Anda di halaman 1dari 21

MESIN-MESIN KOMUNIKASI KANTOR

KD 3.6 Menerapkan penggunaan mesin komunikasi kantor (office communication)


 
4.6 Menggunakan mesin komunikasi kantor (office communication)

Tujuan
1. Peserta didik dapat mengidentifikasi dan merumuskan masalah tentang
mesin komunikasi kantor (office communication),
2. Peserta didik dapat mengumpulkan data tentang mesin komunikasi
kantor (office communication),
3. Peserta didik dapat mengolah informasi mengenai penjelasan, cara
menggunakan dan cara memelihara mesin-mesin komunikasi kantor
(office communication),
4. Peserta didik dapat mengomunikasikan konsep mesin komunikasi
kantor (office communication),
Mesin Komunikasi Kantor

Sarana kantor yang digunakan


untuk melakukan komunikasi, baik
di lingkungan organisasi sendiri
maupun ke luar organisasi.
Mesin
komunikas
i
Switchb
oard

Faksmi Interco
le m

Handy Telepo
Talky n
Telegra
ph
INTERCOM
Pesawat ini umumnya hanya dipakai utk
komunikasi antar ruang dlm satu gedung.
Kelebihan Kekurangan
1. Mempercepat 1. Jangkauannya
komunikasi yg terbatas.
terbatas pada 2. Kurang praktis
satu ruang saja. (intercom tdk bisa
2. Sekali pencet dibawa ke mana2).
hanya satu
digit/satu nomor.
3. Murah dari segi
alatnya & biaya
operasional (tdk
dikenakan
pajak/pulsa).
4. Menghemat
tenaga.
Cara Menggunakan
Intercom
Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
a.    Intercom yang digunakan di kantor-kantor
1) Angkat gagang telepon
2) Tekan tombol seleksi saluran yang dimaksud
3) Tekan tombol pemanggil yaitu tombol “C”
sehingga terdengar nada panggil turut-turut
4) Lakukan pembicaraan
b.      Intercom yang digunakan pada masyarakat umum
(luas)
1) Nyalakan tombol ON untuk menghidupkan pesawat
2) Pilih atau cari saluran yang kita tuju
3) langsung kita bisa berhubungan dengan orang
atau saluran yang kira tuju
Cara Pemeliharaan
Intercom
Letakkan airphone pada tempat
yang aman
Bagian luar selalu dibersihkan
dengan kain halus dan minyak
pembersih
Bagian micropon ditutupin oleh
alat khusus untuk
aiphone/terlepon
Mesin Faximile
suatu pesawat komunikasi
yg bisa mengirim baik
gambar maupun tulisan.
Kelebihan Kekurangan
• Mesin ini mendukung • Meski mengalahkan
pengiriman jarak pengiriman dokumen
jauh, antar benua dengan pos, namun
sekalipun. faksmile dikalahkan
• Kualitas dokumen oleh pengiriman
atau faks yang dokumen via email
dikirim sangat baik. atau surat
• Aktifitas faks yang elektronik.
diterima atau dikirim • Apabila dibandingan
bisa dikontrol. dengan email, biaya
• Proses pengiriman penggunaan mesin
lebih cepat dan tidak faksmile lebih mahal
memakan biaya
banyak jika
dibandingkan
dengan metode
Cara Penggunaan Faximile
Cara Pengiriman ada dua cara :
1.  Manual
siapkan dokumen yang akan dikirim
masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
masukan nomor fax tujuan
apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol START
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
dan display DOCUMENT SENT adalah banyaknya dokumen
cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan
mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak
pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.
 
2. Otomatis
siapkan dokument yang akan dikirim
masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
masukan nomer tujuan dan tekan START
mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
dan display  DOCUMENT SENT  adalah banyaknya dokumen
**cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax
untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.
Menerima Dokumen fax
1. Manual
cara manual digunakan apabila seseorang
menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah
ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.
Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-
phone pastikan apakah suara manusia atau beef
panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan
bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan
kiriman akan dicetak.
untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly
reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu
tekan START cukup letakan handset pada tempatnya
dokumen akan di cetak secara otomatis.
2. Otomatis
cara ini digunakan mesin memang khusus untuk
menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE
pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.
Cara Pemeliharaan Mesin
Faximile
Pasang mesin Fax menurut buku petunjuk
(operational manual)
Setalah mesin Fax terpasang pastikan
mengetahui tata cara pengoperasian mesin fax
dengan membaca Operatinal Maual
Jangan menempatkan mesin fax ditempat yang
miring, hal ini akan menyebabkan sesnsor yang
ada tidak berfungsi dengan baik.
Terlebih dahulu matikan mesin fax, besihkan
body mesin fax yang terlihat kotor dengan
menggunakan kain yang lembut (tindakan
perawatan ini dilakukan minimum 1 kali dalam 3
bulan
Telepon sebagai alat komunikasi
langsung jarak jauh yang cepat dalam
Telepon menerima dan menyampaikan pesan,
telah banyak digunakan manusia dalam
seluruh aspek kehidupannya

