Anda di halaman 1dari 60

PEMERINTAH KABUPATEN KEDIRI

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS


DI LINGKUNGAN PEMERINTAH
KABUPATEN KEDIRI
UU No. 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah.

Permenpan No. 22 Th 2008 ttg Pedoman Umum Tata Naskah Dinas

Permendagri No. 54 Tahun 2009 tentang TND di Lingkungan Pemerintah


Daerah

PerATURAN mendagri No. 78 Th 2012 tentang Tata Kearsipan di


lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah

Peraturan Bupati Kediri No. 32 Tahun 2011 ttg Pedoman Tata Naskah
Dinas di Lingkungan Pemerintah Kab. Kediri

Peraturan Bupati Kediri Nomor 76 Tahun 20016 tentang Kodefikasi


Wilayah di Lingkungan Pemerintah Kab. Kediri
Mengapa perlu TND?
TND

Tertib Administrarsi

Kesamaan pengertian, bahasa, format, penafsiran


dalam penyelenggaraan Tata Naskah Dinas

Lancarnya komunikasi kedinasan

Kontroling

Efektif dan efisien


PENGERTIAN
 Naskah Dinas informasi tertulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang.

 Tata Naskah Dinas  pengelolaan informasi


tertulis yang meliputi pengaturan jenis, format,
penyiapan, pengamanan, pengabsahan,
distribusi dan penyimpanan naskah dinas
serta media yang digunakan dalam
komunikasi kedinasan.
maksud tujuan
• Memberikan acuan umum • Menciptakan kelancaran
sistem pengelolaan tata komunikasi tertulis sehingga
naskah dinas. berhasilguna dan
• Acuan dlm pembuatan juknis berdayaguna
AZAS TATA
NASKAH DINAS
Azas Tata Naskah Dinas

Menurut Peraturan Bupati Nomor 32 Tahun 2011,


ada 6 Azas dalam pembuatan Naskah Dinas,
yaitu :
1. Azas Efektif dan Efisien
2. Azas Pembakuan
3. Azas Pertanggungjawaban
4. Azas Keterkaitan
5. Azas Kecepatan
6. Azas Kemananan
RUANG LINGKUP
1. TATA PERSURATAN DINAS
2. NASKAH DINAS
3. PENGGUNAAN a.n, u.b, u.p, Plt dan Plh.
4. PEMBUBUHAN PARAF HIRARKIS DAN PARAF
KOORDINASI.
5. PENULISAN NAMA.
6. KEWENANGAN PENANDA TANGANAN DAN
PENDELEGASIAN PENANDATANGANAN NASKAH
DINAS.
7. STEMPEL JABATAN DAN STEMPEL SKPD.
8. KOP NASKAH DINAS.
9. SAMPUL NASKAH DINAS/SURAT.
10. PAPAN NAMA.
PENYELENGGARAAN TND MELIPUTI

Pengelolaan Surat Masuk

Pengelolaan Surat Keluar

Tingkat Keamanan

Kecepatan Proses

Penggunaan Kertas

Pengetikan Sarana Administrasi dan Komunikasi Perkantoran

Warna dan Kualitas Kertas


TINGKAT KEAMANAN SURAT

Sangat
Rahasia (R) Rahasia (SR)

Penting (P)

Konfidensial
(K)

Biasa (B)
KECEPATAN PROSES SURAT

Amat
Biasa
Penting Segera XX Segera/Kila
(maks 5
(3x24 jam) (2x24 jam) t XXX
hari kerja)
(24 jam)
PENGGUNAAN KERTAS SURAT
(Pasal 12)
 Kertas yang digunakan untuk naskah dinas adalah HVS
80 gram atau disesuaikan dengan kebutuhan untuk
penggandaan dan dokumen pelaporan;

 Penggunaan kertas HVS diatas 80 gram atau jenis lain,


hanya terbatas untuk jenis naskah dinas yang
mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan
dalam waktu lama;

