ADMINISTRASI

PERKANTORAN

Jurusan Administrasi Publik

Semester Genap 2019/2020
Januari-Mei 2020
 PEKERJAAN PERKANTORAN
G.R. Terry :
Pekerjaan perkantoran meliputi penyampaian keterangan
secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan
laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan
banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu
landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan.
Mengetik
Menghitung
Memeriksa
Menyimpan warkat
Menelepon
Menggandakan
Mengirim surat
Lain-lain
 Lanjutan pekerjaan perkantoran …
William Leffingwell dan Edwin Robinson:
pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat
dari badan usaha, pembuatan, pemakaian, pemeliharaan guna mencari
keterangan dikemudian hari. Warkat-warkat tsb mungkin merupakan
sejarah dari pelaksanaan urusan-urusan badan usaha itu sebagaimana
digambarkan oleh daftar-daftar perhitungan, surat-menyurat dan segala
macam nota tertulis dan tercetak.
 Menerima pesanan, mengantar dan mengirim
 Membuat rekening
 Surat-menyurat, mendikte, mengetik
 Menyimpan warkat
 Menyampaikan hutang dan menyelesaikan perhitungan
 Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat-surat pos
 Memperbanyak dan membubuhkan alamat warkat
 Menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
 Tugas khusus untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan
yang tidak perlu
 Membuat warkat, mencatat yang diinginkan
Lingkup Pekerjaan Kantor:

 Tugas pokok (subtantif/operatif)

Kegiatan-kegiatan yang secara langsung mengenai
tujuan organisasi. Sehingga tugas pokok satu
organisasi berbeda dengan organisasi lainnya.

 Tugas penunjang
Kegiatan-kegiatan yang bersifat membantu,
melayani, memudahkan dan memperlancar tugas
pokok. Contohnya: administratif (penanganan
pegawai, keuangan, perlengkapan)
Pekerjaan kantor: kegiatan yang ada di lingkungan perkantoran
(pekerjaan kantor atau kegiatan Tata Usaha)

Aktivitas dalam tata usaha:

1. Tata usaha umum
Pengumpulan, penerimaan, pengolahan, penyampaian data/informasi
secara taratur, sistematis, dan terus menerus. Tujuannya
memperlancar jalannya tugas pimpinan dan tugas organisasi.

2. Tata usaha operasional

Menangani segala data/informasi tetang jalannya operasi-operasi
yang dijalankan oleh organisasi secara teknis mendetail.

3. Tata usaha sumber daya

Digolongkan menjadi TU kepegawaian, TU Finansial, dan TU logistik.

4. Tata usaha khusus

Dilaksanakan untuk memperlancar pengambilan keputusan.
Enam pola perbuatan TU:
1. Menghimpun: mencari &
1.
mengusahakan ketersediaan
data/informasi. DESAIN PERKANTORAN
2. Mencatat: membubuhkan keterangan
2.
dengan alat tulis, sehingga bisa dibaca,
dikirim, dan disimpan.
3. Mengolah: mengolah dan menyajikan
3.
data.
4. Menggandakan
4.
Perencanaan Perkantoran:
5. Mengirim
5. 1. Perencanaan
6. Menyimpan
6. pergedungan
2. Perencanaan TU
Sasaran kegiatan administrasi 3. Perencanaan personil
perkantoran:
7. Ruang perkantoran
7.

8. Komunikasi
8.

9. Kepegawaian perkantoran
9.

10. Perabot dan perlengkapan

10.

11. Peralatan dan mesin

11.

12. Perbekalan dan keperluan tulis

12.

13. Metode
13.

14. Warkat
14.

15. Kontrol pimpinan

15.
SASARAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

Ruang Meliputi perkiraan kebutuhan ruang; pemanasan dan peredaran udara;

