PENYUSUTAN DAN PENGHAPUSAN

BERKAS REKAM MEDIS

Penyusutan (retensi) rekam medis adalah suatu proses
kegiatan pengurangan berkas dari rak penyimpanan,
dengan cara memindahkan berkas non aktif dari rak
penyimpanan aktif ke rak penyimpanan non aktif. Berkas
rekam medis non aktif adalah berkas rekam medis pasien
yang sudah tidak aktif selama minimal 5 tahun terhitung
dari tanggal terakhir berobat.
Tujuan penyusutan arsip :

 Mengurangi jumlah arsip rekam medis yang semakin

bertambah
 Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam medis yang baru.
 Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat
penyiapan rekam medis jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
 Menyelamatkan arsip yang bernilai guna tinggi serta
mengurangi yang tidak bernilai guna / nilai gunanya telah
menurun.
Jadwal Retensi Rekam Medis

No. Kelompok Penyakit Aktif

In aktif
RJ & RI
Rawat Jalan ( RJ ) Rawat Inap ( RI )

1. Umum 5 Tahun 5 Tahun 2 Tahun

2. Mata 5 Tahun 10 Tahun 2 Tahun

3. Jiwa 10 Tahun 5 Tahun 5 Tahun

4. Ortopedi 10 Tahun 10 Tahun 2 Tahun

5. Kusta 15 tahun 15 Tahun 2 Tahun

6. Ketergantungan Obat 15 Tahun 15 Tahun 2 Tahun

7. Jantung 10 Tahun 10 tahun 2 Tahun

 Pemusnahan Berkas Rekam Medis

adalah suatu proses kegiatan penghancuran secara

fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi
dan nilai gunanya. Berkas yang dimaksud adalah
berkas rekam medis inaktif yang telah disimpan
minimal 2 (dua) atau 5 (lima) tahun dan lembaran-
lembaran Rekam Medis inaktif yang tidak
mempunyai nilai guna lagi. Penghancuran harus
dilakukan secara total dengan cara membakar
habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak
dapat lagi dikenal isi maupun bentuknya.
 Ketentuan Pemusnahan Rekam Medis
 Direktur RS membentuk tim penilai dan membuat Surat Keputusan
untuk penilaian Berkas Rekam Medis yang akan dimusnahkan. Tim
tersebut terdiri dari: Ka. Instalasi Rekam Medis, perawat senior,
petugas Rekam Medis, Panitia Rekam Medis dan Komite Medis.

 Berkas rekam medis yang telah memenuhi syarat untuk

dimusnahkan dikeluarkan dari ruang penyimpanan.

 Lembar Riwayat Ringkasan Masuk & Keluar, lembar Resume

(ringkasan keluar), lembar laporan pembedahan, lembar laporan
anestesi, lembar pemeriksaan penunjang, lembar identifikasi bayi
lahir hidup, surat keterangan kematian pasien dikeluarkan dari
berkas dan tetap disimpan di ruang penyimpanan.
 Rekam medis mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetapi
disimpan dalam jangka waktu tertentu, seperti kasus kriminal (seperti
percobaan bunuh diri), pelecehan seksual, HIV/AIDS, penyesuaian
kelamin, bayi tabung, cangkok organ, kasus adopsi, kepentingan
tertentu seperti kasus bom bali dan sebagainya.

 Bila berkas-berkas rekam medis yang harus ada karena alasan

tertentu yang disebutkan tadi di atas tidak memungkinkan untuk
disimpan lagi karena keterbatasan tempat maka berkas-berkas asli
tersebut dapat disimpan dengan cara discanning .Setelah itu hasil
scanningnya harus diberi label yang sesuai dengan penulisan pada
Rekam Medis dan disimpan sesuai straight numerical

 Berkas yang akan dimusnahkan dilaporkan kepada Direktur RS

 Berkas yang akan dimusnahkan dilaporkan
kepada Direktur RS

 Direktur RS membuat surat keputusan tentang

pemusnahan Rekam Medis dan menunjuk tim
pemusnahan

 Tim pemusnahan Rekam Medis beranggotakan

sekurang – kurangnya : Ka Instalasi Rekam
Medis, petugas Rekam Medis, Ka. Bidang
Umum dan Keuangan, Ka. Bidang
Keperawatan, Ka. Bidang Pelayanan Medis
Disiapkan form pertelaan:
No. Nomor Rekam Medis Tahun terakhir Berobat Jangka Waktu Diagnosa
Akhir

 Tim yang dibentuk selanjutnya melaksanakan

pemusnahan dan membuat berita acara pemusnahan

 Berita acara pemusnahan selanjutnya diserahkan kepada

Direktur RSU untuk disahkan

 Berita acara pemusnahan selanjutnya diserahkan kepada

pemilik rumah sakit dengan tembusan kepada Dinas
Kesehatan Kota Medan dan pertinggal di Instalasi Rekam
Medis
TERIMA KASIH