Kusumaningdyah Retno Setiorini.,SE.,Ak.M.Ak.

CA
Universitas Alma Ata
 Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menulis Permintaan Rutin
dan Pesan Positif
 Nyatakan permintaan atau gagasan
Apabila anda meminta sesuatu nyatakan apa yang anda
inginkan dalam kalimat pertama atau kedua dan penjelasan
diletakkan sesudahnya.
 Beberapa Hal yang Harus Diperhatikan dalam Menulis Permintaan Rutin
dan Pesan Positif
 Berikan rincian yang perlu
 Gunakan bagian tengah dari teks anda untuk menjelaskan
permintaan semula disamping menunjukkan manfaat yang akan
dinikmatinya jika mengabulkan permintaan itu.
 Tutup dengan permintaan yang tulus untuk melakukan tindakan
spesifik.
 Tutup permintaan anda dengan dua elemen penting: (1) permintaan
akan jawaban yang spesifik (lengkap dengan batas waktu jika
berlaku) dan (2) nyatakan penghargaan dan niat baik. Bantu
penerima surat anda dengan menyertakan nomor telepon, jam
kantor, dan informasi kontak lainnya.
 Hal-hal yang harus diperhatikan dalam melakukan pesanan rutin
 Sediakan uraian umum dari pesanan dalam pembukaan yaitu
mengikuti format yang sama seperti yang anda kerjakan pada
pesanan kosong.
 Sertakan semua spesifikasi pesanan dalam badan surat seperti
jumlah, harga (termasuk diskon), ukuran, nomor katalog/produk,
keterangan produk, instruksi pengiriman, pengaturan pembayaran
(metoda, waktu, deposit) dan total biaya untuk:
 Memberitahukan bagaimana dan kemana mengirimkan barang
pesanan (kadang-kadang alamat penagihan dan pengiriman
berbeda). Gunakan format yang menyajikan informasi dengan jelas
dan mempermudah penjumlahan total.
 Memeriksa ulang kelengkapan pesanan anda dan total biaya yang
sesuai.
 Nyatakan kapan anda mengharapkan pengiriman dan tentukan batas
waktu dalam penutup pemesanan anda.
 Menerima pesanan dari pelanggan
 Dalam pembukaan nyatakan penghargaan atas pesanan dan sambut
pelanggan baru, yaitu dengan cara:
 menguraikan barang yang dipesan secara umum
 memberitahukan dalam kalimat pertama bahwa anda sedang
memenuhi permintaan pembaca.
 Dalam badan surat, sebutkan semua rincian yang penting mengenai
pesanan, yaitu:
 Informasikan produk tersebut
 Rincian pengiriman, termasuk perkiraan waktu tiba
 Tagihan (ongkos kirim, asuransi, biaya tambahan untuk kredit atau
diskon karena cepat membayar)
 Informasi mengenai produk terkait dan aplikasi kredit bila berlaku
 Menerima pesanan klaim dan penyesuaian
 Menjelaskan masalah yang dihadapi secara rinci, misalnya produk
yang dibeli cacat/rusak.
 Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian, kwitansi,
kartu garansi dan lain-lain.
 Mintalah tindakan yang spesifik, misalnya pergantian atau perbaikan.
 Nada surat tidak marah, emosional, mengancam ataupun menyindir.
 Surat harus sopan dan adil.
 Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan penyesuaian dari pelanggan
 Apabila perusahaan yang salah:
 Jangan melakukan penyelesaian yang tidak ramah, karena akan
meningkatkan rasa tidak puas pelanggan. Sebaiknya perusahaan
menanggapi secara positif dengan niat untuk membantu
memecahkan masalah.
 Hindari alasan yang mengada-ada seperti mengatakan, “Tidak ada
orang yang sempurna.” atau “Kesalahan adalah hal yang biasa
terjadi.”
 Jangan memberikan janji misalnya, “Masalah ini pasti tidak akan
terjadi lagi.” atau “Produk ini bisa tahan sampai sepuluh tahun.”
 Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan penyesuaian dari pelanggan
 Apabila pelanggan yang salah:
 Perusahaan tetap harus memenuhi klaim yang tidak beralasan
tersebut dengan memberitahu pelanggan bahwa produk tersebut
telah salah penanganannya.
 Dalam menanggapi pelanggan gunakan kata-kata yang sopan dan
positif, karena untuk keberhasilan bisnis di masa depan. Jadi,
bantulah pelanggan sebisa mungkin.
 Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan penyesuaian dari pelanggan
 Apabila pihak ketiga yang salah:
 Penuhi klaim pelanggan dengan surat keterangan yang standar,
tidak perlu penjelasan tambahan.
 Penuhi klaim tetapi jelaskan apa yang salah.
 Tidak melakukan tindakan pada klaim dan menyarankan pelanggan
menuntut perusahaan yang memberikan barang cacat atau rusak.
 Ketiga pilihan tersebut sangat bergantung kepada kebijakan
perusahaan, dengan mempertimbangkan hubungan bisnis kedepan
dan tingkat pelayanan yang dapat diberikan.
 Tanggapan positif atas klaim dan tuntutan
penyesuaian dari pelanggan
 Apabila pihak ketiga yang salah:
 Penuhi klaim pelanggan dengan surat keterangan yang
standar, tidak perlu penjelasan tambahan.
 Penuhi klaim tetapi jelaskan apa yang salah.
 Tidak melakukan tindakan pada klaim dan menyarankan
pelanggan menuntut perusahaan yang memberikan barang
cacat atau rusak.
 Ketiga pilihan tersebut sangat bergantung kepada
kebijakan perusahaan, dengan mempertimbangkan
hubungan bisnis kedepan dan tingkat pelayanan
yang dapat diberikan.
 Strategi Penulisan Pesan-pesan Positif
 Pendekatan langsung (direct approach) sering
disebut dengan istilah pendekatan deduktif.
 Ide pokok muncul paling awal atau kesimpulan kemudian
diikuti dengan alasan atau bukti-bukti pendukungnya.
 Contohnya, dalam menyusun surat undangan, surat pesanan /
order barang atau jasa dan reservasi,.
 Surat pesanan paling tidak sudah memenuhi tiga komponen
penting dalam pendekatan langsung yaitu:
 Ide pokok, penjelasan rinci, dan penutup.
 Hal ini menunjukkan bahwa pembaca pada umumnya hanya
tertarik yang anda perlu katakan atau sasaran anda karena dari
hal tersebut dapat menimbulkan kesan baik atau positif.
 Langkah-langkah menyusun pesan positif
 Mulai dengan gagasan utama.
 Cobalah membuat pembukaan secara jelas dan ringkas, nada yang tulus,
semangat dan berorientasi pada penerima, juga hindari pernyataan yang
basi dan jelas seperti, “Saya senang untuk…” atau, “Kami telah
menerima…”
 Sediakan perincian dan penjelasan yang perlu.
 Apabila pesan rutin harus menyampaikan informasi yang agak
mengecewakan satukan informasi negatif ke dalam kontek positif. Misalnya
toko baju sweater sudah tidak menjual lagi produk bermerk Nicegirl akan
tetapi diganti menjadi merk Hello dengan kualitas yang tidak kalah dengan
merk terdahulu yang menyediakan ukuran dan warna yang lebih bervariasi
dengan model yang up to date.
 Akhiri dengan penutupan yang tulus.
 Pesan akan dikatakan sukses bila penerima merasa bahwa audiens anda
memperoleh kesa-kesan yang menyenangkan atau menerima pesan-pesan
yang disampaikan.
 Pengertian
 Pesan good news dan good will adalah pesan-pesan
bisnis yang memberikan kesan positif dan
menyenangkan kepada pihak lain.
 Beberapa Contoh
 Good News tentang pekerjaan
 Finansial
 Kenaikan gaji
 Bonus lembur kerja
 Insentif
 THR
 Asuransi jiwa dan kesehatan
 Nonfinansial
 Promosi jabatan
 Tanda penghargaan
 Fasilitas kendaraan dan perumahan
 Beberapa Contoh
 Good News tentang produk
 Pemberian diskon
 Buy 3 get 1 free
 Membeli produk dalam jumlah tertentu memperoleh
hadiah langsung tanpa diundi
 Produk rusak uang kembali
 Layanan garansi
 Beberapa Contoh
 Pesan-pesan Goodwill
 Goodwill adalah suatu perasaan positif yang dapat
mendorong orang untuk menjaga hubungan bisnis.
 Menuliskan memo kepada karyawan untuk membangkitkan
motivasi, kedisiplinan dan prestasi karyawan.
 Dalam memanfaatkan media elektronik utk
membuat pesan, kata elektronik cukup
disingkat: E atau e, yg artinya elektronik atau
electronic.

