PENGERTIAN RAPAT

Menurut Kamus Bahasa Indonesia rapat

adalah pertemuan untuk membicarakan
sesuatu, sidang, majelis untuk bertukar
pikiran mengenai sesuatu masalah
Menurut Samsir Rambe menyatakan bahwa
rapat adalah pertemuan antara para anggota
di lingkungan organisasi sendiri untuk
merundingkan atau menyelesaikan suatu
masalah yang menyangkut kepentingan
bersama
Tujuan Rapat
Untuk menyampaikan informasi
Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu
masalah
Agar peserta rapat ikut partisipasi pada masalah yang
sedang terjadi
 Jenis-Jenis Rapat
Berdasarkan Tujuan
Rapat Rapat penjelasan
pemecahan
masalah
Rapat perundingan

Berdasarkan Sifat 1. Rapat formal

2. Rapat informal
3. Rapat terbuka
4. Rapat tertutup
Berdasarkan Jangka Waktu
1. Rapat mingguan
2. Rapat bulanan
3. Rapat semesteran
4. Rapat tahunan

Berdasarkan Frekuensi
1. Rapat rutin
2. Rapat insidental
Syarat-syarat rapat
Persiapan rapat
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat
2. Penentuan waktu pelaksanaan
3. Penentuan tempat
4. Akomodasi
5. Konsumsi
6. Media/peralatan
Pelaksanaan Rapat
1. Suasana rapat berlangsung terbuka
2. Peserta rapat berpartisipasi
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kursi
5. Bahasa harus komunikatif
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
8. Adanya notulen
9. Acara rapat
10. Media rapat
11. waktu
Tipe-tipe pemimpin rapat
Tipe otoriter = seorang pemimpin yang
mempunyai rasa bahwa dirinya orang yang paling
berkuasa, paling mengetahui dalam segala hal, dan
setiap keputusan hanya ditentukan oleh dirinya.
Sehingga peserta tidak diberi kesempatan untuk
mengemukakan pendapat.
Tipe demokratis = seorang pimpinan bersifat
adil, terbuka memberikan kesempatan kepada peserta
untuk mengemukakan pendapat, sehingga hasil rapat
merupakan hasil musyawarah, pimpinan berperan
aktif
Tipe Laissez-Faire (liberal)= pimpinan
rapat memberikan kebebasan kepada para peserta
rapat untuk mengembil berbagai macam langkah
atau cara dalam menyelesaikan masalah.
Sehingga pimpinan menyerahkan segala
sesuatunya kepada para peserta rapat. Pimpinan
tidak mengambil keputusan dan bersikap seperti
seorang penonton meskipun berada diantara para
peserta rapat . Pimpinan berperan pasif
Tata ruang rapat dan undangan
rapat
TUJUAN PEMBELAJARAN
 Siswa mampu menjelaskan tata ruang rapat dengan
jelas
Siswa mampu menggambarkan kembali tata ruang
rapat dengan benar

 Siswa mampu mengidentifikasi teknik menyusun

undangan dengan benar dan tepat
Macam-macam Tata Ruang Rapat

 Cahaya Penerangan
 Ventilasi Udara
 Penataan Suara
 Pengaturan Tempat Duduk
 Perencanaan Cahaya

Cahaya Penerangan yang cukup merupakan

pertimbangan yang penting dalam tata ruang kantor.

Kerugian dari kurangnya cahaya menimbulkan

ketegangan otot, kelelahan mata, serta kesalahan dalam
bekerja, karena suksesnya pekerjaan kantor memerlukan
penerangan cahaya yang baik.
 Jenis-jenis Cahaya buatan Manusia

 Cahaya Langsung
 Cahaya Setengah Langsung
 Cahaya Tidak Langsung
 Cahaya Setengah tidak Langsung
Perencanaan Udara

