Anda di halaman 1dari 27

OTK.

HUMAS DAN KEPROTOKOLAN


3.14 Menerapkan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat
4.14 Melakukan persiapan penyelenggaraan pertemuan/rapat

HARI MUHAROM
3.14 MENERAPKAN PERSIAPAN PENYELENGGARAAN
PERTEMUAN/RAPAT

4.14 MELAKUKAN PERSIAPAN PENYELENGGARAAN


PERTEMUAN/RAPAT

HARI MUHAROM
3.14 MENERAPKAN PERSIAPAN
PENYELENGGARAAN PERTEMUAN/RAPAT
• Pengertian Rapat
• Pada umumnya , pertemuan/rapat dilaksanakan untuk membicarakan suatu hal yang memerluka
n pemecahan. Dibawah ini ada beberapa pengertian rapat, yaitu sebagai berikut.

1. Menurut kamus besar bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk 
membicarakan sesuatu, sidang, majelis.
2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi.
3. Rapat merupakan musyawarah krlompok untuk mufakat.
4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka.

HARI MUHAROM
dapat disimpulkan bahwa rapat adalah suatu
pertemun antaranggota
organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk
merundingkan/memecahkan masalah yang
menyangkut kepentingan
organisasi/perusahaan

HARI MUHAROM
FUNGSI RAPAT

Fungsi penyelenggaraan suatu rapat, yaitu sebagai berikut.


1. Untuk memecahkan masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi.
3. Sebagai forum demokrasi, diharapkan peserta rapat berpatisipasi pada masalah-masalah yang
dikemukakan.
4. Sebagai alat koordinasi yang baik antara pesert rapat (karyawan) dan organisasi/peusahaan.
5. Sebagai sarana bernegosiasi
6. Sebagai sarana pembentukan peraturan, seperti membuat tata tertib, undang-undang, atau ketentuan
hokum.

HARI MUHAROM
JENIS-JENIS RAPAT

a. Rapat Penjelasan
MENURU b. Rapat Pemecahan Masalah
T TUJUAN c. Rapat Perundingan

a. Rapat Resmi (Formal 
Meeting)
b. Rapat Tidak Resmi (inf SIFAT
ormal meeting) RAPAT
a. Rapat Mingguan
c. Rapat terbuka
JANGKA b. Rapat Bulanan
d. Rapat Tertutup
WAKTU c. Rapat Semesteran
d. Rapat Tahunan

a. Rapat Rutin
b. Rapat Insidental FREKUEN
SI
HARI MUHAROM
MENURUT TUJUANNYA
a. Rapat Penjelasan
Rapat Penjelasan, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat.
Dalam rapat penjelasan, peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pimpinan rapat, tetapi juga
diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b. Rapat Pemecahan Masalah
Rapat Pemecah Masalah, yaitu rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi.
Pada rapat pemecahan masalah, peran peserta rapat sangat besar untuk memberikan masukan berupa saran
atau pendapat yang akan disimpulkan bersama. Hasil kesimpulan yang telah disepakati bersama merupakan
jalan untuk memecahkan maslah yang sedang dihadapi.

c. Rapat Perundingan
   Rapat Perundingan, yaitu rapat yang dilalakukan untuk merundingkan   suatu perselisihan  atau 
untuk mencari jalan tengah agar tidak  merugikan pihak yang beselisih.
HARI MUHAROM
MENURUT SIFATNYA
a. Rapat Resmi (Formal Meeting)
Rapat Resmi, yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan
berlaku peraturan keprotokolan yag mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat
pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

b. Rapat Tidak Resmi (informal meeting)


Rapat Tidak Resmi, yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal.
Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang
terjadi secara tiba-tiba dan segera diselesaikan. Para peserta rapat umumnya mendapat pemberitahuan secara
langsung.

c. Rapat terbuka
Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota organisasi/perusahaan dan
materi yang dibahas tidak merupakan masalah yang bersifat rahasia.

d. Rapat Tertutup
RapatHARI
tertutup,
MUHAROMyaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu saja dan masalah yang dibahas merupakan
masalah-masalah yag masih bersifat terbuka.
MENURUT JANGKA WAKTUNYA
a. Rapat Mingguan
Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah-masalah yang
besifat rutin.

Rapat Bulanan
Rapat Bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan
membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

Rapat Semesteran
Rapat Semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah-masalah yang
terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

Rapat Tahunan
Rapat Tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat pemegang saham, rapat dewan
komisaris, dan sebagainya.
HARI MUHAROM
MENURUT FREKUENSINYA

a. Rapat Rutin
Rapat Rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contoh: rapat rutin mingguan, rat rutin bulanan,
dan sebagainya.

b. Rapat Insidental
Rapat Insidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya
penting dan mendadak yang harus diselesaikan bersama.