Sejalan dengan revolusi online, demikian hurup “

e “ dalam e-PR sama artinya dgn “ e “ sebelum
mail dan commerce yg merujuk pada medium
elektronik dunia internet termasuk juga “ World
Wide Web “.
 Menggunakan internet secara langsung dapat
berkomunikasi dgn audiens melalui Web site,
pesan e-mail dan kelompok diskusi.

 Menulis pesan melalui: media elekronik/

media cyber / internet / dunia maya adalah
utk membangun brand dan trust.

 Internet memiliki keuntungan yaitu:

- Komunikasi konstan.
- Internet bersifat insomniac, yang
memungkinkan berkomunikasi: 24 jam sehari,
7 hari seminggu, 365 hari setahun.
 -Respon instan.
Dapat memberi respon instan thd satu
permasalahan yg muncul dlm
perkembangan pasar.

 -Audien global.
Melalui internet hambatan geografis dpt
dikurangi.

 -Pengetahuan audien.
Bersifat interaktif memungkinkan dapat
umpan balik secara konstan dari audien
sesuai keinginan.
 - Komunikasi dua arah.
Sangat membantu membangun satu
pola hubungan yg kuat dan saling
menguntungkan perusahan.
 -Relatif murah.

Dibanding komunikasi dengan cara lain

yang konvensional karena tidak perlu
alat-alat tulis dan percetakan yg makin
mahal.
 Dalam dunia internet, secara permanen kita
akan diekspos kedunia luar sehingga segala
sesuatu yang kita muat didalamnya akan
membantu membangun reputasi kita.

 Contoh: di AS Ford Motor Company

melakukan kampanye pakai e-mail utk
kegiatan bisnisnya dan mengirim brosur
serta menyediakan ruang diskusi online.
 Sama halnya dgn menulis pesan bisnis
melalui media internet.
 Email yg efektif = pesan bisnis yg efektif
melalui surat elektronik / e-mail.
 Surat elektronik (disingkat ratel atau surel
atau surat-e) atau pos elekronik (disingkat
pos-el, atau dlm bhs inggris “elektronik mail
atau email” ejaan indonesia: imel ).
 emailsaya@yahoo.com
Contoh alamat e-mail
- emailsaya: nama pengguna (username) yg
ingin dituju dlm mailserver.
- Yahoo.com: nama mailserver tempat
pengguna yg dituju.
Contoh lain, mail server yg memungkinkan top
level domain adalah:
emailsaya@surabaya.vibriel.net.id
 Email saya: nama kotak surat (mailbox) atau
nama pengguna (username) yg ingin di tuju
dalam mailserver.
 Surabaya.vibriel.net.id: nama mailserver
tempat pengguna yg dituju, rinciannya:
- surabaya: subdomain (milik pemegang
nama domain) biasanya merujuk ke sua tu
komputer dlm lingk pemilik domain.
- vibriel: nama domain, biasanya
menunjukkan nama perusahaan/organi sasi
/ perorangan ( vibriel ). (105d)
 - net: second level domain, menunjukkan bhw
domain ini termasuk kategori networking
(net).
- id: top level domain, menunjukkan bhw
domain ini terdaftar di otoritas domain indo
nesia (id).

