KOORDINASI DAN

KOLABORASI
BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PROVINSI JAWA TIMUR
 II.PENGERTIAN KOORDINASI DAN
KOLABORASI

Kata Kunci
Koordinasi dan Kolaborasi
dilakukan dalam Organisasi
Koordinasi dan Kolaborasi
dilakukan dengan Komunikasi
Adanya kemitraan
Komitmen dari semua
stakeholder yang terkait
 ORGANISASI

STATIS DINAMIS

KERANGKA PROSES KEGIATAN

ATAU MENETAPKAN & MEMBAGI PEKERJAAN
WADAH
PEMBATASAN WEWENANG TUGAS N
KEGIATAN TG JAWAB
KLP ORANG PENETAPAN HUB ANTAR UNIT KERJA
TUJUAN /PEJABAT
TUJUAN
 Organisasi
Pengertian Organisasi :

Struktur tata pembagian kerja dan hubungan

kerja antara sekelompok pemegang posisi yang
bekerja sama secara tertentu untuk mencapai
tujuan

 Organisasi Sebagai Suatu Sistem

Menurut pandangan modern, organisasi
merupakan suatu sistem yang kompleks yang
memiliki berbagai unsur dan pola kerja tertentu
sebagaimana sistem terbuka
Bagan Sistem Organisasi

SUMBER PERSONEL VISI/TUJUAN

FORMALITAS ADM/PROSES MISI & FUNGSI

(PERATURAN)
ORGANISASI

HUBUNGAN STRUKTUR WEWENANG

Prinsip Organisasi :

 Perumusan tujuan (formulation of the objective)

 Pembagian pekerjaan (devision of work)
 Pelimpahan wewenang (delegation of authority)
 Tingkatan hierarkhis (level of hierarchy)
 Rentangan pengendalian (span of control)
 Ciri-ciri Organisasi Modern

 Bentuk dan struktur kompleks

 Semakin besar (tenaga dan dana)
 Sarpras semakin beraneka ragam
 Cara kerja semakin cepat
 SDM semakin terbatas
 Penekanan pada efisiensi
 Faktor manusia yang menentukan
 Peka terhadap lingkungan
MANAJEMEN

PROSES SUMBER/ FUNGSI

UNSUR

Leader 4M POAC

TUJUAN
ORGANISASI
 Manajemen

 Memikirkan dan menentukan berbagai hal

yang bersangkutan dengan apa-apa yang
harus dilakukan
 Mengusahakan, mengatur, menggerakkan
dan memanfaatkan sumber-sumber
 Menjamin tidak terjadi penyimpangan dan
kegagalan pencapaian tujuan
 KOORDINASI
 Merupakan upaya memadukan (mengintegrasikan),
menyerasikan dan menyelaraskan berbagai
kepentingan dan kegiatan yang saling berkaitan
beserta segenap gerak, langkah dan waktu dalam
rangka mencapai tujuan dan sasaran bersama
Karakteristik khusus( harus ada integrasi dan
sinkronisasi dan merupakan aktivitas dan fungsi)
manajemen)
 Maksud Koordinasi
 Di dalam organisasi, ada keterkaitan antar unit.
 Setiap unit mendapat bantuan tepat waktu
sesuai dengan keperluannya.
 Gerak semua unit serasi, tidak saling
menghambat.
 Tidak terjadi perebutan tugas dan wewenang
antar unit.
 Tidak terjadi pertumbuhan dan duplikasi kerja
yang merugikan.
 Tujuan Koordinasi
 Terciptanya sinergi antar unit kerja.
 Terciptanya dampak sinergi, yaitu diperolehnya hasil
kerja yang jauh lebih besar ketimbang jumlah hasil
kerja dari masing-masing pihak – jika tanpa
Koordinasi.
 Jenis-jenis Koordinasi
 Koordinasi Hierarkhis (vertikal)
 Dalam suatu instansi antara pejabat dengan
bawahannya
 Antara pejabat instansi vertikal dengan
pejabat instansi bawahannya
 Koordinasi Fungsional
 Fungsional horizontal
 Fungsional diagonal
 Fungsional teritorial
Pendekatan Koordinasi Yang Efektif
 Penggunaan teknik dasar manajemen,
melalui 3 cara yaitu :
 Hierarkhi, aturan&prosedur, rencana &
tujuan

 Meningkatkan potensi koordinasi

 Sistem komunikasi vertikal dan horizontal.

 Pengurangan kebutuhan koordinasi

 Penciptaan sumberdaya tambahan
 Penciptaan unit mandiri
 Indikator Terjadinya Koordinasi