 Penyediaan surat berlambang negara berwarna hitam


atau logo daerah berwarna dicetak di atas kertas 80
gram;

 Ukuran kertas yang digunakan untuk surat-menyurat


adalah Folio/F4 (215 x 330 mm);

 Ukuran kertas yang digunakan untuk makalah, piper dan


laporan adalah A4 (210 x 297 mm); dan
 Ukuran kertas yang digunakan untuk pidato adalah A5
(165 x 215 mm).
 Kertas dengan kualitas terbaik white bone
.
. PENGETIKAN
Penggunaan jenis
huruf pica . SARANA
Arial 12 atau
disesuaikan dengan Spasi 1 atau 1,5
ADMINISTRASI
kebutuhan sesuai kebutuhan. &
KOMUNIKASI
PERKANTORAN
(Pasal 13)
Penggunaan Tinta untuk Naskah Dinas

Tinta yang digunakan untuk


Naskah Dinas Berwarna Hitam

Tinta yang digunakan untuk


penandatanganan dan paraf
naskah dinas berwarna biru
tua
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS
BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH DINAS

PRODUK
HUKUM SURAT
Naskah Dinas dan susunan Produk Hukum

Peraturan Daerah

Peraturan Bupati

Peraturan Bersama Bupati

Keputusan Bupati
NASKAH DINAS DALAM BENTUK & SUSUNAN
PRODUK HUKUM
(PERMENDAGRI 80 TAHUN 2015 TENTANG PRODUK HUKUM DAERAH)

peraturan
Peratu
perd perk PB ran
a ada KDH DPRD
PERBEDAAN PERATURAN PENETAPAN (beschikking)
(regeling)
Isi dan Sifat • Peraturan berisi norma • Keputusan berisi suatu penetapan
hukum yang berlaku atau keputusan yang sifatnya
dan mengikat umum. individual, final, dan konkret.
Selalu berlaku terus- Bersifat sekali-selesai
menerus

• Naskah Dinas yang • Naskah Dinas yang memuat kebijakan


memuat kebijakan yang bersifat
yang bersifat menetapkan,merupakan pelaksanaan
mengatur. kegiatan dalam bentuk Keputusan
Menteri Dalam Negeri.
PERBEDAAN PERATURAN (regeling) PENETAPAN
(beschikking)

Kekuatan • Dengan diundangkannya • Suatu keputusan/ketetapan


berlaku dan suatu peraturan di dalam tidak dipersyaratkan untuk
mengikatnya Lembaran Negara atau diundangkan dalam
Berita Negara, maka Lembaran Negara atau
peraturan tersebut Berita Negara karena
memiliki daya berlaku dan keputusan/ketetapan tidak
mengikat umum dimaksudkan untuk berlaku
dan mengikat umum
CONTOH PERATURAN DAERAH

Peraturan Daerah adalah


naskah dinas yang berbentuk
peraturan perundang-undangan,
yang mengatur urusan otonomi
daerah dan tugas pembantuan
untuk mewujudkan
kebijaksanaan baru,
melaksanakan peraturan
perundang-undangan yang
lebih tinggi dan menetapkan
sesuatu organisasi dalam
lingkungan pemerintah daerah
yang ditetapkan oleh Kepala
Daerah dengan persetujuan
Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah.
CONTOH FORMAT PERATURAN BUPATI

Peraturan Bupati adalah


naskah dinas yang
berbentuk peraturan
perundang-undangan
yang dibuat dan
dikeluarkan untuk
melaksanakan peraturan
perundang-undangan
yang lebih tinggi dan
sifatnya mengatur.
CONTOH FORMAT PERATURAN BERSAMA BUPATI

Peraturan Bersama
Bupati/Walikota adalah
naskah dinas yang
berbentuk peraturan
perundang-undangan
dibuat oleh dua atau
lebih Kepala Daerah
untuk mengatur suatu
urusan yang menyangkut
kepentingan bersama..
CONTOH FORMAT KEPUTUSAN BUPATI

