Retensi dan Pemusnaha

Dokumen
Rekam Medis

Mohammad Tajuddin

•Hotel Istana Tulungagung, 15 September 2019

•Seminar Rekam Medis dan Informasi Kesehatan – DPC PORMIKI KEDIRI
 PENDIDIKAN
APIKES Pena Husada Surabaya
S1 Manajemen UMG
S2 Manajemen UMG (Proses)
ORGANISASI
Kepala Instalasi Rekam Medis, RS Semen Gresik
Pengurus DPD PORMIKI Jatim
Sekretaris Periode 2012 - Sekarang
DLL
KONTAK
Mohammad Tajuddin Cak Udin

Tajuddin.rssg@gmail.com 08113421688
Keluargaku
 Tujuan Pembelajaran
UMUM

Peserta mampu
Mengetahui Tata Cara Retensi
dan Pemusnahan Dokumen Rekam Medis
Tujuan Pembelajaran
KHUSUS

Peserta mampu
Melakukan/Melaksanakan
Retensi dan Pemusnahan,
Dokumen Rekam Medis
 1 Konsep (Definisi dan
Pokok Latar Belakang
Bahasan Retensi dan
Pemusnahan

2 Retensi

3 Pemusnahan
Latar Belakang

Tidak
Muat

Tidak
Cukup
 • PP No. 10 Tahun 1996
tentang Wajib Simpan
EGAL Rahasia Kedokteran
• Permenkes 36 tahun 2012
tentang Rahasia
Kedokteran
Landasan • Permenkes 269/2008
Hukum tentang Rekam Medis

• Surat Edaran Direktorat Jenderal Pelayanan Medik No.

HK.00.06.1.5.01160 Tanggal 21 Maret tahun 1995
tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulis dasar
Rekam Medis dan Pemusnahan Rekam Medis di Rumah
Sakit
Retensi

Kegiatan PENGURANGAN
dokumen dengan menggunakan
tata cara tertentu
 Retensi Rekam Medis :

1. Arsip aktif ke inaktif  memilah dari

rak penyimpanan  tahun kunjungan
2. Scan, Microfilm atau mempergunakan
TI  perundangan yang berlaku
3. Memusnahkan berkas rekam medis
yang disimpan baik secara fisik
maupun TI sesuai ketentuan yang
berlaku
 1. Mengurangi jumlah arsip
rekam medis yang semakin
bertambah
Tujuan
2. Tersedianya tempat
penyimpanan berkas rekam
medis yang baru
3. kualitas pelayanan terjaga
dengan mempercepat
penyiapan rekam medis jika
sewaktu-waktu diperlukan
4. Menyelamatkan dan
mengurangi arsip (yang
bernilai guna /yang tak
bernilai guna/ nilai guna
rendah)
JADUAL RETENSI ARSIP REKAM MEDIS
ARSIP REKAM
MEDIS YANG DI
LESTARIKAN
(PERMANEN)

• Ringkasan Masuk Keluar

• KIUP, Register dan Index
• Resume Rekam Medis
• Lembar operasi
• Identifikasi bayi
• Surat Keterangan Kelahiran
• Surat Keterangan Kematian
Retensi Berkas-berkas Rekam Medis
Berdasarkan Penggolongan Penyakit
RS membuat ketentuan sendiri untuk kasus-kasus :
• Riset dan Edukasi
• Legal aspek, 23 tahun setelah ada ketentuan hukum.
• Penyakit Jiwa, Ketergantungan obat, orthopedic, kusta, mata
• Kasus Perkosaan
• HIV
• Ganti kelamin
• Bayi tabung
• Cangkok organ
• Pasien asing
• dsb.
 Retensi RS membuat ketentuan sendiri
Bersama Komite
Berdasark
Medis/Komite Rekam Medis
an dengan pertimbangan nilai
Diagnosis guna.
Indikator Nilai Guna
1. Berkas yang sudah inaktif selama 2 tahun
2. Indikator yang dipakai sebagai dasar penilaian adalah :
Nilai guna : - Primer : Administratif
Hukum
Keuangan
Iptek
- Sekunder : Pembuktian
Sejarah
 • Dibentuk dengan
SK direktur
• Beranggotakan :
• Komite Rekam
medis
• Komite Medis
• Petugas
Rekam Medis
Senior
• Perawat senior
• Tenaga lain
Tim Penilai : yang terkait
 a. Dilihat dari tanggal
kunjungan terakhir .
b. Setelah 5 (lima) tahun
Tata cara dari kunjungan terakhir
pemindahan tersebut berkas
berkas RM aktif dipisahkan di ruang
menjadi berkas lain/terpisah dari berkas
RM in aktif RM aktif
c. Berkas rekam medis
inaktif dikelompokkan
sesuai dengan tahun
terakhir kunjungan
 Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik

maupun elektronik Rekam Medis yang telah berakhir
fungsi dan nilai gunanya.

Pemusnahan harus dilakukan secara total dengan cara

membakar habis, mencacah atau mendaur ulang
sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya
 • Tim Pemusnahan
Dibentuk dengan SK
Tatacara Pemusnahan : Direktur (Unsur Rekam
Medis dan Tata Usaha)
• Membuat daftar
pertelaan
• Pelaksanaan
pemusnahan dengan
cara : dibakar
(Incenerator atau
dibakar biasa), dicacah
atau dibuat bubur, oleh
pihak ketiga disaksikan
tim pemusnah
• Dibuat berita acara
• Dikirim ke Pemilik RS dan
Kementerian Kesehatan
( Dirjen Yanmed )
MIRM 10
SNARS 1

MIRM 10
SNARS 1.1
Kebijakan Tentang Penyimpanan Retensi dan
Pemusnahan Rekam Medis.
• Rumah Sakit harus menentukan jangka waktu
penyimpanan berkas Rekam Medis tertentu.
• Secara umum, berkas Rekam Medis akan disimpan di
Ruang Rekam Medis (Aktif) selama 5( lima ) tahun sejak
pasien terakhir kali di rawat di Rumah Sakit.
• Rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak
dimusnahkan al : kasus yang terkait dengan aspek hukum
• Harus dibentuk Tim Pemusnahan arsip dengan SK
Direktur setiap kali akan dilakukan pemusnahan berkas
rekam medis.
Berkas Rekam Medis pasien
• Lembar-lembar penunjang Medis,
seperti: lembar laboratorium,
lembar konsultasi, laporan operasi,
laporan pembiusan, Persetujuan /
Penolakan Tindakan Medis,
Pernyataan pernyataan lainnya,
• Berkas Rekam Medis akan disimpan selama 5 tahun.
• Berkas Rekam Medis, karena nilai kerahasiaannya, harus
disimpan dalam Ruang Rekam Medis Rumah Sakit, kecuali
bila diperlukan untuk tindak lanjut perawatan ulang,
penelitian, pembuatan surat-surat penting atau alasan lain
yang sesuai.
• Berkas Rekam Medis milik petugas Rekam Medis itu sendiri
atau rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum
harus disimpan ditempat khusus yaitu Ruang Kepala Bagian
Rekam Medis atau almari khusus
• Berkas Rekam Medis milik petugas Rekam Medis itu sendiri
atau rekam medis yang berkenaan dengan proses hukum
harus disimpan ditempat khusus yaitu Ruang Kepala Bagian
Rekam Medis atau almari khusus
• Setelah 5 tahun non-aktif, berkas rekam
Medis akan dibuatkan Resume, dan
dilakukan pemindaian terhadap berberapa
form rekam medis yang mempunyai nilai
guna untuk disimpan selamanya dalam
bentuk soft copy
• lalu berkas itu akan dimusnahkan, dengan
dibuatkan Berita Acara Pemusnahannya.
 Dokumentasi
Pemusnahan
Dokumen Rekam
Medis
RS Semen Gresik
Latihan
Latihan
Latihan
Latihan
Latihan
Latihan
Proses
Pemusnahan
Dokumen Rekam
Medis RS Semen
Gresik
 Jadikan
REKAM MEDIS
Sebagai
BANK DATA
Bukan Sebagai
GUDANG DATA