Anda di halaman 1dari 31

SISTEM KEARSIPAN

Nur Fitriana, S. Pd
Pengertian Sistem Kearsipan
 Sistem kearsipan (filing system) merupakan suatu
sistem, metode atau cara yang dipergunakan
dalam penyimpanan dan pengurusan warkat.
Faktor Yang Diperhatikan Dalam Memilih Sistem
Kearsipan

 Fleksibel/Luwes
 Mudah
 Murah
 Tepat
 Cepat
Jenis Sistem Kearsipan
 Sistem Abjad
 Sistem Subjek
 Sistem Nomor
 Sistem Tanggal
 Sistem Wilayah
KEARSIPAN SISTEM ABJAD
Pengertian
 Sistem penyimpanan arsip dengan metode
penyusunan secara abjad atau diklasifikasi
berdasarkan huruf A sampai Z.
 Sistem ini cocok untuk diterapkan terhadap arsi
yang penyusunannya dilakukan terhadap nama
orang atau organisasi, nama lokasi, nama benda
dan masalah
Keuntungan Sistem Abjad
 Mudah melakukan penggolongan surat menurut
nama perusahaan dsb
 Penyimpanan dapat dilakukan dengan cepat
 Sederhana dan mudah dimengerti
 Perlengkapan yang berguna untuk bermacam-
macam dokumen
 Kesalahan berkas mudah dicek
Keuntungan Sistem Abjad
 Biaya pelaksanaan lebih murah
 Dengan penggunaan warna dalam pengodean,
kesalahan penempatan berkas akan mudah
diketahui
 Hanya memerukan satu karli penyortiran
Kelemahan sistem abjad
 Membutuhkan waktu lama dalam penemuan surat
 Sukar apabila terdapat nama yang sama
 Surat mungkin lebih tepat jika disimpan dengan sistem lain
 Sulit memperkirakan ruang untuk huruf-huruf abjad yang berlainan
 Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat
 Memindahkan atau menghapuskan berkas yang sudah lama sulit
atau jarang dilakukan
 Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat
penuh
 Berkas berdasarkan nama sangat mudah dilihat dan diketahui
orang
Mengindeks nama orang Indonesia tunggal

 Nama tunggal yang terdiri satu kata diindeks


sebagaimana nama itu ditulis (satu unit)
Nama/caption Unit I Unit II Unit III Kode
Saleh Saleh - - Sa
Maryati Maryati - - Ma
Mengindeks nama ganda orang Indonesia

 Nama ganda adalah nama yang terdiri dari lenih


dari satu kata diindeks berdasarkan nama terakhir
Nama/Caption Unit I Unit II Unit III Kode
Nur Fitriana Fitriana Nur - Fi
Nuring Endah Krisnawati Nuring Endah Kr
Krisnawati
Mengindeks nama keluarga, suku dan marga

 Nama orang yang diikuti nama keluarga atau


nama suku/marga diindeks berdasarkan nama
keluarga, sukum marga atau kaum.
Nama/Caption Unit I Unit II Unit III Kode
Abdul Haris Nasution Abdul Haris Na
Nasution
Andike Watimena Andike - Wa
Watimena
Mengindeks nama yang memakai singkatan didepan
atau dibelakang

 Nama yang memakai singkatan didepan atau


dibelakang maka diindeks dengan mengutamakan
nama jelasnya
Nama/Caption Unit I Unit II Unit II Kode
B. J. Habibie Habibie B J Ha
Titiek W.S Titiek W S Ti
INDEKSLAH NAMA BERIKUT INI
 Zainal Abidin
 A.J Alimin
 Dewana Malik Akhsani
 Eva Ardiana Wulandari
 Nur Alam Agung Budi Prabowo
 Shella Tania Dewi Pitaloka
 Reyka Cherlly Setyawati
 Mutiara
 Eko Nur
 Friska Enjelina Sinaga
Nama yang memakai gelar
 Nama yang memakai gelar dan kepangkatan yang
diindeks nama asli, marga atau keluarga. Sedangkan
gelar ditempatkan pada unit terkhir dalam tanda kurung.
Tetapi bila gelar itu diikuti nama tunggal, maka gelarnya
ikut diindeks.
Nama yang memakai gelar
Nama/caption Unit I Unit II Unit III Kode