Ada dua cara utk mengakses e-mail:

- Dgn cara menggunakan browser, seperti
internet Explorer atau Mozilla Firefox. Metode
ini disebut sbg web-based, artinya kita
menggunakan media web sbg perantara ke
kotak surat elektronik. Contoh: Yahoo !!! Mail
dan Gmail. (107d)
- Menggunakan program pengakses surat
elektronik (e-mail client), seperti: Eudora
Mail, Outlook Express, Mozilla
Thunderbird, Mutt.
 Jangan mengirim e-mail dgn lampiran
attachment yg terlalu besar, jangan melebihi
kapasitas e-mail penerima agar tidak ditolak
mailserver penerima.
 Jangan mengirim lanjut (forward) e-mail tanpa
berpikir kegunaan bagi orang yg dituju.
 Selalu isi kolom subjek, jangan dikosongkan
 Dlm mengutip tulisan orang lain, usahakan
selalu seperlunya, jangan seluruhnya.
 Dlm menjawab e-mail, kutiplah bagian yg
kita tanggapi saja, agar lebih jelas dan tidak
memakan waktu / jatah akses penerima.
 Dlm mengutip tulisan pihak ketiga, ingat
hak cipta: kutip sesedikit mungkin dan
rujuk ke tulisan aslinya.
 Jangan menggunakan huruf kapital karena
terkesan anda BERTERIAK.
 Gunakan kata-kata yg santun karena sering
penerima mempunyai persepsi yg beda dgn
pengirim.
 Menulis email yg baik atau chatting sama
halnya dgn menulis bahan presentasi, agar
jelas dan mudah dimengerti.
 Menurut Rhenald Kasali,2004, beberapa tips yg
perlu diperhatikan adalah:
- Pertama: jangan menggunakan huruf besar
semuanya. Jika Anda sering berkirim e-mail,
anda pasti tahu huruf besar memberi kesan
sedang berteriak.
- Kedua: gunakanlah huruf tebal (bold) atau
warna yg berbeda, terutama pd pesan-pesan
yg sangat perlu. Warna dan huruf tebal itu
punya daya tarik tersendiri, mudah dibaca dan
diingat.
- Ketiga: gunakan huruf yg mudah dibaca. Lebih
baik memakai arial daripada mema kai serif font,
garamont, atau huruf lainnya.
- Keempat: konsisten. Gunakanlah jenis huruf dan
warna yg serasi. Tidak berlebihan dan tidak
terkesan ampang, kosong.
- Kelima: gunakanlah warna yg sejuk, enak di lihat
dan tidak norak. Warna yg norak bisa
menyebabkan sakit mata
 Keamanan data e-mail tdk selalu terjamin
pasti ada resiko krn terbuka utk umum dan
melewati banyak server yg mungkin bisa
disadap.
 E-mail dpt diamankan dgn teknik peng
acakan (enkripsi), misalnya: Pretty good
Privacy. Beberapa provider e-mail melaku kan
scaning dgn anti virus ternama.
 Spam atau junk mail adalah penyalahgunaan
dlm pengiriman berita elektronik utk iklan dan
keperluan lainnya yg mengakibatkan ketidak
nyamanan bagi pengguna web.
 Bentuk spam yg dikenal: spam e-mail, spam
instant messaging, spam Usenet newsgroup,
spam mesin pencari informasi web (web search
engine spam), spam blog, spam berita pada
HP, spam forum internet, dsb.
 Berita spam termasuk kegiatan melanggar
hukum, merupakan tindakan kriminal dan dpt
dikenai sangsi hukum sesuai dgn undang
undang internet.
 Kita semua mengetahui bahwa blog sudah
menarik perhatian di dalam internet.
 Jutaan orang telah menempatkan pikiran,
gagasan, mimpi, gosip, iklan dan keluhan
mereka pada web melalui weblog.
 Weblog (blog) juga mengubah wajah bisnis
online.
 Konsumen mempunyai kekuatan untuk
mempengaruhi panutan yang lebih besar.
 Orang-orang berbagi pengalaman negatif
sbg konsumen sidikitnya 10 X sesering
seperti pengalamam positif.
 Oleh karena itu perusahaan harus berhati-
hati, dgn kedatangan blogging, krn
konsumen yg tak puas mempunyai kekuatan
dan pengaruh dibanding sebelumnya.
 Banyak perusahaan bisnis sekarang
menghadapi masalah pers negatif yg muncul
dlm hasil search engines (mesin pencari
situs)  suatu keluhan kecil dan tuduhan yg
diting galkan oleh para bloggers yg tak puas.
 Seperti publisitas online negatif sangat
merusak dlm apa yg disebut “search
culture”
 Search culture mengacu pd bgn yg ber
kenaan dgn konsumen yg melakukan
semua dari produk mereka dan riset per
usahaan pada web.
 Bagaimana mungkin perusahaan blog
secara etis menyerang pers negatif ?
 Mari kita coba buat skenario:
 Perusahaan PT. Mau Maju, menemukan bhw
hasil penelitian 10 teratas utk nama pro duk
tertentu adalah keluhan pelanggan ten tang
keadaan siap pakai.
 Perusahaan tsb dgn cepat meneliti isi keluh an
dan merespon dgn blog post yg memecah kan
permasalahan pemakai atau menyaran kan
alternatif.
 Blog merupakan cara yg efektif utk menge lola
bisnis.
 Tiap-tiap perusahaan perlu mempunyai blog on
atau dihubungkan dgn website perusahaan
mereka.
 Konsumen seharusnya punya kesempatan utk
mengajukan pertanyaan dan menyuarakan
keluhan mereka secara langsung.
 Merespon isu ini akan memadamkan pers yg tdk
baik dan memenangkan kembali beberapa
pelanggan yg tdk puas.
 Perusahaan yg bereaksi thd keluhan pelanggan
via weblog akan mengkomunikasikan komitmen
terhadap kepuasan pelanggan.
 Perkembangan media internet bernama blog
seolah tak terkendali. Awalnya blog hanya
menjadi media curhat.
 Kini blog sudah menjadi Komoditas.
 Ratusan juta rupiah bisa didapat dari blog.
 Bagaimana caranya ? ?
 Enda Nasution adalah “ Bapak Blogger “
Indonesia.
 Cosa Aranda: jutawan blogger dr Surabaya
 Siapa yg tak kenal dgn “Raditya Dika” ?
 Awalnya lelaki yg biasa dipanggil Radith (Mhs
jurusan politik Ind FISIP UI) itu hanya lah
penulis catatan harian dalam blog.
 Blognya yang dulu beralamat di:
www.kambing-jantan.com, dia menerbit kan
buku berjudul: Kambing Jantan, yang berhasil
masuk best seller.
 Sehari pengunjung blognya bisa mencapai
3500-5000 orang.
 Dari media blog, kini banyak orang menge nal
Radith sbg lelaki kocak dgn ide-ide gila
 Melalui blog lah yg mengantarkan Radith jadi
terkenal dan mampu melangkah jauh.
 Buku-bukunya yg lain menyusul terbit: Cinta
Brontosaurus (2006), Radikus Makan kakus:
Bukan Binatang Biasa (2007), Babi Ngesot:
Datang Tak diundang, Pulang Tak Berkutang
(2008).
 Radith tak langsung dpt uang dr membuat
blog. Ia hanya ingin berbagi cerita via blog

