PENGEMBANGAN SISTEM

Baik Manajer maupun para pengembang sistem dapat

menerapkan pendekatan sistem ketika memecahkan masalah.
Pendekatan sistem terdiri atas tiga tahapan kerja :
Persiapan > upaya persiapan terdiri atas melihat perusahaan
sebagai suatu sistem. Mengenal sistem lingkungan dan
mengidentifikasikan subsistem- subsistem perusahaan.
Defenisi > upaya defenisi melanjutkan dari satu sistem ke
tingkat subsistem dan menganalisis bagian-bagian sistem
dengan urutan-urutan tertentu.
Solusi > upaya solusi melibatkan pengidentifikasian solusi-
solusi alternatif, mengevaluasinya dan memilih solusi yang
terbaik. Solusi ini kemudian di implementasikan dan ditindak
lanjutkan untuk memastikan bahwa masalah telah
dipecahkan.

1
Upaya persiapan :
Tiga langkah persiapan tidak harus dikerjakan secara
berurutan. Selain itu langkah-langkah ini dapat terjadi
selama jangka waktu yang lama, dimulai dari sekarang.
Langkah 1 : Melihat perusahaan sebagai suatu sistem, anda
harus dapat memandang perusahaan anda sebagai suatu
sistem.
Langkah 2 : Mengenal sistem lingkungan, hubungan antara
perusahaan atau organisasi dengan lingkungannya juga
merupakan suatu hal yang penting.
Langkah 3 : Mengidentifikasi subsistem perusahaan,
Subsistem utama perusahaan dapat mengambil beberapa
bentuk. Bentuk termudah yang dapat dilihat manajer
adalah area-area bisnis. Masing-masing area dapat
dianggap sebagai suatu sistem yang terpisah.
2
Manajer juga dapat melihat tingkat-tingkat manajemen sebagai
subsistem . Subsistem memiliki hubungan atasan –bawahan dan
terhubung oleh arus informasi maupun keputusan. Ketika
manajer melihat perusahaan dengan cara seperti ini, arti penting
arus informasi menjadi jelas. Tanpa adanya arus ini, manajemen
ditingkat yang lebih tinggi akan terpisah dari manajemen
ditingkat yang lebih rendah. Mananajer juga dapat menggunakan
arus sumber daya sebagai dasar untuk membagi perusahaan
menjadi subsistem-subsistem. Keuangan sumber daya manusia,
dan layanan informasi semuanya mencerminkan unit-unit
organisasi yang dituju untuk memfasilitasi arus-arus sumber daya
tertentu. Manajemen rantai pasokan akan berkepentingan
dengan pengelolaan arus-arus sumber daya ini.
3
Upaya Defenisi
Upaya defenisi biasanya diransang oleh oleh suatu pemicu
masalah > suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan
berjalan lebih baik atau lebih buruk dari yang telah
direncanakan. Sinyal ini dapat berasal dari dalam
perusahaan atau lingkungannya, dan akan menggawali
suatu proses pemecahan masalah. Pada kebanyakan kasus,
pemicunya adalah respon terhadap gejala suatu masalah
dan biasanya lebih jelas daripada akar permasalahan itu
sendiri. Gejala ( syimtom ) adalah suatu kondisi yang
ditimbulkan oleh masalah dan biasanya lebih jelas
daripada akar masalahan tersebut.

4
Kita mendefenisikan suatu masalah sebagai suatu kondisi
atau kejadian yang merugikan atau menguntungkan
atau berpotensi menguntungkan bagi perusahaan.
Pernyataan ini mengakui bahwa para manajer akan
bereaksi atas keadaan yang berjalan lebih baik dari yang
diharapkan, sama halnya seperti keadaan yang berjalan
lebih buruk dari yang diharapkan. Dalam hal kinerja
yang lebih baik, manajer ingin mengetahui mengapa hal
ini terjadi sehingga dapat terus dilanjutkan. Dalam hal
kinerja yang lebh buruk, manajer ingin mengembalikan
kinerja kembali sesuai dengan harapan.
Langkah 4 : Melanjutkan dari tingkat sistem ke tingkat sub
sistem. Ketika manajer mencoba memahami masalah,
anaalis akan memulai pada sistem yang menjadi
tanggung jawab manajer tersebut.
5
Sistem ini dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya.
Analis kemudian dilanjutkan menuju kebawah hierarki
sistem, tingkat demi tingkat.
Langkah 5 : Menganalisis bagian – bagian sistem dalam urut
– urutan tertentu. Seiring dengan manajer yang
mempelajari masing – masing tingkat sistem, unsur –
unsur sistem juga dianalisis secara berurutan.
Upaya Solusi
Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternatif –
alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik dan
implementasinya. Jangan lupa untuk menindaklanjuti
implementasi untuk memastikan bahwa solusi tersebut
efektif.

6
Langkah 6 : Mengidentifikasikan solusi – solusi alternatif.
Manajer mengidentifikasikan cara – cara yang berbeda untuk
memecahkan masalah yang sama. Terdapat tiga solusi
alternatif yang di identifikasi : 1) menambahkan lebih
banyak alat ke komputer yang sudah ada untuk
meningkatkan kapasitas dan kecepatannya. 2)
menggantikan komputer yang ada dengan komputer yang
lebih besar. 3) mengganti komputer yang ada dengan LAN
komputer – komputer yang lebih kecil.
Langkah 7 : Mengevaluasi solusi – solusi alternatif. Semua
alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria
evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik satu
alternatif akan memecahkan masalah. Evaluasi akan
menghasilkan keuntungan dan kerugian dari
pengimplementasian masing – masing alternatif. Namun
ukuran fundamentalnya adalah sampai sejauh mana satu
alternatif memungkinkan sistem mencapai tujuannya.
7
Langkah 8 : Memilih solusi yang terbaik. Setelah mengevaluasi
alternatif – alternatif, kita harus memilih alternatif yang
terbaik. Seorang teoretikus manajemen, mengidentifikasikan
tiga cara yang dilakukan manajer dalam memilih alternatif
yang terbaik. 1) Analisis > suatu evaluasi sistematis atas
pilihan – pilihan, dengan mempertimbangkan
konsekuensinya pada sasaran organisasi. 2) Pertimbangan >
proses mental dari seorang manajer. 3) Tawar menawar >
negosiasi di antara beberapa manajer.
Langkah 9 : Mengimplementasikan solusi. Masalah tidak akan
terpecahkan hanya dengan memilih solusi yang terbaik. Kita
perlu mengimplementasikan solusi tersebut.
Langkah 10 : Menindaklanjuti untuk memastikan keefektifan
solusi. Manajer dan para pengembang hendaknya tetap
mengawasi situasi untuk memastikan bahwa solusi yang
dipilih telah mencapai hasil yang direncanakan.
8
Ketika solusi tidak mampu mencapai harapan, kita perlu
melaksanakan kembali langkah – langkah pemecahan
masalah untuk mengetahui dimana letak kesalahan.
Selanjutnya dilakukan uji coba kembali. Proses ini
dilakukan berulang – ulang sampai manajer merasa puas
dengan pemecahan masalah.