HARI MUHAROM
Suasana 
Terbuka
Tidak Ada 
Disiplin Waktu Monopoli

syarat-
Pertanyaan  Syarat Partisipasi Aktif 
Singkat dan Jelas rapat dari Peserta Rapat
yang baik
Bimbingan dan 
Perdebatan Berdasarkan 
Pengawasan dari Pimpin
Argumentasi bukan Emosi an
HARI MUHAROM
1. Suasana Terbuka
Suasana rapat yang tebuka berarti setiap peserta rapat siap untuk menerima informasi dari siapa
pun. Hindari sikap saling mencurigai atau berprasangka negatif diantara sesama peserta rapat.
Suasana rapat yang terbuka akan membangkitkan rasa kekeluargaan dan kerja sama yang tinggi
diantara para peserta rapat.

2. Tidak Ada Monopoli


Dalam suatu rapat, monopoli pembicaraan oleh seorang peserta rapat atau oleh pimpinan rapat
harus dihindari. Hal ini akan menghambat jalannya rapat karena rapat menjadi kaku dan peserta
rapat menjadi pasif (tidak berpartisipasi). Dalam rapat, semua pihak yang terlibat mempunyai hak
yang sama dalam mengeluarkan pendapat.

3. Partisipasi Aktif dari Peserta Rapat


Rapat dapat dikatakan baik apabila para peserta rapat turut aktif dalam memecahkan permsalahan
yang dibahas dalam rapat. Peserta rapat hendaknya dapat menjadi pedengar yang baik saat
diberikan penjelasan-penjelasan dan harus dapat memberikan sumbang sararan atau pendapat yang
positif
HARIsaat kegiatan tanya jawab atau diskusi.
MUHAROM
4. Bimbingan dan Pengawasan dari Pimpinan
Pemimpin rapat harus dapat memberikan bimbingan kepada seluruh peserta rapat agar mau
berperan aktif dalam melaksanakan rapat. Seorang pemimpin rapat juga harus dapat mengawasi
jalannya rapat sehingga pembahasan tidak menyimpang dari tujuan rapat.

5.Perdebatan Berdasarkan Argumentasi bukan Emosi


Perdebatan adalah hal yang biasa, namun jika perdebatan menjadi berkepanjangan dan tidak
berdasarkan argmentasi yang benar akan mengakibatkan suasana rapat menjadi panas dan
tegang, dan akhirnya rapat akan dimonopoli oleh peserta rapat yang saling berdebat. Oleh
karena itu, hindari perdebatan yang berkepajangan. Perdebatan hendaknya berdasarkan alasan-
alasan yang kuat atas dasar fakta, bukan emosi.

6.Pertanyaan Singkat dan Jelas


Berikan pertanyaan yang jelas dan tidak bertele-tele.

7.Disiplin Waktu
Membiasakan
HARI MUHAROM
pelaksanaan rapat sesui dengan waktu yang telah ditentukan akan membuat para
peserta rapat menjadi lebih disiplin dan pelaksanaan rapat menjadi lebih tertib.
Tipe-tipe Pemimpin Rapat

1. Tipe Otoriter 2. Tipe Demokratis
Tipe ini suka memaksakan kehenda Tipe ini bersifat terbuka, mau meneri
k, merasa paling berkuasa, dan  ma kritik dan saran dari peserta 
merasa paling mengetahui segala h rapat, memberikan kesempatan kepad
al, sehingga kurang memberikan  a peserta rapat untuk 
mengemukakan pendapatnya, beperan 
kesempatan kepada para peserta ra
pat untuk mengemukakan  sebagai pembimbing, pengarah, 
pendapatnya. dan pemberi petunjuk serta terlibat la
ngsung dalam interaksi kelompok.

3. Tipe Laissez-Faire
Tipe ini bersifat pasif dn cenderung m
asa bodoh, tidak terlibat 
langsung dalam kegiatan kelompok, ti
dak punya inisiatif, dan cenderung 
HARI MUHAROM bersikap sebagai penonton saja.
Tipe-Tipe
Peserta
Rapat

1. Tipe Pemberi Informasi


Tipe ini memiliki ilmu pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat
terhadap sesuatu, sehingga sring dijuluki “ Kamus Berjalan “.

2. Tipe Pemberi Semangat


Tipe ini memiliki kemauan dan kemempuan kerja yang tinggi, sehingga mampu menggerakan orang
lain. Dan tipe ini biasaya memiliki moral dan disiplin kerja yang tinggi.

3. Tipe Inisiatif
Tipe ini akan muncul pada saat pelaksanaan rapat menemui kemacetan atau kebuntuan, karena
kurang atau tidak adanya data-data yang cukup untuk menyelesaikan masalah yang dibahas dan
tipe ini akan memberikan solusi jalan keluar.

4. Tipe Pemersatu
Tipe
HARI ini akan selalu mengusahakan persatuan dan kesatuan jika terjadi perbedaan pendapat
MUHAROM

diantara para peserta rapat, sehingga sering disebut “ Juru Damai “.


5. Tipe Penyerang
Tipe ini biasanya slealu menantang pendapat atau tidak setuju dengan pendapat peserta
yang lain. Dan tipe ini juga grmar menyerang atau menyalahkan pendapat orang lain
sehingga memancing timbulnya perdebatan yang panjang.

