sugeng iwan

Term of Reference (TOR)

• gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur
sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan
yang telah disepakati untuk bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama.
• Ada alasan (motif) ?
• Sejauh apa kita mau melakukannya ?
• Untuk apa kita melakukannya ?
Unsur unsur TOR
 Latar Belakang
• Mengapa (why) kegiatan dilaksanakan.
• Landasan rasional tentang pentingnya kegiatan itu serta keputusan-
keputusan atau kebijakan-kebijakan yang telah ditetapkan dapat
dituliskan.
• Bagian ini harus dibuat sangat tegas, lugas untuk dapat menjawab
mengapa kegiatan dilakukan.
• Uraian berupa Dasar Hukum yang memayungi pembuatan dan
Pelaksanaan TOR. Dengan memasukan dasar hukum maka secara
ekplisif semua ketentuan yang tertuang didalam TOR tidak boleh
bertentangan dengan dasar hukum yang memayunginya.
• Gambaran Umum berisikan tentang kondisi obyek pembahasan. Yang
menjelaskan tentang luas, kondisi, posisi, aksebilitas, dan lain
sebagainya.
 Maksud dan Tujuan
• Menjelaskan tentang apa yang menjadi target atau yang hendak
dicapai oleh kegiatan.
• Maksud hal yang ingin dicapai, atau capaian bersifat strategis.
• Tujuan hal-hal taktis yang dibutuhkan untuk mencapai hal
tersebut.
• Contoh : Maksud pergi ke pasar adalah mendapatkan sembako.
Sedangkan tujuan pergi ke pasar adalah membeli sembako murah
sambil melihat-lihat ragam tawaran di pasar.
• Penulisan tujuan bersifat tindakan, misalkan melakukan,
mengidentifikasi, membuat atau mensurvai dan lain sebagainya.
• Dijelaskan dan uraikan apa Maksud pembuatan TOR dan Tujuan
pembuatan TOR.
 Tata Cara Penyelenggaraan
• Bagaimana (how) kegiatan tersebut dilakukan (metodologi).
• Berisi tentang siapa yang terlibat dan bagaimana kegiatan
dilaksanakan.
• Menjelaskan tentang detail agenda kegiatan yang berisi tata urut
kegiatan termasuk alokasi waktu.
1. Metode Pelaksanaan, yakni uraian tentang prosedur atau cara
yang ditempuh untuk mencapai tujuan berupa rangkaian proses
kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan
segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya
proses.
2. Tahapan Pelaksanaan, yakni menjelaskan tentang tahapan apa
saja yang akan diambil dalam mencapai tujuan
 Ruang Lingkup
• menguraikan daftar kegiatan-kegiatan yang menjadi bagian dari
program dan kegiatan itu sendiri.
• Lingkup kegiatan menjelaskan tentang apa saja yang akan
dilakukan.
1.Uraian Kegiatan berupa : Nama Kegiatan, tempat kegiatan, uraian
singkat kegiatan dan hasil yang diharapkan,
2.Batasan Kegiatan berisikan : Unsur-unsur yang menjadi bagian
kegiatan.
Contoh Ruang Lingkup Pembuatan Perda Tarif dapat berupa :
Kajian Aturan tentang tarif, Kajian unsur besaran tarif setiap obyek,
Kajian yang mempengaruhi besaran tarif, Kajian Proses
pemberlakuan tarif,dsb.
 Keluaran (output)
• Wujud fisik dan atau non fisik yang dihasilkan
oleh program dan kegiatan (deliverables).
• Dapat berupa barang atau jasa yang dihasilkan
oleh suatu kegiatan yang dilaksanakan untuk
mendukung pencapaian sasaran dan tujuan
program dan kebijakan.
• Contoh Output diantaranya : Pelaporan yang
dibuat dalam setiap tahapan
 Output X Outcome
• Output  hasil yang dicapai dalam jangka
pendek memahami SKDN.
• Outcome  hasil yang terjadi setelah
pelaksanaan kegiatan jangka pendek 
laporan posyandu.
 Rencana Anggaran Biaya
• Menjelaskan perhitungan biaya dari seluruh
kegiatan.
• Harga satuan pekerjaan baik terkait dengan
bahan, alat dan komponen lainnya harus
dihitung secara cermat berdasarkan harga-
harga yang dapat dipertanggungjawabkan.
 Penutup
• Pedoman ini diharapkan menjadi referensi
ketika organisasi merancang implementasi
program dan kegiatan.
• TOR atau Kerangka Acuan Kerja  instrumen
untuk monitoring dan evaluasi dari suatu
implementasi program dan kegiatan.
Kepanitiaan dalam TOR
 Kepanitiaan
• Proses sekelompok orang dalam mengarahkan
aktivitas bersamanya untuk mencapai tujuan
tertentu.
 Aktivitas Manajemen
Planning
• Dilakukan SC
• Investarisasi masukan
• Perumusan Kegiatan dengan Alternatifnya
• Penyusunan Perangkat kegiatan
– Proposal
– Pembentukan OC (Menentukan struktur, Job Distributions,
Job Discriptions)
– Time Schedule
• Organizing
– Rekruitment OC
– Pengarahan OC.
• Actuating
Tahap Persiapan (merupakan 50 % keberhasilan)
– Musyawarah Persiapan
– Administrasi dan kesekretariatan
– Perijinan
– Kerja Keuangan
– Publikasi
– Perlengkapan
– Dekorasi dll
• Tahap Pelaksanaan check and recheck.
• Controlling and Evaluating
untuk memperbaiki kesalahan-kesalahan atau kekurangan yang mungkin
terjadi pada pelaksanaan kegiatan sehingga menjadi suatu koreksi acara
berikutnya.
 Perangkat-perangkat
• Pelindung, Penasehat, Pembina, Penanggung jawab;
• Panitia pengarah (SC): para ahli atau berpengalaman
pejabat yang tugasnya memberi arahan.
• Panitia palaksana (OC): panitia yang bertugas
melaksanakan kegiatan.
• Ketua; Sekretaris; Bendahara; Sie acara; Sie
pubdekdok; Sie perlengkapan; Sie perijinan; Sie
konsumsi; Sie danus; dan Sie transportasi.
 Job Descripsion
• SC  mengarahkan tugas/wewenang yang
prinsip (arahan garis besar dari
penyelenggaraan acara tersebut, tujuan)
ketua pelaksana.
• Ketua pelaksana  breakdown ke seksi yang
ada, melalui mekanisme yang jelas.
 Fungsi kepanitiaan
• Ruang aktualisasi potensi diri (pembelajaran)
• Sarana identifikasi kemampuan individu dalam hal
manajerial terhadap suatu pekerjaan.
• Untuk menguji sensitifitas kerja dalam kerja bersama.
• Melatih profesional kerja.
• Melatih membiasakan bertoleransi dan memahami
orang lain. Apakah anda orang yang suka memaksakan
kehendak anda, otoritas atau yang bagaimana?
 STEERING COMMITTEE
• Menyiapkan konsep dasar (arahan, tujuan, target atau merupakan
jenis kegiatan yang seperti apa) tentang penyelenggaraan suatu
acara.
• Membentuk OC.
• Mengundang panitia pelaksana untuk rapat pembentukan panitia
(telah di loby sebelumnya).
• Menawarkan konsep kegiatan kepada OC.
• Menawarkan pindah posisi bila dirasa kurang sesuai ditempat awal
ia ditempatkan oleh SC.
• Menyerahkan tanggung jawab kegiatan kepada OC untuk bisa
breakdown ke semua sie.
 ORGANIZING COMMITTEE
• Ketua bekerjasama dengan sekretaris untuk menentukan bidang kerja dari
tiap-tiap seksi. Hal yang perlu dilakukan setelah terbentuk kepanitiaan
adalah membuat daftar tentang apa saja pekerjaan yang harus dikerjakan
oleh setiap sie.

