TATA NASKAH

(TAKAH)
KEP/721/X/2014 TGL 15 OKT 2014

1
 SYARAT
PERSONEL

KURSUS/TAR/DIK

KOMPETENSI SDM
2
 KEGUNAAN TAKAH

PEMROSESAN
PERSOALAN
ALAT KOMUNIKASI
ANTAR PEJABAT
PENULUSURAN
PERSOALAN

PEMAHAMAN PJBT
STAFF
SARANA ARSIP

3
 SISTEM TAKAH

DIBUKA/DITUTUP OLEH
PIMP DAN DPT DILAKS
OLEH KASET/PJBT MINU

PROSES BERDASAR WASDAL

DERAJAT DAN TERPUSAT DI
KLASIFIKASI SET/TAUD/BAGUM

4
 PEJABAT TAKAH

ADALAH PARA PEJABAT YG

MEMPUNYAI TUGAS DALAM
MENYELENGGARAKAN
TAKAH
(KABAGUM,KATAUD,KASET
ATAU PEJABAT LAIN YANG
DITUNJUK)

5
 TUGAS PEJABAT TAKAH

BANTU KASATKER MEMBUKA/TUTUP

TAKAH
MENGAJUKAN PERSOALAN

TENTUKAN DERAJAT & KLASIFIKASI

WASDAL TAKAH

SIMPAN TAKAH

6
SARANA TAKAH

SARAN
A TAS
POKOK
TAKAH
RAHASI
A
KP
PT
M
A
P BUKU TA
SARANA
RAK TAK
PELENGKAP
BE
T LC KAH AH

T A
K
BD NIP A CAP NASK
AH
PT T H
7
 PEMELIHARAAN TAKAH

KOLOM
NASKAH/ NASKAH/L TAKAH YG EDARN
LC TDK C YG RUSAK DAPAT
DIGUNTING
BOLEH RUSAK DITUTUP
DN
HILANG, HRS DN DIPINDAH
ROBEK, DIPERBAIK DIGANTI KE MAP
KOTOR I BARU TAKAH
BARU

8
 PENYIMPANAN TAKAH

DISIMPAN DLM
LEMARI/RAK
TERKUNCI

DISIMPAN
TDK DPT SESUAI PP YG
DIBAWA SAMA DN
PULANG DAPAT
DIPILAH SSI AP

9
 PENYUSUTAN TAKAH

TAKAH DIPILIH
(AKTIF/TDK AKTIF)
TAKAH AKTIF
DISIMPAN DI
RAK/ALMARI
TAKAH TDK
AKTIF
DISERAHKAN
PADA
PENGELOLA
ARSIP

10
 KETENTUAN LAIN

PEREDARAN TAKAH MAKS. 3X24

JAM

PENGGUNAAN TAKAH LANJUTA

N
 PELAKSANAAN
TAKAH

12
 TAHAP PELAKSANAAN

PENGAKHIRAN

PENUTUPAN
PENGENDALIAN

PEREDARAN

PEMBUKAAN

13
 PEMBUKAAN TAKAH

MENENTUKA PENOMORO
KLASIFIKASI
N PP,AP,CP N TAKAH

MEREKAM MENATA
MENCATAT
NASKAH KE NASKAH DN
DLM BDPT
LC LC

14
 CONTOH CARA MEMBUAT NOMOR TAKAH

08/02/03/Lanud Iwj

LANUD IWJ = MRPKN SATKER

PEMBUKA TAKAH

03 = CP (HAL) MERUPAKAN PERINCIAN

KEGIATAN PENGADAAN PERSONEL TNI=
Tamtama TA 2015

02 = AP JENIS KEGIATAN PENGADAAN

PERSONEL TNI

08 = PP BIDANG PERSONEL
15
 NASKAH SISIPAN
NASKAH YANG KARENA SESUATU HAL, KETINGGALAN
ATAU BARU DITERIMA, TETAPI URUTAN NASKAH TSB
SHRSNYA TERLETAK DI ANTARA DUA NASKAH YANG TLH
DIBERKAS, MAKA DIBERI NOMOR SBB :
SISIPAN YANG TERDIRI ATAS NASKAH TUNGGAL,
MISALNYA ANTARA N-6 DAN N-7 MAKA NASKAH DIBERI
NOMOR N-6 (i)

16
 RUJUK SILANG
(CROSS REFERENCE)
ADA HUBUNGAN :
- ANTARA NASKAH SATU DENGAN NASKAH
LAINNYA DI DLM SEBUAH TAKAH, ATAU
- ADANYA HUBUNGAN PERSOALAN ANTARA
TAKAH YANG SATU DENGAN LAINNYA
MAKA PETUGAS TAKAH HRS MEMBUAT RUJUK
SILANG
AGAR PARA PEJBT TDK PERLU MMBC SEMUA
NASKAH DI DLM TAKAH APBL AKAN
MENANGGAPI/MENELUSURI SUATU PERSOALAN
17
CARA MEMBUAT RUJUK SILANG DALAM
SEBUAH TAKAH

JIKA DLM SEBUAH TAKAH PADA N-5

TERCANTUM KALIMAT YANG MENUNJUK N-3
ATAU ADA KAITAN, MAKA NASKAH N-5 DIBERI
TANDA RUJUK SILANG DISEBELAH KANAN
ATAS NASKAH

