Penulisan

Permintaan Pesan-
Pesan Rutin dan
Positif Kelompok 1
1. Maharani Azzahra Eka Putri
(09)
2. Enrico Rio Elvando (10)
3. Alifia Hanna Susmita (11)
4. Achmad Bamahry (12)
 Pengertian Pesan

Pesan adalah suatu gagasan (ide) yang disebarkan secara tatap muka atau
melalui media disampaikan oleh komunikator kepada komunikan.
 Pesan-Pesan
Rutin
Pesan-pesan Rutin adalah pesan yang
berkaitan dengan kegiatan bisnis sehari-hari
yang berulang, perlu dilakukan atau dijawab
secepatnya, Pesan rutin sangat beragam dengan
menggunakan pendekatan langsung seperti; surat
masuk, surat keluar, memo, yang berisipesanan
barang, keluhan, rekomendasi, permintaan
informasi, kredit, penawaran. Pesan rutin
umumnya pendek dan sederhana.
 Strategi Agar Pesan-pesan
Rutin Menjadi Efektif

Pembuka Isi Penutup

1 2
1. Nyatakan permintaan Anda
secara sopan, tidak menuntut
dan personal spesifik dan
tepat.
2. Jelaskan dan berikan alasan
pada permintaan Anda
3. Gunakan pendekatan
langsung
1. Beri alasan bahwa
permintaan anda penting.
2. Jelaskan setiap potensi
manfaat bila
merespon permintaan
anda.
3. Perincilah permintaan yg
kompleks ke dalam daftar
permintaan.
4. Mintalah dilakukan tindakan
spesifik
3
1. Informasikan kontak yanng
dapat dihubungi untuk
memenuhi permintaan Anda.
2. Ekspresikan rasa terima
kasih
Anda
3. Nyatakan dengan jelas
setiap tenggat waktu
permintaan Anda. (Bovee
& Thill, 2007)
 Keunggulan Kelemaha
n cenderung menyampaikan suatu
+
Meningkatkan pemahaman secara
komprehensif (menyeluruh) ketika
pertama kali membaca suatu
pesan.
- Orang
pesan berdasarkan cara berfikirnya

+ -
Kesulitan untuk mengubah pola pikir
Menekankan pada hasil suatu analisis
yang cenderung “to the point”, hal ini
yang telah anda lakukan.
terkait dengan pola pendidikan
sebelumnya yang telah diajarkan
sebelumnaya.
Menghemat waktu bagi pembaca

+ karena mereka dapat segera

mengetahui apa maksud pesan tersebut
dan juga dapat memutuskan segera
pada bagian mana yang perlu
memperoleh perhatian dan yang tidak
perlu pehatian seksama.
 Bentuk-Bentuk Permintaan
Rutin
• Permintaan untuk pihak internal.
Biasanya permintaan pihak internal dikomunikasikan
secara lisan, namun dapat juga dalam bentuk tertulis.
Bentuk permintaan rutin dalam bentuk tertulis yang
paling umum dipakai oleh pihak internal adalah
memo.
• Permintaan untuk pihak eksternal
Permintaan informasi ke pihak eksternal dapat
berupa pesanan, klaim, permohonan kredit dan
undangan.
Apabila permintaan dilakukan sebagai tanggapan
atas
suatu iklan, maka perlu dicantumkan informasi
mengenai dimana dan kapan iklan dibaca atau dilihat.
 Strategi Permintaan Pesan-
pesan Rutin
Untuk menulis pesan-pesan rutin, mulailah dengan pernyataan ide pokok dengan
mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. Usahakan pernyataan awal lebih spesifik,
sehingga mudah dipahami oleh pembaca. Selanjutnya, ikuti penjelasan yang rinci tentang bagaimana
dan apa permintaan pesan-pesan rutin yang dikehendaki. Selain itu pada bagian pertengahan dari
pesan rutin, perlu disampaikan permintaaan yang dapat menarik perhatian pembaca sebelum
penjelasan yang lebih rinci disampaikan dalam penulisan pesan rutin.
Pendekatan untuk bagian pertengahan dari permintaan rutin adalah denagan pendekatan
Tanya jawab (ask quetions approach), seperti meminta informasi tentang spesifikasi produk, harga
produk, sistem pengiriman produk, cara pembayaran produk, pemberian garansi, ukuran produk,
warna produk dan apa manfaat dan kegunaan produk.
Pada bagian akhir, kemukakan pernyataan yang ramah, apresiasi/penghargaan dan
tindakan khusus yang kita inginkan. Untuk memudahkan respons pembaca, maka akan lebih kalau
dicantumkan informasi yang dapat dihubunhi segera seperti alamat kantor atau nomor.
 1. Permintaan di dalam Organisasi
Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam
bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat
menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang
diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan
karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan
supervisor atau antarasupervisor dengan karyawan.
Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan

