Balanced scorecard

Menentukan permasalahan slide

tentang pelayanan 1
administrasi
di lingkungan Pemerintah Kabupaten Situbondo, pelayanan
surat

administrasi surat masih dirasa belum berjalan secara optimal.

Hal ini dapat dilihat dari pelaksanaan pelayanan administrasi
surat yang belum berjalan dengan efektif dan efisien, sehingga
dapat berpengaruh terhadap kecepatan pelayanan publik
Pemerintah Daerah.
 
Dengan melihat kejadian tersebut di atas menjadi tantangan
tersendiri bagi jajaran Dinas Komunikasi Informatika &
Persandian Kab. Situbondo untuk dapat mewujudkan Pelayanan
Prima dengan motto “Cepat, Tepat, Tuntas “.

KBK
KOMINFO
 IDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Balanced
Sumber masalahscorecard slide
dari pelaksanaan administrasi 5
surat-menyurat yang belum dilaksanakan secara cepat, efektif
dan efisien sebagai berikut:
NAMA PERSONIL TIM % 100% 100% 100%
MASALAH TOTAL % KUM
JN GBL GBL GBL GBL
90% 90%

Belum adanya 80% 80%

sistem
pelayanan 46 16 10 11 5 88 41% 41% 70% 70%
administrasi
surat berbasis 65%

teknologi 60% 60%

Kurangnya 50% 50%

SDM petugas
pelayanan 15 13 8 10 6 52 24% 65% 41%
41%
administrasi 40%
35%
40%

surat
Terbatasnya 30% 30%

sarana dan 24%

prasarana 100
pelayanan 22 18 11 16 8 75 35 % %
20% 20%

administrasi
10% 10%
surat

Jumlah 100 0% 0%
215 1 2 3
%
 MENENTUKAN TEMA
Dari 3 (tiga) permasalahan di atas, ada 1 (satu) permasalahan yang nilai frekuensinya paling banyak yaitu
Balanced scorecard slide 5
belum adanya sistem pelayanan administrasi surat berbasis teknologi dan dapat diuraikan sebagai berikut :
NAMA PERSONIL TIM % 100% 100% 100%
MASALAH TOTAL % KUM
JN GBL GBL GBL GBL 90% 90%

Belum 80% 80%

adanya
pelayanan 46 14 8 10 5 83 65% 65% 70%
65%
65%
70%

surat melalui 60% 60%

aplikasi
Belum 50% 50%

adanya 40% 40%

mekanisme 100
35%

pengiriman 21 8 6 7 3 45 35% 30% 30%

%
dan disposisi 20% 20%
surat secara
formal 10% 10%

Jumlah 100 0% 0%
128 1 2
%

Berdasarkan Diagram Pareto di atas, masalah terbesar adalah belum adanya sistem pelayanan
administrasi surat yang berbasis teknologi sehingga KBK sepakat untuk menentukan TEMA : Perbaikan
Sistem Pelayanan Administrasi Surat dan JUDUL : Transformasi Digital Sistem Administrasi
Pelayanan Surat melalui Aplikasi e-Surat di Pemerintah Kabupaten Situbondo dan menetapkan Initial
3
Goal sebesar 65%.
 DAMPAK NEGATIF
TERHADAP QCDSME
Dampak Negatif QCDSM yang timbul akibat
permasalahan di atas adalah :
ASPEK DAMPAK NEGATIF KUALITATIF DAMPAK NEGATIF
KUANTITATIF