 Gue ini orang yg selalu mengalami kesialan

Nah, kesialan-kesialan itu gue tulis di blog. Eh,
ternyata orang suka kalau gue lagi sial

 Menurut Enda, utk bisa meraup uang lebih

banyak dr blog, blogger harus bisa membu at
pengunjung blognya banyak, agar peng iklan
tergiur utk memasang iklan.
 Kunci sukses Radith (24 th) terletak pada:
Kemampuannya berkomunikasi, dalam hal ini
adalah: ahli menulis pesan bisnis mela lui media
elektronik yakni: “blog”
 Cerita-cerita yg ditampilkan sangat menarik.
 Kelucuan yg terjadi adalah kenyataan, nam un
disampaikan dgn bahasa dan sudut pan dang yg
menarik.
 Gaya dan nada bhs nya sesuai kombis, me
menuhi karakteristik 6 C dan, sesuai peristiwa.
 Tujuan yg ditentukan pd dasarnya merupakan titik
awal dimana anda berdiri.
 Strategi ini memuat cara bgmn anda akan tiba pd
tujuan tsb.
 Tujuan yg dibuat memuat hal-hal yg berkenaan
dgn web. Sementara strategi online harus memuat
hal-hal lain seperti diskusi e-mail dan kelompok
diskusi.
 Utk melakukan langkah tsb Anda perlu:
  Memiliki sebuah tujuan.
 Melakukan penelitian utk mengetahui metode
online apa yg sesuai dgn bisnis anda dan
audien.
 Buat sebuah rencana berdasarkan tujuan dan
penelitian.
 Pastikan anda punya SDM yg diperlukan.
  Dlm dunia internet orang memiliki pilihan yg
variatif dan informasi yg disajikanpun isinya lebih
variatif.
 Komunikasi online harus menghubungkan orang
selain menyampaikan pesan.
 Beberapa audien yg berbeda dpt mempenga ruhi
bisnis online anda.
o Konsumen o Calon konsumen
o Konsumen lain o Investor
o Pesaing o Organisasi Pedagang
o Jurnalis o Kalangan Industri
o Moderator diskusi o Karyawan
o Regulator online o Pemasang iklan online
o Sponsor online o LSM
o Perusahaan yg terhub dari dan ke website anda.
 Anda harus membedakan kelompok audien yg
akan menjadi target dgn memperhatikan faktor-
faktor berikut:
- Usia : buat spot dgn target pangsa pasar anak
muda dan remaja dewasa.
- Geografi : pertimbangkan perbedaan kultur
- Gender : perhatikan produk utk sex tertentu.
- Sosial demografi: perhatikan target pasar
menurut demografi.
- Pemakai internet: ada pemakai yg reguler dan
ada yg temporer.
- Loyalitas: ada audien yg loyal dan ada konsumen
pengekor.
 Perkembangan Internet bernama blog se olah
tak terkendali. Awalnya, blog hanya menjadi
media curhat. Kini blog sudah menjadi
komoditas. Ratusan juta Rupiah bisa
didapatkan dari blog.
 Bagaimana caranya ?
 Pengertian
 Persuasi adalah suatu proses mengubah sikap
orang atau proses mempengaruhi tidakan/perilaku
mereka.
 Persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk
menyajikan pesan dengan cara yang membuat
pembaca atau pendengar merasa mempunyai
pilihan dan mengarahkan mereka untuk memilih
setuju.
 Perencanaan Pesan-pesan Persuasif
 Menentukan tujuan pesan persuasif harus jelas, yaitu bagaimana
meyakinkan pihak penerima atas apa yang kita sampaikan.
 Analisis Audiens
 Pesan persuasif yang baik berkaitan erat dengan keinginan dan minat
penerima. Pertanyaan yang harus diajukan sebelum menulis pesan
persuasif:
 Siapa penerima pesan?
 Apa yang ingin mereka lakukan?
 Bagaimana kemungkinan mereka menolak
 Posisi alternartif apa yang harus saya pelajari?
 Bagaimana kredibilitas saya mempengaruhi pesan?
 Apa yang dianggap paling penting oleh pengambil keputusan?
 Bagaimana mungkin kebudayaan organisasi mempengaruhi strategi saya?
 Pertimbangan dalam Menyusun Pesan Persuasif
 Mempertimbangkan perbedaan budaya
 Pemahaman dan respek seseorang terhadap perbedaan
budaya tidak hanya akan membantu memuaskan kebutuhan
penerima pesan tapi juga akan membantu mereka
menghormati anda.
 Memilih pendekatan organisasional
 Pendekatan tak langsung: jika penerima bereaksi tidak
menguntungkan terhadap pesan yang disampaikan
 Pendekatan langsung: jika pesan panjang dan rumit; atau
jika pembaca lebih menyukai keterusterangan.
 Menetapkan Kredibilitas
 Kredibilitas merupakan kemampuan untuk dipercaya karena
anda dapat diandalkan dan percaya diri.
 Salah satu cara terbaik untuk memperoleh kredibilitas adalah
mendukung pesan anda dengan fakta, misalnya dengan:
kesaksian, dokumen, garansi, statistik, hasil riset, dan lain-lain.
 Cara lain untuk memperoleh kredibilitas termasuk:
 menjadi seorang ahli
 Bersikap antusias
 Bersikap objektif
 Bersikap jujur
 Bersikap dapat dipercaya
 Mempunyai niat baik
 Menetapkan pijakan yang sama
 Kerangka Argumentasi
 Attention
 Meyakinkan penerima sejak awal bahwa anda mempunyai
sesuatu yang bermanfaat atau menarik untuk dikatakan.
Awali setiap pesan persuasif anda dengan pernyataan yang
menyita perhatian yang:
 Disesuaikan dengan orangnya
 Berorientasi pada penerima
 Langsung
 Relevan
 Menarik
 Kerangka Argumentasi
 Interest
 Menjelaskan hubungan pesan dengan penerima. Dalam
bagian minat ini meliputi:
 Lanjutkan tema pembuka dengan lebih rinci.
 Kaitkan manfaat secara spesifik pada kalimat-kalimat yang
merenggut perhatian.
 Desire
 Membuat penerima ingin berubah dengan menjelaskan
bagaimana perubahan akan menguntungkan mereka.
 Dalam bagian keinginan ini, meliputi:
 Berikan bukti pendukung pernyataan anda
 Tarik perhatian pada lampiran
 Kerangka Argumentasi
 Action
 Menyarankan tindakan yang anda inginkan untuk
