JABATAN, TUGAS & URAIAN

PEKERJAAN DALAM KEGIATAN

ADMINISTRASI

SALIDAH, S.Pd.I
Materi Tentang
Jabatan
 A. Pengertian Jabatan
Jabatan ( Accupation) adalah
Kedudukan Pegawai dalam Suatu
organisasi
Kedudukan Pegawai dalam Struktur
Organisasi sesuai dengan
pengetahuan, keterampilan dan sikap,
dan tanggung jawab sesuai fungsinya
B. Jenis Jabatan
Pada Sebuah Perusahaan:
1. Kepala Kantor/Pimpinan/Direktur
2. Manajerial
3. Staf atau Pembantu ahli
4. Kepala Personalia atau HRD(Human Resource
Departement)
5. Kepala Tata Usaha/Kepala Administrasi
Pada Instansi Pemerintah:
1. Jabatan Struktural (Kedudukan dalam
Struktur organisasi Pemerintah Pusat
atau Daerah)
2. Jabatan Fungsional (Kedudukan
pegawai sesuai dengan spesifikasi
pendidikan dan keterampilan khusus)
3. Jabatan Teknis (Pelaksana Pekerjaan
secara teknis)
C. Analisis Jabatan (Job Analysis)
Adalah Suatu kegiatan untuk menganalisis
pekerjaan apa saja yang harus dilakukan,
bagaimana mengerjakannya dan mengapa
harus dilakukan.
Analisis Jabatan biasanya memuat informasi
tentang jabatan dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat menduduki jabatan
tersebut dengan baik
D. Syarat-Syarat yang Menjadi Bahan Pertimbangan
dalam Menduduki Suatu Jabatan adalah:
 Memiliki ilmu pengetahuan (Latar belakang
Pendidikan)
Memiliki keterampilan
Memiliki kemampuan
Memiliki kepribadian
Berdasarkan Penilaian Kinerja Baik atau Buruk
Berdasarkan Pengalaman
E. Hasil Analisis jabatan berguna untuk
memberikan informasi yang berkaitan:
1. Deskripsi Jabatan (Job Description)
Suatu daftar yang menggambarkan tugas,
wewenang, dan tanggung jawab yang
diperlukan dalam suatu pekerjaan.
2. Spesifikasi Pekerjaan (Job Specification)
Suatu daftar yang berisi tentang latar belakang
pengetahuan, kemampuan dan keterampilan
serta karakteristik lainnya yang harus dimiliki
dalam menduduki suatu jabatan.
Selanjutnya
3. Desain Pekerjaan (Job Design)
Proses rancangan pekerjaan dengan penentuan
tugas, metode serta bagaimana hubungan
pekerjaan tersebut dengan pekerjaan lainnya
dalam sebuah perusahaan
4. Pengembangan Pegawai Melalui Diklat
5. Evaluasi Pekerjaan
F. Analisis jabatan biasanya dilaksanakan:

1. Pada Saat Organisasi pertama kali

dibentuk & program analisa jabatan
dimulai untuk pertama kalinya.
2. Pada saat dibuat pekerjaan yang
baru.
3. Pada saat pekerjaan berubah secara
signifikan sebagai akibat metode
baru, prosedur baru dan teknologi
baru.
 E. Metode – metode analisis jabatan

1. Metode Observasi
2. Metode wawancara
3. Metode Kuesioner
4. Metode buku harian (Menulis Laporan
Pekerjaan)
Materi Tentang Tugas & Uraian
Pekerjaan Dalam Kegiatan
Administrasi
1. Bidang Tata Persuratan (Sekretariat),
Tugasnya meliputi:

a. Penerimaan surat
b. Pembuatan, pengetikan Surat
c. Penggandaan Surat
d. Pendistribusian atau pengiriman surat
e. Mengarsip atau mendokumentasikan
surat
2. Bidang Sarana Prasarana
Tugasnya meliputi:
a. Perencanaan Pengadaan Sapras
b. Proses Pengadaan
c. Penyimpanan
d. Inventarisasi (Pencatatan Barang)
e. Perawatan (Pemeliharaan Barang)
f. Perbaikan
g. Penghapusan
h. Pelaporan
3. Bidang Hubungan Masyarakat
Tugasnya meliputi:
a. Layanan Informasi Masyarakat
b. Langganan, penerbitan dan dokumentasi
c. Bagian hubungan masyarakat
d. Seksi protokol
4. Bidang Keuangan
a. Pengelolaan Keuangan Sesuai RAPB
b. Pelaporan
5. Bidang Kepegawaian
a. Perencanaan Pengadaan Pegawai
b. Proses Pengadaan
c. Penempatan pegawai
d. Pengembangan pegawai
e. Penilaian kinerja Pegawai