Sultan Syahrir Syahrir Sultan - Sy

Raden Ajeng Kartini Raden Ajeng Ka


Kartini

Prof. Dr. Kamil Yurnalis (Prof. Dr) Ka


Yurnalis Kamil

Jenderal Feisal Tanjung Feisal (Jenderal) Ta


Tanjung
Nama orang Bali
 Diindeks dengan diutamakan nama diri, diikuti urutan
kelahiran dan gelar kalau ada
Nama/caption Unit I Unit II Unit III Kode
I Ketut Widiada Widiada I Ketut - Wi
I Gusti Made Tina Made I Gusti Ti
Tina
Nama yang didahului nama baptis
 Maka yang diindeks adalah nama aslinya
Nama/Caption Unit I Unit II Unit III Unit IV Kode
Ig. Salmeno Salmeno Ignatius - - Sa
F.X Yudi Falentino Yudi Fransiscus Xaperius Fa
Falentino
Nama wanita yang diikuti nama suami, nama keluarga
suami atau nama orang tuanya

 Maka diindeks yang diutamankan nama suami, keluarga


suami atau nama orang tuannya
Nama/Captiom Unit I Unit II Unit III Kode
Ny. Yunita Ibrahim Yunita (Ny) Ib
Ibrahim
Santi Salmi- Salmi-Surono Santi - Sa
Surono
Nama yang memakai bin, binti, al dsb
 Maka kata tersebut diindeks menjadi satu dalam satu unit.
Tetapi diabaikan dalam penyusunan kode abjadnya.
Nama Unit I Unit II Unit III Kode
Hasan Bin Bin Ibrahim Hasan - Ib
Ibrahim
Melia Binti Binti Sadikin Melia - Sa
Sadikin
Nama Orang yang memakai ejaan lama

 Maka diindeks berdasarkan nama dalam ejaan tersebut


dan diberi lembar penunjuk silang dengan kata lihat
untuk nama dalam ejaan baru
Nama Unit I Unit II Unit III Kode

Soeharto Soeharto - - So
Mengindeks Nama Perusahaan Umum
 Nama yang dipentingkan baru diikuiti jenis badan
hukum atau kegiataan
Nama Unit I Unit II Unit III Unit IV Kode
PT POS POS Indonesia Peseroan Terbatas Po
Indonesia
PT Mekarsari Mekarsari Perseroan Terbatas Me
Pabrik Bata Pabrik Sepatu Ba
Sepatu Bata
Mengindeks Nama yang Disingkat
Harus dipanjangkan terlebih dahulu kemudian diindeks
sebagaimana nama itu ditulis
Nama Unit I Unit II Unit III Unit IV Kode
BRI Bank Rakyat Indonesia Ba
GIA Garuda Indonesia Airways Ga
BNI Bank Negara Indonesia Ba
Nama perusahaan yang terdiri dari angka
Maka diindeks angka itu sebagai satu unit

Nama Unit I Unit II Unit III Unit IV Kode


Toko 234 Toko Duatigaempat To
Club 007 Club Zerozeroseven Ze
Bengkel Bengkel Dua Nol Dua Be
Motor 202 motor
Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Abjad
 Mempersiapkan peralatan yang akan digunakan untuk
penyimpanan arsip
 Guide yang dibutuhkan adalah 26 buah
 Folder yang disiapkan minimal 26 buah
 Memeriksa apakah surat benar-benar akan disimpan
 Mengindeks
 Memberi tanda pada nama atau kata tangkap yang sudah
diindeks
 Mengelompokkan surat
 Menempatkan pada folder atau map sesuai abjad
KEARSIPAN SISTEM SUBJEK/MASALAH
Pengertian Sistem Subjek/Masalah

 Yaitu tata cara penyimpanan arsip dengan


menggunakan pokok masalah sebagai pedoman
mengatur penyimpanan.
 Yang menjadi pokok masalah utnuk sistem penyimpanan
ini adalah Perihal Surat
Keuntungan sistem masalah/subjek
 Mudah mencari keterangan pabila hanya subjeknya
saja yang diketahui
 Dapat diperluas secara tidak terbatas
Kekurangan sistem masalah
 Sukar melakukan klasifikasi
 Mungkin kurang cocok untuk beberapa jenis surat
 Mungkin diperlukan suatu indeks
Pola Klasifikasi Subjek
 Klasifikasi disusun berjenjang :
1. Masalah pokok/primer (main subject)
2. Sub masalah pokok/sekunder (Sub subject)
3. Sub sub masalah/tersier (sub-sub subject)
Daftar Klasifikasi Masalah