diambil penerima. Dalam bagian ini dapat diakhiri
dengan:
 Saran langkah spesifik yang dapat diambil penerima
 Ulangi pernyataan manfaat bagi penerima bila bertindak
seperti yang anda inginkan
 Buat tindakan semudah mungkin
 Memilih Daya Pemikat
 Daya tarik emosiaonal dan logis diperlukan untuk
menulis pesan persuasif yang berhasil. Menemukan
keseimbangan yang tepat antara kedua jenis
imbauan tersebut tergantung pada 4 faktor, yaitu:
 Tindakan yang ingin dicapai
 Harapan pembaca
 Tingkat penolakan yang harus diatasi
 Sejauh mana anda merasa mendapat mandat untuk menjual
atau menyampaikan sudut pandang anda.
 Memilih Daya Pikat
 Pemikat Emosional
 Untuk membujuk penerima anda dapat menyentuh
emosi manusia dengan mendasarkan argumen anda
pada kebutuhan atau simpati penerima, asalkan
imbauan emosional anda halus.
 Menggunakan kata-kata seperti: sukses, prestise,
catatan kredit, penghematan, gratis, nilai dan
kenyamanan; menempatkan penerima dalam kerangka
pikiran tertentu dan membantu mereka menerima
pesan anda juga.
 Memilih Daya Pemikat
 Pemikat Logika
 Pesan persuasif dapat disampaikan dengan menggunakan
logika dalam penyampaian pesan, antara lain:
 Nyatakan penyataan anda dengan jelas
 Dukung pernyataan anda dengan alasan yang jelas
 Bila penerima sudah menerima alasan anda, maka anda dapat
melanjutkan dengan simpulan.
 Bila penerima belum menerima alasan, anda harus mendukung
alasan ini dengan pernyataan lain yang jelas, dan seterusnya
sampai anda mencapai persamaan yang mendasar
 Memilih Daya Pemikat
 Pemikat Logika
 Daya pikat logika memerlukan alasan manusia.
Imbauan ini dapat menggunakan:
 Analogi. Yaitu memberi alasan dari bukti spesifik untuk
bukti spesifik
 Induksi. Yaitu alasan dari bukti spesifik kepada simpulan
umum
 Deduksi. Adalah alasan dari generalisasi kepada simpulan
yang spesifik.
 Pertimbangan etika
 Untuk mempertahankan etika tertinggi cobalah
membujuk tanpa memanipulasi.
 Arti positif dari membujuk adalah mempengaruhi
penerima dengan memberikan informasi kepada
mereka untuk memilih.
 Jenis-jenis Permintaan Persuasif
 Permintaan Persuasif untuk Tindakan
 Melakukan suatu tindakan atau penyesuaian dalam
mempertahankan permintaan anda tetap dalam batas.
 Gunakanlah perencanaan organisasional
AIDA(attention, interest, desire, action)
 Permintaan dan Pengaduan Persuasif untuk Penyesuaian
 Disebut juga surat keluhan; sasarannya adalah membujuk
seseorang untuk melakukan penyesuaian bagi kepentingan
anda atau perusahaan anda.
 Buat klaim persuasif anda:
 Lengkap dan spesifik
 Bernada percaya diri dan positif
 Klaim seperti ini dapat terjadi dalam hubungan antara
perusahaan dengan pemasok. Kadang-kadang bisa terjadi
barang yang dipesan tidak sesuai dengan spesifikasi yang
diminta, baik volume, jenis, kualitas ataupun karakteristik yang
lain.
 Perbedaan antara pesan penjualan dan pesan
pengumpulan dana:
 Pesan penjualan biasanya dikirim oleh organisasi
yang mencari laba untuk membujuk pembaca
membelanjakan uangnya bagi produk mereka
sendiri
 Pesan pengumpulan dana biasanya dikirimkan oleh
organisasi nirlaba yang membujuk pembaca untuk
menyumbangkan uang atau waktu kepada orang
lain.
 Perencanaan Pesan-pesan Penjualan
 Ketika merencanakan pesan penjualan, hal yang
paling dasar yang harus dilakukan adalah:
 Kenali produk anda
 Kenali penerima pesan anda
 Kenali sasaran penjualan
 Memutuskan tipe penjualan
 Mengorganisasikan dan menyusun pesan penjualan
 Menarik perhatian
 Cara untuk menyiapkan surat penawaran supaya menarik
perhatian, antara lain:
 Berita yang benar
 Imbauan pribadi pada emosi dan nilai-nilai pembaca
 Sifat yang paling menarik plus berkaitan dengan manfaat
 Angka yang mencengangkan
 Membangun minat
 Dalam pesan untuk membangkitkan minat, anda
menonjolkan sifat utama dari produk. Untuk menetapkan sifat
sentral dari produk yang dijual, tanyakan pada diri sendiri:
 Apa yang ditawarkan pesaing?
 Apa yang khusus dari produk saya?
 Apa yang sebenarnya dicari oleh pembeli potensial?
 Mengorganisasikan dan menyusun pesan
penjualan
 Meningkatkan Hasrat
 Untuk meningkatkan keinginan, surat terbaik adalah
surat pendek. Surat itu menyertakan rincian yang
cukup untuk membangkitkan minat pembaca.
 Mengorganisasikan dan menyusun pesan
penjualan
 Memotivasi Tindakan
 Usahakan mendorong pembaca untuk mengambil tindakan
sesegera mungkin.
 Tujuan surat penawaran adalah membuat pembaca
melakukan sesuatu. Banyak produk konsumen yang dijual
lewat pos hanya meminta pembaca yang memberikan tanda
untuk pemesanan – dengan kata lain, meminta keputusan
segera untuk membeli.
 Merencanakan Pesan Pengumpulan Dana
 Empat Hal yang Harus diperhatikan
 Anda harus mampu menjelaskan kebutuhan secara
spesifik
 Tunjukkan kepada pembaca betapa pentingnya donasi
yang anda sumbangkan kepada pihak lain
 Kemukakan secara jelas berapa jumlah donasi yang
dibutuhkan
 Jelaskan manfaat kegunaan donasi yang telah
diberikan pembaca
MEMO
Singkatan dari memorandum  bentuk
komunikasi tertulis yang di dalamnya berupa
pesan singkat.
Merupakan jenis surat dinas yang dipakai
secara intern dalam suatu instansi/ lembaga
dan bersifat informal.
Biasanya berupa pertanyaan, perintah,
informasi, peringatan, permintaan, atau
harapan.

