Fungsi dan Proses Pengurusan

Pengetahuan Kemahiran dan Prestasi

dalam Pengurusan
Struktur Organisasi dalam Institusi
Pendidikan
Satu aktiviti perancangan dan pergerakan atau
panduan oleh sesuatu perusahaan atau organisasi
berhubung dengan segala kaedah-kaedah peraturan-
peraturannya, juga tanggungjawab dan tugas-tugas
kakitangannya itu.
Wan Azmi (1994)

Para pengurus bertindak memenuhi matlamat organisasi

dengan cara menguruskan orang lain supaya melakukan
apa-apa tugas yang difikirkan perlu tanpa mereka sendiri
melakukannya.
(Stoner dan Wenkel)
Satu set yang direka bentuk untuk meninggikan dan
mengarahkan kerja-kerja atau tugas yang sengaja
ditentukan.
Ahmad Atory (1996)

Proses perancangan, penyusunan, pengarahan, dan

pengawalan usaha ahli-ahli organisasi dan
menggunakan semua sumber organisasi untuk
mencapai matlamat organisasi.
Juhary Ali (2000)
 Satu cara untuk mengetahui proses pengurusan
adalah dengan mengenalpasti fungsi-fungsi asas
yang bersama-sama mewujudkan proses tersebut

 Fungsi ini merupakan asas bagi aktiviti

pengurusan pada setiap peringkat pengurusan.

 Tujuannya supaya segala sumber yang diuruskan

oleh sesebuah organisasi pendidikan dapat
diuruskan dengan berkesan, efisien, cekap dan
selari dengan matlamat organisasi.
 Henry fayol menyenaraikan unsur dalam
pendekatan fungsian: ramalan dan
perancangan, pengelolaan, arahan,
penyelarasan dan kawalan.

 Unsur tambahan: komunikasi dan motivasi.

 4 perkara utama fungsi pengurusan:

perancangan, penyusunan, pengarahan dan
pengawalan
 Garis-garis kasar yang akan mengarahkan
pergerakan dan penyediaan asas serta cara-cara
bagaimana hendak menjalankan secara teratur,
dan berkesan (E.F.L Brech,1946)

 Fungsi pertama dalam proses pengurusan yang

turut melibatkan perorganisasian, kepimpinan
dan kawalan (Mohd. Hizam,2002)

 Menentukan apa yang mesti dilakukan oleh

organisasi dan bagaimana cara yang terbaik bagi
melakukannya (Zafir Mohd Makhbul,2003)
 menawarkan

menawarkan beberapa
beberapa faedah
faedah dari
dari segi
segi
tumpuan
tumpuan dan
dan keflesibelan,
keflesibelan, meningkatkan
meningkatkan
penyelarasan,
penyelarasan, pengurusan
pengurusan masa
masa dan
dan
memperbaiki
memperbaiki kawalan.
kawalan.

 Perkembangan

Perkembangan organisasi
organisasi pendidikan
pendidikan ke
ke arah
arah
mencapai
mencapai matlamat
matlamat yang
yang telah
telah ditentukan
ditentukan
dapat
dapat dikawal
dikawal dan
dan diukur
diukur pencapaiannya
pencapaiannya
supaya
supaya tindakan
tindakan pembetulan
pembetulan dapat
dapat dilakukan.
dilakukan.

 Perancangan

Perancangan meliputi
meliputi perancangan
perancangan jangka
jangka
pendek
pendek dan
dan jangka
jangka panjang.
panjang.
 Langkah 1:menentukan arah tuju yang
perlu dicapai oleh sesebuah organisasi.
Misi/visi

 Langkah 2: membentuk strategi-strategi

bagi mencapai matlamat tersebut

 Langkah 3: mereka bentuk pelan tindakan

pada peringkat taktikal dan pengoperasian
bagi melaksanakan strategi-strategi
Proses menentukan cara terbaik bagi mengumpul,
menyelaras dan menggunakan semua sumber yang
dimiliki oleh organisasi supaya hasil yang dikehendaki
tercapai.

penyelarasan (penyusunan) adalah

memperseimbangkan dan menyelaraskan kepaduan
kumpulan bagi menentukan pembahagian kerja-
kerja yang sesuai kepada ahli-ahli.
(Wan Azmi,1994)
 Pengurus mengumpulkan kerja-kerja yang
berkaitan dalam kelompok tersendiri,
kemudian menyusun ahli-ahli organisasi dan
seterusnya menetapkan tugas dan
tanggunjawab ahli-ahli tersebut.

 melibatkan kerja menstruktur organisasi dan

penstafan

 melibatkan hubungan pengurus dengan

pekerja
 Berkaitan dengan pengarahan kakitangan bawahan,
aspek-aspek komunikasi, perlakuan pengurusan,
pemberian ganjaran dan penghukuman.