 Setiap pejabat tahu apa tugas dan

tanggung jawab instansinya
 Setiap instansi tahu apa tugas dan
tanggung jawab instansi lain
 Semua instansi koordinator harus tahu
kepada siapa bertanggung jawab
 Setiap instansi menyadari adanya saling
ketergantungan dengan instansi lain
 Prinsip-prinsip Koordinasi
 Adanya wewenang formal dari koordinator.
 Adanya saling menghormati wewenang antara pimpinan
unit dengan koordinator serta antar manajer yang
melakukan kerjasama.
 Dimulai sejak perencanaan kerja disusun bersama oleh
semua pihak terkait.
 Terbuka, saling berkomunikasi – terutama yang terkait
dengan pelaksanaan rencana dan penanganan
terhadap masalah-masalah yang dihadapi.
 Adanya alat dan metoda koordinasi.
 Didukung oleh sumber yang ada.
 Ada penjadwalan kegiatan koordinasi.
 Pedoman dirumuskan Made
secara tertulis untuk semua
by Bimo WI
partisipan.
 KOORDINASI
 K esamaan persepsi, saling pengertian, hormat
 O byek sasaran diterima semua pihak
 O rientasikan perilaku, tindakan pd sasaran terpadu
 R rancang pertemuan berkala-memonitor, masalah
 D orong semangat kerjasama & etos kerja-efektif
 I ntensifkan pemecahan masalah penghambat koord
 N asehati ,arahkan, negosiasi tindakan menyimpang
 A rahkan potensi sbr daya pd sasaran ditentukan
 S empurnakan sistem kerja, sederhanakan-mudah
 I nformasikan kebijakan &dengar pendpt,persepsi
 Alat Koordinasi
 K omunikasi
 O rganisasi matriks (kepanitiaan)
 O perating procedures
 R encana bersama
 D esisi (keputusan) manajer puncak
 I ntruksi
 N orma kebijakan dan peraturan
 A sas-asas organisasi dan manajemen
 S trategi
 I deologi
Pengertian Kolaborasi
1. Tindakan kerjasama antara satu orang atau
lebih untuk mencapai sesuatu
2. Berhianat karena bekerja dengan musuh
pada situasi perang
3. Usaha memecahkan “masalah atau konflik”
secara bersama-sama bukan melalui proses
mediasi.
Manfaat Kolaborasi
1. Memberikan pelayanan atau usaha yang berkualitas
dengan menggabungkan keahlian unik profesional.
2. Memaksimalkan produktivitas serta efektivitas dan
efesiensi sumber daya.
3. Meningkatkan profesionalisme, loyalitas, dan
kepuasan kerja.
4. Meningkatkan kohesivitas antar pelaku yang terlibat
di dalamnya
5. Memberikan kejelasan peran dalam berinteraksi antar
pelaku yang terlibat di dalamnya
Tujuan kolaborasi
1.Memecahkan masalah;
2.Menciptakan sesuatu;
3.Menemukan sesuatu hambatan.
Tujuan Manajemen Kolaborasi
1. Menyediakan instrumen untuk mengenali stakeholder
2. Meningkatkan kerjasama antar stakeholder
3. Menciptakan mekanisme pemberdayaan masyarakat
4. Menciptakan mekanisme pemberdayaan masyarakat
5. Menciptakan mekanisme pembelajaran yang dialogis
6. Memperbaiki tindakan tindakan perlindungan SDA htn.
7. Menyediakan sistem manajemen yang terbuka dan
improvement”
Kendala Kolaborasi (Gray 1989)
1. Komitmen yang bertentangan dengan kolaborasi
2. Sejarah permusuhan yang dilandasi perbedaan
ideologi dalam waktu lama
3. Kondisi dimana kebijakan tidak memperhatikan
alokasi SD
4. Perbedaan persepsi atas resiko
5. Kerumitan bersifat teknis
6. Budaya kelembagaan dan politik/no legitimasi
7. Unilateral action (satu pihak memiliki power
melakukan aksi sepihak
Elemen penting pada tahapan kolaborasi
1. Inisiasi dan motivasi
2. Media komunikasi/informasi
3. Analisis bersama situasi
4. Negosiasi dan kesepakatan Stakeholder
5. Membangun kapasitas perubahan
6. Kemitraan dan anlisis pelaksanaaan
7. Membuat dan memelihara proses
8. Membuat dan mendorong mekanisme konflik.
Prinsip kolaborasi dalam mengatasi
konflik
1.Melibatkan para pihak yang relevan
2.Membangun konsensus secara bertahap
3.Merancang peta proses
4.Merancang proses fasilitasi
5.Mengendalikan memori kelompok.
Prinsip kolaborasi
1.Transparan dan saling menghormati
2.Pembagian peran yang bertanggung
jawab
3.Hubungan kerja yang efektif
4.Membangun kearifan local
5.Menghormati perbedaan dan keragaman
6.Kontinyu dan adaptif
7.Skala lebih luas
 VI. PENUTUP
 Dalam praktek, setiap kegiatan koordinasi
pastilah hampir sama dg kolaborasi.
 Setiap pelaku harus selalu berorientasi
pada maksud, tujuan dan prinsip-prinsip
koordinasi dan kolaborasi.
 Agar berhasil, komunikasi harus efektif dan
dikembangkan konsep kemitraan serta ada
komitmen dari semua pihak yang terkait
 Kegiatan koordinasi dan kolaborasi dalam
organisasi merupakan bagian integral dan
komprehensif dalam mencapai tujuan dari
organisasi
TERIMA KAS IH
SEMOGA SUKSES

Made by Bimo WI
ANAK BELAJAR DARI
PENGALAMAN
 Jika anak hidup dengan kritikan, dia belajar mengutuk.
 Jika anak hidup dengan cemoohan, dia belajar untuk malu.
 Jika anak hidup dengan permusuhan, dia belajar untuk
berkelahi.
 Jika anak hidup dengan malu, dia belajar untuk merasa
bersalah.
 Jika anak hidup dengan toleransi, dia belajar untuk sabar.
 Jika anak hidup dengan dorongan, dia belajar untuk percaya
diri.
 Jika anak hidup dengan pujian, dia belajar untuk menghargai.
 Jika anak hidup dengan kejujuran, dia belajar untuk adil.
 Jika anak hidup dengan rasa aman, dia belajar untuk yakin.
 Jika anak hidup dengan persetujuan, dia belajar untuk
menyukai dirinya sendiri.
 Jika anak belajar dengan penerimaan dan persahabatan, dia
belajar untuk menemukan cinta di dunia.