Permintaan penulisan, kemudian diikuti denganpenjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri
dengan tindakan yang dikehendaki.

Informasi 2. Permintaan Keluar Organisasi

Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi

Rutin dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai
keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi. Disamping
itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar.
Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca
iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2)
jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita
yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut.
 Pesan-Pesan Positif
Pesan positif adalah pesan-pesan bisnis yang
memberikan kesan menyenangkan kepada pihak lain, yang
meliputi goodnews dan goodwill Pengorganisasian permintaan
pesan rutin dan positif menggunakan pendekatan langsung
(deduktif ).

• Pesan kabar baik (good news) • Goodwill

surat yang menginformasikan kabar baik atau
berita yang menyenangkan.
Contoh good news:
Kenaikan gaji, Lamaran pekerjaan dikabulkan, Promosi
jabatan, Tunjangan hari raya (THR) news tentang Produk ,
Pemberian diskon , Layanan purna jual , Garansi,
Persetujuan kredit
suatu perasaan positif yang dapat mendorong
orang untuk menjaga hubungan bisnis. Pelaku bisnis dapat
mendorong hubungan baik dengan berbagai pihak,
seperti pelanggan, pemasok atau pelaku bisnis lainnya
dengan penyampaian pesan-pesa secara bersahabat
yang secara tak langgusng berkaitan dengan tujuan
bisnis.
 Strategi Penulisan Pesan-Pesan
Positif
Ketika sedang merespons secara positif penyampaian pesan-pesan
good news dan goodwill, seseorang dapat menggunakan pendekatan
langsung (direct approach). Hal itu dilakukan karena pembaca pada
umumnya tertarik atas apa yang ingin disampaikan.
Ide-ide pokok yang jelas

komponen penting dalam

penulisan pesan-pesan Penjelasan
positi
rinci
f

Penutup
surat
 Pesan – Pesan Good News dan Good Will
Good Will tentang pekerjaan
Bagaimana medapatkan pelamar kerja yang cocok
dan memilih orang-orang yang tepat untuk
pengisian lowongan kerja merupakan pekerjaan
yang tidak mudah. Oleh karena itu, suatu
organisaisi yang membutuhkan karyawan baru
harus betul-betul melakukan proses seleksi dan
rekrutmen secara tepat sesuai dengan yang
dikehendaki.
Bisa dapat disampaikan dala ucapan “Selamat
pada karyawan “
• Good News tentang Produk
• Untuk menjaga para pelanggannya, perusahaan
dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan
penetapan harga produk yang kompetitif, produk
yang berkualitas, pemilihan metode promosi yang
tepat, dan pemilihan saluran distribusi yang tepat
pula.
• Good News tentang Pekerjaan
• Contoh
• Kenaikan gaji, bonus lembur kerja, THR
 • Surat konfirmasi pesan
• Surat Konfirmasi menjelaskan kepada pelanggan bahwa pesanan
produknya telah diterimas. Dengan pendekatan langsung,
paragraf pertama berisi berita baik yaitu sedang dalam proses
pengecekan dan pengiriman. Bagian pertengahan berisi
rangkuman transaksi secara akurat, kapan dikirim, berapa biaya
pengiriman, cara membayar, dll. Dan bagian akhirnya
meyakinkan pemesan apa yang akan dilkukan selanjutnya da
manfaat yang diperoleh serta mengucapkan terima kasih.