Keputusan Bupati adalah


peraturan pelaksanaan
peraturan daerah atau
kebijakan kepala daerah
untuk mengatur
mengenai
penyelenggaraan tugas-
tugas dekonsentrasi dan
tugas pembantuan.
BENTUK dan SUSUNAN SURAT

Naskah dinas dalam bentuk dan susunan surat :


X. Lembaran Daerah
A. Instruksi M. Surat Pernyataan Y. Berita Daerah
B. Surat Edaran Melaksanakan Tugas Z. Berita Acara
C. Surat Biasa N. Surat Panggilan AA. Notulen
D. Surat Keterangan O. Nota Dinas AB. Memo
E. Surat Perintah P. NPKND AC. Daftar Hadir
F. Surat Izin Q. Lembar Disposisi AD. Piagam
G. Surat Perjanjian R. Telaahan Staf AE. Sertifikat; dan
H. Nota Kesepakatan S. Pengumuman AF. STTPP
I. Surat Perintah Tugas T. Laporan (Surat Tanda Tamat
J. SPPD U. Rekomendasi Pendidikan dan Pelatihan.
K. Surat Kuasa V. Surat Pengantar
L. Surat Undangan W. Telegram
NASKAH DINAS YG BAIK, MEMUAT ASPEK :

Paragraf
Pembuka

Parag
raf Isi

Paragraf
Penutup
CONTOH FORMAT SURAT BIASA

Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan,
pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
CONTOH FORMAT NOTA DINAS

Nota Dinas adalah alat komunikasi tertulis intern antar pejabat Perangkat Daerah dalam suatu Perangkat Daerah yang
memuat/berisi pemberitahuan, permintaan, penjelasan, laporan dan sebagainya mengenai hal-hal yang berhubungan
dengan proses penggarisan atau pematangan sesuatu kebijaksanaan atau proses penyesuaian persoalan/ masalah.
CONTOH FORMAT TELAAH STAF

Telaahan Staf adalah Naskah Dinas yang dibuat oleh staf atau bawahan yang memuat analisis
pertimbangan-pertimbangan, pendapat dan saran-saran tentang sesuatu masalah.
CONTOH FORMAT LAPORAN

Laporan adalah alat pemberitahuan atau pertanggungjawaban dari Pejabat bawahan kepada atasan atau
dari suatu Tim Kerja yang disusun secara lengkap, sistematis dan kronologis.
CONTOH FORMAT BERITA ACARA

Berita Acara adalah Naskah Dinas yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu
kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain bagi suatu permasalahan baik berupa perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan.
KEWENANGAN PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

hak dan kewajiban yang ada pada seorang pejabat untuk


menandatangani naskah dinas sesuai dengan tugas dan
tanggung jawab kedinasan pada jabatannya
PENGGUNAAN (a.n.) dan (u.b.)


merupakan jenis pelimpahan
wewenang/mandat dalam hubungan
internal antara atasan kepada
pejabat setingkat dibawahnya.

Atas nama yang disingkat a.n.


merupakan jenis pelimpahan
wewenang/mandat dalam hubungan
internal antara atasan kepada
pejabat dua tingkat dibawahnya.
Untuk beliau yang disingkat
u.b.

Tanggung jawab tetap berada pada pejabat yang melimpahkan wewenang/mandat dan
pejabat tersebut dapat meminta pertanggungjawaban kepada pejabat yang menerima
pelimpahan wewenang
Kewenangan Plt. Dan Plh.

