1

MPK DAN FM

Dua dokumen penting yang saling berkaitan dan bantu membantu antara satu sama lain. Tanpa MPK, FM tidak memberi erti sepenuhnya kerana satu-satu prosedur tidak dilihat secara menyeluruh. Begitu juga sebaliknya Tanpa FM pula, MPK tidak bermakna dan ia tidak dapat menunjukkan secara terperinci apa yang dilakukan oleh seseorang individu.
2

Dapat memahami dengan jelas tugas-tugas yang dilaksanakan mengikut peraturan dan undangundang yang berkuatkuasa. Mengetahui hubungan kerja serta tugas dengan pegawai atasan dan bawahannya.
3

SAMBUNGAN- Objektif

Mampu menyedia Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja sebagaimana yang ditetapkan mengikut peraturan. Dapat meningkatkan prestasi kerja pegawai dan sekolah. Menjimatkan masa kerja dengan mengikuti garispanduan yang disediakan.
4

PERBEZAAN MPK DAN FM
MPK Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan Dokumen rujukan peringkat Jabatan Satu MPK untuk satu jabatan Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam jabatan FM Dokumen rujukan peringkat individu/jawatan Berasaskan tugas dan Tanggungjawab individu Satu FM untuk Satu jawatan
Mengandungi maklumat/ panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan
5

KEBAIKAN MPK & FM

Semua prosedur dan peraturan kerja di rekodkan sebagai bahan rujukan. Mempunyai keseragaman dalam pelaksanaan kerja. Mematuhi peraturan organisasi Mengurangkan kesilapan semasa bekerja
6

SAMBUNGAN-Kebaikan MPK dan FM

Memudahkan kefahaman tentang bidang tugas kepada pekerja baru atau yang bertukar ke sesuatu sekolah baru. Penetapan secara jelas tentang bidang tugas dan halatuju seseorang pegawai.
7


MPK
8

Apa itu MPK ?

MANUAL PROSEDUR KERJA (MPK)
 

Dokumen rujukan peringkat Jabatan/Pejabat Mengandungi maklumat yang memberi gambaran menyeluruh mengenai Jabatan/Pejabat Mendokumentasikan secara sistematik susunan cara bekerja Hanya satu MPK disediakan bagi satu Jabatan/Pejabat

9

KANDUNGAN MPK
Latar Belakang Jabatan/Pejabat Senarai Borang-borang Yang Digunakan

8

1

2

Objektif Jabatan/ Pejabat

Carta Aliran Kerja Aktiviti-Aktiviti Utama

7

MANUAL PROSEDUR KERJA
6 5
Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama

3

Carta Jabatan/ Pejabat

Proses Kerja Aktiviti-aktiviti Utama

4 Fungsi-Fungsi
Utama Jabatan/ Pejabat
10

1. LATAR BELAKANG JABATAN

MENCATATKAN SEJARAH PENUBUHAN TUJUAN DAN MATLAMAT DITUBUHKAN AKTA/PERUNDANGAN BERKAITAN
11

2.

OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
KENYATAAN YANG HENDAK DICAPAI MENJELASKAN TUJUARAH JABATAN ASAS PENGURUSAN STRATEGIK ASAS PEMBENTUKAN OBJEKTIF

   

12

1. CARTA ORGANISASI JABATAN/PEJABAT

MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERARKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN. RANGKAKERJA DAN PANDUAN UNTUK MENCAPAIKAN OBJEKTIF YANG DITETAPKAN a.) AKTIVITI-AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH JABATAN/PEJABAT b. ) RANTAIAN PERINTAH (CHAIN OF
13

CARTA ORGANISASI SEKOLAH MENENGAH PENGETUA
Pen. Kanan I Pen. Kanan 2 Pen.y. Petang Pen. Kanan 3

Ketua Pembantu Tadbir
P. Makmal

P.Makmal

P. Asrama

Kaunselor

PAR PT PTR PT PTR
14

PAR

CARTA FUNGSI SEKOLAH MENENGAH
PENGETUA

P’biran, P’khid & Kew.

HEM

KOKU

P’ngurusan Pejabat

Kewangan

Perjawatan

Hal Ehwal Murid

Asrama

Disiplin
15

4. FUNGSI UTAMA JABATAN/PEJABAT

TUGAS - TUGAS UTAMA YANG DIJALANKAN BAGI MEMBOLEHKAN JABATAN / PEJABAT MENCAPAI OBJEKTIF PENUBUHANNYA. KEGIATAN KHUSUS UNTUK JABATAN ITU SAHAJA ATAU ‘COMMON ACTIVITY’.

