Anda di halaman 1dari 28

Ekspor Impor

Entis Sutisna, SE, MM


Kuliah 6,
Korespondensi Ekspor Impor
(Sales Contract)

• Persiapan Teknis
• Negosiasi ekspor impor
• Korespondensi ekspor impor
• Sales contract
• Praktek/latihan korespondensi

2
Persiapan teknis dalam ekspor impor (1)

1. Menyiapkan pekerjaan administrasi rutin


– Menyiapkan peralatan teknis utk melakukan
komunikas/korespondensi dgn pemasok dan calon
pembeli di manca negara.
– Contoh ; letter head, PC, faks, surel, amplop berlogo,
SIUP, NPWP, izin khusus, brosur, daftar harga, dan
contoh barang.

3
Persiapan teknis dalam Ekspor Impor (2)
2. Memahami pengetahuan ekspor impor
– Ruang lingkup ekspor impor
– Manfaat ekspor impor
– Organisasi/lembaga yg terlibat dlm ekspor impor di
DN/LN.
3. Saling percaya dgn mitra usaha
– Mempunyai integritas, kejujuran, dan kepribadian yg
baik.
– Mempunyai kemampuan (fisik, pengetahuan, dan
wawasan).

4
Negosiasi Ekspor

• Sebelum melakukan negosiasi, baik pihak


eksportir maupun importir harus mempersiapkan
diri secara baik didukung dgn data yg akurat agar
tidak salah dalam mencapai suatu perjanjian,
terutama menyangkut syarat-syarat perjanjian.
• Negosiasi dapat dilakukan dengan dua cara yakni
negosiasi langsung dan negosiasi tidak langsung.

5
Negosiasi Langsung

• Melakukan pertemuan antara eksportir dengan


importir (face to face negotiation) baik pada saat
kegiatan promosi (pameran internasional) atau
kunjungan langsung ke tempat importir.
• Dalam negosiasi langsung ini eksportir harus
mengerahkan segala kemampuan dan keahliannya
dalam mempresentasikan keunggulan produknya baik
kualitas, harga, cara dan waktu pengiriman, dsb.

6
Negosiasi Tidak Langsung

• Dilakukan secara berjauhan dgn memanfaatkan


fasilitas teknologi komunikasi/informasi ;
– telepon (teleconference/video call),
– surat elektornik (e-mail),
– chatting,
– Zoom, Meet, dsb.
• Fasilitas ini dimanfaatkan untuk menekan biaya
operasional.

7
Terms & Conditions dalam Negosiasi
Syarat dan kondisi yang sering dibicarakan dalam mencapai
kesepakatan, antara lain menyangkut :
• Kualitas barang/produk  harus sesuai kenyataan.
• Harga (price)  harus menguntungkan
• Kuantitas (jumlah) barang  sesuai dgn kapasitas produksi.
• Cara pengemasan (packaging)  harus kuat dan menarik (utk
produk tertentu)
• Cara pembayaran (AP, OA, CD, atau L/C).
• Jenis incoterms yg disepakati (EXW, FCA, CIF, FOB, DDP, dsb)
• Waktu pengiriman (delivery time)
• Dsb (partial shipment allowed or not allowed)

8
Korespondensi Ekspor Impor

• Tahap pertama
– Letter of intent – inquiry – offer
• Tahap ke dua
– Kontrak – Indent - sales contract - L/C opening
• Tahap ke tiga (pengiriman barang)
– Shipment – negotiation – delivery

9
Letter of intent – inquiry – offer
Supplier,
Seller,
Eksportir
4
Inquiry

Offer/Quotation
3

Trade
Promotion
Information

Importir Penawaran
Intent

1 5
indentor
Sumber : Amir MS (1999)

10
Kontrak – indent - sales contract - L/C opening

Negotiating Bank
L/C Advise Supplier
Bank LN
Beneficiary
5
Letter of Credit

Sales Contract
4 2

Permintaan L/C
Bank DN Importer
3
Issuing Bank

Kontrak
1

Sumber : Amir MS (1999)


Indentor

11
Shipment-negotiation-delivery
(pengiriman-negosiasi-pengantaran)

Shipping document 1 Makers


Negotiating Shipping
Supplier Fwd Agent
Bank Company
3 Insurance
Shipping doc

3a Customs
4 2

Issuing Delivery 7 Shipping


Bank Importer Agent
5
EMKL/EMKU
6
8 Pabean

Asuransi
Indentor
Sumber : Amir MS (1999)

12
Tahapan proses korespondensi ekspor impor

Sumber : djpen.kemendag.go.id

13
Lihat Bentuk Surat Menyurat
(yg dibagikan tersendiri)

• Offering letter (surat penawaran)


• Inquiry letter (surat permintaan informasi)
• Offering Quotation Letter (surat penawaran harga)

14
Soal Latihan/Praktek
Data
– Anda bekerja di perusahaan milik orang tua anda dengan jabatan Direktur
– Lokasi perusahaan adalah di alamat orang tua anda saat ini.
– Perusahaan anda memproduksi dua jenis barang ; sepatu dan sandal.
– Sebagai Direktur, anda diminta untuk menawarkan produk kpd Direktur Pemasaran
sebuah perusahaan milik teman anda di LN (nama perusahaan silakan tanya kpd
dia).
Latihan Sesi I (40 menit)
1. Tugas anda sebagai Direktur perusahaan orang tua :
Membuat surat penawaran produk (offering letter), kepada teman yg nomor urut
absennya berada di bawah anda seperti contoh yg sdh dibahas.
2. Tugas anda sebagai Direktur Perusahaan di LN.
Membuat inquiry letter, yg ditujukan kepada teman anda yg nomor absensinya persis
berada di atas anda, sebagai balasan terhadap surat pada no 1. (seperti contoh yg sudah
dibahas).
3. Info : Jumlah yang ditawarkan adalah 5.000 sepatu @ $30, 5.000, sandal @
$20,.