perkantoran pendinginan udara; pantulan suara; lukisan; fasilitas kebersian; ruang
pertemuan; faktor keselamatan; pemindahan kantor; perubahan-perubahan;
pemeliharaan.
komunikasi Meliputi pengiriman surat; pelayanan pesuruh; telepon; susunan kabel; sistem
telepon antar kantor; papan pengumuman; pelayanan terima tamu.
Kepegawaian Meliputi pemilihan, perkenalan, latihan, pengujian,kenaikan pangkat,
perkantoran pergantian, sistem saran, keterlambatan, wawancara pemberhentian, fasilitas
ruang, semangat kerjasama, dan disiplin.
Perabot dan Meliputi meja kerja, kursi, meja panjang, perlengkapan arsip, ruang dan peti
perlengkapan besi, perabot fungsional, perabot gudang, pemeliharaan dan perbaikan, lemari
perbekalan dan penempatan rak dan dan perabot perpustakaan.
Peralatan dan Meliputi mesin tik, mesin hitung, perlengkapan kirim surat, dll, perlengkapan
mesin kebersihan, pemeliharaan dan perbaikan, penilaian peralatan dan mesin baru.
Perbekalan dan Meliputi barang-barang keperluan tulis, kertas surat, formulir, perbekalan
keperluan tulis kebersihan, perbekalan penggandaan, penilaian perbekalan baru.
Metode Meliputi pengolahan bahan keterangan, penyelidikan perkantoran, pengukuran
hasil kerja tulis, penjadwalan prosedur rutin.
Warkat Meliputi pengkoordinasian formulir, perancangan formulir, pelayanan surat
menyurat, pola surat, peninjauan surat menyurat, pusat pengetikan, typing
tools, metode pelaporan, jadwal penyimpanan, praktek kearsipan,dan
penyimpanan.
Kontrol pimpinan Meliputi perencanaan organisasi, pemusatan atau pemencaran pelayanan,
pelaksana perencanaan anggaran, perkiraan (forecasting), pedoman petunjuk kerja,
latihan pemindahan tugas, dan analisis tugas pekerjaan.
 EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI DALAM ADMINISTRASI PERKANTORAN

EFEKTIVITAS EFISIENSI
Menekankan pada proses, Menekankan pada penggunaan
apabila kegiatan berjalan sumberdayanya
sesuai dengan rencana baik
dari segi waktu maupun
pencapaian tujuan.
Sejauh mana organisasi Perbandingan terbaik antara usaha
mencapai tujuan yang telah dengan hasilnya
ditetapkan.

Pencapaian usaha yang Pelaksanaan cara-cara tertentu

dengan tanpa mengurangi
sesuai dengan rencananya,
tujuannya merupakan cara yang
atau termudah pengerjaaannya,
Rencana hasil dibandingkan termurah biayanya, tersingkat
dengan realisasi hasil waktunya, teringan bebannya,
terpendek jaraknya.
Efektivitas dalam perkantoran
 Dapat diukur dengan kriteria:
 Kejelasan tujuan yang hendak dicapai
 Kejelasan strategi pencapaian tujuan
 Proses analisas dan perumusan kebijakan yang
mantap
 Perencanaan yang matang
 Penyusunan program yang tepat
 Tersedianya sarana dan prasarana kerja
 Pelaksanaan yang efektif dan efisien
 Sistem pengawasan dan pengendalian yang
mendidik
Efisiensi kerja kantor, apabila:
 Berhasilguna atau efektif
 Ekonomis
 Pelaksanaan kerjanya dapat dipertanggung
jawabkan
 Terdapat pembagia kerja yang nyata
 Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
 Terdapat keseimbangan
 Terdapat prosedur yang praktis yang dapat
dipahami oleh seluruh pegawai di lingkungan
kantor.
 Sumber bacaan
1. Donni Juni Priansa dan Fenny Damayanti, 2015,
Administrasi dan Operasional Perkantoran,
Bandung: Alfabeta.
2. Maryati, 2014, Meningkatkan Keunggulan
Perusahaan Melalui Manajemen Perkantoran
Efektif, edisi kedua, Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
3. Budiyono, 2007, Diktat Mata Kuliah Administrasi
Perkantoran.
4. The Liang Gie, 2009, Administrasi Perkantoran
Modern, Yogyakarta : Liberty.
Organisasi
Perkantoran
Organisasi  Sekelompok orang
 Kerjasama
(berkomunikasi, koordinasi,
wewenang dan kepemimpinan.
tersusun dalam struktur
organisasi yang efisien dan
sehat)
 Tujuan tertentu
(tanggung jawab terakhir adalah
pada pimpinan organisasi)
 Organisasi perkantoran merupakan suatu kolektivitas
orang yang ada di lingkungan kantor, dimana aktivitas
yang dilakukannya didesain secara sadar, terkoordinasi,
serta diatur oleh para anggotanya dalam rangka
mencapai tujuan tertentu. (Donni Juni Priansah, 2015)

Pengorganisasian dalam kantor merupakan

implementasi dari fungsi manajemen khususnya dalam
mengelola, menata, dan mengalokasikan seluruh
sumber daya kantor yang dimiliki oleh organisasi agar
secara terintegrasi dapat diberdayakan secara optimal.
(Maryati, 2014)

 Terkait dua hal pokok:

1. Struktur organisasi kantor
2. Pengorganisasian pekerjaan kantor
Struktur Organisasi Kantor
Robbins, 2003:
Struktur organisasi menetapkan cara pembagian, pengelompokan, dan
pengorganisasian pekerjaan secara formal.