16

1. AKTIVITI-AKTIVITI BAGI SETIAP FUNGSI  UTAMA IALAH PERKARA YANG AKTIVITI

DIJALANKAN DI BAWAH FUNGSI UTAMA. PELAKSANAAN SESUATU AKTIVITI MELIBATKAN TENAGA MANUSIA,PERALATAN, BAHAN, MASA DAN KOS.

17

CONTOH:
 

JABATAN : SEKOLAH MENENGAH FUNGSI UTAMA : PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN & KEWANGAN : PENGURUSAN PENTADBIRAN & PEROLEHAN

AKTIVITI

18

CONTOH AKTIVITI 1

:PERKHIDMATAN FUNGSI UTAMA :URUSAN PENGISIAN JAWATAN AKTIVITI :URUSAN PENGESAHAN :URUSAN KEMASUKAN DALAM JAWATAN BERPENCEN :URUSAN PENANGGUNGAN KERJA

19

CONTOH AKTIVITI 2
Fungsi Pengurusan Kewangan Aktiviti :Bayaran Gaji dan Elaun :Pengurusan Stor :Buku Vot dll.

20

6. PROSES KERJA MPK
Proses kerja ialah rangkaian tindakan yang perlu diambil secara berturutan mengikut peraturan yang ditetapkan bagi melaksanakan sesuatu aktiviti. Setiap aktiviti mesti disediakan proses kerja. Maklumat yang perlu ada dalam format proses kerja ini ialah jawatan dan proses.
JAWATAN PROSES

Aktiviti : Contoh Format Proses Kerja MPK
21

MENYEDIAKAN PROSES KERJA MPK

Semak senarai aktiviti bagi mengenalpasti jenis-jenis aktiviti yang memerlukan penyediaan proses kerja. Sediakan urutan tindakan untuk melaksanakan aktiviti tersebut. Mula dengan perkataan ‘perbuatan’ bagi menyenaraikan setiap proses. Senaraikan jawatan pegawai yang perlu mengambil langkah ke atas langkahlangkah yang berkenaan.
22

7. SIMBOL-SIMBOL CARTA ALIRAN
Tindakan (Langkah) Aliran Pilihan/Keputusan Tindakan Serentak Penyambung

23

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Mula
Pembantu Tadbir
Tidak Lengkap Semak

Pastikan syarat-syarat pengesahan Telah dipatuhi Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Urusan Perlanjutan Diperakukan

Pembantu Tadbir

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan Kenyataan Lulus Peperiksaan Perakuan pengesahan dlm jawatan Dan borang Opsyen/KWSP Hantar ke SPP melalui JPN

Pembantu Tadbir

Dapatkan Tandatangan Pengetua Sambung
24

Pengetua

Serah kepada Pembantu Tadbir Untuk dihantar ke SPP melalui JPN Terima kelulusan

Pengetua

Pembantu Tadbir

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Pengetua

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Pembantu Tadbir

Memberhentikan KWSP melalui Payroll jika memilih Skim Berpencen Tamat
25

8. SENARAI BORANGBORANG YANG DIGUNAKAN

Senaraikan borang-borang yang digunakan bagi keseluruhan Jabatan/Pejabat

26


FM
27

Apa itu FM ?

FAIL MEJA (FM)

 

Dokumen rujukan peringkat individu berasaskan tugas dan tanggungjawab individu Satu FM bagi satu jawatan Mengandungi maklumat / panduan untuk mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu jawatan 28

KANDUNGAN FM
Senarai Tugas Harian Objektif Jabatan/Pejabat

1 4 Norma Kerja 13 12 11

1

2 3 4

Objektif Bahagian/Unit Carta Organisasi Jabatan/Pejabat Carta Organisasi Kedudukan Pegawai Senarai Tugas/ Kuasa dan Hubungan

Senarai Borang-borang Yang Digunakan Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

FAIL MEJA

5

Senarai Undang-Undang Peraturan

10 9 8
Carta Aliran Kerja

6 Peraturan-Peraturan
Pentadbiran

Senarai Semak/ Checklist

7

Proses Kerja
29

1. OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT
OBJEKTIF JABATAN DI DALAM FAIL MEJA SAMA DENGAN OBJEKTIF DI MPK

30

2. OBJEKTIF BAHAGIAN/UNIT

• SETIAP AKTIVITI HARUSLAH MENYUMBANG KE ARAH PENCAPAIAN OBJEKTIF JABATAN / PEJABAT PADA KESELURUHANNYA.
31

PECAHAN KEPADA OBJEKTIF JABATAN/PEJABAT DALAM BENTUK OBJEKTIF JANGKA PENDEK YANG PERLU DICAPAI OLEH BAHAGIAN/UNIT.

