ANALISIS PENTINGNYA KETERAMPILAN KEARSIPAN

SEKRETARIS BERBASIS ELEKTRONIK SEBAGAI UPAYA

MENUJU PAPERLESS OFFICE

EDY SURYANTO 7101417023

DWI RATNASARI 7101417194
FATIYYA AISYA 7101417
MANUAL

MESIN
 PEKERJAAN SEKRETARIS
• surat menyurat, komunikasi by telepon, mengatur jadwal pimpinan,
mengelola petty cash, kerarsipan
Tugas Rutin

• mempersiapkan rapat, menyusun makalah/pidato pimpinan,

mendatangi perusahaan lain atau instansi pemerintah untuk mencari
Tugas informasi atau menyampaikan informasi, mengurus perjalanan dinas
Insidential pimpinan

• Mengirimkan bunga atau surat ucapan selamat kepada rekan pimpinan

yang memperoleh promosi jabatan, membuat kliping iklan atau artikel
Tugas Kreatif yang dibutuhkan perusahaan, membuat perencanaan kerja
EFISIENSI KERJA BAGI SEKRETARIS
Dalam Industri 4.0
Dapat menghemat
tenaga

Dapat membantu
Menjadi peibadi memecahkan
yang tekun dan rajin masalah
perusahaan

Mampu Mampu mengelola

mengembangkan surat masuk dan
diri surat keluar

Dapat mengatur
ruang kerja Sadar akan waktu
 SEKRETARIS PROFESIONAL

Planning & Time

Computer Language Communic Interperso Manajerial
Typing Skill Organizing Managem
Skill Skill ation Skill nal Skill Skill
Skill ent
 PENGERTIAN ARSIP

UU No. 43 Tahun 2009, arsip adalah

rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat dan bernegara.
TUGAS POKOK UNIT ARSIP

1. Mengatur arsip di instansi masing – masing

dengan sebaik – baiknya.
2. Menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga
teratur dan mudah ditemukan.
3. Memelihara/merawat arsip dengan sebaik –
baiknya
4. Menyelematkan arsip dari bahaya
kemusnahan
5. Meningkatkan mutu dan pelayanan sera
mutu pelaksanaan kerasipan.
6. Membuat pola klasifikasi dan kode
7. Mengindeks dan menunjuk silang (Cross
Refrence)
8. Penemuan kembali
9. Penyusutan arsip
sebuah sistem kearsipan secara elektronis
yang dapat digunakan oleh staf atau
pegawai instansi pemerintahan sebagai
suatu alat yang berguna dalam memantau
dan mengelola hal – hal yang berkaitan
dengan sistem kearsipan baik berbentuk
berkas, folder, audio, visual.
 Study Kasus PT Hi-Test.
Latifah, F., & Pratama, A. W. (2015). Jurnal Akuntansi, Ekonomi dan
Manajemen Bisnis, 3(1), 21-31

Tabel Perbedaan komponen Kearsipan

Konvenisonal dan Elektronik

Komponen Kearsipan Konvensional Kearsipan Elektronik

Kabinet Berupa rak atau buku lemari arsip yang dibuat Berupa kabinet virtual yang dibuat dengan
secara fisik database

Map Berupa map fisik untuk menyimpan lembaran Berupa map virtual atau folder untuk
arsip menyimpan file dokumen

Arsip Lembaran – lebaran surat hard copy Lembaran – lembaran surat yang sudah
ditransfer kedalam gambar/teks
Penyimpanan Arsip Elektronik

Use Case Diagram Perancangan model
Aplikasi e-arsip memiliki fungsi scan
yang kegunaan menginputkan scan
surat yang ingin disimpan sehingga
dapat menimalkan kehilangan dan
rusaknya dokumen-dokumen penting.
Proses pencarian data dan informasi
arsip pada program studi teknik
informatika menjadi lebih mudah
sehingga mudah ditemukan, dalam
bagan Use Case Diagram dapat dilihat
bahwa aplikasi tersebut dapat
digunakan lebih dari 1 user yang berarti
jika ada pihak lain yang membutuhkan
maka dapat diakses oleh pihak tersebut
tentunya sesuai dengan SOP yang
berlaku. Bagan kedua juga cukup
menggmbarkan Aplikasi yang dihasilkan
cukup akurat dan cukup valid dengan
kompleksnya proses penyimpanan
hingga penemuan, sehingga dapat
membantu proses penyelenggara
kearsipan yang sesuai dengan prinsip.
Keunggulan Arsip Elektronik
Menurut (Lawalata, 2012)
• Proses pengolahan yang
cepat sehingga
mempersingkat waktu
pekerjaan.
• Tingkat akurasi informasi
yang dihasilkan cukup tinggi.
Informasi yang
• dihasilkan akurat, sesuai
dengan tujuan pengolahan
data.
• Kemudahan berinteraksi
dengan penggunanya dalam
menjalankan aplikasi-aplikasi
yang berbasis komputer.
Kelemahan Arsip Elektronik
Menurut (Sheddy, 2008)
• Ancaman virus pada
penyimpanan data yaitu hard
disk drive.
• Adanya hacker, yaitu oknum
yang berusaha untuk
menyusup kedalam sistem
penyimpanan arsip elektronik.
• Memerlukan biaya besar untuk
pengadaannya, baik pembelian
perangkat keras dan lunak.
• Gangguan pasokan aliran listrik
yang disebabkan oleh banyak
hal.
 Paperless Office
• Hubungan klausa atau sebab akibat menjadi salah
satu faktor yang perlu diperhatikan karena ini
menyangkut SDM yang mengoperasikan E-arsip
dimana dalam hal ini ditunjukan kepada sekretaris
untuk dapat merubah pola pikir serta pola kerja
yang serba manual menjadi berbasis teknologi
• Dengan adanya kolaborasi E-arsip dan SDM yang
ahli dalam mengoperasikannya akan mewujudkan
konsep paperless office.
Q&A