N-5

N-3
18
 CARA MEMBUAT RUJUK SILANG ANTAR
TAKAH
 JIKA PERSOALAN DALAM TAKAH (A) ADA
HUBUNGANNYA DG PERSOALAN PD TAKAH (B), MAKA
PADA PENUNJUKAN KPD TAKAH NOMOR YG ADA DI MAP
TAKAH DPT DIISI SBB :
Map Takah A Map Takah B

No Takah : 03/08/05/Iwj
No Takah : 06/12/07/Iwj
Dibuka oleh
Dibuka oleh
Tgl Dibuka
Tanggal Dibuka
Penunjukan kepada
Penunjukan kepada
Takah Nomor :
Takah Nomor : 03/08/05/Iwj
06/12/07/Iwj
19
 • TAKAH SDH MEMUAT
NASKAH 200 LEMBAR
• PERSOLAN BLM SELESAI
• BUKA TAKAH BARU
(TAKAH LANJUTAN)
TAKAH • PENOMORAN NASKAH
LANJUTAN DIMULAI NOMOR AWAL
N-1, N-2 DSTNYA
• MAP TAKAH DIBERI KODE
NOMOR ROMAWI DLM
LINGKARAN DI SEBELAH
KANAN ATAS MAP I, II, III
20
DSTNYA
 KONSEP NASKAH

SETELAH KONSEP
KONSEP NASKAH DISAHKAN, NASKAH YG ADA
DALAM PROSES TIDAK PARAF TTP DI DLM TAKAH
DIBERI NOMOR NASKAH DN DIBERI NOMOR SSI
(N), TTP TETAP DIREKAM URUTAN NASKAH (N) DAN
DLM LC DIREKAM KEMBALI
SEBAGAI ARSIP

21
 PEMINDAHAN NASKAH
BILA DIPANDANG PERLU SEBUAH NASKAH
DAPAT DIPINDAHKAN DARI TAKAH YG SATU
KE TAKAH YG LAIN.
NASKAH YG DIPINDAHKN DIGANTI DG
LEMBARAN KERTAS YG BERISI CATATAN BHW
NASKAH TERSEBUT DIPINDAHKAN KE TAKAH
LAIN, DAN DI COPY NASKAHNYA.
CONTOH : N-5 DIPINDAHKAN ATAS PERINTAH
….. KE DLM TAKAH NOMOR … DAN DIBERI
NOMOR NASKAH (N- …)

22
 CATATAN :
NASKAH YANG SANGAT PENTING DAN
DIKHAWATIRKAN HILANG ATAU TDK AMAN
BILA BEREDAR ASLINYA, DPT DISIMPAN DI
SEKRETARIAT ATAU PEJABAT YG BERKAITAN
YG BEREDAR KOPINYA DAN DIMASUKKAN KE
DALAM TAKAH
SETELAH KEMBALI, BARU YANG ASLINYA
DIMASUKKAN DALAM TAKAH.

23
 MEREKAM ISI NASKAH
 NASKAH DAN ISINYA DIREKAM
PADA LC
 TIAP NASKAH AGAR DIBERI
NOMOR NASKAH PADA KOLOM
NOMOR NASKAH
 KONSEP NASKAH YANG DIAJUKAN
KPD PEMIMPIN DIREKAM PADA LC
 DAPAT MENGGUNAKAN MESIN
TIK/KOMPUTER/TULIS TANGAN
DENGAN TINTA WARNA HITAM
 TDK MENGGUNAKAN GARIS
BAWAH.
24
 KETENTUAN LAIN DLM PEREDARAN
TAKAH
 PJBT YG DPT MENERIMA TANGGAPAN/SARAN/DISPOSISI
HANYA SAMPAI DUA TINGKAT DIBAWAH KASATKER
(ASISTEN, KOTAMA, BALAKPUS, LANUD TIPE A). SATU
TINGKAT DIBAWAH KASATKER (LANUD TIPE B,C, DLL)
 JIKA PJBT BLM DPT MEMBERI TANGGAPAN, DPT MENGISI
KOLOM AJUKAN KEMBALI AGAR TAKAH DPT DIAJUKAN
KEMBALI PD TANGGAL YANG DIKEHENDAKI
 PEJABAT MINU TIDAK BERHAK UNTUK MENGAJUKAN
TAKAH LANGSUNG KEPADA PEJABAT DI BAWAH
KASATKER KECUALI ADA PELIMPAHAN DARI KASATKER.

25
 PENGENDALIAN TAKAH
TAKAH YANG BEREDAR PERLU ADA
PENGAWASAN/PENGENDALIAN
PERLENGKAPAN PENGENDALIAN :
BT
KPPT
BUKU EKSPEDISI TAKAH :
PENGIRIMAN SBG TANDA TERIMA
26
 PENUTUPAN TAKAH
Kaset/pejabat minu berkoordinasi dengan pejabat yang
bertanggung jawab atas persoalan yang ada di dalam takah untuk
menutup takah tersebut.
Memberi catatan pada kolom “ditutup” pada map takah.
Takah yang telah ditutup dapat dibuka kembali, apabila ada
perkembangan baru terhadap persoalan dalam takah tersebut
dengan cara mencatat tanggal dan paraf pada kolom Dibuka
Kembali.

27
CONTOH DITUTUP DAN DIBUKA KEMBALI

DITUTUP DIBUKA KEMBALI

TANGGAL PARAF TANGGAL PARAF

7-2-2012 21-7-2014

28
 TAHAP
PENGAKHIRAN

TAKAH BENAR2 SUDAH TDK

BERLANJUT DAN MENJADI
ARSIP INAKTIF

PROSES
PENGARSIPAN
29
 SEKIAN
DAN
TERIMA KASIH

30