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

3.TEPAT,JELAS,BOLEH DICAPAI DAN BOLEH DIUKUR SUPAYA PIHAK PENGURUSAN BOLEH MEMBUAT KEPUTUSAN DAN PENILAIAN KEMAJUAN DENGAN BERKESAN BERASASKAN OBJEKTIF-OBJEKTIF YANG DITETAPKAN.
32

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

MENETAPKAN KEUTAMAANKEUTAMAAN JANGKA PANJANG BAHAGIAN/UNIT MEMBOLEHKAN SESEORANG PENGURUS MENILAI KEBERKESANAN SESUATU RANCANGAN SUPAYA IA DAPAT DIUBAH JIKA PERLU
33

SAMBUNGAN-Objektif Bahagian/Unit

MERUPAKAN MEKANISMA PENYELARASAN ANTARA PENYELIA-PENYELIA DAN STAF

34

1. CARTA ORGANISASI JABATAN/SEKOLAH

CARTA ORGANISASI JABATAN/SEKOLAH UNTUK FM ADALAH SAMA DENGAN CARTA YANG DISEDIAKAN DALAM MPK

35

1. CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT

DI DALAM FM, HANYA CARTA BAHAGIAN/UNIT YANG BERKAITAN DENGAN INDIVIDU SAHAJA PERLU DISEDIAKAN. KEDUDUKAN INDIVIDU PERLU DITANDAKAN DALAM CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT

36

CONTOH-CARTA ORGANISASI BAHAGIAN/UNIT
PENGETUA

Ketua Pembantu Tadbir
P. Makmal

P.Makmal

P. Asrama

PAR PT PTR PT PTR

PAR

37

1. SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN

SENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG MENJELASKAN DENGAN TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA SESEORANG PEGAWAI UNTUK MENJALANKAN TUGASTUGASNYA.
38

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

MENJELASKAN KEPADA PEMEGANG JAWATAN MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB, PENGETAHUAN ATAU KEMAHIRAN YANG DIPERLUKAN
39

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

.

MENENTUKAN KUASA YANG DIBERIKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI PERLU DIMAKLUMKAN. MEMUDAHKAN SESEORANG PEGAWAI BERTINDAK ATAU MEMBUAT KEPUTUSAN MENGIKUT HAD YANG
40

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

HUBUNGAN KERJA PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN PERLU DIKETAHUI UNTUK MEMBANTU PEGAWAI MENYELASAIKAN SESUATU TUGAS.

41

SAMBUNGAN-Senarai Tugas Kuasa dan Hubungan

SETIAP PEGAWAI MENGETAHUI HADHAD KUASA YANG DIPERUNTUKKAN; DAN MENJELASKAN HUBUNGAN DI ANTARA SESEORANG PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN SAMA ADA DI DALAM JABATAN/ PEJABAT ATAU DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI DI JABATAN/PEJABAT YANG LAIN. 42

1. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIVITI

TIAP-TIAP AKTIVITI MEMPUNYAI BEBERAPA PERATURAN PENTADBIRAN YANG HARUS DIKETAHUI OLEH PEGAWAI - PEGAWAI SESEBUAH JABATAN/PEJABAT. MESTI DIPATUHI DALAM MENJALANKAN SESUATU AKTIVITI 43

1. PROSES KERJA BAGI AKTIVITI-AKTIVITI YANG BERKAITAN DENGAN PEGAWAI

SENARAI JAWATAN PEGAWAI YANG MELULUSKAN TINDAKAN DAN SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKAITAN PERLU DISERTAKAN DALAM PROSES KERJA.
44

BAGAIMANAKAH PENYEDIAAN PROSES KERJA?

