P LAN N I N G

THE FOUNDATION OF SUCCESSFUL MANAGEMENT

Today’s Outline
1. Planning & Uncertainty
2. Fundamentals of Planning
3. Goals and Plans
4. Management By Objectives
5. The Planning/Control Cycles
1. Planning & Uncertainty
 What is Planning?
Perencanaan adalah menetapkan tujuan dan memutuskan
bagaimana mencapainya
 
Perencanaan menghadapi ketidakpastian dengan merumuskan
tindakan di masa depan untuk mencapai hasil yang ditentukan

perencanaan mengatasi ketidakpastian dengan merumuskan

program tindakan di masa depan untuk mencapai hasil yang
ditentukan
What is Planning?
Rencana adalah dokumen yang menguraikan bagaimana tujuan akan tercapai. Ketika
Anda membuat rencana, Anda membuat cetak biru untuk tindakan yang
menggambarkan apa yang perlu Anda lakukan untuk mewujudkan tujuan Anda.
Contoh: Salah satu jenis rencana penting adalah rencana bisnis, dokumen yang
menguraikan tujuan perusahaan yang diusulkan, strategi untuk mencapainya, dan
standar untuk mengukur keberhasilan. Di sini Anda akan menggambarkan ide dasar di
balik bisnis Anda — model bisnis, yang menguraikan kebutuhan yang akan dipenuhi
perusahaan, operasi bisnis, komponen dan fungsinya, serta pendapatan dan
pengeluaran yang diharapkan. Ini juga menjelaskan industri yang Anda masukkan,
bagaimana produk Anda akan berbeda, bagaimana Anda akan memasarkan kepada
pelanggan, bagaimana Anda memenuhi syarat untuk menjalankan bisnis, dan
bagaimana Anda akan membiayai bisnis Anda.
Strategi: Menetapkan Arah Jangka Panjang
Strategi, atau rencana strategis, menetapkan tujuan dan arahan jangka
panjang untuk suatu organisasi. Tujuan jangka panjang atau arah apa
Ex: “strategi utama Apple. . . "Atau" Strategi Visa di luar negeri. . . ”Atau strategi
keuangan, strategi pemasaran, dan strategi sumber daya manusia.
Contoh strategi adalah "Tumbuhkan bisnis secara organik," yang berarti
"Tingkatkan pendapatan dari pelanggan lama dan baru daripada mengakuisisi
perusahaan lain." Namun, strategi bukanlah sesuatu yang dapat diputuskan
hanya sekali. Ini umumnya dipertimbangkan kembali setiap tahun karena kondisi
bisnis yang terus berubah.
Manajemen Strategis: Melibatkan Semua Manajer
dalam Strategi
Manajemen strategis adalah proses yang melibatkan manajer dari semua bagian
organisasi — manajer puncak, manajer menengah, dan manajer lini pertama —
dalam perumusan, implementasi, dan pelaksanaan strategi dan tujuan strategis
untuk memajukan tujuan organisasi.
Definisi ini tidak berarti bahwa manajer di atas menentukan ide yang harus diikuti
oleh orang-orang yang lebih rendah, justru manajer menengah khususnya adalah
orang-orang yang akan diminta untuk memahami dan menerapkan strategi, mereka
juga harus membantu merumuskannya.
Perencanaan tidak hanya mencakup perencanaan strategis (dilakukan oleh manajer
puncak) tetapi juga perencanaan taktis (dilakukan oleh manajer menengah) dan
perencanaan operasional (dilakukan oleh manajer lini pertama).
 Planning and Strategic Management