Pelaksana tugas yang Pelaksana tugas harian yang disingkat Plh


disingkat Plt
merupakan pejabat sementara pada jabatan merupakan pejabat sementara pada jabatan
tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan tertentu yang mendapat pelimpahan kewenangan
penandatanganan naskah dinas, karena pejabat penandatanganan naskah dinas, karena pejabat
definitif belum dilantik. definitif berhalangan sementara.

diangkat dengan keputusan atau surat diangkat dengan keputusan dan surat
perintah tugas dari pejabat yang berwenang perintah tugas dari pejabat yang berwenang
dan berlaku paling lama 1 (satu) tahun. dan berlaku paling lama 3 (tiga) bulan.

Plt dan Plh bertanggungjawab atas Plt dan Plh bertanggungjawab atas
pelaksanaan naskah dinas yang pelaksanaan naskah dinas yang
dilakukannya dilakukannya
Paraf dan Penulisan nama
PARAF UNTUK NASKAH DINAS

1. Setiap naskah dinas sebelum ditandatangani terlebih dahulu diparaf ;


2. Naskah dinas dalam bentuk dan susunan produk hukum sebelum
ditandatangani terlebih dahulu diparaf pada setiap lembar ;
3. Paraf sebagaimana dimaksud angka 1 dan 2 dilakukan oleh pejabat
terkait secara horizontal dan vertikal ;
4. Paraf sebagaimana dimaksud angka 1 dan 2 merupakan tanda tangan
singkat sebagai bentuk pertanggung jawaban atas muatan materi,
substansi, redaksi dan pengetikan naskah dinas ;
5. Paraf sebagaimana dimaksud angka 4 meliputi :
a. paraf hirarki ; dan
b. paraf koordinasi.
LETAK PEMBUBUHAN PARAF

Pembubuhan paraf hirarkhis pada lembar penandatanganan


adalah sebagai berikut :
 Satu Tingkat a untuk Sekretaris Daerah.
 Dua Tingkat b untuk Asisten
 Tiga Tingkat c untuk Kepala Dinas/Badan/Bagian
dan /atau Sekretais DPRD/Inspektur/ Direktur.

(b) BUPATI KEDIRI (c)


a.n. BUPATI KEDIRI a.n. BUPATI KEDIRI
β SEKRETARIS DAERAH, β SEKRETARIS DAERAH
u.b.
β ASISTEN, β

(a) NAMA JELAS


β MMMMMMMMMMMM β MMMMMMMMMMMM
Pembina Utama Muda Penata
NIP. 000000000 NIP. 000000000
PENULISAN NAMA

1.Penulisan nama Bupati dan Wakil Bupati,


pada naskah dinas :
a. dalam bentuk dan susunan produk
hukum tidak menggunakan gelar ;
b. dalam bentuk dan susunan surat
menggunakan gelar ;
2.Penulisan nama pejabat selain yang
dimaksud angka 1 menggunakan gelar,
pangkat dan nomor induk pegawai.
Penandatanganan Naskah Dinas dan
Stempel
Penandatanganan oleh Kepala SKPD

Perbup Pasal 29
Ayat (1)
Kepala SKPD menandatangani naskah dinas dalam bentuk susunan
peraturan yang bersifat penetapan dan pengaturan teknis sesuai
dengan tugas dan tanggung jawabnya
Ayat (2)
Kepala SKPD menandatangani naskah dinas atas Bupati yang
ditujukan kepada pejabat di lingkungan Pemerintah Daerah dan
pihak lain yang dianggap perlu
Penandatanganan Kepala PD

Kepala PD menandatangani naskah dinas dalam


bentuk dan susunan surat, terdiri atas:
a. surat biasa; l. nota dinas;
b. surat keterangan; m. NPKND;
c. surat perintah; n. lembar disposisi;
d. surat Izin; o. telaahan staf;
e. surat perjanjian p. pengumuman
f. surat perintah tugas q. laporan;
g. Surat perintah perjalanan r. rekomendasi;
dinas s. berita acara;
h. surat kuasa t. memo;
j. surat undangansurat u. daftar hadir;
keterangan melaksanakan v. sertifikasi.
tugas;
k. surat panggilan;
Stempel