Gibson, et.al., 2006:

Struktur organisasi adalah cetak biru yang mengindikasikan bagaimana orang dan
pekerjaan dikelompokkan bersama dalam suatu organisasi, yang digambarkan dalam
bagan organisasi.

McShane dan Glinow, 2008:

Struktur organisasi merujuk pada pembagian pegawai dan pola koordinasi, komunikasi,
aliran kerja, dan kekuasaan formal yang langsung pada aktivitas organisasi.
Struktur organisasi meliputi dua keperluan dasar, yaitu pembagian tugas dan
pekerjaan, serta koordinasinya sehingga pekerja dapat bekerjasama untuk mencapai
tujuan organisasi.

Struktur organisasi adalah susunan keseluruhan yang menunjukkan hubungan antar

fungsi-fungsi berdasarkan otoritas dan tanggung jawab atas masing-masing fungsi
dalam organisasi, dimana dalam penyusunannya harus memperhatikan fungsi-fungsi
dalam organisasi dan menentukan personil yanng melaksanakan fungsi tersebut.
 Struktur... lanjutan
Enam elemen struktur organisasi (Robbins dan
Judge, 2007):
1. Spesialisasi pekerjaan
2. Rantai komando
3. Rentang kendali
4. Sentralisasi dan desentralisasi
5. Formalisasi
6. departementalisasi
Spesialisasi • Pembagian pekerjaan;
pekerjaan • Sejauh mana tugas organisasi diemban oleh pegawai;
• Daripada pekerjaan dilakukan oleh satu orang namun
menangani banyak hal, lebih baik pekerjaan tersebut dipecah
menjadi sejumlah pekerjaan yang spesifik yang diemban oleh
seorang atau beberapa orang pegawai;
• Dapat meningkatkan efisiensi;
• Keterampilan pegawai akan meningkat, karena pegawai
melaksanakan pekerjaan dengan berulang;
• Pelatihan pegawai akan lebih efektif dan efisien.

Rantai • Garis tidak putus dari rangkaian wewenang yang ada dalam
komando organisasi;
• Dua hal penting: wewenang dan kesatuan komando;
• Wewenang:
 Mengacu pada kemampuan untuk memberikan perintah
dan mengharapkan perintah tersebut dipatuhi oleh
pegawai.
 Mempermudah koordinasi
 Posisi manajer diberi tempat dalam rantai komando, dan
 Manajer memiliki derajat wewenang
• Kesatuan komando:
 Seorang pegawai harusnya mempunyai satu pimpinan dan
hanya kepada satu pimpinan dia bertanggung jawab
langsung.
Rentang Merujuk pada jumlah orang yang secara langsung
kendali mempertanggungjawabkan pekerjaannya sesuai
dengan tingkatan/hirarki organisasi dimana ia bekerja;
Berapa banyak pegawai dapat diarahkan secara efektif
dan efisien oleh seorang manajer;
Rentang kendali menentukan banyaknya tingkatan
manajer yang harus dimiliki oleh organisasi.

