STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP)

LOGO
 KONTEN

Introduksi

Definisi & Arti SOP

Tujuan & Manfaat SOP

KONTEN
SOP Sebagai Perangkat Sistem

Proses Penyusunan SOP

Format & Simbol SOP

Tindak Lanjut Penyusunan SOP

 INTRODUKSI
 Setiap pekerjaan memiliki proses yang sistemtis dan perlu
memiliki ukuran capaian tertentu, sejak persiapan hingga
pekerjaan tersebut tuntas.
 Ukuran yang perlu ditentukan untuk sebuah pekerjaan atau
rangkaian kegiatan mencakup ketepatan al.:
 waktu
 kuantitas
 kualitas
 Agar pekerjaan atau kegiatan terlaksana sesuai standar yang
diharapkan, perlu ditetapkan Standar Prosedur Operasi
(SOP) untuk tiap kegiatan dalam pekerjaan ybs.

 SOP dibutuhkan untuk memandu pekerjaan atau tugas yang

khususnya rutin (repetitive/routine activities) dilakukan
 INTRODUKSI
Secara Umum:
SOP adalah satu bentuk urutan langkah kerja yang harus
dilakukan sesuai dengan tingkat jabatan dan aktivitas yang akan
dilakukan

SOP merupakan satu bentuk transfer tugas ke bawahan/

personel lain sehingga bawahan/personel dapat mengetahui
urutan kerja yang harus dilakukan mulai dari awal hingga
pekerjaan tersebut selesai dilakukan

SOP berguna sebagai pegangan semua jajaran karyawan agar

bergerak secara sinergis menuju tujuan yang harus dicapai

Penyusunan SOP mencakup dua tahap umum: tahap

persiapan & tahap pelaksanaan
 Process Chart
1. OPC
Operation Process Chart  gambaran umum alur proses
produksi atau layanan yang biasanya menggunakan simbol
inspeksi ( ) dan operasi ( )

2. FPC
Flow Process Chart  gambaran rinci alur proses produksi
yang biasanya menggunakan simbol proses lengkap

3. SOP
Standard Operating Procedure

5
 Process Symbol
Transportation
Operations

Inspection
Examples:
Delay Examples:
1.Operation process
1.Operation
chart (OPC) process
chart
2.Flow(OPC)
process chart
Storage
2.Flow
(FPC) process chart
Combination (FPC)

Combination
6
 DEFINISI DAN ARTI SOP

Standard term include:

Concept, norm, or principle established by agreement,
authority, or custom, and used generally as an
example or model to compare or measure the quality
or performance of a practice or procedure.
SOP adalah sekumpulan perintah untuk memandu serangkaian
aktivitas dalam sebuah pekerjaan/tugas dengan batasan-
batasan yang terstandar guna mencapai ekfektivitas dan
efisiensi tertinggi.

SOP pada dasarnya adalah pedoman yang berisi prosedur-

prosedur operasional standar yang ada dalam suatu
organisasi yang digunakan untuk memastikan bahwa
semua keputusan dan tindakan, serta pengunaan fasilitas-
fasilitas proses yang dilakukan oleh orang-orang dalam
organisasi berjalan secara
1.Efisien  wkt, tenaga, biaya
2.Efektif  mencapai tujuan
3.Konsisten  sesuai dg rencana
4.Standar  memenuhi ukuran yg disepakati
5.Sistematis  terarah, terurut
1. pedoman prosedur kerja rutin yang harus dilaksanakan,
2. untuk mengevaluasi pekerjaan yang telah dilakukan,
Apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik/tidak?
Kendala apa yang dihadapi?
Mengapa kendala tersebut terjadi?
Apa solusinya?

Agar SOP dapat dilaksanakan, maka perlu dibuat jabaran SOP

secara teknis yang tertuang dalam:
instruksi kerja,
dokumen dan formulir kerja,
records dokumen yang berfungsi sebagai kontrol kerja
bahwa, pekerjaan telah dikerjakan dengan baik
SOP adalah penetapan penjabaran tertulis mengenai:
1.apa yang harus dilakukan,
2.kapan melaksanakannya,
3.di mana dilakukannya,
4.oleh siapa pelakunya,
5.bagaimana cara melakukanya,
6.apa saja yang diperlukan.
Kata kuncinya: 5W + 1H
What?  why?
Who?  why?
When?  why?
Where?  Why?
How?  why?
 TUJUAN PENYUSUNAN SOP
SOP pada setiap unit kerja disusun dengan tujuan:
1.Memandu pelaksanaan pekerjaan operasional yang
berlangsung secara rutin atau berulang
2.Memberi kejelasan proses berlangsungnya suatu
pekerjaan/proses
3.Memberi kejelasan tentang siapa saja pihak-pihak yang
berhubungan dengan pekerjaan atau proses
4.Sebagai alat evaluasi hasil suatu proses atau capaian
sasaran suatu kegiatan
5.Sebagai sarana meningkatkan kinerja secara berkelanjutan
 MANFAAT SOP