73
Pesan-pesan yang disampaikan dalam memo
singkat, dan tidak dikenal adanya pembuka
atau kalimat penutup tetapi penulis langsung
kepada pesan yang dimaksudkannya.
Biasanya berupa perintah dari atasan kepada
bawahannya.
Isinya singkat dan pendek.

74
 Sistematika Penulisan
1
Memo :
Keterangan
MEMO 1. kepala memo
Dari : ………. 2 2. penulis memo
Untuk :. …. 3 3. pihak yang
dituju
................................................ 4 4. isi memo
..............................5 5. tanggal penulisan
..............................6 6. identitas jabatan
…………………….7 7. tanda tangan
…………………….8 8. nama penulis

75
Contoh :
PT. BUKIT BARISAN
Jalan Hasanudin No.14 Bandung

MEMO
Kepada : Kepala bagian Personalia
Dari : Direktur Utama
Kami minta laporan kepegawaian
secepatnya. Terima kasih.

3 April 2006
Direktur Utama,

Danu Wijaya

76
SURAT
Sarana komunikasi yang digunakan untuk
menyampaikan informasi tertulis oleh suatu
pihak kepada pihak lain.
Informasi itu dapat berupa :
- pemberitahuan
- pernyataan
- perintah
- permintaan / permohonan
- laporan

77
FUNGSI SURAT
1. Sebagai sarana komunikasi.
2. Sebagai alat untuk menyampaikan
pemberitahuan / permintaan atau
permohonan, buah pikiran
atau gagasan.
3. Sebagai alat bukti tertulis.
4. Sebagai alat untuk mengingat.
5. Sebagai bukti historis.
6. Sebagai pedoman kerja.

78
Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya,
surat digolongkan
atas 3 jenis, yaitu :
1. Surat pribadi
2. Surat dinas
3. Surat niaga

79
1. Surat Pribadi
Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya
menyangkut kepentingan pribadi.
Komunikasi antara anak dan orang tua,
antarkerabat, antarsejawat, dan antarteman.
Digunakan kartu pos, warkat pos, atau surat
bersampul.

80
2. Surat Dinas
Segala komunikasi tertulis yang menyangkut
kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi.
Salah satu alat komunikasi kedinasan yang
sangat penting dalam pengelolaan administrasi,
seperti penyampaian berita tertulis yang berisi
pemberitahuan, penjelasan, permintaan,
pernyataan pendapat dari instansi kepada
instansi lain dan dari instansi kepada
perseorangan atau sebaliknya.

81
3. Surat Niaga
Surat yang dipergunakan orang atau badan
yang menyelenggarakan kegiatan usaha
niaga, seperti perdagangan, perindustrian,
dan usaha jasa.
Macam-macam surat niaga :
- surat penawaran - surat pengaduan
- surat pesanan - surat pengiriman
- surat pembayaran barang
- surat penagihan - dan sebagainya.