Sentralisasi Sentralisasi:
dan Mengacu pada pengambilan keputusan yang terpusat
desentralis pada satu titik tertentu, hanya yang memiliki
asi wewenang formal;
Keputusan diambil oleh manajemen puncak tanpa
melibatkan pegawai dibawahnya.
Desentralisasi:
Pegawai dapat memberikan masukan bagi keputusan
organisasi;
Dalam organisasi besar, manajer lini pertama
mempunyai pengetahuan yang lebih rinci mengenai
masalah-masalah daripada manajemen puncak;
Lebih cepat memecahkan masalah.
Formalisasi Formalisasi adalah derajat dimana organisasi
menstandarkan perilaku melalui aturan, prosedur,
pelatihan dan mekanisme lain yang terkait;
Jika suatu pekerjaan diformalkan, maka pelaksana
pekerjaan itu mempunyai kuantitas keleluasaan yang
minimum mengenai apa yang akan dikerjakan, kapan
harus dikerjakan, dan bagaimana seharusnya
mengerjakannya;
Para pegawai akan melaksanakan pekerjaan yang sama
dengan cara yang sama persis dan menghasilkan
output yang sama;
Formalisasi dapat meningkatkan efisiensi dan
pemenuhan, tetapi juga dapat menimbulkan masalah.
Departeme Bagan organisasi;
ntalisasi Bagan organisasi merupakan dasar yang dipakai dalam
mengelompokkan pekerjaan, yaitu memspesifikasi
bagaimana suatu pekerja dan aktivitasnya di
kelompoknya.
Tipe-tipe organisasi:
1. Tipe lini; kekuasaan dan tanggungjawab mengalir dalamsatu garis lurus
dari bagian puncak kebagian terbawah organisasi. Tanggungjawab dan
kekuasaan paling besar berada di puncak dan mengecil pada tingkat
manajemen yang lebih rendah. Satu orang bertanggung jawab pada satu
orang yang lebih tinggi tingkatnya.
2. Tipe fungsional; ahli-ahli ditunjuk untuk memberikan nasehat tentang
suatu macam pekerjaan tertentu di seluruh organisasi.
3. Tipe lini dan staf; gabungan tipe lini dan fungsional.
4. Tipe panitia; organisasi dimana panitia manajemen dibantu oleh sejumlah
panitia penasehat yang tetap. Tetapdiperlukan beberapa unsur organisasi
lini.

Lima tipe Departementalisasi/Bagan Organisasi, menurut McShane dan

Glinow, 2008:
5. Struktur organisasi sederhana
6. Struktur organisasi fungsional
7. Struktur organisasi divisional
8. Struktur organisasi matrik
9. Struktur organisasi tim/struktur tim
Struktur organisasi sederhana
Manajer/
pemilik

Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga Tenaga

Produksi Gudang Produks Penjual Colletor
i
Pekerjanya hanya beberapa orang saja, dan bidang
usahanya hanya satu produk barang atau jasa;
Hirarki minimal, pekerja melapor langsung kepada
pemilik;
Pekerja dikelompokkkan dalam peran yang luas, karena
skala ekonominya tidak cukup untuk menugasi mereka
pada peran yang khusus;
Struktor organisasi sederhana dan fleksibel, biasanya
yang mensupervisi langsung pekerjaannya adalah
pemilik;
Susah untuk diterapkan pada organisasi yang
berkembang.
Struktur organisasi fungsional
Chief Executive
Officer (CEO)

Manajer Manajer Manajer Manajer Manajer

Produksi SDM Pemasar Riset Akuntan
an si
Yaitu struktur dimana tugas, orang, dan teknologiyang
dibutuhkan untuk menjalankan bisnis dibagi menjadi grup-grup
fungsional yang terpisah dengan prosedur formal guna
mengkoordinasikan dan mengintegrasikan aktivitas-
aktivitasnya untuk menghasilkan produk barang dan jasa dari
organisasi tersebut;
Dapat digunakan pada semua jenis organisasi, hanya fungsinya
yang berubah untuk mencerminkan sasaran dan kegiatan
organisasi tersebut;
Mendorong spesialisasi dan meningkatkan identitas pekerja
dengan profesinya;
Supervisi langsung dapat mudah dilakukan karena manajer
memiliki latar belakang yang sama;
Struktur organisasi divisional
Divisional berdasarkan Chief Executive
geografi Officer (CEO)

Wilayah Wilayah Wilayah Wilayah Wilayah

Sumatera Jawa Kaimantan Sulawesi Papua

Divisional berdasarkan
Chief Executive
klien Officer (CEO)

Perbankan Inverstor UKM Retailer Pemerintah

Divisional berdasarkan Chief Executive

Officer (CEO)
output

Produk LCD Produk Produk Produk Produk

Kulkas Mesin Cuci Pompa Air Lampu
 Lanjutan struktur organisasi divisional ....