Q Kualitas layanan administrasi surat menyurat kurang optimal > 1.000.000,-

Biaya transportasi pengiriman surat & Manual pemborosan kertas dan

C > 2.000.000,-
ATK

D Lamanya waktu tempuh pengiriman surat > 1.300.000,-

S Resiko keselamatan karyawan saat mengirim surat > 2.000.000,-

Bertambahnya beban pekerjaan pada karyawan sehingga berpotensi

M > 2.000.000,-
menyebabkan karyawan mudah lelah

E Adanya limbah Kertas dan ATK > 2.000.000,-

ANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH

Diagram
Ishikawa

ANALISA TINDAK LANJUT AKAR PENYEBAB DOMAIN

NO AKAR PENYEBAB MASALAH TINDAK LANJUT
DAN ALASAN
Tidak adanya sarana teknologi informasi berupa software dalam
1 pelayanan administrasi surat
Biaya pengadaan sarana teknologi informasi berupa software dan
2 hardware pelayanan administrasi surat DITINDAKLANJUTI karena masih
Terbatasnya pengetahuan dan ketrampilan petugas dalam dalam kewenangan Instansi
3 penguasaan teknologi informasi
Belum adanya kebijakan pimpinan terkait pengadaan sistem yang
4 berbasis teknologi informasi
 MERENCANAKAN PERBAIKAN DENGAN METODE 5W + 1H
HOW
MASALAH PENYEBAB WHY WHAT WHERE WHEN WHO HOW
MUCH
Belum Tidak adanya Untuk efisiensi Membuat aplikasi OPD Maret Indra Wahyu  Identifikasi Surat
adanya sarana & efektifitas pelayanan administrasi Minggu Nugroho,  Identifikasi Entity Data Surat
pelayanan teknologi proses surat Ke-2 S.Kom  Rancangan database aplikasi
surat informasi pelayanan  Rancangan Form Aplikasi
melalui berupa software administrasi  Rancangan report/cetak aplikasi 20.000.000
aplikasi dalam surat  Rancangan menu aplikasi
pelayanan  Uji coba aplikasi / trial & eror
administrasi  Perbaikan aplikasi
surat
Terbatasnya Agar petugas Mengadakan pelatihan OPD April Fery  Menyususu KAK Swakelola
pengetahuan pelayanan dan workshop bagi Minggu Frandana  Menetukan metode pelatihan
dan ketrampilan administrasi petugas pelayanan ke-4 Putra, S.Kom  Identifikasi peserta
user dalam surat bisa administrasi surat  Pelaksanaan pelatihan / 900.000
penguasaan terampil dalam workshop
teknologi TI
informasi
  Belum adanya Agar diambil Dengan melaporkan Sekretari Maret Nuris Nuril  Kasi PSTIK Mengkoordinir /
kebijakan dari kebijakan guna kondisi pelayanan at Daerah Minggu Hadi, S.Kom Mensosialisasikan
pimpinan pengadaan administrasi surat dan ke-2 Penggunaannya
daerah terkait sistem memberikan masukan  Kasi Pengembangan Aplikasi
pengimplemeta pelayanan untuk pengadaan mengawal tim pengembang
sian adminitrsasi sistem pelayanan aplikasi 500.000
penggunaan surat yang adminitrasi surat yang
sistem pelayana berbasis TI berbasis TI
surat secara
elektonik di
seluruh OPD
 PERHITUNGAN INTERMEDIATE TARGET
Faktor Penyebab Rencana
Target Rencana
Domain Perbaikan
(%) Target (%)
(%)
KESIMPULA Tidak adanya sarana

N teknologi informasi
berupa software dalam 80% 46 % 34 %
pelayanan administrasi
surat
berdasarkan tabel disamping dapat dilihat bahwa Terbatasnya pengetahuan
rata rata rencana perbaikan adalah sebesar 93,3 % dan ketrampilan petugas
100% 44 % 56 %
dengan target perbaikan adalah 60 % sehingga dalam penguasaan
teknologi informasi
merumuskan intermediate target goals berdasarkan
rata-rata penyebab terkurangi adalah 93,3 % Belum adanya kebijakan
pimpinan terkait
dimungkinkan besar pengurangan penyebab adalah
pengadaan sistem yang 100% 90 % 10 %
33,3% berbasis teknologi
informasi
RATA-RATA 93,3% 60% 33,3%
 DO - PELAKSANAAN PERBAIKAN
Balanced scorecard slide 2
A. Detail Tahapan Aktivitas Perbaikan dan Pemantauan Hasil Perbaikan

IMPLEMENTASI KEPUTUSAN
MASALAH PENYEBAB WHERE WHEN WHO MONEVA
SOLUSI KBK
Belum adanya
pelayanan surat Tidak adanya sarana Berdasarkan evaluasi
Membuat aplikasi
melalui aplikasi teknologi informasi berupa Maret Minggu Indra Wahyu dan analisa KBK, Dilaksanakan
pelayanan administrasi OPD
soft ware dalam pelayanan Ke-2 Nugroho, S.Kom rencana perbaikan perbaikan
surat
administrasi surat bisa dilaksanakan

Terbatasnya pengetahuan Mengadakan pelatihan dan

Bisa dilakukan
dan ketrampilan user dalam workshop bagi petugas April Minggu Fery Frandana Dilaksanakan
OPD dengan media daring
penguasaan teknologi pelayanan administrasi ke-4 Putra, S.Kom perbaikan
online
informasi surat
 
Dengan melaporkan
belum adanya kebijakan
kondisi pelayanan Bisa dilakukan
dari pimpinan daerah
administrasi surat dan dengan menggunakan
terkait pengimplemetasian Sekretariat Maret Minggu Nuris Nuril Hadi, Dilaksanakan
memberikan masukan tim programer
penggunaan sistem Daerah ke-2 S.Kom perbaikan
untuk pengadaan sistem kabupaten (bukan
pelayana surat secara
pelayanan adminitrasi surat proses pengadaan)
elektonik di seluruh OPD
yang berbasis TI
 DO - PELAKSANAAN
B. TAMPILAN /
PERBAIKAN
PROTOTYPEHasil Perbaikan
Balanced scorecard slide 2
Sebelum Perbaikan Proses Perbaikan

