PROFILE PESERTA

NAMA : SANDY RAMDHANI

NO. ABSEN : A1.32
JABATAN : STAFF LPSE
INSTANSI : BIRO PENGADAAN BARANG DAN
JASA PROVINSI SUMATERA SELATAN

1
RANCANGAN
AKTUALISASI

Optimalisasi Tata Kelola Arsip Persuratan

Melalui Aplikasi Google Drive
di Bagian Layanan Pengadaan Secara Eelektronik
Biro Pengadaan Barang dan Jasa
Provinsi Sumatera Selatan
PESERTA PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL GOLONGAN III KELAS A1
 
KEMENTRIAN DALAM NEGERI REPUBLIK INDONESIA
BPSDM KEMANG BOGOR
TAHUN 2020
2
 LATAR BELAKANG

PERMASALAN

Sering terjadi kehilangan arsip surat Masih Kurang Optimalnya

ketika akan digunakan dan Pengelolaan Arsip Surat di
kerusakan arsip surat sehingga tidak Bagian LPSE.
jelas untuk dibaca..

Belum dimanfaatkannya
aplikasi Google Drive sebagai
media penyimpanan arsip
persuratan. 3
 DESKRIPSI LOKUS
Bagian Layanan Secara Elektronik Biro Pengadaan Barang dan Jasa
Lokus Provinsi Sumatera Selatan

Melaksanakan pengelolaan sistem pengadaan secara elektronik,

Tugas
pengembangan sistem informasi, dan pengelolaan informasi pengadaan
LPSE barang/jasa

a. Pengelolaan sistem pengadaan secara elektronik

Fungsi b. Pengembangan sistem informasi di lingkungan biro
LPSE c. Pengelolaan sistem informasi pengadaan barang/jasa
d. Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan
1. Belum dimanfaatkannya aplikasi Google Drive Optimalisasi Tata
sebagai media penyimpanan arsip persuratan Belum dimanfaatkannya Kelola Arsip
aplikasi Google Drive Persuratan melalui
2. Sering terjadi kehilangan arsip surat ketika
sebagai media aplikasi Google
akan digunakan dan kerusakan arsip surat penyimpanan arsip Drive di Bagian
sehingga tidak jelas untuk dibaca. persuratan LPSE Biro
3. Masih Kurang Optimalnya Pengelolaan Arsip Pengadaan Barang
dan Jasa Provinsi
Surat di Bagian LPSE
Sumatera Selatan

5
 Isu Terkait Tugas Jabatan
• Bagian LPSE (Layanan Pengadaan Secara Elektronik) memiliki peranan penting
ayanan Pengadaan Secara Elektronik adalah layanan pengelolaan teknologi
informasi untuk memfasilitasi pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa secara
elektronik. UKPBJ/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perangkat
Daerah yang tidak memiliki Layanan Pengadaan Secara Elektronik dapat
menggunakan fasilitas Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang terdekat dengan
tempat kedudukannya untuk melaksanakan pengadaan secara elektronik

• Dengan adanya kegiatan di bagian LPSE maka sering adanya berkas/ arsip
persuratan yang digunakan oleh karena itu ada masalah yang dihadapi ketika arsip
persuratan tersebut akan digunakan seperti rusak atau hilang.

6
 Tabel Penentuan Penyebab Isu Dominan Berdasarkan Analisis USG

Penetapan Penyebab Isu Prioritas dengan Metode USG

NO. PENYEBAB ISU U S G SCORE RANK

Belum dimanfaatkannya aplikasi

1. Google Drive sebagai media 5 4 5 14 I
penyimpanan arsip persuratan

Sering terjadi kehilangan arsip surat

ketika akan digunakan dan kerusakan
2. 3 3 3 9 II
arsip surat sehingga tidak jelas untuk
dibaca

Kurang Optimalnya Pengelolaan Arsip

3. 3 3 2 8 III
Surat di Bagian LPSE

Keterangan : 5= Sangat mempengaruhi

4= Mempengaruhi
3= Cukup mempengaruhi
2= Kurang mempengaruhi
1= Tidak mempengaruhi
Jika isu terkait belum optimalnya pengelolaan arsip surat di Bagian LPSE
pada Biro Pengadaan Barang dan Jasa Provinsi Sumatera Selatan tidak
segera ditemukan solusinya dapat berdampak:
•Meningkatnya kerusakan arsip atau hilang dikarenakan tata pengelolaan
yang kurang, dimana arsip tersebut digunakan untuk menjadi dasar
pengaduan dari Instansi maupun dari penyedia.
•Timbul rasa cemas, takut dan tidak percaya diri pada Pimpinan atau petugas
LPSE karena Berkas tersebut tidak disimpan dengan baik dan benar.
•Menurunnya kualitas dan mutu pelayanan Bagian LPSE yang berakibat
terhambatnya proses validasi verifikasi instansi maupun penyedia.

8
 PELAKSANAAN HABITUASI

1. Melakukan konsultasi gagasan dan ngusulkan Kepada Atasan Selaku

Mentor untuk Melakukan Pengeloaan Tata Arsip Persuratan melalui
Aplikasi Google Drive

9
2. Melakukan Pemilihan Arsip Persuratan sesuai dengan Jenisnya (Surat
Masuk dan Surat Keluar) beserta dengan Tahunnya.

10
3. Melakukan Penataan dan Scanning Surat Yang Akan Dimasukkan Ke
Google Drive

11
4. Melakukan Pembuatan Akun Google Drive

12
• 5. Memanfaatkan Penggunaan Google Drive Untuk Penyimpanan Arsip
Persuratan

13
• 6. Membuat Buku Tanda Serah Terima Arsip Surat Masuk atau keluar

14
• 7. Melakukan Evaluasi Kegiatan Yang Telah Dilaksanakan Dengan Mentor

15
TERIMAKASIH

16