BAB IV

PENCATATAN SURAT DAN DOKUMEN

Tujuan Pembelajaran

1. Siswa mampu mengetahui penerapan umum dari kegiatan-

kegiatan Administrasi
2. Siswa mampu mengetahui dan mampu menerapkan prosedur
pencatatan dokumen
 Penerapan Kegiatan Administrasi

Penerapan kegiatan administrasi biasa disebut dengan kegiatan tata

usaha, dalam kamus Bahasa Indonesia Tata Usaha ialab
penyelenggaraan tulis menulis di perusahaan, lembaga dan negara dan
sebagaianya.
Macam-macam kegiatan Administrasi

• Mencatat
• Menghimpun
• Klasifikasi
• Menggandakan
• Mendistribusikan
• Menyimpan
Hasil jasa atau produk kegiatan Administrasi

• Surat
• Laporan
• Formulir
• Laporan tertulis lain
• Arsip
• ormulir adalah lembaran kartu aatau kertas dengan ukuran tertentu yang
didalmnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada
beberapa bagian lain yang akan diisi dengan informasi yang tidak tetap.

Mencari suatu keterangan tertentu

Menghimpun data yang sama
Menyampaikan informasi yang sama kepada beberapa bagian yang berbeda
Sebagai bukti fisik
Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja
• Laporan adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik
secara lisan maupun tertulis. Laporan merupakan produk pekerjaan kantor,
karena di dalamnya terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan,
pemeriksaan, pengetikan, dan pengolahan data.

• sebagai bahan pertanggungjawaban

• sebagai alat untuk menyampaikan informasi
• sebagai alat pengawasan
• sebagai bahan penilaian
• sebagai bahan pengambilan keputusan
• Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber
informasi dengan berbagai macam bentuk yang dibuat oleh
lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan
• Vital record (warkat sangat penting), yaitu warkat yang mempunyai nilai sangat penting bati
suatu organisasi atau instansi, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara terus menerus
(abadi) selama organisasi itu masih berdiri.
• Important record (warkat penting), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan besar untuk suatu
jangka waktu yang cukup lama (3 tahun keatas) untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan secara
tertib, misalnya Surat Perjanjian Sewa-menyewa dan lain-lain.
• Useful record (warkat berguna), yaitu warkat yang mempunyai kegunaan biasa untuk jangka
waktu biasa, untuk itu warkat jenis ini perlu disimpan sesuai dengan daftar retensinya (lama
penyimpanan), biasanya di berbagai organisasi/instansi jenis warkat ini paling banyak
jumlahnya, contoh surat-surat kantor pada umumnya.
• Non essential record (warkat tidak penting), yaitu warkat yang kegunaannya menjadi habis
setelah selesai dibaca. Untuk warkat jenis ini tidak perlu disimpan dalam file, tetapi dapat
langsung dimusnahkan atau cukup diingan isinya/dicatat dalam agenda harian. Contoh:
undangan rapat dan lain-lain.
Surat

Suatu alat komunikasi untuk penyampain informasi secaara

tertulis antara 1 pihak kepada pihak lainya , baik individu
maupun organisasi
• Surat dinas
• Surat pribadi
• Surat semi dinas
• Surat niaga
1. Kop Surat 8. Isi Surat
. Kalimat pembuka
2. Tanggal Surat - Isi
3. Nomor surat - Kalimat Penutup
9. Salam Penutup
4. Lampiran 10. Tanda Tangan
5. Perihal 11. Inisial
6. Alamat dalam
7. Salam pembuka
Prosedur pencatatan surat dan dokumen

1. Prosedur Pencatatan surat masuk

a. pencatatan dengan buka agenda
b. pencatatan dengan sistem kendali
2. Prosedur pencatatan surat dan dokumen keluar
a. Pencatatan dengan buku agenda
b. Pencatatan dengan system kendali