CINDY NOVITA SARI SINURAYA

GRACE D SIHOMBING
INDAH ASTUTI GULO
KRISTIN AFRIANI AMBARITA
NONA ELISABETH PURBA
RIA ERLIKASNA TARIGAN
 Meeting Suatu pertemuan atau persidangan yang
diselenggarakan oleh kelompok orang yang
tergabung dalam asosiasi, perkumpulan atau
perserikatan dengan tujuan mengembangkan
profesionalisme, peningkatan sumber daya manusia,
menggalang kerja sama anggota dan pengurus,
menyebarluaskan informasi terbaru, publikasi,
hubungan kemasyarakatan.
1. Membuat dan menentukan arah, sasaran, serta tujuan pelaksanan event
2. Mencari dan membentuk kepanitiaan Organizer Committee
3. Merumuskan tema dan kemasan event yang akan diselenggarakan
4. Memimpin dan memberikan pengarahan teknis pada Organizer Committee
5. Memberi alternatif solusi jika terjadi masalah dalam penyelenggaraan
event
6. Bertindak sebagai wakil dari panitia pelaksana dalam interaksi dengan
organisasi terkait
7. Membantu Panitia dalam mencari sumber dana yang dapat diminta
untuk berpartisipasi
8. Menghubungi sumber-sumber dana untuk mendapatkan komitmen sponsor
9. Melakukan rapat diantara para Steering Committee
10. Memantau dan melakukan evaluasi khusus yang ditujukan pada
perbaikan kinerja Organizer Committee.
11. Bersama ketua dan sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan kegiatan
• Mengkoordinasikan panitia;
• Mengkonsep (secara detail) dan mendistribusikan tugas–tugas
kepanitiaan kepada panita yang bersangkutan;
• Mencari alternative pemecahan masalah dan membuat
keputusan;
• Berkoordinasi dengan SC;
• Bertanggungjawab kepada SC;
• Meminta laporan kepada coordinator sie;
• Bersama sekretaris panitia membuat LPJ keseluruhan
kegiatan
 menggantikan ketua apabila berhalangan
 menjadi partner kerja ketua
 menjadi koordinator lapangan
 bertanggung jawab masalah administrasi

 Membuat proposal dan TOR kegiatan;

 Membuat LPJ dan SPJ kegiatan;
 Membuat/mengadakan, mengelola dan mengarsipkan berkas-berkas dan hal–
hal yang berkaitan dengan kepanitiaan seperti biodata pembicara, dokumentasi,
kuitansi, surat perjanjian, surat masuk/keluar selama kepanitiaan;
 Berkoordinasi dengan sie kesekretariatan (bila ada);
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia
 Mengatur sirkulasi dan alokasi keuangan untuk seluruh sie;
 Membuat laporan keuangan secara tertulis dan
menyerahkan kepada sekretaris;
 Bertanggungjawab kepada Ketua Panitia;

 Aktif membantu pelaksanaan tugas Bendahara.

 Menggantikan Bendahara jika Bendahara
berhalangan.
 Bersama bendahara membantu Ketua menyusun
anggaran belanja organisasi.
1. Mengkoordinasikan staff dalam seksi masing–masing;
2. Bertanggungjawab terhadap penunaian tugas seksinya;
3. Bersama staff sie membuat laporan kegiatan tiap seksi secara
tertulis dan menyerahkannya kepeda sekretaris panitia;
4. Bertanggungjawab kepada Ketua panitia
1. Mencreate sebuah konsep acara agar mendatangkan massa
2. Melakukan penyusunan gambaran acara seluruh keseluruhan
3. Mencari dan menghubungi talent yang akan mengisi acara
4. Membuat rundown acara
5. Menyiapkan data undangan pembukaan event
6. Menyiapkan penyebaran undangan
7. Melakukan gladi bersih
8. Melakukan kontroling saat acara berlangsung
9. Memastikan semua kebutuhan peralatan acara sudah fix kordinasi dengan
divisi perlengkapan
10 .Memastikan pengisi acara atau talent menjelang hari H
1.mempunyai pengalaman di bidang pembuatan acara
2.mampu membuat konsep acara
3.time keeper
4.mampu menganalisis semua dan menempatkan
siapa saja yang menjadi pengisi acara
5.terampil,cekatan dalam mengerjakan tugas
6.mampu mengatur acara sedemikian rupa mulai
dari pembukaan sampai penutupan
7.bertanggung jawab kepada ketua
8.mampu berkomunikasi dengan baik kepada setiap
devisi
 Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket,
dll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
 Berkoordinasi dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan
kesepakatan media publikasi peletakan, dsb
 Berkoordinasi dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite
 Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan
menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
 Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
 Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk,
pembagian ke Berapa titik di kota)
 Berkoordinasi dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan
apabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
 Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk
dan pajak tiket
 Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site,
terutama yang disediakan pihak sponsor.
 Memasang publikasi pada radio-radio/media
cetak/media elektronik lainnya bersama seksi marketing
dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
 Memasang seluruh media publikasi

