Anda di halaman 1dari 14

Evaluasi dan analisa

format formulir
slslestari@gmail.com
23/09/14
Pendahuluan
 Data merupakan darah kehidupan RS
 Data medis
 Keuangan
penting
 Administrasi
 Oprasional

 Tidak efisiennya design, pemeliharaan dan control biaya


terhadap formulir dapat terjadi karena besarnya jumlah
formulir yang digunakan oleh berbagai pengguna dengan
kebutuhan yang berbeda beda.
Design Formulir dan Kontrol

 Data yang dikumpulkan, diproses, diajukan dalam


formulir
 Kelengkapan data pada formulir sgt penting kontrol
dari bentuk formulir
 Rancangan formulir yang buruk atau jelek bisa
menyebabkan pengumpulan data menjadi tidak
memadai, dokumentasi menjadi lamban, informasi
salah, duplikasi pekerjaan yang dilakukan.
 Design dan kontrol formulir apakah untuk rancangan
menggunakan kertas ataupun computer, melibatkan
berbagai faktor.
 Dalam men-design formulir yang perlu diperhatikan adalah :
1. Elemen data
2. Layout fisik
3. Pengisian yang lengkap oleh user/pengguna formulir
4. Jenis kertas, dan
5. Percetakan
 Kontrol formulir mencakup :
1.Inventarisasi formulir,
2.Identifikasi formulir,
3.Review dan revisi berkelanjutan,
4.Pembelian/pencetakan
Kontrol Formulir

 Tujuan :
 Menjamin design dan bentuk formulir yang
efektif
 Mengembangkan dan memelihara cara yang
tepat dalam menghasilkan dan memakai
formulir yang dibutuhkan
 Mendidik dan membantu petugas pelaksana
dalam mendesai formulir mereka sendiri
 Menghentikan formulir yang tidak berguna,
mengkombinasikan formulir-formulir yang memiliki
kesamaan tujuan, membatasi formulir yang tidak diperlukan
dan menciptakan formulir tambahan bila dalamproses
system informasi lebih baik daripada mengkkombinasikan
formulir-formulir
 Memberikan kesempatan untuk menghentikan petugas yang
memiliki kecendurangan merubah formulir – formulir yang
ada.
Komponen pengendalian formulir

A. Inventarisasi formulir
 Riwayat formulir dapat diset dengan menetapkan forlder pada setiap formulir
dan disimpan berdasarkan nomor formulir.
 Setiap folder seharusnya berisi:
1) Salinan dari formulir edisi terbaru dan edisi sebelumnya
2) Draft/konsep yang menunjukan tahap-tahap perkembangan formulir
3) Salinan dari pemberian wewenang pihak yang menggunakan formulir
Komponen pengendalian formulir

4) Permintaan persetujuan formulir dan beberapa


permintaan untuk revisi yang menunjukkan nama-
nama dan semua unit yang menggunakan formulir
dan jumlah penggunaannya.
5) Bukti yang berhubungan dengan persetujuan akhir
pencetakan dan produksi ulang
6) Catatan semua tindakan pada formulir, termasuk
cross referensi pada judul
Komponen pengendalian formulir

B. Identifikasi
Identifikasi formulir biasanya merupakan yg dikeluarkan
berurutan dan pada awal atau akhir diberikan kode bagian dan
terdiri dari:
1)Nama rumah sakit
2)Unit yang mengeluarkan
3)Edisi
4)Nomor formulir
Komponen pengendalian formulir

 Contoh pemberian nomor formulir

 0001a – 10 01/90 MRD copyright 1990 JHM


Keterangan:
JHM = Jewish Hospital of Michigan (nama rumah sakit)
MRD = Medical Record Departement
01/90 = Edisi januari 1990
10 = Kode dari Medical Record Departement (kode dari Unit Rekam Medis)
0001a = Nomor formulir
KOMPONEN PENGENDALIAN
FORMULIR

C. Analisis formulir (review dan revisi)


1)Penemuan fakta yang menyediakan informasi lengkap
tentang suatu formulir
Alat : kuesioner pada semua pemakai (direview secara
periodik)
2)Penegasan fakta dimana fakta-fakta tentang suatu formulir
diringkas dan dipresentasikan pada pemakai untuk
pemeriksaan dan verifikasi mereka
KOMPONEN PENGENDALIAN
FORMULIR
D. Pembelian
Tujuan untuk menghemat biaya yang dikeluarkan untuk pembelian
formulir baru. Waktu yang disarankan antara 6 – 12 bulan.
Bagian pembelian dan percetakan harus bekerja dengan prinsip
tidak satu pun formulir boleh di pesan, dipesan ulang, atau
dirubah tanpa persetujuan pimpinan.
Perencanaan penggunaan formulir harus mampu bertahan selam
setahun atau lebih tanpa perubahan apa pun di dalam design
atau
kesimpulan

 Analisis dan kontrol merupakan alat manajemen


dalam komunikasi data.
 Formulir didesign secara khusus untuk system manual
ataupun komputerisasi adalah hal penting untuk
memastikan pengumpulan dan penyebaran data.
 Formulir yang di design dengan baik merupakan kunci
untuk komunikasi data yang efisien dan efektif, yang
mempengaruhi produktifitas semua petugas
pelayanan kesehatan untuk mutu pelayanan yang
baik pada pasien.

Anda mungkin juga menyukai