 Pengurusan memberi arahan dan panduan untuk

memastikan kerja dapat dibuat dengan cekap.

 melibatkan kelulusan dan penyerahan autoriti

kepada kepada pekerja sebelum arahan dapat
diberikan oleh seseorang pengurus.
 Menyediakan tujuan-tujuan tindakan dan cara-cara
atau kaedah yang patut diikuti untuk
menjayakannya.

 Menggunakan hak kuasa rasmi untuk memimpin

kakitangan bawahan.

 Arahan yang diputuskan, sesudah dibuat, dijadikan

sebagai asas panduan kepada tindakan
Proses pemantauan ke atas prestasi organisasi bagi
memastikan semua objektif dan matlamat yang digariskan
tercapai (Zafir Mohd Makhbul, 2003)

Proses mengukur kemajuan terhadap prestasi yang

dirancangkan dan menggunakan ukuran pembetulan untuk
memastikan prestasi selari dan selaras dengan objektif
pengurus (Mohd. Hizam,2002)

Fungsi terakhir untuk menentukan bahawa prestasi organisasi

telah dicapai pengikut perancangan; masalah dalam
penyusunan dikenalpasti dan langkah tertentu diambil;
faktor-faktor di dalam organisasi, keinginan dan sifat
kakitangan yang ada hubungan dengan prestasi dan tingkah
laku perlu diberi perhatian (Juhary Ali,1987)
meliputi penilaian pencapaian bahagian-bahagian dan
organisasi keseluruhannya

membantu pihak pengurusan untuk mendapatkan maklumat

sebenar tentang prestasi kerja sesebuah jabatan untuk
dibandingkan dengan piawai yang telah ditetapkan.

Sebagai asas pemberian ganjaran kepada kecemerlangan

Kawalan lemah atau ketat?

 Membentuk piawaian

Ubahsuai piawaian
atau perbaiki Melaksanakan aktiviti
perlaksanaan aktiviti

Tidak Mengukur prestasi

Teruskan aktiviti yang Pencapaian prestasi

ya
dilaksanakan menepati piawaian?

Rajah 1: Proses Kawalan

Konsep PTV melatih seseorang untuk sesuatu pekerjaan dengan
memberikannya kemahiran dan pengetahuan.

Tujuan - untuk memberikan pelajar-pelajar memperolehi

pengetahuan dan kemahiran serta membentuk kecenderungan
dalam bidang teknik dan vokasional bagi memenuhi keperluan
tenaga manusia terlatih negara

Konsep nilai yang paling penting adalah ingin membina

kemahiran, kebolehan, kefahaman, sikap, tabiat kerja dan
tanggungjawab dalam diri seseorang supaya dapat digunakan
secara berfaedah dan produktiif.
  Memahami persekitaran dengan tepat

 Persoalan nasionalisme dibandingkan dengan globalisasi

 Persoalan kecekapan dibandingkan dengan inovasi

 Pembentukan budaya korporat yang positif

 Pembangunan pemimpin pelapis

 Tekanan untuk meningkatkan tahap kewajipan sosial

masyarakat
 PTV dari perspektif pengurusan merupakan
pengetahuan kemahiran dan prestasi ini dapat
dilahirkan melalui PTV. Secara ringkasnya, PTV
ini adalah satu keperluan untuk negara,
masyarakat dan individu itu sendiri. Maksudnya,
pendidikan yang diterima oleh pelajar akan
membantu mempergiatkan pengisian jawatan-
jawatan di sektor perindustrian.
 Satu kemahiran peribadi dan pentadbiran yang agak
kompleks.
 Pengurusan ialah satu aktiviti yang khas, khusus dan
istimewa.

Interpersonal Peranan Pengurus Pemberian

Maklumat

Membuat Keputusan
Secara pratik, kemahiran asas di dalam pengurusan
terbahagi kepada tiga iaitu:

i. Kemahiran Teknik - kemahiran atau kebolehan yang

khusus dalam sesuatu bidang

ii. Kemahiran Kemanusiaan - kebolehan seseorang

pengurus berinteraksi, memahami dan memotivasikan
orang lain secara perseorangan atau pun di dalam
kumpulan

iii. Kemahiran Konsep - kebolehan seorang pengurus

untuk menyelaraskan, mengarah, mengawas dan
menyatukan bahagian-bahagian di dalam organisasi dan
aktiviti‑aktiviti yang hendak dijalankan
  prestasi ialah tahap keupayaan
seseorang melakukan sesuatu

 contoh Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)

yang dilaksanakan bagi membolehkan
hanya kakitangan yang lulus sahaja boleh
dinaikkan pangkat
  Seseorang pekerja atau pun pengurus itu dinilai
prestasinya melalui kuantiti hasil kerja iaitu
kebolehan seseorang menghasilkan output yang
dapat mencapai sasaran yang ditetapkan.

