Anda di halaman 1dari 37

KOMINF

Perspektif Aplikasi dalam SPBE

Muhamad Fahru Rozi


Direktorat Layanan Aptika Pemerintahan
Kementerian Kominfo

Kota Tanjungpinang, 1-2 April 2019


Cyber Space vs Real Space
Penetrasi Internet 2017

Sekitar 55% dari total populasi 262 juta


Sumber: APJII
E-Government Development Index
(EGDI) Negara ASEAN 2018

1. Penyediaan layanan online


2. Konektivitas jaringan
3. Kapasitas SDM

Rata-rata
dunia

EGDI Indonesia 0.5258


Sumber: Data UN 2018
TIK Dikelola oleh Semua Dinas

Tidak ada standardisasi dan terbentuk pulau-pulau


sistem dan data
Belanja TIK Meningkat

(DALAM TRILIUN RUPIAH)


Rp 4,7T
5
Rp 4T Rp 4T 1. Masing-masing K/L/D
membangun
4
infrastruktur dan
2.7
3 aplikasi TIK secara
2.7 2.7
Why? sendiri-sendiri (silo).
2
2. Tidak ada regulasi yg
1
mengatur kewajiban
1.9
1.2 1.2 penggunaan
0
2014 2015 2016
infrastruktur dan
Daerah K/L Pusat aplikasi berbagi pakai

Total Belanja (2014 – 2016) 12,7 T


(Pusat + Daerah)
Sumber: Kemenkeu (Dirjen Perbendaharaan), 2017 (diolah)
Kebijakan TIK Berbagi Pakai

PP 18/2016 ttg. Perangkat Daerah Pasal 120:


(1) Dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan
kualitas pelayanan kepada masyarakat, Perangkat
Daerah secara bertahap menerapkan sistem informasi
yang terintegrasi antar kabupaten/kota, provinsi, dan
Pemerintah Pusat dengan menggunakan infrastruktur
dan aplikasi secara berbagi pakai.
(2) Penerapan sistem informasi sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dikonsultasikan kepada kementerian yang
menyelenggarakan Urusan Pemerintahan di bidang
komunikasi dan informatika.
Perpres 95/2018 ttg. SPBE
Pasal 34:
(1) Aplikasi SPBE digunakan oleh Instansi Pusat dan
Pemerintah Daerah untuk memberikan Layanan
SPBE.
(2) Aplikasi SPBE sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
terdiri atas:
a. Aplikasi Umum; dan
b. Aplikasi Khusus.
(3) Keterpaduan pembangunan dan pengembangan
Aplikasi SPBE dikoordinasikan oleh menteri yang
menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang
komunikasi dan informatika.
Ruang Lingkup Aplikasi Umum
Pasal 63 Ayat (1):
Pembangunan dan/atau pengembangan Aplikasi
Umum ditujukan untuk memberikan Layanan SPBE
yang mendukung kegiatan pemerintahan di bidang:
a. perencanaan;
b. penganggaran;
c. pengadaan barang dan jasa pemerintah;
d. akuntabilitas kinerja;
e. pemantauan dan evaluasi;
f. kearsipan;
g. kepegawaian; dan
h. pengaduan pelayanan publik.
Infrastruktur TIK berbasis Awan

S
e
r
v
e
r

K
l
i
e
n
+

Aplikasi siMAYA
Realita Birokrat
Mobilitas yang cukup tinggi

Wilayah kerja relatif luas

Seringkali tidak mengenal jam kerja

Kesempatan bertatap muka dengan jajaran,


relatif tidak mudah

Surat/disposisi relatif sering hadir di saat kita


tidak sedang di meja kerja
siMAYA dan Regulasi
• Aplikasi Perkantoran yang ditujukan memberikan
kemudahan bagi PNS untuk dapat berkerja dimana saja
• Aplikasi yang di design sebagai portal aplikasi generik
• Landasan Kebijakan
• UU ITE ( UU Informasi dan Tanda Tangan Elektronik)
• PP PSTE (Penyelenggaraan Sistem Transaksi
Elektronik)
• Perpres 95 tahun 2018 tentang SPBE
• Permen PAN dan RB No 80 Tahun 2012 tentang Tata
Naskah Dinas
• SE Menpan No .05 Tahun 2013 tentang Sistem
Informasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) pada
instansi pemerintah
Transisi Perubahan Budaya

Konvensional siMAYA
 Bekerja harus dikantor  Efisisien, Efektif bekerja
 Proses Disposisi lama dimana saja
 Memakan banyak biaya seperti  Disposisi bersifat real time
kertas, tinta dll  Hemat pembiayaan ATK
 Kebergantungan fasilitas  Teknologi Computasi Awan
kantor
Klasifikasi Pengguna

