week Analisis &

Disain

Pekerjaan
(Job Analysis
Manajemen
S umber
D aya
&
M anusia Design)
 Tujuan Pembelajaran
Setelah mempelajari pokok bahasan ini,
peserta diharapkan dapat:
1. Menjelaskan makna dari analisis pekerjaan (job
analysis)
dan spesifikasi pekerjaan (job specification).
2. Menguraikan metode-metode dasar untuk mengumpulkan
informasi tentang analisis pekerjaan.
3. Melakukan suatu analisis pekerjaan.
4. Menulis/membuat suatu deskripsi pekerjaan.
5. Menjelaskan arti dari Disain/Perancangan Pekerjaan (Job
Design)
6. Menguraikan Teknik Disain/Perancangan Pekerjaan
2
 Pengertian Pekerjaan / Jabatan

(Job)
adalah “ a colle ction of task ”, yaitu
sekumpulan posisi yang identik dengan
sekumpulan tugas & tanggung jawab yang
harus dilaksa nakan oleh seorang karyawan.
Kumpulan tugas ini ditentukan oleh
organisasi/ perusahaan .

pola tugas-tugas (tasks),

kewajiban-kewajiban (duties)
dan tanggung jawab
(responsibilities) yang dilakukan
oleh seorang pekerja dalam
sebuah organisasi

3
 Suatu pekerjaan dibentuk oleh beberapa komponen yang
berkaitan, yang dapat digambarkan sbb:
Micro-
motion Motions : gerakan2 dasar (mis. menggenggam, meraih, dsb).
s
Elements Elements : aktivitas berkaitan – 1 atau lebih micro-motion yg membentuk
satu kesatuan aktivitas.
Tasks : kelompok element (aktivititas yg berkaitan) bg seorang karyawan,
Tasks
Duties : 1 atau lebih tasks yg berkaitan dalam rangka
melaksanakan tanggungjawab pekerjaan.
Duties Responsibiliti
e s Position : kumpulan tasks (duties) yg sertai tgg jawab
Positions

Jobs adalah sekelompok posisi (positions) yang harus dikerjakan.

Jobs
Occupations adalah pekerjaan yang membutuhkan/menuntut
keterampilan2 (skills), usaha (efforts) dan tanggung jawab
Occupations yang sama pada oganisasi yang berbeda.

(Byars and Rue, 2000) 4

 ANALISIS PEKERJAAN (JOB ANALYSIS)
Pengertian Analisa Pekerjaan/ Jabatan (Job Analysis)
yaitu suatu proses yang digunakan untuk
mengidentifikasi, menetapkan d an melaporka n
informasi-inform asi yang berkait an dengan
kebutuhan dari suatu pekerjaa n (antara lain. tugas-
tugas,,
keterampila n, pengetahuan, kemampuan, &
tanggung jawab).

job analysis = mempelajari pola aktifitas

dari
 tugas-tugas (tasks),
 kewajiban-kewajiban (duties)

dan
 tanggung jawab (responsibilities)
5
 Pentingnya Analisis Pekerjaan
Analsis pekerja an berperan penting d alam pengelolaan SDM
organisasi yaitu merupakan langkah awal/ dasar d ari fungsi
MSDM selanjutnya, sebab d ata hasil job analysis ini akan
menentukan berbagai aktivitas/kegiatan SDM.