15
Sales Contract
(Kontrak penjualan/dagang)

• Definisi “Export Sales Contract” (ESC)


• Hukum negara ketika bersengketa
• Mengapa ESC harus tertulis
• Posisi ESC dalam Perdagangan Internasional
• Bentuk detil Sales Contract
• Tata cara mengisi sales contract

16
Definisi “Export Sales Contract” (ESC)

• ESC adalah kesepakatan dari eksportir dan importir


utk melakukan perdagangan barang sesuai dgn
syarat-syarat yg disepakati dan masing-masing pihak
mengikat diri akan melaksanakan semua kewajiban
yg sdh disepakati tsb.
• Yg ingkar janji akan dikenai sangsi dgn membayar
ganti rugi kpd pihak yg dirugikan.

17
Sales Contract

Tiga dokumen yg melatar-belakangi terjadinya


sales contract ;
• Letter of intent (pernyataan minat indentor)
• An inquiry for quotation (surat permintaan
harga kepada penyuplai)
• Offering letter (penawaran harga dari
penyuplai)

18
Landasan “Export Sales Contract”

ESC harus memenuhi 3 landasan utama ;


• Kesepakatan antara ke dua belah pihak secara suka rela
 azas “KONSENSUS”.
• Kesepakatan tsb mengikat kedua belah pihak utk
menjalankan semua hak dan kewajiban yg dituangkan
dalam sales contract  azas “OBLIGATOR”
• Kedua belah pihak bersedia memberikan ganti rugi kpd
pihak lain apbl tdk bisa memenuhi kewajibannya  azas
“PENALTY”

19
Hukum Negara Ketika Bersengketa

• Pada dasarnya masing-masing pihak boleh


menentukan hukum negara mana yg akan dipakai utk
tiap-tiap kontrak  atau arbitrasi Internasional.
• Namun biasanya dilakukan ;
– Musyawarah langsung antara eksportir dan importir, yg
disebut “amicable solution” (AS)
– Bila AS tdk bisa dilakukan maka ditempuh cara arbitrasi
atau sidang pengadilan di negara yg ditentukan dlm
kontrak dagang.

20
Mengapa ESC Harus Tertulis

• Untuk menghindari salah pengertian akibat adanya


perbedaan bahasa.
• Karena adanya perbedaan hukum di masing-masing
negara eksportir dan importir.
• Bisa dijadikan bukti dalam perkara pengadilan bila
terjadi perbuatan ingkar janji dari kedua belah pihak.

21
Posisi ESC dalam Perdagangan Internasional

• ESC biasa disebut juga perdagangan dokumen krn


seluruh kegiatan transaksi diaktualisasikan dlm
bentuk dokumen.
• Barang-barang juga ditawarkan dlm bentuk dokumen
yg disebut offer sheet.
• Barang dikirimkan dgn kapal dan sbg bukti
pengiriman dikeluarkan dokumen yg disebut dgn bill
of lading.

22
Isi sales contract
• Menyangkut mutu dan jumlah barang
• Syarat harga dan tempat penyerahan barang
• Cara pembayaran yg disepakati
• Hal-hal lain yg belum diatur al ;
– Jenis dan nomor kontrak
– Nama dan alamat importir/eksportir
– Jenis dan mutu barang yg diperjual-belikan
– Cara penyerahan dan pengiriman barang
– Harga satuan barang dan harga keseluruhan dalam valuta asing
– Nilai kualitas barang
– Toleransi atas kuantitas barang dan harga
– Cara kemasan, merek, dan tanda pada pengepakan
– Penutupan asuransi dan risiko, klaim.
– Cara pembayaran (AP, OA, L/C, dsb)

23
Hal-hal penting atas Sales Contract

Yg perlu diperhatikan dalam menyusun sales contract ;


• Uraian barang-barang (description of goods)
• Jumlah barang (quantity)
• Harga (price)
• Tempat penyerahan barang (place of deivery).
• Syarat penyerahan dan biaya

24
Source : https://www.business-in-a-box.com
Source : https://www.business-in-a-box.com
Soal Latihan/Praktek
Data
– Anda bekerja di perusahaan milik orang tua anda dengan jabatan Direktur
– Lokasi perusahaan adalah di alamat orang tua anda saat ini.
– Perusahaan anda memproduksi dua jenis barang ; sepatu dan sandal.
– Sebagai Direktur, anda diminta untuk menawarkan produk kpd Direktur Pemasaran sebuah
perusahaan milik teman anda di LN (nama perusahaan silakan tanya kpd dia).
Latihan Sesi I (40 menit)
1. Tugas anda sebagai Direktur perusahaan orang tua :
Membuat surat penawaran produk (offering letter), kepada teman yg nomor urut absennya berada di
bawah anda seperti contoh yg sdh dibahas.
2. Tugas anda sebagai Direktur Perusahaan di LN.
Membuat inquiry letter, yg ditujukan kepada teman anda yg nomor absensinya persis berada di atas
anda, sebagai balasan terhadap surat pada no 1. (seperti contoh yg sudah dibahas).
3. Info : Jumlah yang ditawarkan adalah 5.000 sepatu @ $30, 5.000, sandal @ $20,.
Latihan Sesi II (50 menit)
3. Tugas anda sebagai Direktur perusahaan orang tua :
Membuat surat penawaran harga (offering quotation letter)  sebagai respon terhadap surat pada
no. 2 (seperti contoh yg sdh dibahas).

27
Terima Kasih

28