OTOMASI PERKANTORAN DAN

APLIKASI OTOMASI KANTOR

(Pertemuan Ketiga)

PK&TI 1C
Rr. Artiana Krestianti
 Pengertian Otomasi Perkantoran
 Otomatisasi adalah penggunaan mesin untuk
menjalankan tugas fisik yang biasa dilakukan oleh
manusia.
 Otomatisasi Perkantoran (office automation/ OA),
mencakup semua sistem elektronik formal dan informal
yang terutama berkaitan dengan komunikasi informasi
ke dan dari orang-orang yang berada di dalam maupun
di luar perusahaan.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 2

 Latar Belakang
 Awalnya, Otomatisasi Perkantoran dimaksud-kan
untuk membantu pekerja sekretarial dan
administratif (clerical) dengan kemampuannya
untuk memudahkan komunikasi formal dan
informal dengan orang-orang di dalam maupun di
luar perusahaan.
 Dengan tujuan utama meningkatkan produk-tifitas
mereka.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 3

 Tujuan Otomasi Perkantoran
 Selama tahun-tahun pertama, Otomatisasi Perkantoran dianggap
sebagai cara untuk meningkatkan produktifitas sekretaris dan
pegawai administratif karena dapat memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat, lebih baik dan tampilan yang lebih
menarik. Misalnya dengan menggunakan pengolah kata dan
pengolah angka untuk menyiapkan surat, memo dan laporan.
 Selanjutnya ternyata para manajer dan profesional juga dapat
memanfaatkannya. Otomatisasi Perkantoran memberikan
kemampuan di antara para manager untuk saling berkomu-nikasi
dengan lebih baik selagi mereka memecahkan masalah.
Peningkatan komunikasi ini dapat menghasilkan keputusan yang
lebih baik, dan lebih cepat.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 4

 Pemakai Otomasi Perkantoran
 Pada dasarnya ada 4 kategori pemakai :
 Manager
 Profesional
 Sekretaris
 Pegawai Administrasi
 Istilah “Knowledge Worker” diterapkan pada manager
dan profesional, yaitu orang-orang yang memberikan
sumbangan pengetahuannya terhadap aktivitas
perusahaan.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 5

 Jenis-jenis Aplikasi Otomasi Perkantoran
 Pengolahan kata (word proceessing)
 Surat elektronik (electronic mail)
 Voice mail
 Kalender elektronik (electronic calendaring)
 Konferensi audio (audio conferencing)
 Konferensi video (video conferencing)
 Konferensi komputer (computer conferencing)
 Transmisi faksimili (facsimile transmission)
 Videotext
 Image Storage and Retrieval
 Dekstop publishing (DTP)
PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 6
 Pengolah Kata (Word Processing)
 Pengolah Kata (Word Processing) adalah
penggunaan suatu peralatan elektronik yang
secara otomatis melakukan beberapa tugas yang
diperlukan untuk membuat dokumen yang
diketik atau yang dicetak.
 Word Processing memberikan kontribusi
terhadap pemecahan masalah dengan
memberikan kemampuan kepada Manager untuk
berkomunikasi tertulis yang lebih efektif yang
diberikan kepada anggota lainnya.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 7

 Surat Elektonik (E-mail)
Surat Elektronik (pos-el) dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan
jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim,
menyimpan dan menerima pesan-pesan dengn menggunakan terminal
komputer dan alat penyimpanan.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 8

 Voice Mail
 Hampir sama dengan surat elektronik, tetapi pesan yang akan
dikirim diucapkan ke dalam telepon.
 Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang
telah dikirimkan.
 Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan
menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian
mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil.
 Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan
sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan
dari bentuk digital.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 9

 Kalender Elektronik
 Adalah penggunaan jaringan komputer untuk mengatur kalender
pertemuan manager. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manager
atau sekretaris dapat memasukkan jadwal pertemuan-pertemuan,
membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan
keyboard.
 Perangkat kerasnya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-
mail menyertakan kemampuan kalender elektronik.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 10

