SURAT NIAGA/BISNIS

Pengertian
 Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha
dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang
perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95).

 Surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan

prosedur bisnis (Lammudin Finoza, 2004: 195)

 Surat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam

bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan
(pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan, 2005:
151)
 MACAM-MACAM SURAT NIAGA

 Surat Perkenalan
 Surat Permintaan Daftar Harga
 Surat Penawaran
 Surat Pesanan
 Faktur dan Rekening
 Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang
 Surat Keluhan/Pengaduan
 Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya
 Surat Gugat
 Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit dan
Tagihannya
 ALUR SURAT NIAGA

Penjual Surat Perkenalan Pembeli

Penjual Surat Permintaan Daftar Harga Pembeli

Penjual Surat Penawaran Pembeli

Penjual Surat Pesanan Pembeli

Penjual Surat Pengiriman Barang Pembeli

Penjual Surat Keluhan dan Penyelesaiannya Pembeli

Penjual Surat Tagihan Pembeli

 SURAT PERKENALAN
 Pengertian
Adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon
pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam
perniagaan disertai keterangan-keterangan selengkapnya.
 Persyaratan
 Pergunakan bahasa yang sopan dan hormat jelas singkat dan
padat.
 Isi yang diperkenalkan :
 Nama perusahaan
 Alamat perusahaan
 Bidang usaha
 Manfaat barang/jasa yang diproduksi
 Berdirinya perusahaan dan mulai bergerak
 Meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang diproduksi berkualitas
tinggi dan telah banyak pemakainya.
 Lampiran-lampiran: salinan akte dan ijin usaha, susunan pengurus,
referensi bank, rekomendasi instansi relasi
 CONTOH SURAT PERKENALAN
PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERA
Jln. Abdurahman Saleh 440
Bandung 40000, Telp. (022) 6000300
==============================
17 September 2007
Nomor : 003/PT-EMS/DIR/IX/2007
Kepada
Yth. Direktur PT. Jaya Makmur
Jln. Lodaya No. 30
Bandung 40000
Hal : Perkenalan Alat-alat Elektronika
Dengan hormat
Dengan ini perkenankanlah kami memperkenalkan
kepada Bapak perusahaan Kami bernama PT. Elektrik
Mitra Sejahtera, Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung
40000, Telp. (022) 6000300. Perusahaan Kami
memproduksi alat-alat elektronika seperti : setrika
listrik kompor listrik mesin cuci rice cooker kipas
angin dan sebagainya. Barang-barang yang Kami
produksi tersebut di atas mempunyai merek tunggal
yaitu Nusa Indah.
Perlu Bapak ketahui bahwa perusahaan Kami adalah
perusahaan patungan antara perusahaan nasional
dengan Hyundai Korea. Tenaga-tenaga teknisi yang
menangani barang-barang produksi adalah tenaga
teknisi yang cukup berpengalaman yang khusus
didatangkan dari Korea. Disamping itu perusahaan Kami
telah mendapat kepercayaan dari Menteri Perindustrian
dan Perdagangan sejak tahun 1980.
Alat-alat elektronika yang Kami produksi sudah tersebar
di kalangan masyarakat baik di perkotaan maupun
pedesaan karena dalam merancang alat-alat elektronik
tersebut mudah cara pemakaiannya dan tidak
membahayakan setiap pemakainya.
Berdasarkan informasi yang Kami peroleh dari salah
seorang relasi , perusahaan Bapak memiliki cukup
banyak pengunjung yang berbelanja. Oleh karena itu
perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak
barang-barang yang Kami produksi dengan maksud
untuk menambah jumlah jenis barang yang dipasarkan.
Berkaitan dengan syarat-syarat pembayaran cukup
ringan dan perusahaan kami memberikan potongan
harga istimewa. Agar lebih jelasnya bersama ini kami
lampirkan pula brosur-brosur mengenai jenis barang
yang kami produksi.
Demikianlah surat perkenalan ini kami sampaikan
kepada Bapak semoga berkenan dan atas perhatiannya
kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT. Elektrik Mitra Sejahtera
Bambang Gunawan, SE.
Direktur
Lampiran:
1. Salinan akte pendirian perusahaan
2. Surat ijin usaha
3. Referensi bank
4. Rekomendasi instansi relasi
BG/rs
 SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA

 Pengertian
Adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada
penjual untuk meminta daftar harga dari barang-barang atau jasa
tertentu yang dibutuhkan.