 Stempel SKPD terdiri atas :


1. Stempel SKPD
2. Stempel SKPD untuk keperluan tertentu, dan
3. Stempel UPT.
 Stempel UPT, berbentuk lingkaran berisi nama
Pemerintah Kabupaten Kediri, Nama SKPD dan
Nama UPT yang bersangkutan tanpa menggunakan
lambang.
 Penggunaan Stempel menggunakan tinta warna
ungu dan dibubuhkan pada bagian kiri tandatangan
pejabat yang menandatangani naskah dinas
 Ukuran Stempel, meliputi :
a. Ukuran garis tengah lingkatan luar stempel
jabatan dan stempel SKPD adalah 4 cm ;
b. Ukuran garis tengah lingkaran tengah stempel
jabatan dan stempel SKPD adalah 3,8 cm ;
c. Ukuran garis lingkaran dalam stempel jabatan dan
stempel SKPD adalah 2,7 cm ; dan
d. Jarak antara 2 (dua) garis yang terdapat pada
lingkaran dalam adalah 1 cm.
STEMPEL
STEMPEL  tanda identitas dari suatu jabatan atau PD

STEMPEL JABATAN STEMPEL INSTANSI


Kewenangan Pemegang dan Penyimpan Stempel

 Kewenangan pemegang dan penyimpan stempel


SKPD/UPT dilakukan oleh unit yang membidangi
urusan ketatausahaan pada setiap SKPD/UPT.
 Unit yang membidangi urusan ketatausahaan
bertanggung jawab atas penggunaan stempel .
 Penunjukan pejabat pemegang dan penyimpan
stempel ditetapkan dengan Keputusan Kepala
SKPD.
KOP NASKAH DINAS
KOP Naskah Dinas PD

Kop Naskah Dinas PD :


 Kop naskah dinas memuat sebutan Pemerintah Kabupaten Kediri,
nama dinas / badan yang bersangkutan, alamat, nomor telepon,
nomor faksimile, website, e-mail dan kode pos serta menggunakan
lambang daerah.

Penggunaan :
 Kop naskah dinas digunakan untuk naskah dinas yang
ditandatangani Kepala dinas / badan yang bersangkutan
KLASIFIKASI KEARSIPAN
KEMENTERIAN DALAM NEGERI DAN
PEMERINTAH DAERAH
(PERMENDAGRI NO. 135 TAHUN 2017)

000 Umum
100 Pemerintahan
200 Politik
300 Keamanan dan Ketertiban
400 Kesejahteraan
500 Perekonomian
600 Pekerjaan Umum dan Ketenagaan
700 Pengawasan Kepegawaian
900 Keuangan
NASKAH DINAS
Surat Perintah:  diluar tugas dan fungsi.
 tidak menggunakan
konsiderans

Surat Tugas :
 sesuai dengan tugas dan
fungsinya
 berisi konsideran yang
memuat pertimbangan atau
dasar.
Naskah dinas Penugasan
Contoh Surat Tugas Contoh Surat Perintah
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
LAMBANG
DAERAH SEKRETARIAT DAERAH
Jalan ……. Nomor 000………………..

SURAT PERINTAH
NOMOR ...

Nama (yang memberikan perintah) : ............................


Jabatan : ............................

MEMERINTAHKAN:

Kepada : .................................

a. Nama : .................................
b. Jabatan : .................................

Untuk : .................................

.............................................................................
.........................................................................................

.............................................................................
.........................................................................................

Ditetapkan di ...................
pada tanggal ...................

KEPALA BIRO ORGANISASI,

Nama
Pangkat
NIP
a) Format Surat Perjalanan Dinas
(halaman pertama)

KEMENTERIAN DALAM NEGERI Lembar ke :……………........................


REPUBLIK INDONESIA Kode No : ….…….............................
Nomor : …………...........................