Raymond J. Stone (2002: 124)

• Organizations that fail to have the right people in the right
place at the right time are at risk .
 Changes
 Technologies A proper match work
 competition and employee
capabilities is now
an economic
Increase
organization’s necessity
vulnerability
6
 Komponen Analisis Pekerjaan

Komponen/unsur-unsur yang harus

dicakup dalam pelaksanaan Job
Analysis:

• Job Content
• Job Requirements
• Job Context

(Stone, 2002)
7
KEGUNAAN INFORMASI ANALISIS JABATAN

Job
Analysis

Job Description
&
Job Specification

Job Evaluation, and

Recruiting & Wage & Salary Training
Performance
Selection Decisions Requirements
Appraisal
Decisions (Compensation)

(Dessler, 2000) 8
 Skema Proses Analisis Pekerjaan

IDENTIFY
IDENTIFY DEVELOP
DEVELOP COLLECT
COLLECT
THE
THE JOB JOB
JOBINFORMATION
INFORMATION JOB INFORMATION
JOB
JOB INFORMATION

Menyusun informasi
informasidikumpulkan
dikumpulkan
Menyusundaftar dari
identifikasi
identifikasiterhadap
terhadap pertanyaan yang yang
daftar pertanyaan dari hasil
hasil pertanyaan
pertanyaan
pekerjaan yang
yang telah
telah disusun.
pekerjaanyg ygdianalisis,
dianalisis, dapatdapat
menjawab ttg: disusun.
a.l.meliputi:
meliputi: menjawab ttg: Ada
Adabeberapa
beberapametode
metode
a.l.
Identifikasi &&
▪Identifikasi analisis
analisispekerjaan
pekerjaanyang
yang
jenis && status
➢jenis status pekerjaan
▪status dapat
dapatdigunakan.
digunakan.
pekerjaan
status
pekerjaan; Fungsi pekerjaan
▪Fungsi pekerjaan Pemilihan
➢tugas pekerjaan;
& tgg Tugas-tugas
▪Tugas-tugas Pemilihanmetode
metode
tugas & tgg
jawab; Tanggung jawab
▪Tanggung didasarkan
didasarkanpdpd
‘trade-off’
‘trade-
jawab antara waktu, biaya,
➢jawab;
kondisi kerja; Karakteristik &&kondisi
▪Karakteristik kondisi off’ antara waktu,
 kondisi Standar/ukuran kinerja
▪Standar/ukuran dan akurasi
biaya, dari
➢standar kinerja
kerja; masing2 metode
dan akurasi tsb.
dari
kinerja
 standar masing2 metode tsb.9
kinerja
METODE PENGUMPULAN INFORMASI
UNTUK MELAKUKAN JOB ANALYSIS

Interview

Questionnaire

Observasi

Diary/Buku harian
Pelaksana

Panel Experts
10
 Intervie
w yaitu pengumpulan informasi
Ugffffjhf tentang suatu jabatan p ekerjaan
nmvgdea ?
yang dilakukan dengan:

Mengajukan pertanyaan sec ara

langsung /lisan kepada
karyawan yang menempati
posisi pekerjaan tsb maupun
kepa d a atasan
langsungnya.
Kelemahan dari metode ini adalah
membutu hkan waktu yang cukup b anyak
dan sangat tergantungpada
kemampuan d an keterampilan melakukan
wawanc ara.
11
Intervie
wBeberapa pertanyaan umum interview meliputi:

 Apa nama/jenis pekerjaan tsb?

 Apa tugas-tugas utamanya?
 Apa tanggung jawab pekerjaan?
 Dimana lokasi fisik pekerjaan
tsb?  Apa tuntutan fisik pekerjaan
tsb?
 Apa tuntutan mental dan emosi
dari pekerjaan tsb?
 Apa tuntutan kondisi kesehatan
& keamanan dari pekerjaan tsb?
 Apa tingkat pendidikan, keahlian, pengalaman, & lisensi /sertifikat yg
diperlukan untuk pekerjaan tsb?
 Apakah pekerjaan tsb rentan/ mudah tertimpa kecelakaan?
 Apa yang menjadi standar kinerja (khusus) pekerjaan tersebut? 12
 Quessionaire
yaitu pengumpulan informasi tentang suatu
jabatan pekerjaan yang dilakukan dengan:
p a
A e k
1. t pnsrjpabma
eA a .ga.
2. ?aut.tnuu.stga aya
n
.sm-..aap....n Mengajukan pertanya an sec ara tertulis,
3. tA?agj.a....ge.wbkuerj
pa.. .
nagan?
4. ....
.. baik pertanyaan yang bersifat objektif
(langsung)
m aupun p ertany aan terbuka ke pada
karyawan yang menempati posisi pekerjaa n
maupun
kepada atasan langsungny a.
Keuntungan dari metode ini: berguna jika waktu yang tersedia terbatas;
memungkinkan untuk meperoleh informasi dari bbrp pekerjaan secara bersamaan;
dan dengan biaya yang relatif lebih murah.