1. Establish the 3. Formulate the

organization’s 2. Assess the strategic plans, 5. Control the
4. Implement the
mission and current reality then the tactical strategy
strategic plans
vision and operational
plans
 Why not plan?
1. Memberikan arahan dan momentum
• Perencanaan dan manajemen strategis dapat membantu orang fokus pada masalah, pilihan, dan
peluang paling kritis.
• Mendorong kerja tim, mempromosikan pembelajaran, dan membangun komitmen di seluruh
organisasi
2. Mendorong ide-ide baru, dan di atas semua
• Membantu mendorong mereka dengan menekankan pentingnya inovasi dalam mencapai kesuksesan
jangka panjang
• Inovasi strategi adalah kemampuan untuk menemukan kembali dasar persaingan dalam industri yang
sudah ada— "model bisnis baru yang berani yang menjadikan pemain bertahan pada posisi bertahan”
• EX: Starbuck di China, Apple
 Why not plan?
3. Mengembangkan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan
Keunggulan kompetitif berkelanjutan terjadi ketika suatu organisasi mampu maju dan bertahan
di empat bidang:
(1) responsif terhadap pelanggan,
(2) inovasi,
(3) kualitas, dan
(4) efektif.
 Why not plan?
Cara untuk Menganalisis Potensi Kompetitif : VRIO
VRIO adalah kerangka kerja untuk menganalisis sumber daya atau
kemampuan untuk menentukan potensi strategis kompetitifnya
dengan menjawab empat pertanyaan tentang Value (Nilai), Rarity
(Kelangkaan), Imitability (Kelayakan), dan Organization (Organisasi).
VRIO
Value :

Nilai: Apakah Sumber Daya atau Kemampuan Berharga?

Berharga berarti "Apakah sumber daya atau kemampuan memungkinkan
perusahaan Anda untuk mengeksploitasi peluang atau menetralisir ancaman?"
Jika jawabannya adalah ya, sumber daya menempatkan Anda pada posisi
kompetitif. Jika tidak, maka Anda berada pada posisi kalah bersaing.
Contoh: Gagasan tentang layanan naiknya permintaan transport untuk anak-
anak tanpa pendamping yang disediakan oleh pengemudi di mobil pribadi
mereka, memanfaatkan peluang — karena beberapa orang tua mengatakan
mereka benar-benar membutuhkan layanan.
VRIO
Rarity :

Kelangkaan: Apakah Sumber Daya atau Kemampuan Saat Ini Dikendalikan oleh
Hanya Sedikit Perusahaan atau Tidak Ada Perusahaan Lain?
Jika jawabannya adalah ya, status itu memberi perusahaan Anda setidaknya
beberapa keunggulan kompetitif sementara. Jika jawabannya tidak (ada
beberapa perusahaan pesaing), Anda setidaknya memiliki keunggulan kompetitif
yang sama, karena Anda tidak lebih buruk daripada pesaing.
Contoh: Belum ada perusahaan lain di daerah Anda yang menawarkan sesuai
permintaan layanan transportasi anak-anak, jadi ini adalah keunggulan
kompetitif.
VRIO
Imitability :
Kelayakan: Apakah Sumber Daya atau Kemampuan biaya yang tinggi untuk
Ditiru oleh Perusahaan Lain?
Jika jawabannya adalah ya, itu memberi Anda keunggulan kompetitif yang pasti.
Jika tidak — karena perusahaan lain dapat masuk ke pasar tanpa banyak biaya
— itu hanya memberi Anda keunggulan kompetitif sementara.
Contoh: Menawarkan layanan perjalanan anak-anak dengan pengemudi
menggunakan mobil pribadi mereka sendiri mungkin tidak terlalu mahal
sehingga perusahaan lain mungkin tidak mencoba untuk meniru Anda. Di sini
Anda memiliki keunggulan kompetitif, tetapi mungkin bersifat sementara.
 VRIO
Organization :

Organisasi: Apakah Perusahaan Diorganisasi untuk Mengeksploitasi Sumberdaya atau Kemampuan?