45

PENYEDIAAN PROSES KERJA

SEMAK SENARAI TUGAS BAGI MENGENALPASTI JENIS-JENIS KERJA YANG MEMERLUKAN PENYEDIAAN PROSES KERJA SEDIAKAN TURUTAN TINDAKAN MENGENAI KERJA TERSEBUT
46

SAMBUNGAN-Penyediaan Proses Kerja

MULAKAN DENGAN PERKATAAN ‘PERBUATAN’ BAGI MENYENARAIKAN SETIAP PROSES SENARAIKAN PEGAWAI YANG PERLU DIRUJUK SENARAIKAN UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN YANG BERKAITAN DENGAN TUGAS BERKENAAN.

47

8. CARTA ALIRAN KERJA

LANGKAH-LANGKAH DIDALAM AKTIVITI YANG MELIBATKAN PEGAWAI PERLU DITANDAKAN AGAR PEGAWAI DAPAT DIMAKLUMKAN MENGENAI TANGGUNGJAWAB DAN PERANAANNYA DALAM MENYELASAIKAN SESUATU AKTIVITI.
48

9. SENARAI SEMAK/CHECKLIST

SATU ALAT PERANCANGAN DAN KAWALAN KERJA YANG RINGKAS DAN TEPAT MENGENAI TINDAKANTINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL DALAM MENGENDALIKAN SESUATU AKTIVITI. BOLEH BERBENTUK RANGKAIKATA, SOALAN DAN JAWAPAN ATAUPUN PERNYATAAN PERINGATAN YANG DIPERLUKAN MENGIKUT JENIS/BIDANG AKTIVITI YANG

49

KEPERLUAN CHECKLIST:

MEMBERI PERINGATAN DAN SEMAKAN KE ATAS TINDAKAN YANG PERLU DIAMBIL DALAM MELAKSANAKAN SESUATU AKTIVITI HARIAN MENGELAKKAN BERLAKUNYA KECUAIAN,LUPA,KESILAPAN DAN PERTINDIHAN KERJA
50

SAMBUNGAN-Keperluan Chekcklist

MENJADI ASAS KEPADA KAWALAN KESELAMATAN TERUTAMA YANG MELIBATKAN AKTIVITI TEKNIKAL SEPERTI JADUAL PERJALANAN UDARA DAN LAUT,PROSESAN ALATAN DALAM ‘ASSEMBLY LINE’ DAN PANGKALAN KUALITI
51

1. SENARAI UNDANGUNDANG DAN PERATURAN

ADALAH PETIKAN KECIL DARIPADA ARAHAN-ARAHAN RASMI YANG PERLU DIRUJUK OLEH SESEORANG PEGAWAI. HANYA ARAHAN-ARAHAN YANG MASIH DIGUNAKAN SAHAJA YANG PERLU DIKANDUNGKAN DALAM FM.
52

KEPERLUAN :

MENJADI RUJUKAN ASAS YANG MEMBOLEHKAN SESUATU AKTIVITI ITU DILAKSANAKAN DENGAN SAH MENJIMATKAN MASA MENGESAN SEMULA ARAHAN-ARAHAN YANG DIPERLUKAN, MEMUDAHKAN STAF LAIN MEMBUAT RUJUKAN APABILA DIPERLUKAN

53

CARA MENYEDIAKAN:

KUMPULKAN SEMUA PERUNDANGAN DAN PERATURAN YANG ADA KAITAN LANGSUNG DENGAN TUGAS JAWATAN BERKENAAN PEKELILING AM, PEKELILING PERBANDAHARAAN,PERINTAH AM, AKTA-AKTA TERTENTU, PERATURAN PEJABAT,ARAHAN DAN LAIN-LAIN DISIMPAN DI BILIK FAIL .
54

1.

SENARAI JAWATANKUASA YANG DI ANGGOTAI
SEMUA JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI OLEH PEGAWAI BERKENAAN JAWATANKUASA ITU HENDAKLAH SEKURANG-KURANGNYA WUJUD UNTUK TEMPOH 6 BULAN
55

SAMBUNGAN-Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai

MEMBOLEHKANNYA MEMBUAT PERSEDIAAN DAN PERANCANGAN AWAL SEBELUM HADIR KE MESYUARAT JAWATANKUASAJAWATANKUASA TERSEBUT MEMBOLEHKAN PEGAWAI BARU YANG MENGAMBILALIH TUGAS MENGETAHUI JAWATANKUASA YANG PERLU DIANGGOTAINYA
56

1. SENARAI BORANG YANG DIGUNAKAN BERKAITAN DENGAN TUGAS PEGAWAI

MEMBANTU PEGAWAI BERKENAAN MENGETAHUI BORANG-BORANG YANG BERKAITAN DENGAN TUGASNYA.