Telepon
PABX Genggam

Telepo
PMBX n

Pesawat
tunggal
Pesawat Tunggal
Pesawat yang biasanya digunakan
di rumah-rumah
Kelebihan Kekurangan
Bisa berkomunikasi • Tidak praktis/efisien
jarak jauh maupun Telepon terikat pada
dekat secara cepat kabel sehingga tidak
dalam waktu singkat. dapat di bawa
Biaya penggunaannya kemana-mana.
murah. • Kenyamanan Telepon
Dapat digunakan biasanya tidak
setiap saat. digunakan secara
personal sehingga
tidak efektif bila
digunakan.
• Fungsi telepon hanya
untuk menelpon,
tidak memiliki fitur-
fitur yang menarik
seperti halnya
PMBX (Private Manual Branch Excharge)
Jenis pesawat ini tidak memungkinkan
kita dapat berhubungan langsung tanpa
melalui operator.
Penelpon dapat berhubungan langsung ke
luar dengan cara memutar nomor
khusus untuk memperoleh saluran
keluar. Setelah itu, penelepon baru
memutar nomor telepon yang
dikehendaki.
PABX
PABX (Private Automatic Branch Excharge)
Pesawat ini memungkinkan kita dapat
berhubungan langsung
tanpa melalui operator.

Cara kerja umum pada  yaitu setiap


ada telepon baru yang masuk, maka
telepon masuk tersebut akan di-
routing (diarahkan) melalui control
station ini. Karena di dalam sistem
PABX tersebut telah dimasukan kode
extension tertentu, maka telepon
masuk tersebut dapat diarahkan ke
tujuan yang tepat dengan
menggunakan kode extension
tersebut.
PMBX
 sistem hubungan telepon yang
pengoperasiannya melalui operator. Dengan
sistem ini, penelepon melakukan panggilan
telepon melalui operator dengan cara
menekan nomor khusus operator terlebih
dahulu, kemudian dapat berhubungan
langsung dengan nomor telepon luar yang
dituju.
Cara Menerima Telpon
menggunakan Pesawat Telepon
Berbicara melalui telepon harus sopan  dan
menghindari penggunan kata-kata kasar
yang dapat menyingung perasaan lawan
bicara.
Berbicara melalui telepon harus singkat,
padat dan jelas.
Kita menggunakan telepon apabila
informasi yang akan disampaikan atau ingin
segera diterima, benar-benar sangat
penting.
Pada waktu menelpon tidak menempelkan
mulut pada gagang telepon.
HANDY TALKIE (HT)
Suatu komunikasi yg memakai frekuensi
tertentu dlm
pengoperasiannya/pemakaiannya.

Kelebihan Kekurangan
• Pesawat ini jarak • Jarak
jangkauannya lebih jangkauannya
luas/panjang terbatas
dibanding intercom.
dibanding alat
• Lebih praktis karena
bisa dibawa ke yang lebih canggih
mana2. (+ hanya 2
• Harga pesawat Km/dipengaruhi
relatif murah. area).
• Tidak kena • Mudah kena
pajak/pulsa gangguan
(berdasarkan km). (terhalang
. gunung, bukit,
dll).
Cara Penggunaan Handy Talky
1. Handy Talky memiliki perangkat yang dinamakan
Transmitter dan Receiver. Pada handy talky yang
canggih biasanya terdapat perangkat tambahan
yang disebut dengan receiver.
2. Transmitter sebagai penerima dan Receiver
sebagai penerima.
3. Ketika perangkat handy talky digunakan maka
pengirim pesan akan menekan tombol PTT ( Push
To Talk ) pesan akan terkirim dan diterima oleh
perangkat yang satunya.
4. Perangkat Handy Talky bekerja menggunakan
gelombang radio, yaitu VHF(Very High Frequency)
dan HF (High Frequency) yang berkisar pada 100-
300 Mhz dan 2 – 24 Mhz.
Cara Pemeliharaan Handy
Talky
1. Periksa secara berkala baterai HT
2. Pastikan lubang ventilasi bebas gangguan
3. Simpan HT kamu dengan baik
4. Jauhkan dari air
5. Bersihkan dari debu
SwitchBoard (Papan Sambung)
Switchboard (papan sambungan)
Switchboard yaitu alat komunikasi yang terdiri dari papan panel
yang lebar, yang di dalamnya terdapat saklar-saklar dan instrumen
lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari tempat
satu ke tempat lain.

Keunggulan dari Switch Board :


Memperluas saluran komunikasi di lingkungan sendiri
Menghemat waktu, tenaga dan biaya
Dapat berhubungan dengan pihak luar
Sedangkan kelemahannya adalah :
Setiap akan melalukan pembicaraan harus selalu melalui
operator
Jika menggunakan key system harus mengetahui seluruh
nomor telepon yang ada pada perusahaan tersebut
Telegraph
 mesin/alat yang
menggunakan teknologi 
telegrafi untuk mengirim
dan menerima pesan dari
jarak jauh, biasanya
menggunakan morse
sebagai kode komunikasi.

Cara Penggunaan Telegraph kita harus


mengetahui kode morse. kalau kita mengirim
pesan lewat telegraf, kita harus tersambung dgn
pulsa listrik. kalau sudah, pesan yg kita kirimkan
dpt berjalan melewati kabel-kabel tembaga

Anda mungkin juga menyukai