• Sekretaris
Membuat dan menyelesaikan proposal
Surat-menyurat
Undangan rapat

• Bendahara:
Membuat estimasi dana riil
Menentukan besarnya iuran
Meminta iuran baik peserta/ panitia
Sie acara
• Mengonsep acara sedetail
mungkin
• Menentukan pembicara
• Survey tempat
• List perkap acara
• Menentukan orang-orang yang
digunakan saat acara
Sie perlengkapan
• Meminta list perkap tiap sie
• Mengusahan perkap tiap sie
Sie pubdekdok
• Membuat dan menempel
publikasi
• Membuat dekorasi
• Mendokumentasikan kegiatan
Sie konsumsi
• Konsep awal pemberian konsumsi
• Mengusahakan konsumsi
• List perkap konsumsi
Sie dana dan usaha
• Mempelajari proposal
• Mencari list donator dan
sponsorship
• Mengidentifikasi lahan-lahan
basah dalam pencarian dana
• Mengusahakan dana
Sie perijinan
• Mengurus ijin internal dan eksternal

Sie transportasi
• Mengusahakan kendaraan
• Melist panitia yang punya kendaraan
• Mencari info tentang kendaraan (harga, kondisi bus,
dsb)

Sie pembicara
• Menghubungi pembicara yang diusulkan sie acara dan
memastikannya
 Permasalahan dalam TOR
• Kembali kedefinisi.
• gambaran tujuan, ruang lingkup dan struktur
sebuah proyek (kegiatan) atau kepanitiaan
yang telah disepakati untuk bekerja sama
untuk mencapai tujuan bersama.
• Ada alasan (motif) ?
• Sejauh apa kita mau melakukannya ?
• Untuk apa kita melakukannya ?
 Contoh :TOR untuk Narasumber
• TOR berarti dokumen  menunjukkan batasan materi disampaikan narasumber
(pembicara), kondisi audience (pendengar). Beberapa hal dalam TOR :
• Judul materi  pastikan setiap materi memiliki judul yang spesifik.
• Tujuan. alasan kenapa materi ini perlu disampaikan. tujuan umum dan tujuan
khusus.
• Waktu dan jadwal. untuk pemateri memperkirakan bagaimana kondisi peserta
saat menerima materi, jadwal dan materi-materi apa saja yang sudah diberikan dan
akan diberikan.
• Resume  gambaran isi materi yang akan disampaikan  pemateri lebih mudah
mempersiapkan diri.
• Kondisi peserta  gambaran kondisi peserta yang perlu diketahui sebelumnya oleh
pemateri.
• Metode. Bagaimana materi akan disampaikan, waktu tanya jawab, praktek atau
penugasan?
• Lain-lain.
Biasanya TOR mengandung beberapa poin penting yang kudu diperhatikan si pengisi materi. Poin-
poin tersebut di antaranya :
Judul  wajib ada.
Tujuan Umum  Tujuan utama  mengapa materi ingin disampaikan dalam suatu acara.
Tujuan Khusus  Tujuan-tujuan di sini harus selaras dengan tujuan umum.
Hari / tanggal & waktu waktu penting dicantumkan dengan jelas.
Penutup  mirip dengan yang ada di makalah. Namun disesuaikan dengan fungsi TOR .
terima kasih
 Tugas
• Buat sebuah TOR untuk Pelatihan Gizi