Jika jawabannya adalah ya — yaitu, perusahaan memiliki struktur, budaya, sistem kontrol, kebijakan
karyawan, dan khususnya pembiayaan yang diperlukan — maka, dengan asumsi jawaban ya pada Nilai,
Kelangkaan, dan Kemampuan Meniru, tampaknya perusahaan memiliki potensi daya saing untuk maju.
Jika tidak, itu mungkin hanya memiliki keunggulan kompetitif sementara.
Contoh: Shuddle San Francisco dimulai pada musim gugur 2014 dengan 350 pengemudi kontrak
independen dan meningkat menjadi sekitar 2.600 pelanggan yang memesan 7.000 layanan dalam
sebulan. Tetapi biaya perjalanannya lebih mahal daripada Uber dan Lyft, dengan perjalanan masing-
masing rata-rata $ 24. Sayangnya, Shuddle menderita karena tidak hanya membutuhkan lebih banyak
pengendara tetapi juga lebih banyak pengemudi untuk menyeimbangkan penawaran dan permintaan. Itu
juga tidak dapat mengumpulkan uang modal ventura tambahan. Jelas, kemudian, itu tidak memiliki
semua yang diperlukan untuk menjawab ya untuk pertanyaan Organisasi. Layanan pionir keluar dari bisnis
pada bulan April 2016.
 How Planning Helps you
1. Perencanaan membantu Anda memeriksa kemajuan Anda
2. Perencanaan membantu Anda mengkoordinasi kegiatan
3. Perencanaan membantu Anda berfikir ke depan
4. Yang terpenting, perencanaan membantu Anda mengatasi ketidakpastian
 Planning and Uncertainties

State Uncertainty Effect Uncertainty Response Uncertainty

ketika lingkungan ketika dampak lingkungan ketika konsekuensi
dianggap tidak dapat berubah tidak dapat keputusan tidak pasti
diprediksi diprediksi
 How Organizations Respond to
Uncertainty Four Basic Strategy Types
Mari Kita tunggu sampai ada krisis, maka kita akan
bereaksi

Mari yang lain mengambil risiko berinovasi, dan

kami akan meniru apa yang terbaik

Mari kita ciptakan peluang kita sendiri, jangan

menunggu sampai itu terjadi

Mari tetap dengan yang terbaik, hindari keterlibatan

lainnya
 How Organizations Respond to
Uncertainty The Adaptive Cycle
2. FUNDAMENTALS OF PLANNING
Perencanaan terdiri dari menerjemahkan misi dan visi organisasi ke dalam tujuan