82
 …………………..….1 1. Tempat,
tanggal,bulan,tahun
…….…..2 penulisan surat
…….......3 2. Alamat surat
3. Salam pembuka
…………….……………….4 4. Kalimat pembuka
………………….………….5 5. Isi surat
…………………….……….6
6. Kalimat penutup
7. Salam Penutup
8. Tanda tangan
…………….7
…………….8 9. Nama pengirim
…………….9

83
 1
………. …………..3
1. Kepala surat
……….2
2. No,Lampiran ,Perihal
………..
3. Tanggal,bulan,tahun
penulisan surat
………..4
4. Alamat surat
………..5
5. Salam pembuka
………………………………….6
6. Kalimat pembuka
………………………………….7
7. Isi surat
………………………………….8
8. Kalimat penutup
………………..9
9. Salam penutup
………………10
10. Tanda tangan
……………....11
11. Nama pengirim

84
Kerangka isi surat :
1. Paragraf pembuka
2. Paragraf isi
3. Paragraf penutup

85
Penulisan bagian-bagian surat
1. Kepala surat
Kepala surat yang lengkap terdiri atas :
a. nama instansi
b. alamat lengkap
c. nomor telepon
d. nomor kotak pos
e. lambang atau logo

86
Dalam penulisan kepala surat hendaklah
diperhatikan hal-hal sebagai berikut :
1. Nama instansi jangan disingkat, misal-
nya Biro Diklat, Depdiknas, Badan
Bimas, tetapi Biro pendidikan dan
Pelatihan, Departemen Pendidikan
Nasional, Badan Bimbingan
Masyarakat.
2. Kata jalan jangan disingkat Jln. Atau Jl.
tetapi Jalan.

87
3. Kata telepon hendaklah ditulis dengan
cermat, yaitu Telepon, bukan Tilpun
atau Telpun dan jangan pula disingkat
Tlp.,Tilp.,Telp.
4. Kata kotak pos ditulis Kotak Pos dan
jangan disingkat K. Pos, Kotpos, atau P.O.
Box.
5. Logo atau lambang disertakan apabila
ada.

88
Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOK

DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
Jalan Murbai Komplek Sukatani Permai Cimanggis, Kota Depok 16954
Telepon (021) 8740148

89
 Kepala surat dapat pula seluruhnya ditulis
dengan huruf kapital.
Contoh :

PEMERINTAH KOTA DEPOK

DINAS PENDIDIKAN
SMP NEGERI 11 DEPOK
JALAN MURBAI KOMPLEK SUKATANI PERMAI CIMANGGIS KOTA DEPOK 16954
TELEPON (021) 8740148

90
2. Penulisan Nomor, Lampiran, dan
Perihal
Kata nomor, lampiran, dan hal
ditulis dengan diawali huruf kapital.
Nomor, Lampiran, dan Hal diikuti oleh
tanda titik dua yang ditulis secara
estetik ke bawah sesuai dengan
panjang pendeknya ketiga kata itu.
Penulisan No. dan Lamp. Harus taat
asas.

91
Kata Nomor diikuti oleh nomor berdasarkan
nomor urut surat dengan kode yang berlaku
pada instansi pengiriman surat. Nomor surat
dan kode surat yang dibatasi garis miring
ditulis rapat tanpa spasi dan tidak diakhiri
tanda titik atau tanda hubung.
Contoh : Nomor: 110/U/DS/2006 atau
No.: 110/U/DS/2006

92
Bila penulisan kode surat dengan angka,
penulisannya dibatasi tanda titik atau tanda
hubung.
Contoh : Nomor: 10.10.3.03.90 atau
Nomor: 10-10-3-03-90
Penulisan Lampiran atau disingkat Lamp.
Contoh : Lampiran: Satu berkas atau
Lamp.: Satu berkas

93
Penulisan Hal hendaklah menggambarkan
pesan yang ada dalam isi surat.
Contoh :
- Hal: Permohonan tenaga pengajar

94
3. Tanggal surat
Tanggal surat ditulis secara lengkap,
yaitu tanggal ditulis dengan angka,
bulan ditulis dengan huruf, dan tahun
ditulis dengan angka.
Untuk surat pribadi dicantumkan
nama kota.

95
Untuk surat dinas tidak dicantumkan
nama kota karena nama kota sudah
tercantum pada kepala surat.

Contoh :
22 Februari 2006
13 November 2005

96
4. Penulisan alamat surat ada dua bentuk,
yaitu :
1. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kanan atas (terletak di
bawah tanggal bulan, dan tahun surat ).
2. Bentuk alamat yang ditulis di
sebelah kiri atas (terletak di
bawah bagian hal).

97
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menulis
alamat surat :
Penulisan nama penerima harus cermat dan
lengkap, sesuai kebiasaan yang dilakukan oleh
yang bersangkutan
(pemilik nama).

98
Nama diri penerima diawali huruf kapital
pada setiap unsurnya, bukan menggunakan
huruf kapital seluruhnya.
Penulisan alamat penerima surat juga harus
cermat dan lengkap serta informatif.

99
Penulisan kata kepada sebelum Yth.
Tidak diperlukan karena kata kepada
berfungsi sebagai penghubung antar
bagian kalimat yang menyatakan arah.
Kata sapaan hendaknya ditulis penuh seperti
: Bapak, Ibu, Sdr.

100
Nama gelar seperti : Drs.,Dr.,dr., atau pangkat
tidak boleh mengikuti kata sapaan.
Nama alamat yang dituju hendaklah nama
orang yang disertai nama jabatannya atau
nama jabatannya saja dan bukan nama
instansinya.

101
Contoh :
Yth. Bapak Handoyo
Kepala Biro Tata Usaha
Departemen A
Jalan Pattimura Raya 17
Jakarta

102
5. Penulisan salam pembuka
Penulisan salam pembuka ditulis dengan
huruf awal kapital (Dengan).
Huruf pertama kata hormat huruf kecil,
bukan huruf kapital (hormat).
Pada akhir salam pembuka, dibubuhkan
tanda koma (,) bukan tanda titik, titik dua
(Dengan hormat,).