 Contohnya, di sekolah­sekolah, guru‑guru berhempas

pulas untuk menghasilkan pelajar‑pelajar yang
cemerlang. Bilangan pelajar yang cemerlang akan
mempengaruhi prestasi guru‑guru di sekolah
tersebut
 Selain daripada kuantiti hasil kerja,
prestasi boleh dinilai melalui kebolehan
seorang pengurus menghasilkan output
yang berkualiti dari aspek kesempurnaan
dan ketepatannya. Kuantiti yang tinggi
tanpa kualiti tidak bermakna.
 Oleh itu, semasa membuat penentuan
prestasi pekerja, organisasi hendaklah
mengambilkira sejauh manakah pekerja
mampu menggunakan bahagian alatan dan
bahagian kemanusiaan dan teknikal yang
disumbangkan oleh pelbagai ahli dalam
hierarki organisasi.

 Jelas di sini menunjukkan pengetahuan dan

kemahiran itu sangat berkait rapat dengan
prestasi kerja seseorang
 organisasi adalah persediaan yang sistematik untuk tindakan
dan menstrukturkan individu serta fungsi kepada pertalian-
pertalian yang produktif
Razali Mat Zin (1999)

organisasi dibentuk untuk membekalkan satu

struktur atau sistem yang berkesan bagi mencapai
tujuan satu-satu kumpulan.

Organisasi dalam institusi pendidikan bermaksud satu

gabungan yang merangkumi manusia, alat-alat, kemudahan-
kemudahan dan sumber-sumber yang lain.
Organisasi formal ada pembahagian tugas dan kakitangan
berkomunikasi dalam satu sistem yang berstruktur

Terdapat empat jenis organisasi formal iaitu;

yang memberi faedah kepada anggota seperti

kelab atau persatuan
yang mementingkan perniagaan seperti
kilang perusahaan
yang bercorak perkhidmatan seperti sekolah
yang bercorak keupayaan dan memberi
faedah kepada orang ramai seperti jabatan
bomba, polis tentera dan sebagainya.
Organisasi tidak formal ini wujud kerana keperluan-keperluan
individu dan kumpulan yang tidak boleh diabaikan.

Pertalian tidak formal yang berkembang dalam organisasi

bukan sahaja memenuhi keperluan sosial tetapi juga
membantu menyelesaikan tugas dengan lebih cepat.
(Campbell (1996)
 struktur dalam suatu organisasi mengarah aktiviti ke
arah pencapaian matlamat yang ditetapkan
Jaafar Muhammad (2000)

struktur menentukan tugas sesorang individu dalam

organisasi tersebut dan perhubungan dengan individu
lain.
Wan Azmi (1981)
satu sistem peraturan dan hubungan kuasa yang mengawal
bagaimana manusia di dalam organisasi bekerjasama dan
berinteraksi

tujuan utama pembentukan struktur organisasi adalah

sebagai alat kawalan sama ada mengkoordinasi tindakan
manusia dalam pencapaian matlamat organisasi atau
sebagai alat memotivasikan individu di dalam organisasi.
Jaafar Muhammad (2000)
 Struktur Garis
Formal
Struktur Garis Staf
Struktur Jawatankuasa
Organisasi
StrukturBulatan
Struktur Matriks
Tidak formal
Struktur ini juga dipanggil struktur fungsian atau struktur
tradisional (Horine, 1999)
Struktur paling lama dan ringkas

Organisasi garis staf membekalkan autoriti garis dan autoriti staf

Autoriti garis berkait dengan pancapaian objektif organisasi
Autoriti staf pula merupakan usaha menolong pengurus-pengurus
staf seperti ketua jabatan untuk menumpukan perhatian mereka
kepada hal-hal untuk mencapai objektif organisasi
Jawatankuasa ialah kumpulan kakitangan dalam suatu organisasi
yang ditetapkan secara formal. Ia ditubuhkan untuk berbincang,
menyelesaikan masalah tertentu atau untuk melaksanakan satu-
satu aktiviti
Jawatankuasa boleh bersifat tetap atau sementara sahaja.