Manfaat SOP dalam organisasi:

1. SOP membantu dalam penjaminan kualitas, transparansi
dan konsistensi pelayanan unit kerja.
2. SOP menjamin bahwa praktik-praktik baik dapat diketahui
pencapaiannya sepanjang waktu.
3. SOP memberi kesempatan kepada unit kerja untuk
menggunakan sumber daya secara tepat dan efisien.
4. SOP membantu menghindari ketidakjelasan "siapa
mengerjakan apa".
5. SOP berguna sebagai sarana untuk memberi pelatihan
kepada staf atau karyawan baru
6. SOP memudahkan pihak-pihak yang berkompeten
melakukan monitoring, evaluasi, maupun audit.
 SOP SEBAGAI PERANGKAT SISTEM

Sebagai bagian dari sistem organisasi, SOP harus juga

disajikan dengan cara yang mudah dipahami dan diterapkan
tanpa harus kehilangan tujuan dan pengendaliannya

SOP merupakan gambaran proses.

Proses adalah suatu rangkaian kegiatan yang saling
berhubungan dan melibatkan lebih dari satu fungsi, yang
secara sistematis diatur dan dikendalikan untuk menghasilkan
suatu output atau merubah input menjadi output
 INPUT
•material,
•mesin, OUTPUT
•tenaga kerja, •Barang
•modal & peralatan PROSES/ •Jasa/layanan
•informasi, TRANSFOMASI/
•pengetahuan, KONVERSI
•keahlian

Permintaan dan umpan

Gambar Sistem Input-Output

 www.themegallery.com

PROSES PENYUSUNAN SOP

1 2 3

Penulisan, Revisi dan

Tahap
Validasi dan peninjauan
Persiapan Pengesahan kembali
 www.themegallery.com

Tahap 1 Persiapan
1. Membuat tim kerja penyusunan SOP
 perlu membentuk Tim Kerja
2. Sebelum membuat SOP, unit kerja
perlu mengidentifikasi terlebih dahulu
proses-proses yang akan dibuat
prosedurnya secara terdokumentasi
3. Individu-individu yang membuat SOP
adalah mereka yang terlibat dalam
proses
4. Perlu diidentifikasi pula unit-unit kerja
lain vang berhubungan dengan setiap
proses yang berlangsung di unit kerja
5. Perlu dirinci dokumen-dokumen apa
yang harus disediakan dalam rangka
hubungan antar unit kerja
 www.themegallery.com

Tahap 2: Penulisan, Validasi dan Pengesahan:

1. Penulisan SOP yang dapat didokumentasikan
2. SOP harus diujicoba dan dikaji (divalidasi) oleh satu atau lebih
individu yang berkepentingan
3. Pihak yang mengujicoba sebaiknya individu lain (bukan
penyusun SOP)
4. SOP diujicoba sebelum disahkan oleh pihak berwenang
5. SOP yang telah final, disahkan oleh pimpinan unit kerja dan
pihak yang berwenang dalam pengendalian/ penjaminan mutu
di unit kerja
6. Tanda tangan pengesahan menunjukkan bahwa SOP telah
dikaji dan disetujui oleh manajemen sebagai prosedur standar
yang menjadi pedoman pelaksanaan proses
 www.themegallery.com

Tahap 3: Revisi dan peninjauan kembali:

1.Jika perlu, lakukanlah revisi SOP secara periodik dengan
dasar hasil evluasi SOP misal 2 hingga 3 tahun satu kali
2.Catat dan dokumentasikan hasil evaluasi SOP tsb
SOP yang biasanya perlu dirancang utk tugas rutin:
1.Tata laksana administrasi al.:
1. Pembuatan surat menyurat (masuk dan keluar)
2. Pelaporan kegiatan adm
2.Prosedur tatalaksana keuangan al.:
1. Penyusunan RAB dan revisi RAB
2. Pencairan dana
3. Pelaksanaan anggaran
3.Pelaksanaan Administrasi Kepegawaian al.:
1. Rekrut pegawai
2. Pembayaran gaji/honor
3. Mutasi,
4. Pemberhentian pegawai
4.Monitoring Pelaksanaan Program/Kegiatan
5.Evaluasi Pelaksanaan Program/Kegiatan
6.Pelaksanaan Pemeliharaan sarana prasarana
7.Operasi peralatan dan perlengkapan
8.Pendidikan dan pelatihan
9.Pelayanan pelanggan, dll …
MAKSUD DAN TUJUAN PENYUSUNAN SOP
FORMAT SOP

e i t
Ma k
p l e
sim
 FORMAT SOP

Secara umum, komponen-komponen dalam sebuah SOP

mencakup:
1.Tujuan
2.Deskripsi
3.Ruang lingkup
4.Daftar istilah atau definisi
5.Referensi/aturan-aturan (SK, STUG, dll..)
6.Prosedur dan tanggung jawab
7.Keadaan khusus Lihat contoh
8.Dokumentasi template
9.Prosedur-prosedur terkait
10.Lampiran
1. Tujuan
Bagian ini memuat tujuan dibuatnya prosedur operasional yang spesifik
sesuai dengan kebutuhan unit kerja.