"Harapan adalah keyakinan bahwa masa depan akan lebih baik daripada masa
sekarang," kata kolumnis Elizabeth Bernstein, "dan bahwa Anda memiliki kekuatan
untuk mewujudkannya." Orang-orang yang berharap "tidak hanya memiliki tujuan
atau harapan, mereka memiliki strategi untuk mencapainya dan motivasi untuk
mengimplementasikan rencana mereka. ”
Pertama-tama, Anda harus menentukan “tujuan atau keinginan” Anda — itulah
tujuan Anda. Organisasi harus menentukan tujuannya juga — apa yang dikenal
sebagai misinya. Dan manajer harus memiliki gagasan tentang ke mana mereka
ingin organisasi pergi — visi. Baik misi dan visi harus mengekspresikan nilai-nilai
organisasi.
Misi, Visi, dan Nilai
Misi— “What is our reason being?”
Misi organisasi adalah tujuan atau alasan keberadaannya.
Menentukan misi adalah tanggung jawab manajemen puncak dan dewan direksi. mereka untuk
merumuskan misi pernyataan, yang menyatakan tujuan organisasi.
misi untuk Hilton Hotels, berbunyi: "Untuk menjadi perusahaan perhotelan global terkemuka —
pilihan pertama tamu, anggota tim, dan pemilik.“
misi Facebook adalah "memberi orang kekuatan untuk berbagi dan membuat dunia lebih
terbuka dan terhubung."
misi pembuat pakaian Patagonia adalah untuk "Membangun produk terbaik, tidak menimbulkan
bahaya yang tidak perlu, [dan] menggunakan bisnis untuk menginspirasi dan
mengimplementasikan solusi untuk krisis lingkungan. "
 Misi, Visi, dan Nilai
Visi— “What do we want become?"
Visi adalah tujuan jangka panjang yang menggambarkan "apa" yang diinginkan organisasi. Ini
adalah perasaan yang jelas tentang masa depan dan tindakan yang diperlukan untuk sampai ke
sana. "Visi harus menggambarkan apa yang terjadi pada dunia tempat Anda bersaing dan apa
yang ingin Anda lakukan," kata salah satu artikel Fortune. "Itu harus memandu keputusan."
visi Hilton Hotels: "Untuk mengisi bumi dengan cahaya dan kehangatan keramahan." (Hilton
sebenarnya menempatkan pernyataan visi sebelum pernyataan misinya.)
visi Facebook: "Orang-orang menggunakan Facebook untuk tetap terhubung dengan keluarga
dan teman-teman, untuk menemukan apa yang terjadi di dunia, dan untuk berbagi dan
mengungkapkan apa yang penting bagi mereka."
Visi Patagonia: "Kami lebih suka skala manusia daripada perusahaan, pengembara ke pariwisata,
dan keunikan ke melunakkan dan rata."
 Misi, Visi, dan Nilai
Pernyataan Nilai— “What Values do we want Emphasize?”
Nilai-nilai adalah keyakinan dan sikap yang mendasari dan relatif permanen yang membantu
menentukan perilaku seseorang: integritas, dedikasi, kerja tim, keunggulan, kasih sayang, atau
terserah. Nilai mencerminkan kualitas yang mewakili kepercayaan yang dipegang teguh
organisasi, prioritas tertinggi, dan prinsip-prinsip panduan inti.
Setelah merumuskan pernyataan visi, maka, manajer puncak perlu mengembangkan pernyataan
nilai-nilai, juga disebut pernyataan nilai-nilai inti, yang mengungkapkan apa yang diperjuangkan
perusahaan, prioritas intinya, nilai-nilai yang diwujudkan oleh karyawannya, dan apa kontribusi
produknya kepada dunia.
Pernyataan nilai "menjadi prinsip dan struktur yang mendarah daging yang memandu perilaku
karyawan dan keputusan serta tindakan perusahaan — perilaku yang diharapkan perusahaan
dan karyawan dari diri mereka sendiri," (eksekutif Eric Jacobsen). "Tanpa pernyataan,
perusahaan tidak akan memiliki jiwa."
Pernyataan nilai menjawab pertanyaan “Nilai apa yang kita miliki ingin ditekankan? "
Berikut ini adalah pernyataan nilai-nilai Hilton Hotels (yang berinisial huruf mengeja H-I-L-T-O-N)
• Hospitality : — Kami bersemangat untuk memberikan yang luar biasa
pengalaman tamu.
• Integrity : — Kami melakukan hal yang benar, setiap saat.
• Leadership : — Kami adalah pemimpin di industri kami dan di komunitas kami.
• Team work : — Kami adalah pemain tim dalam segala hal yang kami lakukan.
• Ownership: — Kami pemilik tindakan dan keputusan kami.
• Now : — Kami beroperasi dengan rasa urgensi dan disiplin
VISI
Universitas Multimedia Nusantara menjadi perguruan tinggi unggulan di bidang ICT, baik di
tingkat nasional maupun internasional, yang menghasilkan lulusan berwawasan internasional
dan berkompetensi tinggi di bidangnya (berkeahlian) yang disertai jiwa wirausaha serta berbudi
pekerti luhur.
MISI
Turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa dan memajukan kesejahteraan bangsa melalui
upaya penyelenggaraan pendidikan tinggi dengan melaksanakan Tridarma Perguruan Tinggi
(Pendidikan, Penelitian dan Pengabdian pada Masyarakat), untuk meningkatkan kualitas sumber
daya manusia Indonesia.
NILAI-NILAI
Caring, Credible, Competent, Competitive dan Costumer Delight.
Different Types of Planning for All
Managerial Levels
Buat keputusan jangka panjang tentang arah organisasi
secara keseluruhan. Manajer perlu memperhatikan
lingkungan di luar organisasi, berorientasi pada masa
depan (visioner), menghadapi kondisi yang tidak pasti dan
sangat kompetitif.

Menerapkan kebijakan dan rencana manajemen puncak,

menentukan konstribusi apa yang dapat dilakukan
departemen/unit kerja dg sumberdaya yg diberikan,
mengawasi dan mengoordinasikan kegiatan manajer lini.

Tugas harian langsung personel non-manajerial;

keputusan seringkali dapat diprediksi, mengikuti
serangkaian prosedur rutin yang terdefinisi dengan
baik.
3. Goals & Plans
Tujuan perencanaan adalah untuk menetapkan tujuan dan kemudian
untuk merumuskan rencana tindakan.

Sasaran atau tujuan adalah komitmen khusus untuk mencapai hasil

yang terukur dalam periode waktu yang ditentukan.