57

13.

NORMA KERJA

IALAH JANGKAMASA ATAU LAINLAIN PENGUKURAN PRESTASI YANG TELAH DITETAPKAN BAGI MENYIAPKAN SESUATU KERJA BOLEH JADI PANDUAN

58

14. SENARAI TUGAS HARIAN

FORMAT BAGI MENGINGATI DAN MERANCANG AKTIVITI-AKTIVITI UTAMA YANG PERLU DILAKSANAKAN DI ATAS MEJA SUPAYA MUDAH DIRUJUK MEMUDAHKAN PEGAWAI MERANCANG KERJA ATAU MENGAMBIL TINDAKANTINDAKAN PENTING LEBIH AWAL MENGAMALKAN PENGURUSAN MASA YANG CEKAP DAN BERKESAN
59

CONTOHCONTOH PROSES KERJA

60

PROSES KERJA MENGURUSKAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN (FM) BAHAGIAN: PENTADBIRAN JAWATAN: PEMBANTU TADBIR PENTADBIRAN PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN

BIL

PROSES KERJA

1.

Semak buku daftar pegawai/ kakitangan yang akan disahkan dalam jawatan

2.

Semak fail peribadi dan buku rekod perkhidmatan pegawai dan pastikan telah memenuhi syarat untuk pengesahan dalam perkhidmatan
61

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN

3. 4.

Rujuk fail/pegawai yang layak untuk Ketua Jabatan perakuan Ketua Jabatan (Pengetua) Sediakan Borang Perakuan, Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan lulus peperiksaan dan kemukakan kepada Ketua Jabatan untuk Perakuan dan tandatangan. Kemukakan borang opsyen samada memilih skim KWSP/pencen kepada pegawai pegawai berkenaan Ketua Jabatan (Pengetua) Perintah Am Bab A Perkara 36

Pegawai berkenaan

62

BIL

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN

5.

Kemukakan dokumen yang lengkap kepada SPP melalui JPN Terima surat pengesahan.. Sediakan penyata perubahan Kew 8 mengenai pengesahan dalam jawatan dan dapatkan tandatangan Pegawai yang diberi kuasa. Ketua Jabatan (Pengetua)

6.

63

PROSES KERJA

PEGAWAI YANG MELULUSKAN/ DIRUJUK

SEKSYEN UNDANGUNDANG/ PERATURAN

7.

Kemukakan penyata perubahan Kew 8 yang telah ditandatangani ke JPN. Rekodkan pengesahan jawatan dalam BRP dan edarkan surat asal kepada pegawai Pembantu Tadbir

8.

64

PERATURAN PENTADBIRAN(CONTOH

)
Urusan Pengesahan Dalam Jawatan

a. Pengesahan jawatan di dalam jawatan perkhidmatan awam mengambil masa di antara 1 - 3 tahun dari tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seorang staf telah memenuhi syaratsyarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya. 65

b. Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatanya hendaklah disertai dengan surat perakuan ketua jabatan c.Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya, tidak layak menerima anjakan gaji sehingga

66

a.

Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan dimana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya dan tidak lulus kursus induksi. a.Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa melantikan melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan.
67

f. Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan 3 bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.
68

CARTA ALIRAN PENGESAHAN DALAM JAWATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN

Mula
Semak Tidak Lengkap Urusan Perlanjutan Diperakukan

Pastikan syarat-syarat pengesahan Telah dipatuhi Rujuk untuk Perakuan Ketua Jabatan

Sediakan Kenyataan Perkhidmatan Kenyataan Lulus Peperiksaan Perakuan pengesahan dlm jawatan Dan borang Opsyen/KWSP Hantar ke SPP melalui JPN

Dapatkan Tandatangan Pengetua Sambung
69

Serah kepada Pembantu Tadbir Untuk dihantar ke SPP melalui JPN Terima kelulusan

Sedia Kew 8 dan hantar ke JPN

Terima Kew 8 yang telah diluluskan

Memberhentikan KWSP melalui Payroll jika memilih Skim Berpencen Tamat
70

Senarai Semak Semasa Proses Kerja
PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN PEMBERIAN TARAF BERPENCEN
Bil Tindakan Tandakan Catatan

A. Semakan Rekod Maklumat Staf: 1. Daftar pegawai yang layak 2. 3. 4. Semak fail peribadi pegawai berkenaan Telah memenuhi syarat perkhidmatan Kemukakan kepada Ketua Jabatan

71

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN

Bil 5.

