Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh sebuah

instansi atau lembaga tertentu untuk keperluan dinas. Surat dinas
juga dapat didefinisikan sebagai surat resmi yang berisi hal-hal
yang berhubungan dengan kedinasan dari lembaga atau instansi
tertentu.
Surat dinas umumnya dikeluarkan oleh instansi pemerintah atau
swasta untuk berbagai keperluan. Tujuan surat dinas dikeluarkan
adalah untuk keperluan menyampaikan pemberitahuan suatu izin,
pengumuman, penugasan, dan lain-lain, kepada staff di instansi/
lembaga terkait.
Surat dinas termasuk dalam kategori surat resmi karena
penulisannya menggunakan format khusus dimana bentuknya
formal dan menggunakan bahasa baku atau resmi.
Kegunaan / Fungsi Surat Dinas

 Fungsi dari surat dinas:

 Sebagai pedoman kerja, misalnya surat instruksi kerja,
surat izin, dan surat keputusan.
 Sebagai alat pengingat, baik kepada pemberi surat
maupun penerima surat dinas tersebut. Itu sebabnya surat
dinas harus selalu diarsipkan.
 Sebagai bukti adanya perubahan dan perkembangan pada
suatu instansi atau lembaga.
 Sebagai alat bukti otentik, terutama surat perjanjian.
 Ciri-Ciri Surat Dinas
 Terdapat kepala surat (kop surat) serta nama instansi/
lembaga pada bagian kepala surat.
 Surat dinas memiliki nomor surat dan juga lampiran
sebagai berkas pendukung.
 Surat dinas menggunakan bahasa baku dan resmi, serta
dibuat dalam format tertentu.
 Pada bagian surat terdapat salam pembuka dan salam
penutup sebagai bentuk kesopanan dalam berkomunikasi
melalui surat.
 Surat dinas harus dilengkapi dengan stempel atau cap dari
instansi/ lembaga yang mengeluarkannya.
 Syarat-Syarat Surat Dinas
 Dalam penulisannya surat dinas dibuat dalam format
tertentu. Berikut ini adalah syarat-syarat penulisan sebuah
surat dinas:
 Format surat dinas harus dibuat sesuai dengan standar
surat resmi dengan format yang teratur.
 Isi yang dimuat dalam surat dinas harus dibuat dengan
singkat, padat, dan jelas.
 Bahasa yang digunakan dalam surat dinas adalah bahasa
baku, sopan, dan mudah dimengerti.
 Surat dinas harus memberikan citra yang sesuai dengan
lembaga/ instansi yang mengeluarkannya.
 Jenis-Jenis Surat Dinas
 1. Surat Panggilan Kerja
 Surat resmi yang bertujuan untuk memanggil seorang calon pegawai
untuk melakukan wawancara (baca: pengertian wawancara),
pengujian, dan keperluan lainnya terkait panggilan kerja.
 2. Surat Perintah Perjalanan Dinas
 Surat resmi yang dikeluarkan oleh suatu instansi/ lembaga kepada
pejabat tertentu untuk melakukan perjalanan dinas. Umumnya
perjalanan dinas dilengkapi dengan fasilitas pembiayaan perjalanan
dan fasilitas lainnya.
 3. Surat Perjanjian Kerja
 Surat resmi yang berisi kesepakatan untuk bekerja pada suatu
perusahaan yang dilakukan dan ditandatangani oleh calon pekerja dan
pihak perusahaan. Surat ini umumnya dilengkapi dengan ketentuan
yang mengatur hubungan kerja antara perusahaan dan karyawan.
 Struktur Surat Dinas
 1. Kepala Surat (Kop surat)
 Bagian ini berada paling atas pada surat resmi. Dalam kepala surat terdapat
logo, nama dan alamat lembaga/instansi.
 2. Tanggal Surat
 Pada bagian tanggal surat terdiri atas nama tempat dan tanggal dimana surat
tersebut dibuat.
 3. Nomor Surat
 Nomor surat terdiri dari kode, nomer surat yang dikeluarkan, identitas
lembaga / instansi, serta tahun pembuatan surat.
 4. Lampiran
 Lampiran adalah berkas pendukung yang akan disampaikan dapat berupa
lembaran kertas atau dokumen lain.
 5. Perihal atau Hal
 Bagian ini dituliskan isi pokok surat dinas, seperi ditujukan untuk siapa dan
untuk apa surat tersebut.
 Struktur surat dinas
 6. Alamat
 Ada 2 macam penulisan alamat pada surat dinas, ada yang untuk perorangan dan ada
yang untuk lembaga atau instansi lain.
 7. Salam Pembuka
 Guna salam pembuka ini adalah untuk menunjukan rasa hormat atau sopan santun.
 8. Isi Surat
 Isi surat harus sesuai dengan perihal yang ingin disampaikan dan dibuat dengan singkat,
padat, dan jelas.
 9. Salam Penutup
 Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup merupakan bentuk rasa hormat
atau sopan santu serta menunjukkan akhir dari surat.
 10. Nama
 Bagian ini diisi dengan nama lengkap pengirim surat.
 11. Tembusan
 Pihak lain yang perlu mengetahui tentang surat tersebut harus diberikan tembusan atau
copy dari surat yang asli.
 12. Inisial
 Inisial biasanya dicantumkan pada bagian kiri bawah tembusan surat dinas tersebut. Ini