SISTEM PENGARSIPAN

REKAM MEDIS
OLEH :
RIZA SUCI ERNAMAN PUTRI, A.Md.RM, SKM, MM
Jenis-jenis pengarsipan
a. Straight numeric filling
Pengarsipan nomor urut adalah pengarsipan catatan
medis secara kronologis sesuai dengan nomor catatan.

Pengarsipan cara ini memiliki beberapa kerugian :

- Petugas harus mengingat semua angka
tersebut ketika mengarsipkan, kesalahan letak
mudah terjadi.
- Semakin besar jumlah angka yang harus
diingat ketika mengarsipkan, semakin besar
kemungkinan salah.
- Kontrol mutu pengarsipan susah dilakukan.
Keuntungan :
- Mudahnya melatih petugas untuk bekerja.
b. Terminal digit filling
Pengarsipan angka terkahir adalah cara pengarsipan
yang sederhana namun akurat yang meningkatkan
produktifitas petugas.
Angka-angka primer adalah dua angka terakhir di
sisi kanan. Angka sekunder adalah duua angka tengah,
dan angka tertier adalah dua angka di sisi kiri.

Keuntungan pengarsipan ini adalah :

-Nomor angka terakhirnya terdistribusi merata pada100
bagian primer.
-Menghilangkan kepadatan yang timbul.
-Volume catatan di setiap seksi primer dapat dikontrol.
-Celah-celah besar pada arsip yang memerlukan
penggeseran catatan ke belakang dapat dihindarkan.
- Kontrol volume memudahkan perencanaan
daerah arsip.
- Kesalahan dalam meletakkan catatan akan
berkurang drastis.
- Penggunaan folder-folder tercetak dengan
kode warna dapat lebih menurunkan
kesalahan letak.
T S P T S P T S P
46-52-02 98-05-26 98-99-30
47-52-02 99-05-26 99-99-30
48-52-02 00-06-26 00-00-31
49-52-02 01-06-26 01-00-31
c. Middle digit
Pengarsipan angka tengah merupakan alternatif
pengarsipan angka terkahir. Pada pengarsipan angka
tengah dengan nomor enam angka, angka tengah
merupakan digit primer.
Terdapat kekurangan sistem digit tengah :
-Latihan lebih sulit daripada sistem nomor urut
atau sistem angka terakhir.
-Celah-celah akan timbul didalam file kalau
kelompok besar catatan ditarik untuk
penyimpanan in aktif.
Keuntungan :
1.Mudah untuk menarik sampai 100 catatan yg nomornya
berurutan untuk tujuan penelitian dan untuk mengubah sistem
nomor urut langsung sistem angka tengah.
2.Distribusi catatan pada pengarsipan angka tengah lebih
merata daripada pengarsipan nomor urut langsung, walaupun
tidak menyamai keseimbangan yang dicapai oleh sistem angka
terakhir.
S P T S P T
56-78-96 99-78-96
56-78-97 99-78-97
56-78-98 99-78-98
56-78-99 99-78-99
57-78-00 00-79-00
57-78-01 00-79-01
11. Perubahan ke pengarsipan angka
terakhir atau tengah

Namun, kalau bagian tidak pindah, semua

catatan harus dikeluarkan dulu sebelum
pedoman seksi (section guides) dipasang.
Pada saat pengubahan arsip, semua
catatan harus disortir pertama menurut
angka primer (terakhir), lalu angka
sekunder dan terakhir angka tertier.
7. Aturan dan prosedur lain pengarsipan
 Ketika catatan dikembalikan ke bagian informasi
kesehatan, mereka harus disusun sebelum diarsipkan.
Ini memudahkan penemuan catatan yang perlu tapi
tidak diarsipkan dan memudahkan pengarsipan
kembali.
 Selain petugas fasilitas yang diperintahkan untuk
menggunakan area arsip di luar jam kerja, hanya
petugas bagian informasi kesehatan yang boleh
menangani catatan. Diluar jam kerja, personil fasilitas
yang mengembalikan catatan harus meninggalkannya
di tempat yang telah ditentukan di area arsip atau di
bagian informasi kesehatan.
 Catatan dengan sampul robek dan lembaran lepas
harus segera diperbaiki untuk mencegah
kerusakan lebih lanjut atau hilangnya informasi
berharga.
 Audit (pemeriksaan) terhadap arsip harus
dilakukan secara berkala untuk mencari catatan
yang salah letak dan memeriksa permintaan
pinjaman yang menunjukkan bahwa catatan
belum dikembalikan.
 Catatan medis yang melihatkan tindakan hukum
tidak boleh diletakkan pada arsip umum, mereka
diarsipkan di dalam kabinet arsip terkunci di
kantor direktur informasi kesehatan
 Petugas area arsip bertanggungjawab memelihara
kerapian dan keteraturan rak arsip. Arsip tak teratur
meningkatkan kemungkinan terjadinya salah letak.
 Catatan yang sedang diproses atau digunakan
pegawai didalam bagian harus tetap diatas meja atau
pada lemari arsip yang ditentukan sehingga tersedia
kapan saja.
 Prosedur tertulis untuk petugas area pengarsipan akan
membantu dalam latihan mereka dan dalam
mempertahankan kontrol terhadap arsip.
 Catatan yang tebal hendaknya dibagi atas dua atau
tiga volume, tapi diarsipkan bersama pada satu lokasi.
 Slip laboratorium, x-ray dan laporan lepas atau
terhambat lainnya yang masuk ke bagian harus
diberi stempel tanggal dan disusun waktu
diterima. Harus diusahakan untuk
memasukkannya ke dalam catatan sesegera
mungkin.
 Petugas yang mengawasi area arsip harus
membuat laporan aktifitas area tersebut,
mencakup : jumlah arsip yang keluar atas
permintaan setiap hari, jumlah panggilan gawat
darurat dan jumlah catatan yang tidak bisa
ditemukan.