PROJECT

COMMUNICATIONS
MANAGEMENT
KELOMPOK 1
 Sean Alexander Suryaman (1101174428)
 Dea Sifana Ramadhina (1101174047)
 Astri Wulandari (1101174148)
 Icha Nurlaela Khoerotunisa (1101174227)
DEFINISI
Project Communications Management mencakup proses yang diperlukan untuk
memastikan bahwa kebutuhan informasi proyek dan pemangku kepentingannya
dipenuhi melalui pengembangan artefak dan implementasi kegiatan yang
dirancang untuk mencapai pertukaran informasi yang efektif.
Proses dari Project Communications Management meliputi :
1. Plan Communication Management
2. Manage Communications
3. Monitor Communications
10.1 PLAN COMMUNICATIONS
MANAGEMENT
Plan Communications Management adalah proses mengembangkan pendekatan
dan rencana yang tepat untuk proyek kegiatan komunikasi berdasarkan kebutuhan
informasi masing-masing stakeholder atau kelompok, ketersediaan aset organisasi,
dan kebutuhan dalam proyek.
Manfaat utama dari proses ini adalah pendekatan yang terdokumentasi untuk
secara efektif dan efisien melibatkan stakeholder dengan menyajikan informasi
yang relevan secara tepat waktu. Proses ini dilakukan secara berkala di seluruh
proyek sesuai kebutuhan.
1. INPUTS
a. Project Charter
b. Project Management Plan
c. Project Documents
d. Enterprise Environmental Factors
e. Organizational Process Assets
PROJECT CHARTER
Project Charter mengidentifikasi daftar stakeholder utama. Mungkin juga
mengandung informasi tentang peran dan tanggung jawab para stakeholder.
PROJECT MANAGEMENT PLAN