Organisasi struktur bulatan menekankan penglibatan

demokratik dan bukan autokratik
Organisasi Berbentuk Matriks menggabungkan organisasi
fungsi dan organisasi berorentasikan matlamat

Struktur ini sesuai untuk organisasi yang tidak begitu

besar dan mengaplikasikan pendekatan dan penyelesaian
projek
sistem birokrasi ialah suatu bentuk organisasi yang
ideal kerana ia mengandungi sistem peraturan yang
lengkap dan rasianal untuk tugas-tugas pentadbiran
yang kompleks disamping mengurangkan
indiosinkrasi individu termasuk karisma
Max Weber
Ciri-ciri birokrasi juga jelas wujud dalam struktur pentadbiran
pendidikan di Malaysia termasuk di sekolah-sekolah dimana
terdapatnya peraturan yang formal seperti sistem gaji, kenaikan
pangkat berdasarkan pengalaman serta kelayakan,
pembahagian tugas pegawai dan kakitangan, penyeliaan ke
atas guru-guru, penulisan buku rekod mengajar, waktu
bertugas kakitangan, jumlah masa yang perlu diajar oleh guru-
guru, kurikulum yang diselaraskan, carta organisasi di sekolah
dan di pejabat pendidikan, penulisan minit mesyuarat dan
sebagainya.
Autoriti dalam sistem organisasi merupakan kuasa atau hak untuk
memberi perintah, mengarah dan membuat keputusan dalam
pentadbiran atau pengurusan organiasi tertentu
(Mok Soon Sang, 2001)

ketua atau pemimpin yang dilantik mengikut peraturan dan

prosedur rasmi

Dalam sistem pendidikan - Kementerian Pendidikan Malaysia,

diikuti dengan Jabatan pendidikan Negeri, Jabatan Pendidikan
Daerah dan sekolah terletak di dalam hirarki yang paling bawah.
bentuk hiriarki dan struktur organisasi akan menentukan cara
organisasi diurus dan dikawal oleh pengurus (Jaafar, 2000)

hiriarki dibentuk daripada organisasi berlapis dari bawah ke atas

(Wan Azmi, 1981)

hiriarki dalam organisasi sering mempengaruhi perjalanan

organisasi yang bergerak perlahan dan sukar diubah juga
menyebabkan pembahagian, penindasan dan pengawasan yang
berlebihan di dalam sesebuah organisasi.
Horine (1999)

Hirarki dan struktur organisasi adalah bentuk kawalan

yang penting di dalam organisasi
Pengurusan yang strategik mampu menggerakkan sesebuah
organisasi pendidikan mencapai visi dan misi yang diharapkan.

Pengurusan adalah satu bidang yang luas, merangkumi

bidang-bidang sains sosial seperti sosiologi, antrapologi, sains,
politik, ekonomi dan juga psikologi

Elemen yang boleh dikaitkan dengan fungsi dan proses pengurusan

meliputi perancangan atau peramalan, penyusunan atau
pengelolaan, penyelarasan, pengarahan, penstafan, dan pengawalan
juga komunikasi dan motivasi.

kemahiran seorang pengurus sangat berkait rapat dengan

penilaian prestasi seseorang
 Institusi pendidikan ialah sejenis organisasi yang mempunyai corak
kuasa yang formal, peraturan dan prosedur yang rasmi serta
matlamat yang tetap

sistem birokrasi yang mempunyai ciri-ciri seperti pengkhususan

di dalam banyak tugas, misalnya jawatan-jawatan ketua panitia
mata pelajaran, guru pemulihan, guru bimbingan dan kaunseling
dan sebagainya.

sistem autoriti yang berhirarki iaitu kuasa mengikut sesuatu hirarki di

mana pengetua terletak di tempat paling atas, hirarki atas diikuti oleh
penolong kanan, guru disiplin, ketua-ketua panitia mata pelajaran,
guru-guru akademik dan staf bukan akademik.
Rajah: Organisasi Berbentuk Bulatan
 Ketua Jabatan Pendidikan
Jasmani & Kesihatan

Penyelaras Kursus Penyelaras Kursus Penyelaras Program

Perguruan Dalam Perkhidmatan Kembar

Kursus Perguruan KP Lepas KP Diploma Kursus Sijil Program

(KP) Asas Ijazah PJPK Khas PJPK Kembar

Pensyarah
Pendidikan
Jasmani

Pensyarah
Pendidikan
Kesihatan

Pensyarah
Rekreasi

Pensyarah
Tarian
 Visi
Berazam menerajui aplikasi sains dan teknologi untuk
kemakmuran sejagat.

Misi
Untuk melahir dan melatih ahli teknologi dan profesional yang
kreatif, inovatif, kompeten dan bertanggungjawab serta
mampu mengaplikasi, meneroka dan meneraju teknologi
baru melalui pengajaran dan penyelidikan bertaraf dunia
yang bertunjangkan konsep tauhid untuk kesejahteraan
sejagat.

Bersama Menjayakan
PENSYARAH:DR. BAHAROM BIN MOHAMAD