Bengkel 7S

Analisis Organisasi

Intervensi PPD Prioriti

PPD Hulu Perak
21 – 22 Mac 2019
ALIRAN PERBINCANGAN

Budaya Kerja dan PKPPD

Analisis Dalaman

Analisis Luaran
3
Kepimpinan melalui Teladan

• JPN dan PPD perlu mengubah cara kerja mereka

dahulu sebelum TRANSFORMASI budaya kerja dalam
kalangan staf dan sekolah akan berubah.

• Menjadi inspirasi dan role model untuk dihormati dan

diikuti oleh staf dan sekolah

4
Aktiviti 1 | Perubahan Budaya Kerja

Apakah budaya kerja berlaku sekarang dan apa yang perlu wujud di
Pejabat Pendidikan Daerah?

10 minit untuk perbincangan.

Tampalkan post-it notes pada kertas mahjong
yang disediakan

5
Contoh : Budaya Kerja di PPD
Engagement with Fun & Condusive Peer Review and Empowered to act
staff/stakeholders Challenge

Matrix Team Clear Resilience

Communication Quick to mobilize
(Multidisiplinary
Problem Solving
Team) Role modeling Learning from
Pursuit of Passions failures
Participatory Collaborative
Leadership Be a Learning Non-hierarchical
Organization
Wellness and Life Quick decision
Balance Programs making Lateral growth
Preparing the Next
Generation (PNG)
Strive for Responsive Bottom – Up
Excellence Approach
Free flow of
Nimble information
ALIRAN PERBINCANGAN

Budaya Kerja dan PKPPD

Analisis Dalaman

Analisis Luaran
Langkah – Langkah Pelan Perancangan
1. Permulaan
• Misi, visi
• Analisis situasi semasa
Analisis Jurang

2. Analisis Luaran 3. Analisis Dalaman

• Key Result Areas • 7S model

4. Analisis Strategik
• SWOT, TOWS
• Analisis portfolio
• Isu utama

5. Pelan Strategik

6. Pelan Operasi
“Mind the Gap” Analysis
1. Permulaan
• Misi, visi
• Analisis situasi semasa
Analisis Jurang

2. Analisis Luaran 3. Analisis Dalaman

• Bidang Fokus Utama • 7S model
(Key Result Areas)

4. Analisis Strategik
• SWOT, TOWS
• Analisis portfolio
• Isu utama

5. Pelan Strategik

6. Pelan Operasi
ALIRAN PERBINCANGAN

Budaya Kerja dan PKPPD

Analisis Dalaman

Analisis Luaran
Analisis Organisasi
Proses menilai organisasi - pembangunan, persekitaran kerja, personel dan operasi.

Bila ianya dilakukan Kepentingan

• Semasa krisis
• Sebahagian daripada projek, semasa operasi
sedia ada atau menilai skala projek
• Isu atau peluang untuk penambahbaikan
kecekapan dan keberkesanan dikenalpasti.
Berguna untuk mengenalpasti isu atau
tahap kecekapan (inefficiencies) dalam
organisasi supaya strategi dapat
dikenalpasti untuk menyelesaikan isu-isu
tersebut dan menambahbaik kelestarian
organisasi.

Struktur Sistem Kapasiti Fungsi

Output 11
 Aktiviti 2 | Proses Penyelesaian Masalah

Mengenalpasti
Punca Masalah Intervensi Pelaksanaan
Cabaran/Isu

Laporan Keberhasilan Pemantauan

Antara yang berikut, manakah penyebab kegagalan intervensi yang di luar kawalan?

1. Skop kerja tidak ditakrifkan dengan
baik
2. Kekurangan pengurusan risiko
3. Pengurus projek yang kekurangan
pengalaman dan latihan
4. Strategi yang lemah
5. Kekurangan komunikasi dalam
organisasi
6. Pegawai utama bersara
7. Tidak dapat manage expectations
8. Kepimpinan yang kurang efektif
9. Dokumentasi yang kurang tersusun
10. Gagal untuk mengesan keperluan
projek
11. Gagal untuk mengesan status projek
12. Kekurangan perancangan
projek/intervensi
13. Bajet dan jadual projek yang tidak
munasabah
14. Budaya kerja yang berlainan antara
unit
15. Gempa bumi dan Tsunami
Analisis Dalaman Model 7s
Hard ‘S’
• Senang dikenalpasti
STRUCTURE
• Pengurusan boleh
mempengaruhi secara
langsung
STRATEGY SYSTEMS