Proses perbaikan sistem pelayanan

administrasi surat menggunakan aplikasi
Penomoran
Penomoran surat
surat masih
masih diisi
diisi secara
secara
manual
manual atau
atau ditulis
ditulis tangan.
tangan.
Pengarsipan Output aplikasi pelayanan
Pengarsipan surat
surat masih
masih berupa
berupa
tumpukan
tumpukan berkas.
berkas. administrasi surat
Proses Perbaikan
 CHECK-Evaluasi Hasil Perbaikan
Langkah 6: Meneliti Hasil Perbaikan
Balanced
 scorecard slide 2 
Tabel perbandingan Data Judul sebelum perbaikan dan sesudah
perbaikan
Tabel perbandingan Masalah Utama versus Initial Goal versus
Intermediate Target (Tema)
 PENCAPAIAN SASARAN PERBAIKAN
Balanced scorecard slide
Dampak positif dari perbaikan:
8 Dampak negatif dari perbaikan:
Tidak bisa diterapkan pada OPD dengan
Efektifitas waktu pengiriman surat dan
1 1 sumberdaya manusia yang tidak mendukung
respon disposisi surat
terhadap transformasi digital pada suatu proses
Hasil arsip surat terdokumentasikan secara bisnis organisasi
2 elektronik / digital Tidak bisa diterapkan secara maksimal apabila
2 tidak didukung oleh sarana dan prasarana IT
3 Alur Disposisi / rekam jejak surat terecord
Apabila terjadi permasalahan pada aplikasi dapat
menghambat proses administrasi karena masih
Memudahkan dalam pencarian arsip surat 3
4 harus menunggu developer khusus yang dapat
menangani permasalahan aplikasi
Memudahkan dalam pelaporan pelayanan
5 administrasi surat bulanan
4 Sangat tergantung pada developer untuk
menangani troubleshott apikasi dan
6 Mudah digunakan oleh OPD pengembangan aplikasi
 ANALISA NILAI N
O
ITEM BIAYA/BENEFIT JUMLAH (Rp)

IMPROVEMENT I. ANALISA BIAYA

NILAI YANG Honor Pengembang Aplikasi @ Rp. Rp. 20.000.000,00
DITINGKATKA 1 2.500.000,- (Rp. 2.500.000 x 2 org x 4
N bulan(
Kualitas SEBELUM 2
Biaya Licensi Aplikasi Zoom @ Rp. Rp. 900.000,-
administrasi surat 300.000,- (Rp. 300.000 x 3 bulan)
1 (satu) hari kerja Total biaya Rp. 20.900.000,-
menyurat dari 3
atau 8 (delapan)
segi waktu yang II. ANALISA BENEFIT FINANSIAL
jam rata-rata
diperlukan
pengiriman surat 1 Penghematan Biaya ATK OPD @ Rp. Rp.104.000.000,-
2.000.000,0 (Rp. 2.000.000.- x 52)

I. ANALISA BENEFIT NON FINANSIAL

PENINGKATAN 1 Efektifas Waktu 1 hari kerja

NILAI SESUDAH 2 Akurasi Data 100 %
Efektifats waktu 5 (lima) menit
selama 7 (tujuh) rata-rata
jam 55 (lima pengiriman surat ANALISA BIAYA DAN BENEFIT
puluh lima) menit
 ACTION-Rencana Tindak Lanjut
Langkah 7 : Standarisasi
Balanced
Standar Masukanscorecard slide2Standar Proses
Dalam pelaksanaan perbaikan sistem administrasi Aplikasi E-Surat merupakan aplikasi berbasis web dengan
surat diperlukan alat dan bahan yang meliputi : menggunakan database MYSQL

Standar Hasil
1 Dalam standar proses telah dijelaskan bahwa hasil dari perbaikan sistem pelayanan
administrasi surat adalah berupa aplikasi E-Surat, yang mana dapat menurunkan
masalah utama yaitu proses pengiriman surat sehingga dapat berpengaruh pada respon
disposisi surat. Beberapa standar hasil dari pencapaian proses pengembangan adalah

2 sebagai berikut :

1
3
4 2

3
 ACTION - Rencana Tindak Lanjut
Langkah 8: Menentukan Rencana Berikutnya
Balanced scorecard slide 2
Setelah hasil perbaikan dari masalah pertama yaitu tentang belum adanya aplikasi sistem informasi administrasi surat berupa E-
SURAT telah berjalan sesuai dengan standar prosedur yang telah ditetapkan maka KBK menentukan tema berikutnya berdasarkan
stratifikasi masalah setelah perbaikan yaitu :

%
No Masalah Total %
Kum
Kurangnya SDM petugas
1 55 48% 48%
pelayanan administrasi surat
Terbatasnya sarana dan
2 prasarana pelayanan 36 31% 79%
administrasi surat
Belum adanya sistem
3 pelayanan administrasi surat 24 21% 100%
yang berbasis TI
  JUMLAH 115    
Balanced scorecard slide 10

TERIMAKASI
H