PRINSIP DASAR ORGANISASI

DAN PENYUSUNAN STAFF

KELOMPOK 1
NURDEWI MALINI
NURHIKMAH
A. PRINSIP DASAR ORGANISASI
beberapa prinsip dasar organisasi yaitu:
1. Tujuan Organisasi  
2. Koordinasi
3. Kesatuan dalam Perintah  
4. Kesatuan dalam Pimpinan
5. Wewenang dan Tanggung Jawab
6. Pendelegasian  
7. Cakupan Pengawasan
8. Rantai Perintah
9. Keseimbangan
B. PENYUSUNAN STAFF
1. Proses penyusunan personalia (staffing process)
TAHAP PENYUSUNAN PERSONALIA
1. Proses perencanaan sumber daya manusia (SDM)
Perencanaan Sumber daya Manusia (SDM) adalah Serangkaian kegiatan
yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan
lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk
memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi-kondisi tersebut dalam mencapai tujuan organisasi.

Ada tiga tipe perencanaan Sumber Daya Manusia:

a. Penentuan jabatan-jabatan yang harus diisi, kemampuan yang
dibutuhkan karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa
jumlah karyawan untuk melaksanakan pekerjaan tersebut, dan berapa
jumlah karyawan yang dibutuhkan.
b. Pemahaman pasar tenaga kerja dimana karyawan potensial tersebut ada.
c. Pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran karyawan.  
Penyusunan perencanaan organisasi dapat dilakukan
dengan langkah- sebagai berikut :
a.Penetuan kebutuhan jabatan.
b.Menentukan spesifikasi jabatan dengan keterampilan keterampilan
yang dibutuhkan untuk pelaksaan suatu pekerjaan
c. Mengestimasi jumlah karyawan yang dibutuhkan selama periode
tertentu di masa mendatang.
d. Mempertimbangkan persediaan karyawan yang telah tersedia untuk
melaksanakan berbagai pekerjaan. Hal ini diikuti dengan jumlah orang
yang harus di tarik dan kapan mereka akan dibutuhkan.  

Dari keempat dasar tersebut diatas maka dapat kita simpulkan bahwa
penyusunan perencanaan SDM merupakan suatu keharusan bagi
seorang manajer, dimana seorang manajer membutuhkan suatu
analisis terhadap perencanaan kebutuhan sumber daya manusia itu
sendiri.  
Kualifikasi Pekerjaan dan Peran
Tujuan organisasi akan dapat tercapai dengan baik apabila
pekerjaan di dalam organisasi dapat mewujudkan fungsinya sebagai
komponen dasar struktur organisasi.Kualifikasi atau spesifikasi
personalia perlu dilakukan untuk lebih menjamin agar suatu posisi,
jabatan,atau jenis pekerjaan tertentu dapat di pegang oleh orang
yang tepat. Kualifikasi atau spesifikasi personalia tersebut terdiri
atas yang harus dipenuhi oleh orang yang di anggap mampu
melakukan pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi atau
perusahaan.  

Menganalisis pekerjaan
Analisis pekerjaan merupakan deskripsi pekerjaan untuk
memberikan informasi dalam rangka mendesain atau
mengembangkan organisasi, recruitment, manajemen kinerja,
pelatihan, pengembangan serta penggajian.  
Langkah – langkah Utama dalam Analisis Pekerjaan Dalam menganalisis pekerjaan
yang akan diberikan kepada calon karyawan maka secara geris besar diperlukan :
- Isi pekerjaan
- Lingkup pekerjaan
- Kualifikasi pekerjaan.