SHARED
VALUES

SKILLS STYLE Soft ‘S’

• Lebih sukar untuk
diterangkan
• Kurang ketara
STAFF
• Lebih banyak dipengaruhi
Source: Mckinsey 7s Framework oleh budaya
Analisis Dalaman
Hard ‘S’
Structure • Apakah struktur yang sesuai untuk menyelaraskan tugas.
Functional/divisional/network
Systems • Apakah prosedur yang diperlukan? (terlalu banyak/sedikit)

Strategy • Apakah yang akan diubah? Pencapaian akademik Jurang SES/sifar E UPSR/
Teknologi dan Pembelajaran berasaskan kemahiran dll
Soft ‘S’
Shared values • Budaya kerja atau sikap yang paling sesuai?

Style • Cara pentadbiran yang paling sesuai? Demokratik/autokratik/teknokratik

Skills • Apakah kemahiran yang diperlukan. Kemahiran yang sedia ada dan kekurangan
Staff • Kakitangan yang diperlukan
Perlu mendapat maklum balas daripada pegawai –
pegawai.
(cth: employee engagement surveys/focus group)
 Aktiviti 3 | Aplikasi 7s kepada contoh pertama
Imbas kembali……
Meletak setiap penyebab dalam kategori 7s

1. Skop kerja tidak ditakrifkan dengan
baik
2. Kekurangan pengurusan risiko
3. Pengurus projek yang kekurangan
pengalaman dan latihan
4. Strategi yang lemah
5. Kekurangan komunikasi dalam
organisasi
6. Pegawai utama bersara
7. Tidak dapat manage expectations
8. Kepimpinan yang kurang efektif
9. Dokumentasi yang kurang
tersusun
10. Gagal untuk mengesan keperluan
projek
11. Gagal untuk mengesan status
projek
12. Kekurangan perancangan
projek/intervensi
13. Bajet dan jadual projek yang tidak
munasabah
14. Budaya kerja yang berlainan antara
sector
15. Gempa bumi dan Tsunami
 Kategori mengikut 7s
Strategy Structure Systems Shared Values Skills Staff Style

Strategi yang lemah Kekurangan komunikasi Kekurangan Budaya kerja yang Kekurangan Skop kerja tidak Tidak dapat manage
dalam organisasi pengurusan risiko berlainan antara sector pengurusan risiko ditakrifkan dengan baik expectations

Kekurangan Pegawai utama bersara Kekurangan komunikasi Kekurangan komunikasi Pengurus projek yang Pegawai utama bersara Kepimpinan yang
pengurusan risiko dalam organisasi dalam organisasi kekurangan kurang efektif
pengalaman dan
latihan

Kekurangan Dokumentasi yang Gagal untuk mengesan

perancangan kurang tersusun keperluan projek
projek/intervensi

Bajet dan jadual projek Gagal untuk mengesan

yang tidak munasabah status projek

Kekurangan
perancangan
projek/intervensi

Bajet dan jadual projek

yang tidak munasabah
Analisis Dalaman

10 minit menyiapkan tapak 7s

20 minit diskusi antara

pegawai PPD. PPD mendapat
maklum balas bagaimana untuk
meningkatkan dan menambah baik
kecekapan organisasi
Aktiviti 4 | Analisis Dalaman
Bil 7S SITUASI SEKARANG SITUASI MASA DEPAN

1 SISTEM
H
A
R 2 STRUKTUR
D
3 STRATEGI

4 SHARED VALUE

S
O 5 SKILL
F
T
6 STAFF

7 STYLE
Rumusan
• Penyebab penyebab projek gagal boleh ditangani
dengan analisis dalaman.

• Kekuatan organisasi adalah bergantung kepada

keupayaan pegawai.

• Komunikasi dalam organisasi bergantung kepada

budaya kerja, sistem yang menghubungkan sektor –
sektor di dalam organisasi itu.