 Konferensi Audio (Audio Conferencing)
 Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang
yang tersebar secara geografis dengan tujuan
melaksanakan konferensi.
 Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk
pertama konferensi audio dan masih digunakan.
 Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya
melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 11

 Konferensi Audio (Audio Conferencing)
Keuntungan konferensi audio :
 Biaya peralatan yang diperlukan untuk
konferensi audio berada dalam jangkauan semua
perusahaan.
 Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
 Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu
singkat.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 12

 Konferensi Video (Video Conferencing)
 Adalah penggunaan peralatan televisi untuk
menghubungkan para peserta konferensi yang
tersebar secara geografis.
 Peralatan tersebut menyediakan hubungan
audio dan video. Seperti konferensi audio,
konferensi video tidak memerlukan komputer.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 13

 Konferensi Video (Video Conferencing)
Tiga konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :
Video Satu Arah dan Audio Satu Arah
 Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi ke satu atau
beberapa tempat penerimaan.
Video Satu Arah dan Audio Dua Arah
 Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan
berbicara dengan orang di tempat transmisi sementara semua orang
melihat pada gambar video yang sama.
Video dan Audio Dua Arah
 Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung dua arah.
Cara ini merupakan pendekatan konferensi yang paling mahal.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 14

 Konferensi Komputer
(Computer Conferencing)
 Terdapat perbedaan yang tipis antara
konferensi komputer dengan e-mail.
Kedua aplikasi menggunakan perangkat
lunak yang sama dan perangkat keras
yang sama. Yang membedakan adalah
orang yang menggunakan sistem dan
masalah yang dibahas.
 Konferensi komputer adalah
penggunaan jaringan komputer untuk
memungkinkan para anggota tim
pemecahan masalah bertukar informasi
mengenai masalah yang sedang
dihadapi.

PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 15

Transmisi Faksimili (Facsimile Transmission)
 FAX, singkatan dari facsimile transmission,
adalah penggunaan peralatan khusus yang
dapat membaca tampilan dokumen pada satu
ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya di ujung yang lain.
 Saluran komunikasinya sangat sering
berbentuk saluran telepon biasa dan
pengoperasiannya sangat mudah.
 Fax berkontribusi pada pemecahan masalah
dengan membagikan dokumen kepada
anggota tim yang lain secara cepat dan
mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis
mereka. Semua yang difotokopi dapat
ditransmisikan melalui fax.
PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 16
 Video Text
 Penggunaan komputer dengan tujuan menampilkan materi textual
pada layar CRT komputer. Materi textual dapat berupa materi
narasi dan grafik yang tersimpan pada media penyimpanan sekuder
komputer.
 Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat
tiga sumber utama bahannya, yaitu :
 Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
 Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai
untuk mengakses file videotext yang disediakan oleh jasa
tersebut.
 Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.
PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 17
 Image Storage and Retrieval
 Beberapa jenis perusahaan mempunyai volume dokumen yang
besar, sehingga mereka harus menyimpannya dalam file, agar
informasi dapat dipanggil atau ditemukan kembali bila
diperlukan.
 Untuk mengatasi masalah mengenai penyimpanan dan
pemanggilan tampilan, maka digunakan pencintraan microform
yang berupa microfilm dan microfiche. Microform akan
mengurangi kebutuhan ruang yang diperlukan oleh dokumen
kertas sampai sekitar 97%.
 Image Storage and Retrieval digunakan dalam memecahkan
masalah ketika diperlukan pemanggilan kembali dokumen
historis untuk tujuan pemahaman masalah.
PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 18
 Desktop Publishing (DTP)
 Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak
yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh
typesetter.
 Sistem DTP terdiri atas mikro komputer dengan layar CRT
resolusi tinggi, printer laser, dan software DTP.
 Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra
dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get),
yaitu tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang
dihasilkan oleh printer laser.
 Penggunaan DTP sebagai alat pemecahan masalah meliputi
aplikasi administrasi dan teknis, penampilan dokumen iklan yang
profesional dan menarik akan memberikan komunikasi yang
efektif.
PK&TI 1C Bab 2 : Otomasi Perkantoran 19