Struktur organisasi divisional adalah struktur dimana

sekelompok unit atau devisi yang relatif otonom diatur oleh
suatu kantor pusat korporat, namun disetiap devisi operasi
memiliki spesialisassi fungsionalnya masing-masing yang
menyediakan produk barang atau jasa yang berbeda dari
divisi lainnya;
Perbedaan produk, jasa, dan klien dapat diakomodasikan
oleh tumbuhnya divisi baru;
Mengarah pada duplikasi sumberdaya, misalnya peralatan
produksi dengan keteknikan atau teknologi informasi;
Divisi terlalu besar sehingga sumberdaya tidak digunakan
secara efisien.
Struktur organisasi matrik
Chief Executive
Officer (CEO)

Wakil Presiden
Wakil Presiden Wakil Presiden Wakil Presiden
Tehnik Produksi Pembelia Administrasi
n

Manajer
Staf Staf Produksi Agen Agen
Proyek A Tehnik Pembelian Pembelian

Manajer
Staf Staf Produksi Agen Agen
Proyek B Tehnik Pembelian Pembelian

Manajer
Staf Staf Produksi Agen Agen
Proyek C Tehnik Pembelian Pembelian
 Lanjutan struktur organisasi matrik ....

Struktur organisasi matrik adalah struktur dimana personel

fungsional dan staf ditugaskan ke suatu bidang fungsional
dasar maupun ke seorang manajer proyek atau produk.
Mengoptimasi penggunaan sumberdaya dan keahlian, ideal
untuk proyek organisasi yang didasarkan pada beban kerja
yang fluktuatif;
Kelemahannya, meningkatkan konflik dan ambiguitas tujuan.
Pekerja memiliki dua pimpinan dengan konsekuensi ada dua
prioritas yang biasanya tidak sejajar satu dengan yang lain;
Permasalahan yang tidak biasa tidaka memperoleh
pemecahan karena setiapmanajer menyelesaikan
masalahnya sendiri.
Struktur organisasi tim/struktur tim

Terdapat self-directed work teams (SDWTs),

meliputi satu pekerjaan yang saling berkaitan,
dan tim tersebut memiliki otonomi substansial
untuk mengeksekusi pekerjaan;
Tim diorganisasikan berdasarkan proses
pekerjaan, seperti membuat produk atau
melayani kien;
Struktur hirarki tim berbentuk rata /flat;
Cenderung mengurangi biaya biaya karena
tim menggantungkan pada hirarki formal;
Lebih banyak mengambil waktu untuk
berkoordinasi pada atahap awal
pengembangan organisasi.
Pengorganisasian Pekerjaan Kantor
Pekerjaan kantor ada pada seluruh bagian dalam perusahaan.

Asas-asas pengorganisasian (menurut Simoons);

a) Pola/struktur organisasi tergantung pada besarnya organisasi kantor tsb

b) Manajer harus memiliki rencana untuk menghadapi perubahan-perubahan
yang akan terjadi seuai dengan kecenderungan organisasi yang mungkin
terus berkembang dari waktu ke waktu
c) Pengorganisasian terhadap suatu kantor harus direncanakan dari bawah,
yaitu dari juru tata usaha menuju ke atas
d) Untuk organisasi yang telah berkembang cukup besar, perlu diadakan para
pemimpin kelompok kerja yang bertindak sebagai pembantu pelaksana
maupun sebagai pengawas terhadap juru tata usaha
e) Rentangan kontrol dari seorang pengawas terhadap pegawai bawhan dalam
suatu kantor hendaknya berkisar pada sekitar 6 orang sesuai dengan
sederhana atau rumitnya pekerjaan
f) Dalam setiap kantor yang telah cukup berkembang, tingkat jenjang
organisasi yang diciptakan hendaknya tidak lebih dari 2 tingkat.
g) Dalam suatu kantor perlu diangkat wakil manajer untuk memikul tugas
bilamana manajer atau pengawas berhalangan
Rencana pola pembagian kerja (Littlefield dan Peterson,
1956);
 Rencana urutan

pembagian suatu bagian organisasi menjadi unit-unit

yang lebih kecil yang tugas/kegiatannya berbeda-
beda.

 Rencana sejajar
pembagian volume pekerjaan yang sama terhadap
setiap pegawai.