• Strategi ialah dokumen utama untuk rujukan dan

dinamik kepada perubahan semasa.
 PENILAIAN JENIS ORGANISASI
Arahan: Sila tanda setiap perkataan yang menggambarkan perasaan anda bertugas di PPD Hulu Perak sekarang. Jumlahkan nombor perkataan yang dipilih
Strong (kuat)
Dynamic capability
(keupayaan dinamik)
Weak (lemah)
Dimanakan kedudukan PPD Hulu Perak sekarang?
bagi setiap kuadran.
PERMULAAN TANGKAS

 Permulaan Cepat bertindak
 Huru-hara  Pantas
 Kreatif  Kolaboratif
 Tidak terkawal  Mudah untuk melaksanakan
 Sesiapa sahaja  Responsif
 Tanpa perancangan  Mendapat maklumat yang banyak
 Bermula semula  Cepat membuat keputusan
 Tiada sempadan  Mandat untuk bertindak
 Sentiasa berubah fokus  Ketahanan tinggi
 Tidak dapat dijangka  Belajar daripada kesilapan
STATIK BIROKRATIK
 Tiada koordinasi  Tidak berani mengambil risiko
 Tidak bergerak  Efisyen
 Membina empayar  Perlahan
 Melawan  Birokratik
 Bersifat tempatan  Pelaksanaan secara rutin
 Sentiasa menunding jari  Secara sendirian
 Diserang  Mendorong keputusan
 Kaku dan tegar  Boleh dipercayai
 Politik  Berpusat
 Terlalu kekitaan  Mantap
Kestabilan Organisasi Strong (kuat)
ALIRAN PERBINCANGAN

Budaya Kerja dan PKPPD

Analisis Dalaman

Analisis Luaran
 Keadaan Input (Data sehingga 31 Disember 2017)

JPN Z
PPD D1 D2 D3 Bintang
Purata Pencapaian PKPPD 2016 A 27.1% 45.2% 90.6% 4

contoh B
C
26.0%
26.5%
45.2%
43.3%
90.3%
91.8%
4
4

Demografik (Data sehingga 31 Julai 2018) 4 D

E
27.7%
27.7%
46.2%
44.2%
92.2%
89.4%
4
3
F 28.3% 47.1% 95.4% 4
91.53% G 28.3% 47.1% 92.1% 4

60 Pegawai D1 Kepemimpinan (30%) : 27.00%,

D2 Organisasi (50%) : 45.10%,
H 26.5% 46.2% 91.0% 4
I 26.5% 43.3% 91.8% 4
(106/117 SISC+, 27/34 SIPartner+) D3 Keberhasilan (20%) : 18.00% J 25.4% 43.3% 90.7% 4
Talent Pool: 0/2 JPN, 0/2 PPD (Data sehingga
(Data sehingga 31 Disember 2017)
Purata jarak 10 PPD dari JPN: Pencapaian PILL 2017 PPD Bil. PILL % Laksana % KPI Capai 44 31 Dis 2017)
7.21 Penglibatan Sektor
61.27km 33.33
A
B
21
11
95.24
100.00
5.00
9.09 Swasta 2016
(min 2.9 –max 132km) C 12 100.00 0.00 KEWANGAN 8 Tempoh Masa Aktiviti
D 13 100.00 7.69 MATERIAL 0
Penglibatan Swasta
10 E 4 100.00 0.00 FIZIKAL/INFRASTRU
1101 F 10 100.00 10.00
KTUR
KEPAKARAN/KHIDM 33
0 Hari :39 aktiviti
Minggu :1 aktiviti
Sekolah , Kolej Vokasional G 9 100.00 22.22 AT SOSIAL
% Tercapai % Kurang HARTANAH 0
Bulan :4 aktiviti
H 3 100.00 33.33
440 SK, Label Sekolah: Berimpak I
MAKANAN/MINUM 3
AN
10 100.00 0.00
185 SJK(C), 71 SPK: 3 PRA, 68 REN J 19 100.00 5.26 BANTUAN ASAS
0
PERSEKOLAHAN
134 SJK (T), 8 S.DAIF
238 SMK 26 SKOA Purata 1 Guru: 8.06 Pelajar 776 (Data sehingga (Data sehingga
PLC 31 Julai 2018) CPD PIBK 31 Julai 2018) VLE
(max 1:18)
Purata (Data sehingga
Purata jarak sekolah dari PPD: Nisbah Murid Kelas Purata 12.17%
Hadir 5 75.20% 31 Julai 2018)
(min 1; max 38 /kelas)
24.9 km (min 10 –max 39km) (Data sehingga 31 Julai 2018) CEFR
aktiviti sekolah sukarelawan % sekolah yang
mengunakan VLE:
Guru Opsyen DAERAH KPI 2 30%
Pedalaman Luar Bandar Bandar
BM : 2395/2345
English : 1668/1720
C2: 163 / 2851 C 13%
D 14% VLE yang tidak
C1: 794/ 2851
1.27% 28.36% 70.36% Sejarah : 657/660
Maths : 3841/ 3800 Tak capai: 23.9%
G
H
17%
23%
berfungsi: Wifi di
luar bandar tidak
Sains : 1551/1550 Tak diuji: 42.5% J 25% berfungsi
 Pencapaian Murid UPSR
contoh
(Data sehingga 30 Dis 2017)