 Isi
 Menetapkan jenis barang atau jasa yang diperlukan.
 Menentukan kapan barang atau jasa itu diperlukan.
 Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang.
 Menanyakan fasilitas potongan harga.
 Menanyakan informasi bagaimana cara pengiriman barang.
 Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat
permintaan ini.
 Meminta daftar harga leaflet brosur contoh atau master
barang yang diperlukan.
 CONTOH SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA

PT. Jaya Makmur Karena baru pertama kali perusahaan Kami

Jln. Lodaya No. 30 mengadakan ikatan usaha mohon untuk
Bandung 40000, Telp. (022)600073 dijelaskan berkaitan dengan : syarat pembayaran
dan penyeraahan barang cara pengiriman
=========================== baranng sifat penawaran potongan harga dan
20 September 2007 keterangan lain yang berkaitan dengan jual beli ini.
Nomor : 015/PT-JM/DIR/IX/2007
Demikian permintaan dari Kami, atas perhatian dan
Kepada kerjasamanya diucapkan terima kasih.
Yth. Direktur PT. Elektrik Mitra Sejahtera
Jln. Abdurahman Saleh 440 Hormat kami,
Bandung 40000 PT. Jaya Makmur

Hal : Permintaan Daftar Harga Barang Elektronika

Dengan hormat Hernawan Drs.

Menunjuk surat Saudara Nomor 003/PT- Direktur
EMS/DIR/IX/2007, tanggal 17 September 2007,
perihal Perkenalan Alat-alat elektronika Kami
sangat tertarik dan membutuhkan beberapa alat
tersebut.

Sehubungan dengan hal tersebut mohon kiranya

Bapak dapat mengirimkan daftar harga dan
jenisnya dari barang-barang elektronika sebagai
berikut :
1. Kipas angin
2. Setrika listrik
3. Kompor listrik
4. Mesin cuci
5. Rice cooker DS/nh
 SURAT PENAWARAN

 Pengertian
Adalah surat jual yang dibuat oleh penjual/produsen yang berfungsi
menawarkan barang/produk yang dihasilkannya kepada
pembeli/konsumen. Kedudukan surat penawaran lemah.

 Cara menyusun surat penawaran

 Menggunakan bahasa yang menarik agar menimbulkan minat calon
pembeli/konsumen.
 Memerinci barang yang ditawarkan untuk menghindari keraguan
calon pembeli/konsumen.
 Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan
merupakan keharusan untuk memilikinya.
 Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang
mudah dan ringan (termasuk pajak).
 Mencantumkan sifat penawaran (bebas, terikat, atau berjangka)
 CONTOH SURAT PENAWARAN

PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERA Barang-barang tersebut berkualitas tinggi dan telah
Jln. Abdurahman Saleh 440 banyak digunakan konsumen dari berbagai
Bandung 40000, Telp. (022) 6000300 peloksok, tahan lama, dan anti karat. Sehingga
konsumen dijamin puas untuk memilikinya.
=========================== Pembelian dalam partai besar akan mendapatkan
22 September 2007 potongan hargamenarik dengan cara pembayaran
Nomor : 004/PT-EMS/DIR/IX/2007 baik cash maupun credit, dan harga sudah
termasuk biaya pengiriman.
Kepada
Yth. Direktur PT. Jaya Makmur Demikian surat penawaran ini kami sampaikan.
Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima
Jln. Lodaya No. 30 kasih.
Bandung 40000
Hormat kami,
Hal : Penawaran Barang PT. Elektrik Mitra Sejahtera

Dengan hormat
Menindaklanjuti surat Saudara Nomor 015/PT- Bambang Gunawan, SE.
JM/DIR/IX/2007, tanggal 20 September 2007, Direktur
perihal permintaan daftar harga, kami bermaksud
menyampaikan surat penawaran bebas sebagai
berikut:
1. Kipas angin, merk ”baling”, Rp. 150.000,00
2. Setrika listrik, merk ”licin”, Rp. 125.000,00.
3. Kompor listrik, merk ”jegur”, Rp. 300.000,00
4. Mesin cuci, merk ”dua tangan”, Rp. 750.000,00
5. Rice cooker, merk ”gosong”, Rp. 130.000,00 BG/rs