SURAT PERJALANAN DINAS (SPD)

1. Pejabat Pembuat Komitmen Jabatan Pimpinan Tinggi Madya

2. Nama/NIP Pegawai yang


melaksanakan Perjalanan Dinas

3. a. Pangkat dan Golongan a.


b. Jabatan/Instansi b.
c. Tingkat Biaya Perjalanan Dinas c.

4. Maksud Perjalanan Dinas

5. Alat angkut yang dipergunakan

6. a. Tempat berangkat a.
b. Tempat tujuan b.

7. a. Lamanya Perjalanan Dinas a.


b. Tanggal berangkat b.
c. Tanggal harus kembali
c.

8. Pengikut: Nama Tanggal Lahir Keterangan

1.
2.
3.
4.
5.

9. Pembebanan Anggaran Belanja Perjalanan Dinas


a. Instansi a.
b. Kode Mata Anggaran b.

10. Keterangan lain-lain

Dikeluarkan di : .......…..….…......
pada tanggal : .............……......
Pejabat Pembuat Komitmen,

Nama
NIP
(halaman terakhir)

:
Berangkat dari
:
(tempat kedudukan)
Ke :
Pada tanggal
Kepala selaku PPTK

(Nama)
NIP

II. Tiba di : .................................. Berangkat dari : ...............................


Pada : .................................. Ke : ..............................
tanggal
Kepala : ................................. Pada tanggal : ...............................

III. Tiba di : .................................. Berangkat dari : ...............................


Pada : .................................. Ke : ...............................
tanggal
Kepala : .................................. Pada tanggal : ...............................

IV. Tiba di : .................................. Berangkat dari : ...............................


Pada : .................................. Ke : ...............................
tanggal
Kepala : .................................. Pada tanggal : ...............................

V. Tiba di : .................................. Berangkat dari : ...............................


Pada : .................................. Ke : ...............................
tanggal
Kepala : .................................. Pada tanggal : ...............................

VI. Tiba di : Telah diperiksa, dengan keterangan


(Tempat Kedudukan) bahwa perjalanan tersebut diatas benar
Pada tanggal: dilakukan atas perintahnya dan semata-
mata untuk kepentingan jabatan dalam
pukul yang sesingkat-singkatnya.
Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Pembuat Komitmen

(Nama) (Nama)
NIP NIP
VII. Catatan Lain-Lain

VIII
. PERHATIAN :
PPK yang menerbitkan SPD, pegawai yang melakukan perjalanan dinas, para
JABATAN yang mengesahkan tanggal berangkat/tiba, serta bendahara
pengeluaran bertanggung jawab berdasarkan peraturan-peraturan Keuangan
Negara apabila Negara menderita rugi akibat kesalahan, kelalaian, dan
kealpaannya.
Nomor pada naskah dinas merupakan hal penting dalam
kearsipan.
Penomoran naskah dinas mengacu pada Peraturan Menteri
Dalam Negeri tentang tata kearsipan di lingkungan
Kementerian Dalam Negeri.
Contoh: 005/15/Sj

Klasifikasi penomoran
Nomor urut
Komponen Satuan Kerja
LAMPIRAN
Naskah dinas Penugasan
Contoh Surat Tugas Contoh Surat Perintah
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TIMUR
LAMBANG
DAERAH SEKRETARIAT DAERAH
Jalan ……. Nomor 000………………..

SURAT PERINTAH
NOMOR ...

Nama (yang memberikan perintah) : ............................


Jabatan : ............................

MEMERINTAHKAN:

Kepada : .................................

a. Nama : .................................
b. Jabatan : .................................

Untuk : .................................

.............................................................................
.........................................................................................

.............................................................................
.........................................................................................

Ditetapkan di ...................
pada tanggal ...................

KEPALA BIRO ORGANISASI,

Nama
Pangkat
NIP
Telaahan Staf
Nota Dinas