Mengatasi udara yang panas dan lembab itu perlu

memperhatikan :
 Mengatur suhu udara dalam ruang kerja dengan alat AC.
 Mengusahakan udara yang cukup dalam ruang kerja.
 Mengatur pakaian kerja yang sebaik-baiknya dipakai oleh
para pekerja.
Pengaturan tempat duduk
Di sesuaikan dengan jumlah peserta
Di sesuaikan dengan luas ruangan
Macam-macam pengaturan
tempat duduk
Cocok untuk rapat
formal

Gaya Huruf U
 Cocok untuk jumlah
peserta banyak

Gaya Klasikal/Kelas
 Peserta merasa dihargai
dan cocok untuk
semangat team work

Gaya Konferensi
 Cocok untuk diskusi

Gaya Workshoop
Jenis-jenis Undangan Rapat
 Surat Undangan resmi
 Surat Undangan tidak resmi
 Surat Undangan setengah resmi
Syarat undangan rapat
Menggunakan kop surat
Mencantumkan tanggal dibuat
Mencantumkan perihal undangan rapat
Mencantumkan alamat tujuan
Mencantumkan hari/tanggal, waktu, tempat
Ditandatangani dan di beri stampel
Contoh Isi Surat Undangan Rapat

Dengan hormat,

Kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada Rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/tanggal : Senin/ 11 Oktober 2017
Waktu : Pukul 1O.OO
Tempat : Grand Mahakam
Jl. Pattimura IV Jakarta
Acara : Rapat kerja bagi Guru dan Tata Usaha

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mohon kehadiran Bapak/Ibu tepat pada
waktunya.

Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

BAB 4
NOTULEN
Isi ringkas dari hasil rapat yang diadakan. 

NOTULIS
TUJUAN NOTULEN
Menjadi bukti terselenggaranya rapat
Sumber informasi apabila rapat akan dibahas
selanjutnya
Alat pencapai tujuan rapat
MACAM-MACAM NOTULA
NOTULA HARFIAH

NOTULA RESUME
 BAB V

PERJALANAN BISNIS
Merencanakan Perjalanan
Mempersiapkan Daftar Perjalanan
Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
Mempersiapkan Transportasi
Mempersiapkan Akomodasi
A. Informasi-Informasi Yang Perlu Diketahui
Dalam Merencanakan Perjalanan Dinas
Pimpinan :
Kota tujuan
Jenis Perjalanan.
Tujuan Perjalanan.
Jenis layanan /fasilitas yang digunakan.
Rencana janji temu dan keperluan / masalahnya
Tanggal, waktu, hari keberangkatan dan kembali.
B. Mempersiapkan Daftar Perjalanan
(Itenarary)
 Daftar perjalanan merupakan kombinasi antara daftar
kunjungan perjalanan dan daftar janji temu.
 Daftar perjalanan berisi catatan tentang hari/tanggal,
waktu, tempat kegiatan, masalah yang dibicarakan
dan keterangan.
Contoh Kolom Daftar Perjalanan Dinas
Hari/Tgl Waktu Berangkat Kota Tujuan Kendaraa Waktu Tiba Hotel
n

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Janji Temu Tgl Waktu Tempat Acara/Masalah Ket
Kegiatan

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
C. Mempersiapkan Dokumen Perjalanan
 Yellow Card (Kartu Kuning Kesehatan)
 Surat tugas/surat perintah jalan
 Paspor
 Fiskal
 Visa
CONTOH TIKET
CONTOH YELLOW CARD
CONTOH PASPOR
D. Mempersiakan Pengankutan Atau Transportasi

 Time schedule (Flight Schedule)

 Pemesanan Tiket (Reservation)
Contoh Catatan Status Pemesanan
Day Date From To Flight ETD ETA Clas
No s

Friday 5 Feb 99 Jakarta Amsterda KL937 19.4 06.0 Y

  m 0 5
 
 

Monda 21 Feb Amsterda Jakarta KL838 20.0 17.1 Y

y 99 m 5 5
 
 
 
E. Mempersiapkan
akomodasi

 Pemesanan Kamar
 Check in
 Cara Pembayaran
 Check out