Menulis Jawaban
Positif
Menjawab Permintaan Informasi
a. Menjawab permintaan dengan penjualan potensial
Ketika menjawab terdapat 3 tujuan : menjawab semua
pertanyaan, mendorong penjualan yg akan datang, dan memberi
kesan baik
b. Menjawab permintaan tanpa penjualan
Terdapat 2 tujuan : menjawab semua pertanyaan dan memebri
kesan baik
 • Menangani Permintaan Kredit
01
Persetujuan kredit
Surat yang memberikan goodnews
kepada pihak lain. Pembuka berisi
ide pokok yang berisi persetujuan
pemberian kredit, pertengahannya
peretujuan berisi beberapa hal
seperti jatuh tempo, tanggal
rekening dikirim, bunga dan
administrasi, dll.
02
Memberikan referensi kredit
Ada hal yang perlu diperhatikan dalam surat
rekomendasi yaitu:
i. Permohonan surat suret rekomendasi
harus resmi dan disahkan
ii. Nyatakan sesuai fakta
Surat rekomendasi dan pemberitahuan

Surat rekomendasi merupakan salah satu

bentuk informasi positif yang berkaitan
erat dengan orang. Surat rekomendasi
memiliki beberapa karakteristik antara
lain :
1. Nama lengkap pemohon
2. Pekerjaan atau manfaat yang
diharapkan pemohon
 Contoh Kasus Pesan Rutin
TOKO SUMBER REZEKI
Jl. Mayjen Haryono 163 Malang
Nomor : 123/TR/2/2013
Hal : Pesanan Yth. Direktur Pemasaran PT LG Electronic
Malang, 12 Oktober 2013
PT Mekar Elektrik Jl. Siwalan 56 Mojokerto Sehubungan dengan
surat penawaran Saudara nomor 25/PB/X/2013 tanggal 10 Oktober
2013, kami bermaksud memesan beberapa barang elektronik sebagai
berikut; 1. Mesin cuci 7 kg 10 unit warna putih 2. Televisi 21 inchi 9 unit
warna silver 3. Pompa air Sanyo 1 unit - Sedangkan cara pembayaran,
cara pengiriman, potongan harga serta garansi sesuai dengan
penawaran Saudara. Kami berharap agar pesanan tersebut dapat kami
terima paling lambat tanggal 27 Oktober 2013 Demikian, dan kami
tunggu kabar dari saudara secepatnya.
Hormat kami
Edy Marpaung SAB
Contoh Kasus Pesan Positif
• Selamat bergabung di PT Abadi. Sejumlah kandidat telah
diwawancara, tetapi latar belakang pendidikan dan
pengalaman membuat anda menjadi yang terbaik untuk
mendapatkan posisi sebagai Sales Sebagaimana telah kita
diskusikan, gaji anda sebesar Rp. 4.000.000 per bulan. Kami
ingin anda mulai bekerja pada hari Senin, tanggal 4 Nopember
2013. Silahkan datang ke kantor saya pukul 09.00 pagi. Saya
akan memberikan orientasi mendalam tentang PT Abadi dan
membicarakan berbagai tunjangan perusahaan yang tersedia
bagi anda. Setelah makan siang Natasia akan membawa anda
ke bagian pemasaran dan membantu anda mengetahui tugas
dan tanggung jawab anda sebagai Sales Manager. Saya
menunggu untuk bertemu dengan anda tanggal 4 Nopember
2013 Menyampaikan pesan positif dengan nada bersahabat
dan menyambut Menjelaskan semua detail yang diperlukan.
Pertanyaa
n