• Resource Management Plan. Memberikan panduan tentang bagaimana sumber

daya tim akan dikategorikan, dialokasikan, dikelola, dan dirilis.
• Stakeholder Engagement Plan. Rencana keterlibatan stakeholder
mengidentifikasi strategi manajemen yang diperlukan untuk secara efektif
melibatkan para stakeholder.
PROJECT DOCUMENTS
• Requirements Documentation dapat mencakup proyek komunikasi stakeholder.
• Stakeholder Register digunakan untuk merencanakan kegiatan komunikasi
dengan stakeholder.
ENTERPRISE ENVIRONMENTAL
FACTORS
• Budaya organisasi, iklim politik, dan kerangka kerja tata kelola
• Kebijakan administrasi kepegawaian
• Ambang batas risiko stakeholder
• Saluran komunikasi, alat, dan sistem yang sudah ada
• Tren, praktik, atau kebiasaan global, regional, atau lokal
• Distribusi geografis fasilitas dan sumber daya.
ORGANIZATIONAL PROCESS
ASSETS
• Kebijakan dan prosedur organisasi untuk media sosial, etika, dan keamanan
• Kebijakan dan prosedur organisasi untuk masalah, risiko, perubahan, dan
manajemen data
• Persyaratan komunikasi organisasi
• Pedoman standar untuk pengembangan, pertukaran, penyimpanan, dan
pengambilan informasi
• Informasi sejarah dan repositori yang dipelajari
• Stakeholder, komunikasi data, dan informasi dari proyek sebelumnya.
2. TOOLS AND TECHNIQUES
a. Expert Judgment
b. Communication Requirements Analysis
c. Communication Technology
d. Communication Models
e. Communication Methods
f. Interpersonal and Team Skills
g. Data Representation
h. Meetings
EXPERT JUDGMENT
• Keahlian harus dipertimbangkan dari individu atau kelompok dengan spesialisasi
pengetahuan atau pelatihan dalam topik-topik berikut:
• Politik dan struktur kekuasaan dalam organisasi
• Lingkungan dan budaya organisasi dan organisasi pelanggan lainnya
• Pendekatan dan praktik manajemen perubahan organisasi
• Industri atau jenis hasil proyek
• Teknologi komunikasi organisasi
• Kebijakan dan prosedur organisasi mengenai persyaratan hukum komunikasi
perusahaan
• Kebijakan dan prosedur organisasi terkait keamanan
• Stakeholder, termasuk pelanggan atau sponsor.
COMMUNICATION
REQUIREMENTS ANALYSIS
• Informasi dan persyaratan komunikasi para stakeholder dari stakeholder register dan stakeholder
engagement plan
• Jumlah saluran atau jalur komunikasi potensial, termasuk komunikasi satu-ke-satu, satu-ke-
banyak, dan banyak-ke-banyak;
• Bagan organisasi;
• Organisasi proyek dan tanggung jawab, hubungan, serta saling ketergantungan para stakeholder;
• Pendekatan pembangunan;
• Disiplin, departemen, dan spesialisasi yang terlibat dalam proyek;
• Logistik tentang berapa banyak orang yang akan terlibat dengan proyek dan di lokasi mana
• Kebutuhan informasi internal
• Kebutuhan informasi eksternal
• Persyaratan resmi.
COMMUNICATION
TECHNOLOGY
Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi pilihan teknologi komunikasi meliputi:
• Urgency of the need for information
• Availability and reliability of technology
• Ease of use
• Project environment
• Sensitivity and confidentiality of the information
COMMUNICATION MODELS
• Sample basic sender/receiver communication model. Model ini
menggambarkan komunikasi sebagai proses dan terdiri dari dua pihak, yang
didefinisikan sebagai pengirim dan penerima. Model ini berkaitan dengan
memastikan bahwa pesan disampaikan, daripada dipahami.
• Sample interactive communication model. Dalam model ini, kebisingan
mencakup gangguan atau hambatan apa pun yang dapat membahayakan
pemahaman pesan, seperti gangguan penerima, variasi dalam persepsi
penerima, atau kurangnya pengetahuan atau minat yang sesuai.
COMMUNICATION METHODS
• Interactive communication
• Push communication
• Pull communication
Pendekatan yang berbeda harus diterapkan untuk memenuhi kebutuhan bentuk
utama komunikasi yang ditentukan dalam communications management plan:
• Interpersonal communication
• Small group communication
• Public communication
• Mass communication
• Networks and social computing communication
INTERPERSONAL AND TEAM
SKILLS
• Communication styles assessment
• Political awareness
• Cultural awareness
DATA REPRESENTATION
Teknik representasi data yang dapat digunakan untuk proses ini mencakup tetapi
tidak terbatas pada stakeholder engagement assessment matrix
Stakeholder engagement assessment matrix menampilkan kesenjangan antara
tingkat keterlibatan saat ini dan yang diinginkan dari masing-masing pemangku
kepentingan, dapat dianalisis lebih lanjut dalam proses ini untuk mengidentifikasi
persyaratan komunikasi tambahan (di luar laporan reguler) sebagai metode untuk
menutup kesenjangan tingkat keterlibatan
MEETINGS
Project meetings dapat mencakup pertemuan virtual (e-meeting) atau tatap muka,
dan dapat didukung dengan dokumen teknologi kolaborasi, termasuk pesan email
dan situs web proyek. Plan Communications Management membutuhkan diskusi
dengan tim proyek untuk menentukan cara yang paling tepat untuk memperbarui
dan berkomunikasi mengenai informasi proyek, dan untuk menanggapi permintaan
dari berbagai stakeholder untuk informasi.
3. OUTPUTS
a. Communications Management Plan
b. Project Management Plan Updates
c. Project Documents Updates
COMMUNICATIONS
MANAGEMENT PLAN
Communications Management Plan adalah komponen dari project management
plan yang menggambarkan bagaimana project communications akan
direncanakan, terstruktur, diimplementasikan, dan dimonitor untuk efektivitas.
Communications Management Plan dapat mencakup panduan dan template untuk
pertemuan status proyek, pertemuan tim proyek, e-meeting, dan pesan email.
Penggunaan situs web proyek dan perangkat lunak manajemen proyek dapat
dimasukkan jika ini akan digunakan dalam proyek.
PROJECT MANAGEMENT PLAN
UPDATES
Setiap perubahan pada rencana manajemen proyek akan melalui proses kontrol
perubahan organisasi melalui change request. Stakeholder engagement plan
diperbarui untuk mencerminkan setiap proses, prosedur, alat, atau teknik yang
mempengaruhi keterlibatan stakeholder dalam proyek keputusan dan eksekusi.
PROJECT DOCUMENTS
UPDATES
• Project schedule.
• Stakeholder register.
TERIMAKASIH