Tindakan

Tandakan Catatan

Sediakan borang-borang berkaitan dan minta pegawai tandatangan borang opsyen Kemukakan sokongan yang telah disempurnakan kepada Ketua Jabatan untuk sokongan & tandatangan Sediakan surat iringan dan hantar ke PPD/PPB/JPN Failkan sesalinan surat dan dokumen ke fail peribadi pegawai berkenaan

6.

7.

8.

72

SAMBUNGAN - Senarai Semak Semasa Proses Kerja PENGESAHAN DALAM PERKHIDMATAN DAN KEMASUKAN KE JAWATAN BERPENCEN

Bil 9. 10. 11. 12. 13.

Tindakan

Tandakan Catatan

Terima surat pengesahan jawatan dari SPP sesalinan serah kepada pegawai berkenaan Sediakan kew. 8 dalam 6 salinan dan dapatkan tandatangan Guru Besar/Pengetua Hantar ke PPD/PPB/JPN untuk kelulusan Terima kew. 8 yang telah diluluskan oleh PPD/PPB/JPN Sediakan SG 20 dan hantar ke JAN untuk berhentikan potongan KWSP
73

CARTA ALIRAN PENYEDIAAN BAYARAN GAJI MELELUI SISITEM PAYROLL

Mula Terima Kew8/surat arahan Yang perlu dibuat perubahan Taipkan kew 320 – 2 salinan Perlu diisi ruangan yang berkenaan shj Buat semakan dengan PAYROLL MASTER LISTING Kepilkan bersama dokumen sokongan Yang telah disahkan Susun lembaran gaji mengikut No. Gaji Sambung
74

Copkan nama pegawai yang akan tandatangan Kew 8 Semak serta tandatangan kew 8 Asingkan:- salinan asal ke JAN - salinan kedua difailkan Rekod dalam buku despatch

Tamat

75

Proses Kerja Penyediaan Bayaran gaji Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan Pegawai Proses Kerja Sessi Undang Undang dan Peraturan Mengikut Pekeliling dan Peraturan yang ditetapkan oleh JAN

1

Pembantu Menghantar Lembaran gaji Tadbir (Payroll) Kew.320 mengikut (Kew) jadual yang telah ditetapkan oleh Perbendaharaan. Taipkan Kew, 320 sebanyak 2 salinan

2 3 Penuhkan butiran berkenaan sahaja.

76

SAMBUNGAN -

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui Payroll

Bil

Tindakan Pegawai

Proses Kerja

Sessi Undang Undang dan Peraturan Mengikut Pekeliling dan Peraturan yang ditetapkan oleh JAN

4

Pembantu Untuk mengisi borang Kew. Tadbir 320 hendaklah (Kew) berpandukan kepada surat Pek. Akauntan Negara Bil. 3 Tahun 1993. Setiap perubahan yang dibuat perlu di sertakan dengan dokumen-dokumen yang berkaitan.

5

77

SAMBUNGAN -

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui Payroll

Bil

Tindakan Pegawai

Proses Kerja

Sessi Undang Undang dan Peraturan Mengikut Pekeliling dan Peraturan yang ditetapkan oleh JAN

6

Pembantu Setiap lembaran gaji perlu Tadbir disertakan dengan (Kew) dokumen-dokumen yang berkaitan. Setiap lembaran gaji perlu disusun mengikut nombor gaji (menaik) dan berikan nombor bilangannya.

7

78

SAMBUNGAN -

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui Payroll

Bil

Tindakan Pegawai
Pembantu Tadbir (Kew)

Proses Kerja

Sessi Undang Undang dan Peraturan Mengikut Pekeliling dan Peraturan yang ditetapkan oleh JAN

7

Copkan nama pegawai diruangan “Disediakan oleh” dan “Disahkan oleh” serta tarikh untuk ditandatangan. Buat semakan berpandukan :- PAYROLL MASTER LISTING.

