, atau tindakan pencegahan diperlukan.
• Scope management plan: menggambarkan bagaimana ruang lingkup proyek akan
dimonitor dan dikendalikan.
• Change management plan: mendefinisikan proses untuk mengelola perubahan pada
proyek.
• Configuration management plan: menentukan barang-barang yang dikonfigurasi,
barang-barang yang memerlukan perubahan kontrol, dan proses untuk mengendalikan
perubahan formal pada item tersebut.
• Requirements management plan: menjelaskan bagaimana persyaratan proyek akan
dianalisis, didokumentasikan, dan dikelola.
2. Requirements Documentation
Input ini berisi tentang informasi dari project, produk,
kebutuhan teknis yang harus disediakan di dalam project,
sesuai dengan kriteria penerimaan resmi pada verifikasi
yang dilakukan. Persyaratan harus jelas (dapat diukur dan
diuji), dapat dilacak, lengkap, konsisten, dan dapat diterima
oleh stakeholders.

3. Requirements Traceability Matrix

Membantu mendeteksi dampak dari setiap perubahan
atau penyimpangan dari scope baseline pada tujuan
proyek.
4. Work Performance Data
Work performance data adalah pengamatan dan pengukuran
mentah yang diidentifikasi selama kegiatan dilakukan
untuk melaksanakan pekerjaan proyek. Work performance data
dapat mencakup jumlah permintaan perubahan yang diterima,
jumlah permintaan yang diterima, atau jumlah deliverables yang
diselesaikan, dll.
5. Organizational Process Assets
Organizational process assets adalah rencana, proses,
kebijakan, prosedur, dan basis pengetahuan yang dimiliki oleh
organisasi yang membantu proses control scope. Komponen yang
dapat mempengaruhi proses control scope:
• Lingkup formal dan informal, kebijakan yang berhubungan
dengan kontrol, prosedur, pedoman; dan
• Pemantauan dan metode pelaporan, serta template yang
akan digunakan.
TOOLS AND TECHNIQUES

Variance Analysis
Digunakan untuk menilai besarnya variasi terhadap scope baseline,
menetapkan penyebab terjadinya variasi terhadap scope baseline,
juga meliputi keputusan tindakan koreksi atau pencegahan yang
diperlukan.
 OUTPUTS CONTROL
SCOPE
Work Performance Information

Output ini menjelaskan tentang informasi kinerja yang dihasilkan

mencakup informasi berkorelasi dan kontekstual tentang bagaimana
proyek lingkup adalah melakukan dibandingkan dengan scope. Jika kita
mengetahui cor value-nya maka kita akan mengetahui change requestnya
supaya tujuan akhir dari proyek tersebut dapat selesai.

Change Request Analisis

Change Request Analisis scope pada tahap ini dapat
mengakibatkan permintaan perubahan ke dasar lingkup
atau komponen lain dari rencana manajemen proyek.
Perubahan permintaan dapat mencakup tindakan
preventif atau korektif, perbaikan cacat, atau permintaan
tambahan. Perubahan permintaan diproses untuk
diperiksa dan disposisi sesuai dengan proses yang ada.
 OUTPUTS CONTROL SCOPE
Project Management Plan Update
Disini dilakukan pembaharuan dari project manajemen setiap elemen-
elemennya. Update rencana pengelolaan proyek mungkin termasuk, namun tidak
terbatas pada;
➢ Scope baseline updates
➢ Other baseline updates

Change Request Analisis

Dokumen proyek dapat diperbarui termasuk, namun tidak
terbatas pada persyaratan dokumentasi dan persyaratan
ketertelusuran matriks.
Organizational Process Assets
Organizational Process Assets Updates Aset proses organisasi
yang dapat diperbaharui meliputi, tetapi tidak terbatas pada
penyebab variansi, tindakan korektif dipilih dan alasan yang
dipilih, serta jenis lain dari pelajaran yang dipetik dari
pengendalian dari suatu lingkup proyek.