CONTOH DOKUMEN UKM

Dr. Suparyanto, M.Kes

 SIKLUS PDCA
(Edwards Deming)

 PDCA adalah proses pemecahan masalah

empat langkah yang digunakan untuk
mengendalikan mutu
 PDCA:

1. Plan: Rencanakan
2. Do: Kerjakan
3. Check: Cek/ Analisis
4. Act: Tindak lanjuti

dr. Suparyanto, M.Kes 2

 PLAN

 Plan: meletakan sasaran dan proses

yang dibutuhkan untuk memberikan
hasil yang sesuai dengan spesifikasi
 Contoh plan:

1. SK
2. RUK / RPK
3. KAK / PEDOMAN
4. RTL
dr. Suparyanto, M.Kes 3
 DO
 DO : implementasi proses
 Proses adalah urutan kegiatan atau pelaksanaan
yang saling terkait yang bersama-sama,
mengubah input menjadi output
 Bukti pelaksanaan kegiatan
1. Pertemuan: Undangan, Absen, Notulen, Gambar
2. Lapangan: buku kegiatan
3. Proyek: SPJ, laporan hasil kegiatan

dr. Suparyanto, M.Kes 4

 CHECK

 Check: memantau (monitoring)

proses terhadap sasaran dan
spesifikasi dan melaporkan hasilnya
 Langkah check:

1. Identifikasi masalah
2. Analisis Masalah
3. RTL

dr. Suparyanto, M.Kes 5

 ACT
 Act: melaksanakan/ menindaklanjuti hasil analisis,
untuk membuat perbaikan yang diperlukan
 Pelaksanaan kegiatan berdasakan RTL hasil
analisis
 Bukti pelaksanaan:
1. Pertemuan: Undangan, Absen, Notulen, Gambar
2. Lapangan: buku kegiatan
3. Proyek: SPJ, laporan hasil kegiatan

dr. Suparyanto, M.Kes 6

 CONTOH DO
(BUKU HARIAN)

PELAKSAAN BIAS

Hari : Selasa
Tanggal : 6 Juni 2017
Tempat : SDN Plumbon Gambang 1
Sasaran : 42 siswa
Pelaksanaan : tertib dan lancar
Pelaksanaan dibantu oleh:
1. Ibu Guru Cantika
2. Bapak Guru Tampano

Mengetahui:
Ka SDN Plumbon Gambang 1

Cap dan TT

Drs. Fulan Abdullah, SPd

dr. Suparyanto, M.Kes 7
 IDENTIFIKASI MASALAH

NO KEGIATAN MASALAH

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 8

 ANALISIS MASALAH

MASALAH PENYEBAB RTL

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 9

 RTL MASALAH

N KEG TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU PELAKSANA BIAYA KET

O

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 10

 MONITORING
 Monitoring adalah kegiatan memantau
proses pelaksanaan suatu kegiatan, apakah
kegiatan tsb sudah sesuai dengan
perencanaan
 Macam Monitoring di UKM

1. Monitoring pelaksanaan kegiatan

2. Monitoring uraian kerja

dr. Suparyanto, M.Kes 11

 PELAKSANAAN MONITORING

1. Persiapan: membawa format monitoring

2. Pelaksanaan: datang ke tempat
pelaksanaan kegiatan
3. Pembahasan:
1. Identifikasi masalah
2. Analisis masalah
3. RTL
4. Memasukan RTL kedalam RUK / RPK
5. TL

dr. Suparyanto, M.Kes 12

 MONITORING PELAKSANAAN
KEGIATAN UKM
NO KEG TEMPAT WAKTU SASARAN PELAKSANA METHODE TEKNOLOGI

S TS S TS S TS S TS S TS S TS

Mengetahui Kota, 10 Oktober 2017

Kepala Puskesmas Idola Penanggung Jawab UKM

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

 MONITORING URAIAN TUGAS

NAMA PELAKSANA:

PELAKSANAAN URAIAN TUGAS

NO URAIAN TUGAS
S TS
1 Tugas 1
2 Tugas 2
3 Tugas 3

Mengetahui Kota, 10 Oktober 2017

Kepala Puskesmas Idola Penanggung Jawab UKM

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 14
 IDENTIFIKASI MASALAH

NO KEGIATAN MASALAH

Mengetahui Kota, 10 Oktober2017

Kepala Puskesmas Idola Penanggung Jawab UKM

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 15

 ANALISIS MASALAH

MASALAH PENYEBAB RTL

Mengetahui Kota, 10 Oktober 2016

Kepala Puskesmas Idola Penanggung Jawab UKM

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 16

 RTL MASALAH

N KEG TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU PELAKSANA BIAYA KET