6. Tipe Perantara
Tipe ini akan bertindak sebagai perantara atau menjembtkan antara orang/kelompok yang
berbeda. Tipe ini juga membantu memperjelas pendapat peserta rapat lain yang masih
kurang jelas.

7. Tipe Pendengar
Tipe ini hanya berperan sebagai pendengar yang baik dan besifat pasif

HARI MUHAROM
Fungsi Pemimpin Rapat

Sebagai 
Pengarah

Sebagai Pencari Sebagai 


 Solusi Penengah

Sebagai 
HARI MUHAROM

Penggerak
FUNGSI PESERTA RAPAT

Penyumbang
 Pendapat

Penerima 
Hasil 
Penyumbang
 Data
Keputusan

Pembantu  Perumus 
Pimpinan Kesimpulan
HARI MUHAROM
PENGENDALIAN RAPAT
1. Pengendalian Bebas Terbatas 2. Pengendalian Secara Ketat 3. Pengendalian Gabungan
Bebas Terbatas dan Ketat
Pengendalian rapat yang Pengendalian rapat yang tidak
memberikan kesempatan secara memeberikan kesempata Pengendalian rapat yang
bebas kepada peserta rapat bertanya atau mengeluarkan memberikan kesempatan
untuk megemukakan pendapat kepada para seluas- luasnya kepada
pendapatnya secara bergantian pesertanya. Para peserta rapat peserta rapat untuk
Peserta rapat diperbolehkan boleh mengeluarkan pendapat mengeluarkan pendapatnya.
beradu argumentasi atau hanya melalui izin pemimpin Apabila keadaan sudah mulai
berdebat tanpa harus melalui rapat dengan waktu dan jumlah kurang terkendali, pemimpin
pemimpin rapat. penanya yang sudah rapat langsung menggunakan
HARI MUHAROM ditentukan. cara pengendalian ketat.
4.14 Melakukan Persiapan Penyelenggaraan
Pertemuan/Rapat

Perencanaan Dan Persiapan Rapat


Ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadika pedoman atau pegangan
dalam persiapannya, yaitu :

HARI MUHAROM
Why : Mengapa rapat perlu diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan urgensi dari rapat tersebut.

What : Apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?


Hal ini untuk mempersiapkan agenda rapat.

Who : Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?


Hal ini utuk menentukan peserta rapat yang akan diundang.

Where : Dimana rapat akan diselenggarakan?


Hal ini untuk menentukan tempat penyelenggaraan rapat.

When : Kapan rapat akan diselenggarakan?


Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan
diselenggarakan

HARI MUHAROM
How : Bagaimana rapat akan diselenggarakan?
Hal ini untuk menentukan apakah rapat tersebut akan
diselenggarakan secara berkala / satu kali, tertutup atau terbuka,
TEKNIK BERTANYA DALAM RAPAT

Pertanyaan
Pertanyaan Pertanyaan
Tidak Langsung/
Umum Langsung
Dioperkan

HARI MUHAROM
Pertanyaan
Umum

Adalah pertanyaan yang diajukan oleh pemimpin rapat


kepada seluruh peserta rapat, dengan tujua agar setiap
peserta turut aktif untuk berfikir mencari jawabanya.
Contohnya : “ Saudara- saudara sekalian, menurut
pendapat saudara bagaimana tindak lanjut dari
HARI MUHAROM

permasalahan yang sedang kita hadapi sekarang? “


Pertanyaan
Langsung

Adalah pertanyaan yang diajukan langsung oleh pemimpin


rapat kepada seorang peserta rapat dengan tujuan untuk
memberikan motivasi.
Contohnya : “ Saudara Agung, menurut pendapat saudara
bagaimana solusi terbaik untuk memecahkan masalah tadi? “
HARI MUHAROM
Pertanyaan
Tidak Langsung/
Dioperkan

Adalah pertanyaan yang diajukan oleh salah seorang peserta rapat kepada pemimpin
rapat kemudian pemimpin rapat mengoperkan kembali pertanyaan tersebut kepada
peserta rapat lainnya.
Contohnya :
Peserta A : “ Saudara ketua, apakah tidak sebaiknya kita tunda dulu rencana untuk
pembangunan gedung baru mengingat dana yang tersedia masih belum mencukupi? “
Ketua : “ Saudara Fathi selaku Menajer Keuangan, bagaimana menurut pendapat
saudara? “
HARI MUHAROM
MENYELENGGARAKAN PERTEMUAN RAPAT
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal berikut ini

A.
B. C.
Membuat agenda
Menentukan Membuat
rapat dan susunan
peserta rapat undangan rapat
acara rapat

F.
D. E. Mempersiapkan
Membuat daftar Mempersiapkan peralatan dan
hadir rapat bahan rapat perlengkapan
rapat
HARI MUHAROM
LANJUTAN
Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam menyelenggarakan rapat formal berikut ini

G. H.
I.
Mempersiapkan Akomodasi/
Transportasi
ruang rapat penginapan

L.
J. K.
Pengecekan
Konsumsi Kesehatan
persiapan terakhir
HARI MUHAROM