Dari ketiga analisis tersebut maka dapat dikembangkan dan diperoleh dengan
langkah sebagai berikut :
- Penentuan tugas – tugas
- Penentuan kegiatan dalam pekerjaan
- Penetapan pengetahuan
- Penetapan kemampuan – kemapuan yang dibutuhkan
- Penetapan kecakapan – kecakapan
- Penentuan kepribadian, sikap, ketangkasan, dan karakteristik fisik

Klasifikasi pekerjaan memiliki kedudukan yang penting dalam analisis pekerjaan

karena hubungannya yang erat dengan analisis pekerjaan dalam aktifitas
perencanaan SDM (Sumber Daya Manusia).  
Tujuan analisis pekerjaan
beberapa tujuan dari analisis pekerjaan antara lain adalah sebagai berikut (Triton PB;2010) :

1.Job description; berisi informasi identifikasi, riwayat, kewajiban –pertanggung jawaban,

specifikasi, atau standart.
2.Job clasification; Pengelompokan, pengkelasan, dan jenis pekerjaan berdasar rencana
sistematika tertentu.
3.Job evaluation; merupakan prosedur klasifikasi pekerjaan berdasarkan kegunaan di dalam
organisasi dan dalam pasar tenaga kerja luar yang terkait.
4.Job desing restructuring; meliputi usaha untuk merelokasi dan merestrukturalisasi
kegiatan pekerjaan dalam berbagai kelompok.
5.Personnel requirement / spesifications; penyusunan persyaratan atau spesifikasi tertentu
bagi suatu pekerjaan.
6.Performance appraisal; penilaian sistematis yang dilakakukan oleh para supervisor
terhadap performansi pekerjaan dari para pekerja.
7.Worker training; dilakukan untuk tujuan pelatihan.
8.Worker Mobility; analisis pekerjaan diperlukan untuk mendukung mobilitas pekerja dalam
karir, yang meliputi dinamika posisi pekerjaan tertentu.
9.Efficiency;suatu pekerjaan disebut efisien apabila mencakup integrasi proses kerja yang
optimal dan didukung perencanaan yang baik dalam keamanan peralatan (safety) dan
fasilitas fisik lainnya.
10.Safety; fokus perhatian terhadap keamanan dalam bekerja.
11.Human Resources Planing; adalah langkah dalam perencanaan SDM yang
dibutuhkan.
12.Legal; analisis pekerjaan juga diperlukan untuk menuyusun regulasi atau
aturan kerja agar pencapaian dari planning yang telah dibuat berjalan
sebagai mana mestinya.  

2.Proses Recruitment, Seleksi, dan Orientasi Karyawan Recruitment

Handoko Requitment (1997;Manajemen) adalah Suatu proses pencarian
dan pengikatan para calon karyawan atau pelamar calon karyawan yang
mampu untuk melamar sebagai karyawan proses ini di mulai ketika para
pelamar di cari dan berakhir bila lamaran atau aplikasi mereka di serahkan
dan hasilnya setelah para calon karyawan di seleksi.
Recruitment adalah suatu proses menemukan dan menarik tenaga kerja
yang dibutuhkan oleh Perusahaan kerja yang merupakan proses untuk
mendapatkan dan menarik calon tenaga kerja yang cakap untuk
dipekerjakan.  
Ada 2 (dua) sumber recruitment:
1. Reruitment Internal (recruitment dari Perusahaan
sendiri), dengan ciri-ciri:
Tenaga kerja sudah lebih dikenal
Merupakan contoh yang baik bagi karyawan lain dan
membangkitkan gairah kerja
Dapat dilakukan lebih cepat
2. Recruitment eksternal (recruitment dari luar
Perusahaan), dengan ciri-ciri:
Melalui iklan
Melalui kantor penempatan tenaga kerja (outsourcing)
Pelamar yang direkomendasikan oleh karyawan
Melalui sekolah/perguruan tinggi
Alasan dilakukannya Recruitment :
•Berdirinya organisasi baru
•Adanya perluasan dari kegiatan organisasi
•Adanya pekerjaan dan kegiatan yang baru dalam tubuh organisasi.
•Adanya pekerja yang pindah dalam dalam sebuah organisasi yang mana
posisi dari pekerja sebelumnya kosong.
•Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak
dengan hormat.
•Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pension.
•Adanya pekerja yang meninggal dunia.dll

Seleksi
Seleksi adalah suatu proses meneliti dan memilih dari sekelompok
pelamar yang didapat dari berbagai sumber untuk mendapatkan
pelamar yang paling sesuai dengan posisi yang ditawarkan.  
 