O

Mengetahui Kota, 10 Oktober 2017

Kepala Puskesmas Idola Penanggung Jawab UKM

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 17

 EVALUASI KINERJA
 Evaluasi kinerja adalah proses penilaian
hasil pelaksanaan kegiatan apakah
sesuai dengan target atau tujuan yang
telah ditetapkan
 Langkah Evaluasi Kinerja adalah:
1. Identifikasi masalah: membandingkan
target dan cakupan
2. Analisis masalah
3. RTL
4. Memasukan RTL kedalam RUK / RPK
5. TL
dr. Suparyanto, M.Kes 18
 IDENTIFIKASI MASALAH

NO KEGIATAN TARGET CAKUPAN KESENJANGAN

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 19

 IDENTIFIKASI MASALAH

NO KEGIATAN SEBELUM SESUDAH KESENJANGAN

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 20

 ANALISIS MASALAH

MASALAH PENYEBAB RTL

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 21

 RTL MASALAH

N KEG TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU PELAKSANA BIAYA KET

O

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 22

 PEMBINAAN UKM
 Pembinaan adalah suatu usaha, tindakan
atau kegiatan yang dilakukan secara efektif
dan efisien untuk memperoleh hasil yang
lebih baik
 Pembinaan kegiatan UKM meliputi: tujuan,
tahapan dan jadwal pelaksanaan UKM
 Pembinaan ditulis dalam buku bantu
pembinaan

dr. Suparyanto, M.Kes 23

 BUKU BANTU PEMBINAAN
NO TANGGAL NAMA NAMA YG ISI PEMBINAAN TANDA
PEMBINA DIBINA TANGAN

1 6 Juni Dr. Fulan Cantika, 1. Tujuan klas ibu 1. dr.

2017 Akbar, Amd. hamil Fulan
M.Kes Keb 2. Tahapan Akbar,
pelaksanaan klas M.Kes
ibu hamil 2. Cantik
3. Jadwal a,
pelaksanaan klas Amd.
ibu hamil Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 24

 PENGENDALIAN DOKUMEN
1. Menetapkan Jenis Dokumen
2. Membuat Dokumen
3. Mengesahkan dokumen
4. Memberi kode dan nomor dokumen
5. Menerbitkan dan mendistribusikan
dokumen
6. Revisi dokumen
7. Menerbitkan ulang dokumen
8. Menarik dan memusnahkan dokumen
9. Meninjau ulang dokumen
dr. Suparyanto, M.Kes 25
KODE DAN NOMOR DOKUMEN

 UKM/Mutu/006/2018

 UKM: Jenis dokumen

 Mutu: divisi yang membuat
 006: no urut dokumen
 2018: tahun pembuatan dokumen

dr. Suparyanto, M.Kes 26

 REVISI DOKUMEN

1. Terjadi perubahan sistem mutu

2. Ada perubahan struktur organisasi
yang mempengaruhi isi dokumen
3. Ada perubahan regulasi yang
mempengaruhi isi dokumen
4. Instruksi kerja sudah tidak sesuai
dengan urutan pelaksanaan tugas

dr. Suparyanto, M.Kes 27

 PENDOKUMENTASIAN

1. Memberi kode atau nomor

dokumen
2. Mencatat dokumen dalam
buku agenda
3. Menyimpan atau
mendistribusikan dokumen
dr. Suparyanto, M.Kes 28
 KOP PUSKESMAS
ANALISIS MASALAH
NO: UKM/XXX/2018

MASALAH PENYEBAB RTL

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 29
 KOP PUSKESMAS
RENCANA TINDAK LANJUT
NO: UKM/XXX/2018

N KEG TUJUAN SASARAN TEMPAT WAKTU PELAKSANA BIAYA KET

O

Mengetahui Kota, 20 September 2016

Kepala Puskesmas Idola Pelaksana Program

Dr. Fulan Akbar, M. Kes Fulanah, Amd. Keb

dr. Suparyanto, M.Kes 30

 MENCATAT DOKUMEN
NO TGL NOMOR DOKUMEN SIM- KET
PAN
1 6-6-18 UKM/XX/18 Analis Hasil Monitoring Kelas Lemari
Ibu Hamil, Desa Mentura UKM

dr. Suparyanto, M.Kes 31

 PENGENDALIAN DOKUMEN
 Dokumen asli: tanda tangan dan cap
basah, di cap INDUK
 Dokumen master: tanda tangan basah
tanpa cap
 Copy dokumen: di cap TERKENDALI dan
dicatat di buku agenda, jika tidak dicatat,
di cap TIDAK TERKENDALI
 Dokumen yang sudah tidak berlaku di cap:
KEDALUWARSA

dr. Suparyanto, M.Kes 32

dr. Suparyanto, M.Kes 33