Ada 3 jenis tujuan: strategis, taktis, dan operasional.

Sasaran harus S-M-A-R-T

Tujuan SMART
Sasaran SMART adalah tujuan spesifik, terukur, dapat dicapai,
berorientasi pada hasil, dan memiliki tanggal target.
Spesifik
Tujuan harus dinyatakan dalam istilah tertentu dan bukan kabur. Tujuannya "Sebanyak mungkin pesawat
tiba tepat waktu" terlalu umum. Tujuan yang “Sembilan puluh persen dari pesawat harus tiba dalam 15
menit dari waktu kedatangan yang dijadwalkan” adalah spesifik.
Terukur (measurable)
Bilamana memungkinkan, tujuan harus dapat diukur, atau dapat diukur (seperti dalam “90% pesawat akan
tiba dalam 15 menit”). Artinya, harus ada cara untuk mengukur sejauh mana suatu tujuan telah tercapai.
Tentu saja, beberapa tujuan — seperti yang berkaitan dengan peningkatan kualitas — tidak dapat diukur
secara tepat.

Dapat dicapai (attainable)

Tujuan harus menantang, tentu saja, tetapi di atas semua itu harus realistis dan dapat dicapai. Mungkin
yang terbaik adalah menetapkan tujuan yang cukup ambisius untuk menantang orang untuk memenuhi
standar tinggi. Namun, selalu, tujuan harus dapat dicapai dalam ruang lingkup waktu, peralatan, dan
dukungan keuangan yang tersedia
Berorientasi hasil (result oriented)
Tujuan yang harus berorientasi pada hasil — mereka harus mendukung visi organisasi.
Dalam menuliskan tujuan, mulailah dengan kata "To" dan ikuti dengan kata kerja yang berorientasi pada
tindakan— "lengkap," "peroleh," "tingkatkan" ("untuk mengurangi 10% waktu untuk membuat penumpang
duduk di kursi mereka sebelum keberangkatan").

Tanggal Target
Tujuan harus menentukan tanggal target atau tanggal tenggat waktu kapan mereka harus dicapai.
Misalnya, tidak realistis mengharapkan maskapai penerbangan untuk meningkatkan kedatangan tepat waktu
sebesar 10% dalam semalam. Namun, Anda dapat menetapkan tanggal target — tiga hingga enam bulan
lagi, katakanlah — pencapaian tujuan ini. Itu memberi cukup waktu bagi para manajer dan karyawan tingkat
rendah untuk memperbaiki sistem dan kebiasaan kerja mereka dan memberi mereka kerangka waktu yang
jelas di mana mereka tahu apa yang harus mereka lakukan.
 
Types of Plan
 Types of Plan
PLAN DESCRIPTION
STANDING PLAN Untuk kegiatan yang terjadi berulang kali selama periode waktu tertentu
• Police Menguraikan respons umum terhadap masalah atau situasi yang ditentukan

• Procedure Menguraikan respons terhadap masalah atau keadaan tertentu

• Rule Menentukan tindakan spesifik yang diperlukan

Single-use plan Untuk kegiatan yang tidak mungkin terulang di masa depan
• Program Meliputi berbagai proyek atau kegiatan
• Project Memiliki ruang lingkup dan kompleksitas yang lebih sedikit daripada sebuah program
Directional Vs Specific
4. MANAGEMENT BY OBJECTIVE
Management by Objective adalah
proses empat langkah di mana
(1) manajer dan karyawan bersama-sama menetapkan tujuan untuk karyawan
(2) manajer mengembangkan rencana aksi
(3) manajer dan karyawan secara berkala meninjau kinerja karyawan
(4) manajer membuat penilaian kinerja dan hadiah karyawan sesuai hasil

