ADMINISTRASI BISNIS

KEARSIPAN

PANDE PUTU JUNIARTA SST. PAR., M.PAR

ALLPPT.com _ Free PowerPoint Templates, Diagrams and Charts

Pengertian, fungsi dan jenis-jenis arsip

Pengertian Arsip
1. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arti arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala
macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara pencipta
nya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti
dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan.
2. Menurut Undang-Undang No. 7 Tahun 1971
Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-
badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan
tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerin
tah.
3. Menurut Sutarto (1997)
Definisi arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali.
Pengertian, fungsi dan jenis-jenis arsip

Pengertian Arsip

sebuah catatan rekaman kegiatan atau sumber

informasi dengan berbagai macam bentuk yang
dibuat oleh lembaga, organisasi maupun
perseorangan dalam rangka pelaksanaan suatu
kegiatan.
Pengertian, fungsi dan jenis-jenis arsip

Fungsi Arsip
1. Fungsi Primer Arsip
Fungsi primer arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepenti
ngan dibuatnya arsip tersebut sebagai pendukung pelaksanaan maupun se
telah kegiatan tersebut selesai.

2. Fungsi Sekunder Arsip

Fungsi sekunder arsip yakni berupa nilai guna arsip berdasarkan pada kepe
ntingan suatu lembaga, instansi atau perorangan, sebagai bahan bukti dan
pertanggungjawaban.
Pengertian, fungsi dan jenis-jenis arsip
Jenis – Jenis Arsip
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah jenis arsip yang dipergunakan secara langsung,
dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umu
mnya.
2. Arsip Aktif
Arsip aktif merupakan jenis arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus dip
erlukan dan dipergunakan, dalam penyelenggaraan suatu
administrasi.
3. Arsip Inaktif
Arsip inaktif merupakan jenis arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk pen
yelenggaraan administrasi sudah mulai menurun.
4. Arsip Statis
Arsip statis adalah jenis arsip yang tidak dipergunakan secara langsung,
untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan, kebangsaan pada umum
nya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5. Arsip Duplikasi
Arsip duplikasi merupakan jenis arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip a
slinya.
Pengertian, Fungsi dan Keuntungan Kartu Kendali

Pengertian Kartu Kendali

Kartu kendali adalah Lembar isian yang digunakan

untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanan
surat yang sifatnya penting, sehingga bila surat
diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.
Pengertian, Fungsi dan Keuntungan Kartu Kendali
Fungsi Kartu Kendali

1. Alat pengendali surat masuk dan

keluar
2. Alat pelacak surat
3. Arsip pengganti bagi surat-surat
yang masih dalam proses
4. Sebagai pengganti buku agenda Keuntungan menggunakan
dan buku ekspedisi kartu kendali

1. Lebih efisien dibanding buku agenda

2. Dapat membedakan sifat surat (penting, biasa,
rahasia)
3. Menghilangkan pencatatan berulang
4. Mudah melacak lokasi surat yang diproses
5. Memudahkan penyusunan arsip
6. Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip
Pengertian, Fungsi dan Keuntungan Kartu Kendali
Contoh Kartu Kendali
Sistem Kearsipan
Sistem kearsipan terdiri dari 5 macam yaitu :
1. Kearsipan sistem abjad (Alphabetic Filling System)
2. Kearsipan sistem Subjeck ( Subjeck filling system )
3. Kearsipan sistem, wilayah ( Geographic Filling system)
4. Kearsipan sistem nomor ( Numeric filling system)
5. Kearsipan sistem tanggal (chronological filling system)

Kodifikasi
Kodifikasi merupakan proses pemberian kode pada barang yang akan diarsipkan.
Setiap barang diklasifikasikan kedalam beberapa golongankemudian diberi kode
berdasarkan penggolongan tersebut. Hal ini bertujuan untuk mempermudah
kegiatan inventaris secara sistematis. Kodifikasi bisa dalam bentuk abjab atau
angka
Filling dan Finding

FILLING PENYIMPANAN

FINDING PENEMUAN KEMBALI

Penyusutan Sistem Kearsipan
Penyusutan arsip dalam suatu organisasi atau instansi harus dilaku
kan untuk mengurangi arsip in aktif yang tidakmemiliki nilai guna
arsip.
Arsip-arsip yang tidak berguna itu harus di pilah – pilah untuk
dapat dipindahkan, dimusnahkan maupun diserahkan untuk
memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan
pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang
mempunyai nilai guna.