JENIS – JENIS

PERLENGKAPAN KEARSIPAN
Beberapa perlengkapan kearsipan adalah sebagai berikut.
 1. Kartu Indeks
Kartu indeks adalah kartu yang berisi suatu riwayat arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu
untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12.5 cm x 7.5 cm. Kartu indeks mencatat
informasi tentang:
a. judul/nama surat,
b. nomor surat,
c. hal surat,
d. tanggal surat,
e. kode surat,
f. kode kartu indeks.
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu ini dapat digunakan untuk membantu menemukan arsip selain kartu indeks. Kartu tunjuk silang
adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat
dari suatu dokumen/arsip yang dicari pada tempat yang ditunjukan. Kartu tunjuk silang dapat dibuat
dengan ukuran 12.5 cm X 7.5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, akan tetapi hanya arsip tertentu saja yang memang benar-
benar diperlukan dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Hal ini disebabkan pembuatan kartu tunjuk silang
berarti menambah beban kerja. 
Kriteria dari suatu arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut:
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu judul/caption/nama.
Contoh:
Abdurarahman Wahid sering dipanggil dengan Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka
dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya. Dari kartu tunjuk silang tersebut, artinya arsip disimpan dengan
indeks Wahid, Abdurrahman. Sedangkan nama yang lain menjadi petunjuk silangnya.
3. Lembar Pinjam Arsip (outslip)
Lembar ini digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip. Adapun kegunaan dari lembar
peminjan arsip, antara lain sebagai berikut.

a. sebagai bahan bukti adanya peminjaman arsip

b. sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang
dipinjam
c. sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan
e. sebagai dasar untuk melakukan penilaian suatu arsip.

Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3, antara lain sebagai berikut:

a. Lembar 1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam.
b. Lembar 2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman
c. Lembar 3 untuk petugas arsip (arsiparis) yang disimpan pada tickler file sebagai bahan
ingatan.