Prosedur seleksi yang lazim digunakan:
1. Pengisian Formulir Lamaran
2. Wawancara Pendahuluan
3. Pemeriksaan Psikologis (Psikotest)
4. Pemeriksaan Kesehatan
5. Wawancara Pendalaman
6. Persetujuan Manager yang Bersangkutan
7. Penempatan  

Untuk memudahkan proses seleksi, inteviewer dibantu

oleh alat seleksi.
Adapun alat seleksi yang digunakan adalah:
1. Biodata Untuk memudahkan dalam proses wawancara, spt, curriculum vitae
2. Interview
3. Tes (knowledge, Performance, kesehatan)
4. Psikotest (Tes Intelegensi, emosi, hubungan sosial, vitalitas, dll)  
Orientasi Karyawan
Orientasi merupakan kegiatan yang berupa tindak lanjut setelah proses
recruitment yangdilakukan oleh perusahaan /organisasi kepada karyawan baru
yang telah lolos proses seleksi dalam bentuk pengarahan yang mencakup sikap,
standart nilai, dan pola perilaku yang baru yang diharapkan oleh perusahaan
/organisasi itu sendiri.  

3. Proses pelatihan dan pengembangan

Proses pelatihan dan pengembangan adalah suatu proses yang sistematis untuk
mengubah tingkah laku seseorang dan tenaga kerja, dengan tujuan peningkatan
pencapaian tujuan Perusahaan. Salah satu tindak lanjut dari proses tersebut
adalah dengan cara tranning.Tujuan training ialah memberikan kesempatan bagi
tenaga kerja untuk memiliki pengetahuan, keterampilan, sikap yang diperlukan
untuk menunjang pekerjaannya. Adapun tujuan dari pelatihan dan
pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektifitas kerja karyawan
dalam mencapai hasil – hasil kerja yang telah ditetapkan. Pelatihan dan
pengembangan juga diperlukan sebagai bentuk ketanggapan terhadap
perkembangan dunia usaha pada era sekarang.  
4. Pengelolaan Imbalan ( Kompensasi )
Imbalan merupakan salah satu upaya yang dilakukan oleh
manajemen untuk aspek sosial dimana fungsi tersebut sangat
diperlukan untuk peningkatan prestasi kerja, motivasi, dan
kepuasan kerja para karyawan, sehingga dengan kata lain imbalan
juga disebut kompensasi.

Jenis imbalan ( kompensasi ) :

•Kompensasi yang bersifat financial adalah kompensasi yang
diterima oleh karyawan dalam bentuk uang atas kontribusi yang
telah diberikan oleh karyawan itu
•Kompensasi yang bersifat non financial Adalah merupakan
imbalan yang diberikan kepada karyawanyang berupa non finansial
dalam arti sistem kompensasi ini dilakukan dengan maksud untuk
mempertahankan karyawan dalam jangka panjang.  
Tujuan pemberian imbalan ( kompensasi ) :

Tujuan ikatan kerjasama;

Kompensasi ini dilakukan dengan tujuan agar antara
karyawan dengan owner dapat terjalin suatu ikatan
kerjasama yang lebih kuat.
Tujuan kepuasan kerja;
Agar karyawan yang telah memberikan kontribusi melalui
pekerjaan yang dilakukannya dapat terpuaskan.
Tujuan pengadaan efektifitas kerja
Tujuan motivasi,dan
Tujuan untuk aspek sosial lainnya ( regulasi pemerintah,
dll )  
TERIMAKASIH