PROSEDUR DAN PROSES

PELELANGAN (TENDER)
Proses dan prosedur pelelangan dapat
dijelaskan dengan diagram sebagai be-
rikut:
Prakwalifikasi,Pengumuman
pelelangan, Penjelasan pekerjaan,
Pembukaan ten-der, Proses evaluasi
tender, Penetapan dan pembukaan
pemenang.
 PRAKWALIFIKASI
Untuk mengidentifikasi kemampuan dan ruang ling-
kup pekerjaan, maka diperlukan prakwalifikasi
badan2/organisasi seperti konsultan perencana,
pengawas maupun pemborong.
Yang dimaksud dengan kemampuan dapat dijabar-
kan seperti: modal kerja, jumlah tenaga ahli, jum-
lah peralatan, pengalaman kerja dan fasilitas ker-
ja.
Sedangkan ruang lingkup pekerjaan meliputi bi-
dang2 keahlian pekerjaan yg dikuasai oleh badan
badan tersebut.
 PENGUMUMAN LELANG
Cara yang dipakai untuk mengumumkan pelela-
ngan sebuah proyek biasanya memakai iklan
di media massa yang ditujukan kepada publik
seperti misalnya lewat surat kabar, majalah
teknis profesi dsbnya.
Bila proyeknya bersifat internasional, maka
iklannya dibuat dalam bahasa inggris dan juga
lewat bantuan kedutaan asing yang ada.
 TENDER TERBUKA
• Tender Terbuka adalah tender yang diumum-
kan kepada publik, dimana pekerjaan proyek
tersebut dapat dikerjakan oleh umum. Tentu-
nya oleh badan-badan yang sudah lulus pra-
kwalifikasi. Biasanya tender terbuka dilakukan
oleh proyek-proyek pemerintah dan perusa-
haan swasta yang besar.
 lanjut
Dalam undangan untuk tender terbuka yang di-
iklankan, disebutkan antara lain apa hakekat
pekerjaannya, siapa pemiliknya, dan siapa
pemberi dananya (misalnya dana proyek yang
dipinjam dari bank luar negeri). Para peminat
dapat mengambil dokumen tender dari
proyek yang akan dilelang dan setelah
mempelajari-nya sampailah pada tahapan
yang ketiga yaitu Rapat Penjelasan Pekerjaan.
 TENDER TERTUTUP
Tender tertutup merupakan kebalikan dari ten-der
terbuka, dimana pekerjaan yang akan di-lelangkan
hanya dapat dikerjakan oleh bebera-pa badan
yang sudah dikenal dan memiliki ke-khususan
tersendiri (keahlian khusus yang be-lum dimiliki
badan lain).
Pemberitahuannya lewat surat undangan/ seca-ra
lisan , lewat telepon dsbnya. Proyek kons-truksi
dgn cara tender tertutup ini banyak di-lakukan
oleh pihak swasta dan pemerintah yg membangun
proy yg sifatnya rahasia.
 RAPAT PENJELASAN PEKERJAAN
(AANWYZING)
Pertemuan ini diadakan untuk tatap muka anta-
ra para peminat pekerjaan/calon kontraktor
dengan pihak pemilik. Dalam hal ini pemilik
diwakili oleh konsultan perencana. Biasanya
untuk proyek2 pemerintah rapat ini diseleng-
garakan oleh panitia pelelangan. Pembicaraan
berkisar kepada dua bidang yaitu bidang ad-
ministratif dan bidang teknis proyek.
 Bidang Administratif
Pada bidang administratif dijelaskan akan
persyaratan persyaratan yang tercantum
dalam dokumen tender seandainya terdapat
hal hal yang masih meragukan misalnya
tentang syarat2 pelelangan, bentuk surat
penawaran, referensi bank, NPWP dan lain-
lain.