8

79

SAMBUNGAN -

Proses Kerja Penyediaan Bayaran Gaji Melalui Payroll

Bil

Tindakan Pegawai
Pembantu

Proses Kerja

Sessi Undang Undang dan Peraturan Mengikut Pekeliling dan Peraturan yang ditetapkan oleh JAN

9

Tadbir (Kew)

Hantarkan untuk tandatangan Pengetua dan asingkan Salinan Asal untuk di hantar ke JAN dan salinan kedua di failkan. Rekod kedalam Buku Despath.

10

80

Senarai Semak Penyediaan Bayaran Gaji Melalui Sistem Payroll
Bil Tindakan 1. Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan 2. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan 3. Penuhkan butiran yang berkenaan 4. Semak dengan payroll 5 Terima Penyata Perubahan (Kew.8) atau Surat Arahan yang perlu untuk dibuat perubahan. 6. Taip Kew. 320 sebanyak 3 salinan 7. Penuhkan butiran yang berkenaan
81

Tandakan Catat

NORMA KERJA BAGI TUGAS-TUGAS YANG DIJALANKAN OLEH PEMBANTU TADBIR PERKHIDMATAN Jumlah Unit Jenis Kerja Bil Masa Yang Boleh Yang Dijalankan Diambil Dlm Seminggu 1. 2. 3. 8. 5. 6. Mengurus perlantikan Mengurus pengesahan dalam jawatan Mengurus kemasukan ke dalam jawatan berpencen. Mengurus kenaikan pangkat Penyediaan penyata bulanan/suku tahunan. Mengurus pertukaran pegawai 115 minit 151 minit 195 minit 95 minit 155 minit 185 minit 17 unit 13 unit 10 unit 21 unit 16 unit 11 unit
82

SENARAI TUGAS HARIAN
• Perancangan Senarai Aktiviti Harian / Minggu / Bulan • Sebagai senarai semak tugas harian • Kemudahan mengambil tindakan susulan • Dikemaskini dan direkod setiap hari
83

RAJAH- SENARAI TUGAS HARIAN
NAMA: JAWATAN: TARIKH: BIL TUGAS SAYA HARI INI CATATAN

84

SENARAI TUGAS,KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN BAHAGIAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN JAWATAN: PEMBANTU TADBIR

Tugas Pegawai Atasan Yang

Tugas dan Tanggungjawab

Kuasa Yang Diberi

Tugas PegawaiPegawai Lain Yang Ada Hubungan Serta Jenis Hubungan

Pengetua
Meluluskan Cuti

Menguruskan permohonan cuti k/tangan

JPN merekodkan
dalam BRP

P.Kanan/KPT
Menyokong Permohonan Cuti

P.Kanan/KPT
Menandatangani Resit

Menguruskan Terimaan Bayaran

1.Menerima wang awam 2.Menulis Buku Resit

85

BAHAN-B AHAN RUJUKAN
PEKELILING KEMAJUAN PERKHIDMATAN AWAM BIL 8 TAHUN 1991
86

87

MANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJA pembina modul dan penceramah
Bil 1. 2. 3. 4. Nama Penyedia Modul Pn Rokiah Hanim Hj Bujang (Ketua Kumpulan) Pn Hajjah Hasnah bt Ahmat En. Zakaria bin Saad En. Zulkifli bin Ismail Alamat Pejabat SK Lereh, 76400 Tanjung Keling, Melaka SMK Yan, J alan Pegawai 06900 Yan, Kedah Kolej Sultan Abdul Hamid J ln Langgar, 05460 Alor Star, Kedah Politeknik Kota Kuala Terengganu J ln Sultan Ismail 22100 K.Terengganu Politeknik Dungun Terengganu 23000 Dungun, Trg. J ab. Pendidikan Sabah, Tkt. 5 Wisma Persekutuan, Kota Kinabalu, Sabah. No. Telefon 06-3154264 012-279 6833 Fax: 06-3154919 04-4655 228 012-4326984 Fax:04-4659400 04-733 2300 019-741 5112 Fax:04-7305300 09-620 4100 / 09-620 4111 012-985 1008 Fax: 09-845 8820 012-955 0896 Fax:09-8458781 088-254 204 013-871 3194 Fax:
88

5. 6.

Puan Noor Asmah bt Mohamed En. Maidin bin Hj Osman

Sign up to vote on this title
UsefulNot useful