1.mampu menggunakan kamera dengan baik dan benar

2.mempunyai relasi yang luas untuk bagian publikasi
3.mampu berkomunikasi dngan baik dan benar
4.bertangguang jawab kepada ketua maupun devisi lain
5.memiliki kemampuan dalam editing video dan foto
6.mampu Memasang publikasi pada radio-radio/media cetak/media elektronik lainnya
bersama seksi marketing dan bicarakan mengenai kesepakatan kedua belah pihak
7.mampu Memasang seluruh media publikasi
8.sehat jasmani dan rohani
 Menentukan media publikasi yang diperlukan (misalnya poster, leaflet, tiket,
ll) termasuk publikasi melalui media sosial (facebook, twitter)
Berkoordinasi dengan seksi Marketing mengenai logo publikasi, dan
esepakatan media publikasi peletakan, dsb
Berkoordinasi dengan seksi dekorasi mengenai peletakan media onsite
Memberikan daftar itu ke tim kreatif atau tim pembuat proposal, hal itu akan
menjadi bagian penting menentukan Kontrak dari sponsor
Membuat seluruh media publikasi yang telah ditentukan
Menentukan lokasi publikasi (misalnyanya akan di mana letak 10 spanduk,
embagian ke Berapa titik di kota)
Berkoordinasi dengan sekretaris untuk membuat surat ijin pemasangan
pabila anda akan memasang di bagian-bagian tertent.
Berkoordinasi dengan seksi humas pada masalah ijin pemasangan spanduk
an pajak tiket
Berkoordinasi dengan seksi perlengkapan mengenai keamanan media on site,
erutama yang disediakan pihak sponsor.
a. Mencari dana tambahan di luar iuran wajib, iuran sukarela
b. Mencari alamat donator yang sering membantu
c. Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber
– sumber yang bisa mendapatkan dana
d. Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela
kepada semua anggota panitia dan simpatisan
e. Melakukan kegiatan usaha lain di luar iuran wajib dan
suka rela misalnya berjualan saat kegiatan
f. Memberikan laporan kepada bendahara mengenai
sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada
setiap bulan
g. Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua
sumber, tanggal, dan jumlah uang
h. Meminta saran, masukkan dari dewan penasehat atau
panitia inti bila terjadi kendala atau masala.
I. Membuat list Sponsor
K. Mengajukan proposal Sponsorship
L. Melakukan usaha yang dapat memberikan pemasukan
M. Melakukan follow up dana dan usaha pre acara
N. Mengurus pihak sponsor yang datang saat hari H
O. Melakukan follow up dana dan usaha pasca acara
P. Membuat list kebutuhan dan anggaran
Q. Melakukan kerjasama dengan Div. Lain yang terkait
a. Memiliki pembukuan yg bagus dan rapi
b. Kreatif dalam pencarian dana
c. Pandai merangkai kata-kata dalam presentasi proposal
d. Memiliki relasi yang baik dengan banyak donatur
e. Memiliki etika dan sopan santun
a. Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat
yang ada di sekitar kegiatan Meeting
B. Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan meeting
d. Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang
publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal
informasi yang ingin disampaikan kepada public
e. Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan
f. Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya
kegiatan
1. Pribadi yang terbuka, tetap belajar, cukup berwawasan
2. Mudah bergaul, mau terlibat dalam banyak kegiatan, dan
selalu aktif membuka jejaring social
3. Memiliki file record sebanyak2x-nya dalam hal kegiatan
MEETING
1. mencatat nama-nama peserta yang ikut dalam event
2. memberikan data-data yang detail para peserta kepada
seluruh panitia
3. membuat form registrasi
4. membuat checklist sie registrasi
5. membantu setiap divisi event
1. Keterampilan Berkomunikasi (Clear Communication
Skills).
2. Mampu membuat ataupun Mendesain checklist
3. Mudah berinteraksi dengan seluruh Peserta meeting
ataupun kepada seluruh Panitia

1. Memperoleh data-data detail dari setiap peserta meeting

2. Melaksanakan sistem Registrasi dengan baik dan sesuai keinginan
3. Mudah memperoleh informasi mengenai kehadiran dari setiap
peserta meeting dengan adanya sistem registrasi
1 Menyiapkan dan mengatur menu makanan (ringan dan
berat) termasuk penjadwalannya;
2. Mengupayakan adanya konsumsi, menyediakan
(mempersiapkan) serta menyuguhkannya kepda panitia,
peserta, dan pengisi acara;
3. menyiapkan dan membereskan alat-alat konsumsi yang
dibutuhkan;
4. Mengurus biaya konsumsi
1. Memiliki komunikasi yang bagus
2. Memiliki wawasan yang luas tentang menu makanan
3. Jujur dan bertanggung jawab
4. Disiplin
5. Mampu bekerja dibawah tekanan
7. Dapat dengan mudah bersosialisasi dengan lingkungan
baru
8. Cekatan
1. Menyediakan sejumlah perlengkapan yang dibutuhkan
2. Menyediakan alat dan tenaga transportasi yang
dibutuhkan
3. Mencari tahu setiap peralatan dan perlengkapan yang
dibutuhkan oleh divisi yang lain
4. mendata dan mencatat semua peralatan yang berupa
pinjaman
5. Berkoordinasi dengan divisi acara untuk menyiapkan
peralatan yang dibutuhkan pada saat hari H
6. Siap untuk survey lapangan
1. Mempunyai pengalaman dibidang PTT
2. Mampu berkoormunikasi dengan baik
3. Sehat jasmani dan rohani
4. mudah bergaul dalam setiap anggota antar divisi
5. Cakap dan terampil
6. Bertanggung jawab kepada ketua
7. Mampu berkoordinasi kepada setiap divisi