 Bidang Teknis
Pada bidang teknis proyek dijelaskan antara lain
modifikasi baru atau ukuran ukuran gambar
yang tidak cocok dengan yang tertulis dalam
spesifikasi teknis pelaksanaan, gambar2
konstruksi yang sulit dimengerti/dibaca serta
kesalahan2 tulis yang terjadi.
 lanjut
Hasil dari pertemuan ini dibuatkan Berita Acara
Penjelasan (aanwijzing) dan ditanda tangani
oleh dua wakil dari calon peserta pekerjaan,
tergantung dari peraturan pelelangan
setempat. Dokumen Berita Acara ini kemudian
menjadi bagian yang mengikat sebagai
dokumen tender tambahan (addendum).
 lanjut
Seandainya pada rapat penjelasan pekerjaan yg
pertama ini dirasakan belum menyelesaikan
semua masalah pelelangan dengan tuntas,
maka dapat diadakan pertemuan yang kedua.
Biasanya hal itu dapat terjadi setelah diadakan
peninjauan ke lapangan oleh calon peserta.
Peninjauan ke lapangan oleh calon kontraktor
sebelum mereka membuat penawarannya amat
penting artinya. Banyak hal2 yang tdk dpt
dilihat dg jelas di lapangan.
 PEMBUKAAN TENDER (BID-
OPENING)
Pada hari yang telah ditentukan, semua calon
peserta membawa penawarannya dan
dimasukkan ke dalam kotak pelelangan yang
telah disediakan dan dilakukan sebelum tender
dibuka.
Pada jam yang telah ditentukan dimana
pemasukan surat2 penawaran dinyatakan
ditutup, barumasing2 amplop penawaran
dibuka satu persatu dihadapan yang hadir.
 lanjut
Rekanan yang ikut dalam penawaran pekerjaan
pemborongan ini diharuskan untuk memberi-
kan jaminan tender (Tender/Bid-Bond) kepada
pemilik.
Pada dasarnya jaminan ini merupakan pernyata-
an bahwa mereka sungguh2 dlm melakukan
pekerjaan ini dan bilamana mereka mengun-
durkan diri, maka jaminan tender tsb akan
masuk ke kantong Pemilik. Besarnya jaminan
berkisar 1 % - 3 % dr biaya total pek fisik proy.
 PROSES EVALUASI TENDER
Pada proyek2 yang besar, kadang2 terdapat data
penawaran yang meragukan dan umumnya
calon kontraktor dimintai keterangan secara
tertulis (clarification letters).
Jangka waktu evaluasi bisa memakan waktu be-
berapa hari atau lebih. Sistem evaluasi bisa
bermacam-macam caranya dan umumnya ca-ra
yang banyak dipakai yaitu dg cara sistem
bobot/sistem skoring.
 lanjut
Masing masing aspek dari calon kontraktor dibe-
ri nilai misalnya : metode kerjanya, peralatan
yang dipakai, kwalifikasi personil yang akan di-
pakai, bonafiditas perusahaan, harga pena-
warannya, kelengkapan administrasinya dan
lain-lain.
Calon kontraktor yang paling banyak mengum-
pulkan angka biasanya yang ditunjuk sebagai
calon pemenang.
 PENETAPAN DAN PENUNJUKAN
PEMENANG
Untuk proyek2 pemerintah, berdasarkan hasil
evaluasi diatas, maka Panitia pelelangan me-
netapkan calon-calon pemenang yang diusul-kan
kepada instansi yang berwenang, yang ke-mudian
menetapkan pemenangnya.
Dari hasil keputusan pemenang tadi, panitia Pe-
lelangan mengumumkan hasilnya. Bila tidak a-da
sanggahan atau penolakan atau apabila se-mua
sanggahan telah dijawab maka tugas pa-nitia
Pelelangan telah selesai.
 Proyek Non Pemerintah
Calon peserta yang telah diputuskan untuk me-
menangkan tender ini oleh panitia evaluasi ke-
mudian diberitahu secara tertulis, dan sifat
pemberitahuannya dapat terdiri dari dua hal
yaitu:
- Dengan memakai SPK (Surat Perintah Kerja).
- Dengan memakai Surat Pemberitahuan (Let-
ter of Award) yang isinya menjelaskan bahwa
calon kontraktor telah menang.