Disampaikan oleh :

DASAR HUKUM
Undang-Undang Nomor 14 Tahun
2008 tentang Keterbukaan Informasi
Publik;

Undang-Undang Nomor 43
TaHun 2009 tentang Kearsipan ;

Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun

2012 tentang Pelaksanaan Undang-
Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang
kearsipan.
 PENGERTIAN ARSIP
Pasal 1 UU No.43/2009

Arsip adalah Rekaman kegiatan atau peristiwa dalam

berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang
dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan
dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat,
Arsip Sebagai Pemersatu Bangsa

AKTIF Disimpan di unit

pengolah

DINAMIS

Disimpan di
IN AKTIF
ARSIP Unit kearsipan

Disimpan di lembaga
STATIS
kearsipan
Arsip Sebagai Pemersatu Bangsa

Arsip Dinamis

Arsip Aktif Arsip Inaktif

Sering digunakan Jarang digunakan
Berada di Unit Pengolah Berada di Unit Kearsipan
 PERBEDAAN ARSIP DINAMIS
ARSIP AKTIF ARSIP IN AKTIF
(CURRENT RECORDS) (DORMANT RECORDS)

Arsip dinamis yang Arsip dinamis yang

secara terus menerus frekuensi
dipergunakan sebagai penggunaannya sebagai
berkas kerja atau berkas kerja sudah
penyelenggaraan menurun
administrasi
Berada di Unit Kearsipan/
Berada di Unit Pengolah/ Pusat Arsip/ Records
Central File Centre
 SEGI SISTEM: 1. PENCIPTAAN/
PENERIMAAN
(surat, formulir,
Laporan, gambar, film,
Video, elektronik dll.)

5. PENYUSUTAN
2. DISTRIBUSI/
(pemindahan arsip inaktif, DAUR HIDUP PENGURUSAN
Pemusnahan arsip
Penyerahan arsip statis)
ARSIP (Internal & eksternal)
(Life cycle of
records)
4. PENGELOLAAN/
3. PENGGUNAAN
PEMELIHARAAN
(penyimpanan,
(pembuatan keputusan,
penemuan kembali, Dokumentasi, referensi,
Transfer/penyerahan) Kepentingan hukum dll).
 Pengelolaan Arsip Dinamis/PAD
(pasal 40-45 UU No. 43/2010 ttg Kearsipan)
Psl 40 (2) Pengelolaan Arsip Dinamis
meliputi: penciptaan arsip, penggunaan dan
pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Psl 41 (1) Pencipta arsip menjamin
pengelolaan arsip sehingga menghasilkan
arsip yg autentik, utuh dan terpercaya sesuai
dg ketentuan perundang-undangan.
Psl 42(1) Pencipta arsip wajib menyediakan
arsip dinamis bagi kepentingan pengguna
arsip yg berhak.
 Untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang
efektif dan efisien pencipta arsip membuat
1. Tata Naskah Dinas,
2. Klasifikasi Arsip,
3. Jadwal Retensi Arsip, serta
4. Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip.
 Keempat unsur tersebut seringkali disebut
sebagai instrumen pengelolaan arsip dinamis
 Keempat instrumen pengelolaan arsip dinamis ini
merupakan syarat awal terciptanya pengelolaan
arsip dinamis dengan baik.
 Tata
Naskah
Dinas

INSTRUMEN
Sistem
Klasifikasi
Pengelolaan
Arsip Klasifikasi
Keamanan
dan Akses Dinamis Arsip
Arsip
terdiri dari:

Jadwal
Retensi
Arsip
DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN
KABUPATEN PANGANDARAN
 Kewenangan Penggunaan
penandatangan cap/stempel
an surat dinas

Pengaturan Pengaturan
Format Surat penomoran
surat keluar

Penggunaan Tata
Pengaturan
Kop Surat Naskah jenis kertas
dan Logo Dinas
• Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan/
struktur fungsi yang disusun secara sistematis
dan logis yang digunakan sebagai dasar
pemberkasan arsip.