The Liang Gie, 1999, Pengorganisasi pekerjaan kantor

dibedakan menjadi dua jenis, yaitu SENTRALISASI dan
DESENTRALISASI.
a) Asas pemusatan (sentralisasi)
Semua pekerjaan bidang tata usaha dipusatkan pada satu
bagian/devisi tersendiri dan dipimpin oleh seorang office
manager.
Kelebihan:
 pengawasan administrasi lebih mudah karena seluruh kegiatan dapat
dikendalikan dari satu bagian
 penggunaan peralatan (mesin-mesin) lebih optimal, karena satu peralatan
bisa digunakan untuk menyelesaikan semua pekerjaan.
 pekerjaan akan senantiasa disempurnakan, misalnya cara-cara kerja yang
efisien, perancangan formulir yang tepat.
 metode kerja dapat diterapkan dengan seragam.
 spesialisasi kerja dapat dilaksanakan. Karyawan menjadi sangat ahli karena
hanya menangani satu pekerjaan.
Kelemahan:
 Penumpukan pekerjaan pada satu bagian, sehingga menimbulkan antrian
 Kurang praktis karena semua pekerjaan administrasi tergantung pada satu
bagian saja
 Jika letak setiap divisi berjauhan, sentralisasi sangat sulit untuk dilaksanakan
b) Asas pemencaran (desentralisasi)
Kegiatan perkantoran dilaksanakan pada masisng-masing
bagian dan dipimpin oleh masing-masing manajer fungsional.
Setiap bagian/divisi dari suatu organisasi melakukan pekerjaan
tata usaha.
Tepat untuk organisasi yang tersebar dibeberapa lokasi yang
berjauhan.
Kelebihan:
 Urutan penyelesaian pekerjaan dapat dillakukan dengan
skala prioritas sesuai dengan tingkat kepentingan dari
masing-masing bagian
 Hemat waktu, karena tidak harus menunggu antrian
 Karyawan bersifat generalis, artinya setiap orang bisa
mengerjakan setiap pekerjaan yang harus dikerjakan di
dalaam kantor
Kelemahan:
 Pengawasan administrasi kurang optimal
 Penggunaan peralatan kurang optimal
 Tidak adanya keseragaman kerja
The Liang Gie, Jenis kegiatan
tata usaha yang seringkali
dibentuk menjadi suatu
pelayanan pusat (sentralisasi);
Mail (pengiriman surat)
Files (pemeliharaan berkas-
berkas)
Transcription (penyalinan)
Communications (tata
hubungan/telepon, dll)
Duplicating (penggandaan)
Tabulating (pendaftaran)
Reception (penerima tamu)
Supplies (pengadaan material
tata usaha)
Building service (pelayanan
yang menyangkut pergedungan)
Moekijat, 2008, pelayanan
kantor yang dapat
disentralisasikan:
Surat yang diterima dan dikirim
Telpon, fax, dan metode
komunikasi lainnya
Penerimaan tamu
Penggandaan surat
Penyimpanan surat dan warkat
Pengetikan
Pekerjaan menghitung
Perlengkapan kantor dan alat
tulis kantor
Pengawasan formulir
Pembersihan kantor dan kantin
Latihan dan pengerjaan
pegawai tata usaha
Daftar hadir
Unit sekretariat
Pola pengorganisasi pekerjaan kantor akan membentuk unit
sekretariat yang dipimpin oleh seorang sekretaris.

Sekretaris;
Orang yang pandai menulis dan tulisannya bagus.

Orang yang dibebani tugas mengenai surat-menyurat,

penyimpanan dokumen, pelayanan tamu dan mengatur
urusan-urusan rapat.

Orang yang berfungsi sebagai manajer, yang melakukan

aktivitas-aktivitas manajemen, perencanaan, pembuatan
keputusan, pengarahan, pengordinasian, pengontrolan
sampai penyempurnaan.
Contoh jabatan-jabatan sekretaris:

Sekertaris jenderal pada tingkat internasional

Sekjend PBB, menjadi pucuk pimpinan sekretariat PBB.
Sekertaris negara
menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi
urusan pemerintah di bidang kesekretariatan negara untuk
membantu presiden dan wakilnya dalam penyelenggaraan
pemerintahan
Sekertaris daerah
mengepalai sekretariat daerah
Sekertaris direktur
Kepala bagian tata usaha
Keterampilan yang penting bagi seorang
sekretaris;

Tata usaha umum

Bahasa
Mesin
Angka, kemampuan berhitung
Hubungan masyarakat
Steno
Telepon
Pengetikan
 Sumber
1. Donni Juni Priansa dan Fenny Damayanti,
2015, Administrasi dan Operasional
Perkantoran, Bandung: Alfabeta.
2. Maryati, 2014, Meningkatkan Keunggulan
Perusahaan Melalui Manajemen
Perkantoran Efektif, edisi kedua,
Yogyakarta: UPP STIM YKPN.
3. The Liang Gie, 2009, Administrasi
Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty.
4. Moekijat, 2008, Administrasi Perkantoran,
Bandung: CV. Mandar Maju