Output/ Keberhasilan SPM (Data sehingga 30 Mac 2018)

Penguasaan
Penguasaan MTM
Minimum BM
Minimum: 64.57 BMTM
Pemahaman:
Ekuiti (Data sehingga 31 Dis 2017-
UPSR, 30 Mac 2018 – SPM) (Data sehingga 30 Jun 2018)
GP 2017 (5.12) vs. 2016 (5.28):
meningkat 0.14 (2.69%), rendah daripada GP 96.67
Bil. Murid Bil Murid Nasional Penguasaan
Jurang Jantina (lulus SPM) PPI Arus PPKI Penguasaan
JURANG: 13.01% vs. 11.51% Minimum BM Minimum
Perdana Pra : 43 GP 2017 semua PPD meningkat Penulisan :
Pra : 13 Ren : 2166 Matematik:
berbanding 2016; 5 PPD di bawah GP 96.67 96.67
Jurang SES (lulus SPM) Ren : 627 Men: 2136 Nasional: PPD C, D, E, F, G
SES REN : 80.66% vs. 82.93% Men: 582
SES SELAIN REN : 88.04% vs. 87.44% % Penguasaan Minimum UPSR 2017 vs. 2016 meningkat
% Kehadiran OA & DLL: sebanyak 2.63%, 3.53% lebih lemah daripada % lulus nasional
JURANG : 7.38% vs. 4.51% GPMP 2017 Berbanding 2016:
80%
Jurang Bandar Luar Bandar (GP) % Transisi Sek Ren ke : BM, Math, Sej : BI, Sains % Penguasaan Minimum UPSR Semua PPD 2017 meningkat
SPM : 0.83 vs. 0.47 Ting 1: 80% * GPMP BM lebih baik daripada GP berbanding 2016 kecuali: PPD C, D, F, G, H
UPSR: 0.16 vs. 0.25 (Data sehingga 30 Jun 2018) Nasional. GPMP Sains setara dengan GPMP
Nasional. GPMP lain lebih lemah daripada MP Menguasai Tahap Minimum 2017 Berbanding 2016:
Pencapaian Sekolah Std 1: Kepemimipinan GPMP nasional BM Pemahaman, Penulisan, BI Pemahaman, Sains
(Data sehingga 31 Dis 2017) Std 2: Pengurusan
Bil. Sekolah Rendah
BI Penulisan & Matematik
Organisasi
Baik Sederhan Lemah Sangat Std 3: Kurikulum,
Std Cemerlang (80 a Lemah SKPMg2
(20 – (0.19 – Kokurikulum, HEM
(90 -100%) -89.99% (50 – 49.99%)
Std 4: Pembelajaran dan STEM: (Data sehingga 31 Dis 2017) KECICIRAN
) 79.99%) 19.99%)
• Mendapat sekurang-kurangnya C

SEK MEN
Pemudahcaraan

SEK REN
Std 1 70 220 300 160 9 Std 5: Kemenjadian Murid Mock Test PISA 537 Kes (0.15%) 919 Kes (0.68%)
dalam PT3 Maths & Sains : 15.2%
Std 2 70 220 300 160 9 (PKLSMB) Skor: L:535 ; P: 2 L:193 ; P: 726
Std 3 70 220 300 160 9 Bil PLC • Mendaftar Kimia dalam SPM: Negeri ke-10 tinggi
22.60% 238
Std 4 50 228 330 169 18 dilaksanakan : 838
Std 5 70 220 300 160 9 PENYALAHGUNAAN SALAH LAKU DISIPLIN PPD A