4 Jenis tipe pengguna di siMAYA :


1. Admin simaya
2. Pimpinan Instansi
3. Tata Usaha / Agendaris Surat
4. Staf
Fungsi Admin siMAYA:

Membuat Struktur Organisasi

Membuat Nama Jabatan

Membuat Pengguna
Fungsi Pimpinan :

Menerima Surat Masuk

Mendisposisi Surat

Memeriksa Surat
STAF (Kabag, Fungsi Pengguna Biasa (staf) :
Kasub, Staf)
Menerima Disposisi
Mengirim Disposisi
Membuat Konsep Surat
Capaian Jumlah Pengguna

K/L
10%

Provinsi
9%
Capaian s.d. April 2018:
315 instansi
Kabupaten
Kota 30.688 pengguna
19%
62%
Peningkatan Pengguna Tahun 2018
18000
16000
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
Jan Feb Mar Apr Mei Jun Jul Agu Sep Okt Nop Des

Jumlah pengguna baru +/- 16 ribu


Jumlah instansi baru +/- 50
Skenario Kerja Airport

siMAYA/email

Es. 1 & 2
TU
Makan siang

Internet

Surat datang
Es. 3
Ruang kerja Rapat di kantor lain

Staf Es. 4
Arsip
Contoh Struktur Organisasi
Manfaat siMAYA dalam Pemerintahan

Mendukung kinerja

Pemanfaatan teknologi informasi dalam tata naskah dinas

Lancarnya komunikasi dan kemudahan dalam tata naskah dinas

Hemat waktu, sumber daya, tenaga, biaya

Ramah lingkungan
General Design siMaya Next Generation
Citizent Tracking System
Melalui Inter-relasi identitas

NIP
-Verifikasi user - User account
BKN - Biodata - Profile
siMAYA

Govt Service Bus


Update data PNS Kode
Surat
ANRI

NPWP NIK

NPWP eKTP
Keterangan :
Existing/Online
Direncanakan
Strategi Implementasi
Regulasi dan SOP

 Peraturan tentang pemanfaatan siMAYA


 SOP disusun dengan rinci dan sistematis
 Diberikan batas waktu antara masa sosialisasi, masa
percobaan, dan saat mulai berlaku
 Dilakukan evaluasi berkala  mengukur capaian
Infrastruktur

 Tata Usaha
 PC/laptop/smartphone/tablet
 Pemindai (scanner)
 Internet

 Pimpinan dan Pengguna Biasa


 PC/laptop/smartphone/tablet
 Internet
SDM

 Tata Usaha : cepat dalam menginput surat masuk


manual ke siMAYA
 Pimpinan : cepat dalam memberikan disposisi melalui
siMAYA
 Bimbingan Teknis :
 Untuk Admin dan TU
 Untuk Pengguna Biasa dan Pimpinan
 Layanan troubleshooting (Helpdesk) baik di
Kementerian maupun di instansi pengguna
Administrasi Surat
Masuk
SURAT MASUK

 Surat Masuk terbagi menjadi:

1. Surat Masuk Manual adalah surat fisik yang dikonversikan

menjadi elektronik

2. Surat Masuk siMAYA adalah surat yang diterima dari instansi

yang terintegrasi siMAYA


Alur Surat Masuk Manual
Tata Usaha
- Scan Surat fisik menggunakan scanner
- Attach file hasil scan tersebut
- Melakukan penomoran agenda surat
menggunakan aplikasi simaya

- Disposisi Surat
Pimpinan

Pejabat Pejabat
Alur Surat Masuk Antar siMAYA
Tata Usaha
- Melakukan penomoran agenda surat
masuk menggunakan aplikasi simaya

- Disposisi Surat
Pimpinan

Pejabat Pejabat
Administrasi Surat
Keluar
SURAT KELUAR

Surat Keluar terbagi menjadi 2 :

1. Surat Keluar Manual adalah Surat Keluar yang sudah

dikirimkan oleh instansi tanpa menggunakan aplikasi simaya

2. Buat Surat Keluar siMAYA adalah Surat yang dibuat melalui

aplikasi siMAYA dan dikirimkan ke Instansi terkait


Alur Surat Keluar
- Approval Surat

- Melakukan penomoran surat


keluar
- Cetak Surat (Manual)
Tata Usaha - Kirim Surat

Pimpinan /
Kepala

Pejabat
- Pemeriksaan Surat berjenjang

- Konseptor surat
Staf / Pejabat / TU
Terima kasih

m.fahru.rozi@kominfo.go.id