Kelemahannya dari metode ini: akurasi/ketepatan informasi kurang yg dapat

terjadi karena bbrp hal, seperti kesalahan atau perbedaan dalam mengartikan
pertanyaan yg diajukan, tanggapan/jawaban yg diberikan kurang atau tidak
lengkap, atau daftar pertanyaan yang diberikan tidak dikembalikan kepada analis.
13
 Observatio
n Metode ini dilaksanakan dengan
melakukan pengamatan
visual/ langsung
terhadap karyawan yang
bersangkutan selama mereka
melaksanakan tugas-tugasnya.

Dengan cara ini, maka analis dapat memperoleh 2 hal utama:

1. Motion study, yaitu dapat mengamati dan menentukan secara rinci
elemen/unsur-unsur yang dibutuhkan, dan urutan-urutan
pelaksanaan pekerjaan tersebut.
2. Time study, yaitu dapat mengamati dan menentukan waktu yang
dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan, dan selanjutnya dapat
menentukan cara paling efisien untuk melaksanakan pekerjaan itu.
14
Observation
Keuntungan dari metode observasi: analis
dapat mengetahui gambaran rin ci d an jelas
mengenai perkerjaa n tsb (mis.: kondisi,
peralatan, dsb). Selain itu, analis dapat
meminimalka n ‘distorsi d ata’ sebab d apat
mem p eroleh inform asi d engan
p engamatan visu al.
Kelemahan dari metode observasi:
membutuhkan waktu lebih lama dan
kemungkinan menye babkankan
biaya pelaksaan menjadi lebih besar.

15
 Buku harian Pelaksana
(Participant Diary / Logs)
Cara ini mirip dengan teknik kuesioner (yaitu karyawan
pelaksana tugas diminta memberikan informasi).
yang membedakan adalah metode logs menggunakan
informasi yang berasal dari hasil pencatatan yang disimpan
dan dikumpulkan sendiri oleh karyawan pelaksana tugas.

Tugas Analis : membuat & menyediakan suatu formulir untuk

mencatat pelaksanaan pekerjaan tersebut (misalnya
tugas-tugas dan kegiatan-kegiatan).

Kelemahan dari metode ini adalah antara lain kemungkinan informasi

yang diperoleh tidak memberikan data yang lengkap, misalnya informasi
tentang kondisi kerja; atau kemungkinan adanya
penolakan/keengganan dari karyawan untuk melakukan pencatatan
karena perlu mengeluarkan upaya tambahan untuk mencatat kegiatan-
kegiatannya. 16
Kombinasi
Umumnya analsis pekerjaa n tidak menggantungkan
hanya p ada satu metode pengumpulan
informasi/ data saja, akan tetapi dengan
menggunakan
kombinasi teknik yang ada.
Kombinasi terbaik adalah dengan metod e observasi
dan wawanc ara , karena dengan kedua metode ini
akan memberika n serangkaian d ata perkejaa n
yang paling akurat dan lengkap.
Bagaimanapun pilih an kombinasi teknik yang akan
digunakan, hal ini harus mengutamakan
pertimbangan mengenai jenis pekerjaa n yang
akan dianalsis.
17
JOB
ANALYSIS

A n a l s i s ‘Job C o n t e n t ’
Menghasilkan laporan:

Job d e s c r i p t i o n

Job s p e c i f i c a t i o n

18
 JOB DESCRIPTION
“pernyataan/uraian tertulis
yang menjelaskan tentang:
Job description =
uraian/profil suatu  tugas-tugas (tasks),
jabatan/pekerjaan  kewajiban-kewajiban
yaitu menjelaskan (duties),
apa dan bagaimana  tanggung jawab
suatu pekerjaan
dilakukan (responsibilities),
 kondisi kerja,

serta
 aspek2 lain
dari suatu pekerjaan/jabatan
tertentu

19
Item-item umum yang harus terdapat
dalam suatu Job Description

1. Job identification
2. Job summary
3. Responsibilities and duties
4. Authority
5. Standards of performance
6. Working conditions
7. Job specifications

20
Syarat-syarat Job Description

Be
Beclear
clear –harus
–harus jelas
jelas

Indicate
Indicate scope
scope of
of authority
authority
–menunjukkanlingkup
–menunjukkan lingkup
otoritas otoritas
Be specific -spesifik
Be specific -spesifik
Be brief -ringkas
Be brief -ringkas
Rechec
Recheck
k

21
 JOB SPECIFICATIONS
aawritten
writtenstatement
statementof of ::
the
thequalifications,
qualifications,skills,
skills,and
and know-how
know-how
a person needs needs
a person to perform a givenajob
to perform sucessfully
given job
sucessfully
Uraian tertulis yang menjelaskan tentang karakteristik orang
yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan/ jabatan,
seperti persyaratan yang berkaitan dengan :
 tingkat pendidikan,
 pengalaman,
 pelatihan,
 Keterampilan (skills) minimal untuk dapat
menjalankan pekerjaan tersebut secara efisien
dan efektif, serta
 persyaratan fisik dan mental lainnya.
22
DISAIN/ RANCANGAN
PEKERJAAN (JOB DESIGN)
Job design adalah
fungsi penetapan kegiatan-kegiatan kerja d
ari seorang individu atau kelompok karyawan
sec ara organisasional.
Tujuan perancangan pekerjaan (Job design)
adalah untuk mengatur penugasan-
penugasan kerja yang memenuhi kebutuhan
organisasi,
tekniklogi, dankeperilakuan atau kepuasan
individu.

23
Unsur-unsur / elemen Disain
Pekerjaan
Rancangan kerja yang dibuat harus memuat unsur berupa:

1. Unsur-unsur Organisasional,
mendorong karyawan agar mampu & termotivasi untuk mencapai
hasil maksimal. Unsur Organisasional meliputi:
■ identifikasi dan pengelompokan tugas; ■ aliran
kerja;
■ praktek/cara pelaksanaan kerja.
2. Unsur-unsur Lingkungan,
yaitu rancangan pekerjaan yg dibuat tidak mengabaikan pengaruh
lingkungan. Unsur-unsur lingkungan ini meliputi:
■ kemampuan dan ketersediaan karyawan potensial;
■ pengharapan/tuntutan sosial masyarakat
3. Unsur-unsur Perilaku
■
meliputi:
Otonomi pekerjaan; ■ Variasi pekerjaan;
■ Identitas tugas; ■ Umpan balik
24
 Teknik Perancangan Pekerjaan
Teknik dasar perancangan pekerjaan terdiri dari:
1. Metode Simplifikasi Pekerjaan.
Dengan teknik ini p ekerjaa n yang telah a da
disusun dan disederhanakan. Teknik ini kemudian
akan
mengarah ke peningkatan spesialisasi pekerjaa n.
2. Metode Perluasan Kerja
Teknik ini a dalah kebalika n dari teknik sim
plifikasi.
Dengan teknik ini maka pekerjaa n yang telah a da
sebelumnya ditambah atau diperluas. Perluasan
kerja ini d apat dilakuka n dengan:
 Perluasan Sec ara Horisontal (Job Enlargement)
 Perluasan Sec ara Vertikan (Job Enrichment)
25