• “Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip

secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi
dan tugas instansi menjadi beberapa kategori
unit informasi kearsipan”
(Keputusan Kepala ANRI Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman
Penyusunan Klasifikasi Arsip).
 KODE KLASIFIKASI
KODE OOO (UMUM)
010 === Urusan Dalam
020 === Peralatan
030 === Kekayaan Daerah
040 === Perpustakaan/ Kearsipan
050 === Perencanaan
060 === Organisasi
070 === Penelitian
080 === Konferensi
090 === Pekerjaan dinas
KODE 2OO (POLITIK)
210 === Kepartaian
220 === Organisasi Kemasyarakatan
230 === Organisasi Profesi dan
Fungsional
240 === Organisasi Pemuda
250 === Organisasi buruh tani dan
nelayan
260 === Organisasi wanita
270 === Pemilihan Umum
280 === Komisi Pemilihan Umum
KODE 1OO (PEMERINTAH)
110 === Pemerintah Pusat
120 === Pemerintah Propinsi
130 === Pemerintah Kab./ Kota
140 === Pemerintah Desa/ Kelurahan
150 === DPR/ MPR
160 === DPRD Propinsi
170 === DPRD Kab. / Kota
180 === Hukum
KODE 3OO (Keamanan/ Ketertiban)
310 === Pertahanan
320 === Kemiliteran
330 === Keamanan
340 === Pertahanan Sipil
350 === Kejahatan
360 === Bencana
370 === Kecelakaan
 KODE 9OO (KEUANGAN)
910 === Anggaran
KODE 8OO (KEPEGAWAIAN) 920 === Otoritas
810 === Pengadaan 930 === Verifikasi
820 === Pengangkatan dari Mutasi 940 === Pembukuan
830 === Kedudukan 950 === Perbendaharaan
840 === Kesejahteraan 960 === Pembinaan Perbendaharaan
850 === Cuti 970 === Pendapatan
860 === Penilaian 980 === -
870 === Tata Usaha 990 === Bendaharawan
Arsip
merupakan
Memori
suatu
Bangsa
selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang
berisi sekurang-kurangnya jangka waktu
penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan
keterangan yang berisi rekomendasi tentang
penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan,
dinilai kembali, atau dipermanenkan yang
dipergunakan sebagai pedoman penyusutan
dan penyelamatan arsip.

(Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009)

 LOGO

MEDIA ARSIP
ARSIP DAPAT BERUPA:

  
  
Pengurusan Surat menjadi Arsip
Cap penerimaan di
belakang surat
MASUK Pengarahan: Kualitas
informasi, pengolah dan
keterkaitan dengan
DIBUKA arsip lain.
(Kecuali surat
KELUAR rahasia dan
KIRIM pribadi)
DISTRIBUSI ke UNIT KERJA

CATAT

PROSES

Surat Keluar simpan

Pusat
berkas
 ALUR PROSES
MANAJEMEN ARSIP
Standar Meta Data
Surat Masuk dan Tesaurus
Pengkategorian Registrasi
Mail Tracking
Surat Keluar
Distribusi

Unit Kerja Unit Kerja

Pusat Berkas
JADWAL RETENSI ARSIP Pusat Berkas
Arsip Aktif

Musnah pindah Filing Sistem dan

Skema Klasifikasi
Arsip Inaktif

DISPUSIP Record Center/ File Tracking

Sekretariat
Arsip statis
 DAFTAR ARSIP AKTIF
( PP NO 28 Tahun 2012 )

Pasal 42 ayat 4
 Daftar arsip aktif terdiri atas daftar berkas dan daftar isi berkas.

Pasal 42 ayat 5
 Daftar berkas sekurang-kurangnya memuat:
a. unit pengolah;
b. nomor berkas;
c. kode klasifikasi;
d. uraian informasi berkas;
e. kurun waktu;
f. jumlah; dan
g. keterangan.

21
 DAFTAR ARSIP AKTIF
( PP NO 28 Tahun 2012 )
Pasal 42 ayat 6

Daftar isi berkas sekurang-kurangnya memuat:

 a. nomor berkas;
 b. nomor item arsip;
 c. kode klasifikasi;
 d. uraian informasi arsip;
 e. tanggal;
 f. jumlah; dan
 g. keterangan.
Pasal 42 ayat 7
Unit pengolah menyampaikan daftar arsip aktif kepada unit
kearsipan paling lama 6 (enam) bulan setelah pelaksanaan
kegiatan.

22
 (Sistem Klasifikasi Keamanan
dan Akses Arsip Dinamis)

Sebagai suatu subsistem di dalam

sistem kearsipan, sistem klasifikasi
keamanan dan akses arsip
terintegrasi dengan subsistem
klasifikasi arsip, dan jadwal retensi
arsip.
 (Sistem Klasifikasi Keamanan dan
Akses Arsip Dinamis)

- Akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan
otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan
pemanfaatan arsip.
- Klasifikasi adalah proses identifikasi kategori-kategori kegiatan dan arsip dinamis
yang dihasilkan dan mengelompokannya.
- Klasifikasi keamanan arsip adalah kategori kerahasiaan informasi arsip
berdasarkan pada tingkat keseriusan dampak yang ditimbulkannya terhadap
kepentingan dan keamanan negara, masyarakat dan perorangan.
- Klasifikasi akses arsip adalah kategori pembatasan akses terhadap arsip
berdasarkan kewenangan penggunaan arsip terkait dengan pelaksanaan tugas dan
fungsi tertentu
- Pengamanan arsip adalah program perlindungan fisik dan informasi arsip
berdasarkan klasifikasi keamanannya.
 Pemberkasan

indeks Lemari berkas

Surat/
naskah
dinas CUTI

berkas

Map
berkas
File kabinet

Lanjut …
Sub-Sub Masalah

TEST

Sub Masalah LAMARAN

KP.02
PENGADAAN KP.01.02
Pokok Masalah SARJANA
KP.01.01 SLA
KP.O1
FORMASI
KP. KEPEGAWAIAN
Tickler File

Kegunaannya untuk
menyimpan kartu disposisi
warna merah (lembar ke 2),
yang disusun berdasarkan
urutan waktu.
 Pemberkasan Arsip
PENGERTIAN :

Pengaturan dan penyimpanan arsip secara logis

dan sistematis dengan menggunakan huruf,
nomor atau kombinasi nomor dan huruf sebagai
identitas arsip yang disimpan.
Penyimpanan arsip ke dlm folder, boks/kotak file
dan lainnya, sesuai aturan yang telah
direncanakan; termasuk proses penentuan,
pemberian kode, penyusunan, penempatan
arsip dg cara yang sistematis shg arsip mudah
ditemukan kembali dg cepat dan tepat.
SARPRAS ARSIP
DINAMIS AKTIF
PENATAAN SURAT
 PP No 28 Tahun 2012
Pasal 44 ayat 3

Daftar arsip inaktif sekurang-kurangnya memuat:

a. pencipta arsip;
b. unit pengolah;
c. nomor arsip;
d. kode klasifikasi;
e. uraian informasi arsip;
f. kurun waktu;
g. jumlah; dan
h. keterangan.
Peralatan penyimpanan
arsip inaktif

MAHKAMAH
AGUNG

INDEKS
UKURAN BOX ARSIP

27,5

39
 JENIS ARSIP INAKTIF
TIDAK
TERATUR TERATUR

Sistem penataan pada masa aktifnya sulit

DItata berdasarkan
dikenali lagi / tidak disusun berdasarkan
KODE KLASIFIKASI / SERIES ARSIP
suatu sistem tertentu.
 KOMPOSISI ARSIP

1% - 5% informasinya dapat disimpan

dalam jangka simpan yang lama
(permanen)
 25 % frekuensi kegunaan informasinya
masih aktif
35 % frekuensi kegunaan informasinya
sudah mulai berkurang/ menurun (in aktif)
40 % informasinya sudah tidak bernilai
guna lagi atau dapat dimusnahkan
 Penyusutan Arsip
Jadwal Retensi Arsip
UNIT PENGOLAH Lihat kolom aktif
melakukan
PEMERIKSAAN

PENDAFTARAN

PENATAAN FISIK
UNIT KEARSIPAN PEMINDAHAN
melakukan

PEMERIKSAAN Daftar Arsip Statis

PENERIMAAN

PENYIMPANAN
 ARSIP VITAL
(Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009)

Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya

merupakan persyaratan dasar bagi
kelangsungan operasional pencipta arsip,
tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan
apabila rusak atau hilang.
 ARSIP VITAL
(Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2005)

Pengelolaan arsip vital meliputi :

kegiatan identifikasi atau seleksi arsip
vital, perlindungan dan pengamanan
serta kegiatan penyelamatan dan
pemulihan arsip vital setelah terjadi
bencana.
 Daftar Arsip Vital

1. Nomor :Diisi dengan nomor urut arsip vital

2. Jenis Arsip :Diisi dengan jenis arsip vital yang telah didata
3. Unit Kerja : Diisi dengan nama unit kerja asal arsip vital
4. Kurun Waktu : Diisi dengan tahun arsip vital tercipta
5. Media : Diisi dengan jenis media rekam arsip vital
6. Jumlah : Diisi dengan banyaknya arsip vital misal: 1 berkas
7. Jangka Simpan : Diisi dengan batas waktu sebagai arsip vital
8. Metode Perlindungan : Diisi dengan jenis metode perlindungan sesuai dengan
kebutuhan masing-masing media rekam yang digunakan
9. Lokasi Simpan : Diisi dengan tempat arsip tersebut disimpan
10. Keterangan : Diisi dengan informasi spesifik yang belum/tidak ada dalam
kolom yang tersedia.
 TEKNIK PENYERAHAN ARSIP
DARI LKD ( DISPUSIP) KE ANRI
Jadwal Retensi Arsip
lihat kolom keterangan
Pemeriksaan
Pendaftaran
Penataan fisik
Pemberitahuan ke ANRI
Penilaian ANRI
Pelaksanaan

Daftar arsip Berita acara

LOGO