Tujuan MBO adalah untuk Memotivasi daripada untuk mengendalikan bawahan

Penilaian diri berikut ini dikembangkan untuk memberikan wawasan tentang kualitas penetapan
tujuan dalam suatu organisasi
1. Bersama-sama Tetapkan Tujuan
Anda duduk bersama manajer Anda dan Anda berdua bersama-sama menetapkan tujuan yang
ingin Anda capai. Kemudian Anda melakukan hal yang sama dengan masing-masing bawahan
Anda sendiri. Partisipasi manajer bersama / bawahan penting untuk program. Mungkin yang
terbaik adalah jika tujuan tidak hanya dipaksakan dari atas (jangan katakan, "Inilah tujuan yang
saya ingin Anda penuhi"). Manajer juga seharusnya tidak hanya menyetujui tujuan karyawan
("Apa pun yang Anda inginkan tidak masalah dengan saya"). Penting untuk melakukan negosiasi
bolak-balik untuk membuat tujuan tersebut dapat dilakukan.
2. Menyusun Rencana Aksi
Setelah tujuan ditetapkan, manajer di setiap tingkat harus menyiapkan rencana tindakan untuk
mencapainya. Rencana tindakan dapat disiapkan untuk individu dan unit kerja, seperti
departemen.
3. Tinjau Kinerja secara berkala
Anda dan manajer Anda harus sering bertemu secara wajar — baik secara informal sesuai kebutuhan atau
secara formal setiap tiga bulan — untuk meninjau kemajuan, sebagaimana Anda dan bawahan Anda.
Memang, komunikasi sering diperlukan agar setiap orang akan tahu seberapa baik yang dia lakukan dalam
memenuhi tujuan. Selama setiap pertemuan, manajer harus memberikan umpan balik kepada karyawan,
dan tujuan harus diperbarui atau direvisi seperlunya untuk mencerminkan kenyataan baru. Jika Anda
mengelola bisnis pengecatan atau lansekap, misalnya, perubahan cuaca, kehilangan karyawan kunci, atau
penurunan keuangan yang mempengaruhi pengeluaran pelanggan dapat memaksa Anda untuk
mempertimbangkan kembali tujuan Anda.
4. Berikan Penilaian Kinerja dan Hadiah, Jika Ada
Pada akhir 6 atau 12 bulan, Anda dan bawahan Anda harus bertemu untuk membahas hasil,
membandingkan kinerja dengan tujuan awal. Berurusan dengan hasil, bukan kepribadian, masalah
emosional, atau alasan.
Karena tujuan MBO adalah untuk memotivasi karyawan, kinerja yang memenuhi tujuan harus dihargai —
dengan pujian, kenaikan gaji, bonus, promosi, atau manfaat lain yang sesuai. Kegagalan dapat diatasi
dengan mendefinisikan kembali tujuan untuk periode 6- atau 12 bulan ke depan, atau bahkan dengan
mengambil langkah-langkah yang lebih kuat, seperti penurunan pangkat. Namun, pada dasarnya, MBO
dipandang sebagai proses pembelajaran.
Setelah langkah 4, siklus MBO dimulai lagi
Types of Objectives Used in MBO
OBJECTIVES PURPOSE
IMPROVEMENT Ekspresikan kinerja yang harus
dicapai dengan cara spesifik untuk
area tertentu
PERSONAL DEVELOPMENT Nyatakan tujuan pribadi untuk
direalisasikan
MAINTENANCE Nyatakan niat untuk
mempertahankan kinerja pada
level yang telah ditentukan
EXAMPLE
• “Tingkatkan penjualan alat
olahraga sebesar 10%”
• “Kurangi pembusukan makanan
hingga 15%”
• “Hadiri lima hari pelatihan
kepemimpinan”
• “Pelajari dasar-dasar perangkat
lunak Microsoft Office paling
lambat 1 Juni
• "Terus memenuhi peningkatan
target penjualan yang ditentukan
kuartal terakhir"
• “Menghasilkan 60.000 bungkus
anggur lagi bulan ini”
5. THE PLANNING/CONTROL CYCLE
Setelah Anda membuat rencana, bagaimana Anda tetap memegang
kendali untuk memastikan Anda menuju ke arah yang benar?
Lingkaran siklus perencanaan / kontrol ada untuk setiap tingkat
perencanaan — strategis, taktis, dan operasional. Tindakan korektif
pada langkah 4 siklus (a) dapat membuat proyek kembali ke jalurnya
sebelum terlambat atau (b) jika terlambat, dapat memberikan data
untuk meningkatkan rencana masa depan
tHank u