Contoh : Pada SOP Pengambilan barang di Gudang (Rutin)

Tujuan : menjamin agar pengambilan barang di gudang sesuai dengan
kebutuhan dan memenuhi aturan
2. Deskripsi
Memberikan uraian singkat tentang substansi dari proses yang
dimaksudkan dalam SOP ybs.

Contoh : Proses pengambilan barang yang diajukan pengguna kepada

petugas gudang harus memenuhi aturan baik tahapannya, kualitas,
kuantitas, petugas, peralatan, perlengkapan, waktu, dan sasaran yang telah
ditetapkan.
3. Ruang lingkup
Menginformasikan tugas dan tanggung jawab bagi pihak-pihak yang tekait
dengan SOP.
Contoh : Pengambilan barang yang dimaksud dalam SOP ini adalah
pengambilan barang oleh pengguna dari Bagian Gudang Material
4. Daftar Istilah atau definisi
Berisi penjelasan tentang istilah-istilah khusus yang berhubungan dengan
prosedur bersangkutan
Contoh : Gudang material adalah ...........
Petugas gudang ialah ..........
5. Referensi
Berisi daftar dokumen-dokumen pendukung yang terkait dengan prosedur
Contoh :
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Tentang
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
SK Dir No ...
dll.
 6. Prosedur dan Tanggung jawab
Menguraikan tahapan prosedur aktual, deskripsi tertulis dari langkah-
langkah tindakan.
Bagian ini harus ditulis dengan jelas dan ditempatkan secara logis,
merinci langkah-langkah (tahapan) yang mengikuti aliran proses,
waktu terjadinya aktivitas, petugas, peralatan, dll.
Dapat dituangkan dalam bentuk kalimat deskriptif atau diagram alir
yang diikuti penjelasan singkat.

7. Keadaan Khusus (jika ada)

Menjelaskan keadaan khusus terkait dengan prosedur, yang perlu perhatian
khusus
Contoh: Jika Ka Unit Gudang Material tidak ada di tempat, maka persetujuan
pengambilan barang dapat diajukan pada Kepala Bagian Pergudangan
8. Dokumentasi
Menjelaskan dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang dihasilkan
prosedur ini.
Contoh : Daftar barang yang diambil, daftar penggunaan peralatan dan
perlengkapan gudang, dll.

9. Prosedur-prosedur terkait
Menjelaskan prosedur-prosedur lain yang terkait dengan SOP baik di
dalam maupun di luar unit kerja
Contoh: SOP Pengadaan Barang, SOP Penggunaan dan Pemanfaatan
Barang, dll
10. Lampiran
Memuat lampiran-lampiran yang diperlukan untuk memperjelas SOP
Contoh : Formulir-formulir pengajuan kebutuhan barang, form spesifikasi
barang yang diambil, rincian jenis dan jumlah barang yang diambil dari
gudang, dll.
 SIMBOL DALAM SOP
Beberapa simbol yang umum digunakan dalam SOP (diagram alir)

Proses

Data input/output
Data based sistem informasi
Proses operasi/manual
Dokumen
Aliran tahapan
Prosedur penghubung dalam satu halaman
Tunda sementara

Arsip sementara
Pemindahan
Pemeriksaan
Masukan manual Dokumen

Kartu Arsip akhir/tetap

Keputusan
Data
Persiapan

Pilihan langkah
Simbol dpt ditambahkan
Proses utuh sesuai kebutuhan untuk
kegiatan tertentu
Pemisah/ akhir
prosedur
Penghubung prosedur
berbeda halaman
 Contoh Proses Pengambilan Barang dari Gudang

No Aktivitas Pengguna Ka Petugas Alat & Wkt Indikator

Bidang/ Gudang bahan capaian
Bagian
1 Mengisi form Form terisi
pengambilan secara akurat
barang
2 Menyampaikan
form pd
Kabag/Kabid
3 Kabag/Kabid
memeriksa form
permintaan
barang
4 Kabid
menyampaikan
form pd Unit
Gudang
5 Petugas gudang
menerima dan
memeriksa form
6 Dst…
 LATIHAN INDIVIDU

1. Pilihlah sebuah tugas-pekerjaan yang mencakup

serangkaian tugas dari awal hingga akhir pekerjaan.
Dianjurkan agar tugas-pekerjaan tersebut berada dalam
lingkup profesi yang anda kerjakan sehari-hari.
2. Rincilah dan sajikan rangkaian kegiatan tersebut dalam
sebuah SOP yang meliputi 10 poin sebagaimana format
yang telah dijelaskan dalam perkuliahan ini.

Lihat Contoh
SOP
LOGO