SEK MEN
PPD Total
Bil. Sekolah Menengah A 25 PENGGUNAAN DADAH:
1200 KEHADIRAN semakin merosot PPD C
800
Baik Sederha Lemah Sangat B 34 174 Kes (Data sehingga 31 Jul 2018) 400 96 PPD D
Std Cemerlang (80 na Lemah
(20 – (0.19 C 508
0 91.91 94.79 93.5 PPD F
(90 -100%) -89.99% (50 – – H LI K H H N H N SA IR I 92.95 91.0 PPD G
) 79.99%)
49.99%)
19.99%) D 5 BIL.MURID
AYA BU K O OL A CA P A SNA AL A
O U O
A .D 92 88.21 1
DAERAH KRITIKAL MENCUBA N R K L S U AK .P M K 7
E 181 JE SE G M T PPD B
Std 1 56 76 100 2 4 DADAH G N U KEN
RA AK

SEK REN
F 5 T EN U L 88 PPD C
Std 2 56 76 100 2 4 PPD A 50 N K T. PPD D
G 9 PPDB 37 PO
Std 3 56 76 100 2 4 PPD F
H 9 PPD C 35 84 PPD H
Std 4 50 70 106 8 4 I 20 PPD F 28 2016 2017 2015 2016 2017
Std 5 56 76 100 2 4 J 43 PPD J 24 *Semua kes disiplin menurun kecuali kes kurang sopan
SEK REN SEK MEN Bulan Kritikal: Jun & Nov
 CONTOH MAPPING JPN & PPD PROFIL
Area Kritikal
contoh
Bil. Perkara TOV Sasaran Bil. Perkara TOV Sasaran
1 Kekurangan SISC+ dan SIPartner+ SISC:106; SISC:117; 6 Jurang jantina 13.01% 11.51%
SIP: 27 SIP: 34
7 Jurang SES 7.38% 4.51%
2 PKPPD – Organisasi (PPD E – 3 bintang) 45.10% 50%
8 SPM – PPD C, D, E, F, G ; MP BM & SAINS 5.12 4.90
3 KPI PILL Tercapai (PPD C, E, I) 7.21% 80%
9 UPSR – PPD C, D, F, G, H; MP: BI Penulisan & Math 64.57% 68.1%
4 Subject opsyen BI & BM BM:2395 BM:2345
English: 1668 English: 1720 10 Kehadiran (REN: PPD A, C, D, F, G; MEN: PPD B, C, D, F, REN: 93.51% REN: 95%
H) MEN: 91.07% MEN: 95%
5 PIBK Kehadiran ke sekolah KPI 2 (PPD C, D, G,H,I) 12.17% 65%
11 Keciciran (Data APDM Darjah 6 ke Ting. 1) SEK REN: 537; SEK REN: 0;
SEK MEN: 919 SEK MEN: 0
6 SKPMg2 Standard 4 (Sederhana, Harapan & Lemah) 517 0

Korelasi Pre-analisis
Demograpik & Keadaan Input Output/ Keberhasilan
PIBK Kehadiran ke Kehadiran (REN: PPD A, C, D, F,
sekolah KPI 2 (PPD C, D, G; MEN: PPD B, C, D, F, H)
G,H,I)
Keciciran (Data APDM Darjah 6
ke Ting. 1)
KPI PILL Tercapai (PPD C,
PKPPD – Organisasi
E, I)
(PPD E – 3 bintang) SPM – PPD C, D, E, F, G ; MP
BM & SAINS
Kekurangan SISC+ dan
SIPartner+ UPSR – PPD C, D, F, G, H; MP:
BI Penulisan & Math

Subject opsyen BI & BM Jurang SES

Jurang jantina
 MAPPING JPN & PPD Profil

Area Kritikal

Bil. Perkara TOV Sasaran Bil. Perkara TOV Sasaran

1. 1.
2. 2.
3. 3.

Korelasi
ALIRAN PERBINCANGAN

Budaya Kerja dan PKPPD

Analisis Dalaman

Analisis Luaran
 PELAN STRATEGIK JPN / PPD

ASPIRASI SISTEM

ASPIRASI MURID

Matlamat Objektif KPI TOV Yr 1 Yr2 Yr3 Inisiatif / Strategi Tindakan Bhg
Strategik Peneraju /
T/jawab

Strategi:
CLIMBER RECOVERY WALKER

1. Xx 1. Xx
1. Xx
2. Xx 2. Xx
2. Xx
3. xx 3. xx
3. xx
 PELAN TAKTIKAL JPN / PPD

Strategi STRATEGI 1
Bil Program / Projek / Aktiviti Tanggungjawab Tempoh / Kos / Sumber Sasaran Output / Outcome / Benefit Pelan
Hari / Kontingensi
Kekerapan

3
TERIMA KASIH