103
Bila salam pembuka Assalamu’alaikum
warohmatullahi wabarokatuh ditulis
lengkap dengan diikuti tanda koma atau
disingkat Assalamu’alaikum w.w.,

104
Contoh ungkapan salam pembuka :
- Salam sejahtera,
- Saudara….
- Saudara… yang terhormat,
- Ibu… yang terhormat,
- Bapak… yang terhormat,
- Salam perjuangan,
- Merdeka,

105
Penulisan salam penutup :
1. Huruf pertama kata Hormat, Salam, dan
Wassalam ditulis dengan huruf kapital.
2. Pada akhir salam penutup dibubuhkan
tanda koma, bukan tanda titik, atau
tanda baca lain.
Contoh : - Hormat saya,
- Salam takzim,
- Hormat kami,

106
6. Isi Surat
Secara garis besar, isi surat terbagi atas tiga
bagian, yaitu :
a. Paragraf pembuka
Paragraf pembuka mengantarkan isi
surat yang akan diberitahukan,
misalnya pemberitahuan, pertanyaan,
pernyataan, atau permintaan.

107
Contoh :
1) Kami ingin memberitahukan kepada
Saudara bahwa….
2) Salah satu proyek Penelitian adalah
meneliti sastra Jawa. Sehubungan
dengan itu,….
3) OSIS SMP Negeri Taruna akan
menyelenggarakan Seminar sehari
“Remaja dan Permasalahannya”, pada
tanggal 31 Maret 2006, di Graha Insan Cita,
Jalan RTM Cimanggis, Depok.

108
b. Paragraf Isi
Paragraf isi mengemukakan hal yang
perlu disampaikan kepada penerima
surat.
Isi surat harus singkat, lugas, dan jelas.
Contoh :
Surat Anda telah kami terima.
Sehubungan dengan itu, kami ingin
memberitahukan hal berikut.

109
c. Paragraf Penutup
Paragraf penutup merupakan simpulan
dan kunci isi surat, dan dapat
mengandung harapan penulis surat atau
berisi ucapan terima kasih kepada penerima
surat.

110
Contoh :
1) Atas perhatian Saudara, kami
ucapkan terima kasih.
2) Atas perhatian dan kerja sama Saudara
yang baik selama ini, kami ucapkan terima
kasih.
3) Mudah-mudahan jawaban kami dapat
memuaskan Saudara.

111
7. Nama Pengirim
Nama pengirim surat ditulis di bawah
tanda tangan dan salam penutup. Tanda
tangan diperlukan sebagai keabsahan
surat dinas.

112
Penulisan nama pengirim :

1) Penulisan nama tidak perlu menggunakan

huruf kapital seluruhnya tetapi menggunakan
huruf awal huruf kapital pada setiap unsur
nama.
2) Nama tidak perlu ditulis di dalam kurung, tidak
perlu bergaris bawah, dan tidak perlu diakhiri
tanda titik.
3) Nama jabatan dapat dicantumkan di bawah
nama pengirim.

113
Contoh : Hormat kami,

Drs. Doni Damari

Kepala
atau
Hormat kami,
Kepala,

Drs. Doni Damari

NIP. 130678991

114
Latihan soal-soal!
1. Pembina OSIS di sekolahmu mengirim
memo kepada Ketua OSIS agar
mempersiapkan diri mengikuti lomba
kebersihan antar-SMP se-Kota Depok.
Isi memo yang tepat untuk ilustrasi
tersebut adalah….

115
Jawaban :
Kepada : Ketua OSIS
Dari : Pembina OSIS
Harap segera disiapkan sekolah kita menjadi
peserta lomba kebersihan antar- SMP se-
Kota Depok.
Terima kasih.
4 April 2006
Pembina OSIS,

Natadipraja,S.Pd

116
2. (1) Kepada
(2) Yth.
(3) Bapak
(4) Pimpinan PT. Perkasa
(5) di Tempat
Kata yang tidak diperlukan pada alamat surat
tersebut adalah….

Jawaban : Nomor (1) dan (3)

117
3. Dalam rangka memperingati
HUT RI, kami akan mengadakan
perlombaan olahraga voli. Sehubungan
dengan itu sudilah kiranya Bapak mengizinkan
kami untuk menggunakan lapangan voli
di sekolah yang Bapak pimpin.
Penggalan surat tersebut berisi….
Jawaban :
Permohonan izin

118
4. Kepala Sekolah akan menghadiri Rapat di
Dinas Pendidikan Kota. Beliau menulis memo
yang ditujukan kepada Wakil Kepala Sekolah
agar memperhatikan KBM di sekolah
sampai berakhir.
Isi memo yang tepat sesuai dengan
ilustrasi tersebut adalah….

119
Jawaban :
Bapak Suseno, tolong perhatikan
KBM di sekolah. Saya akan rapat di
Dinas Pendidikan Kota. Terima kasih.

120
5. Penutup surat untuk permohonan bantuan
meminjam barang yang paling tepat adalah….

Jawaban :
Atas perhatian dan bantuan Bapak,
kami mengucapkan terima kasih.

121
6. Seorang siswa berkirim surat kepada wali
kelasnya yang berisi permintaan untuk
tidak masuk sekolah karena mengikuti
pertandingan olahraga gerak jalan.
surat yang dikirimkannya merupakan….
Jawaban :
Surat permohonan izin

122
7. Adinda mengabarkan bahwa penyakit
jantung ayah kambuh. Untuk itu, Adinda
mohon Kak Roni pulang ke Yogyakarta.
Tolong Paman Reza di Bogor dikabari. Dinda
rasa itu saja yang Adinda sampaikan, tak lupa
kita saling berdoa untuk semuanya.
Isi berita pada surat pribadi tersebut
adalah….

123
Jawaban :
Pemberitahuan penyakit jantung
ayah kambuh.

124
 WASSALAMUALAYKUM WR WB