Project Management

1. Introduction to Project
Management

2
 Learning Objectives
• Memahami kebutuhan yang berkembang untuk manajemen proyek yang
lebih baik, terutama untuk proyek teknologi informasi
• Jelaskan apa itu proyek, berikan contoh proyek, atribut proyek, dan -jelaskan
tiga kendala proyek
• Jelaskan elemen kunci dari manajemen proyek, termasuk pemangku
kepentingan proyek, bidang pengetahuan, alat dan teknik
• Membahas hubungan antara proyek, program, dan manajemen portofolio
dan kontribusi untuk kesuksesan perusahaan
• Memahami peran manajer proyek dengan menjelaskan apa yang dilakukan
manajer proyek, keterampilan apa yang mereka butuhkan, dan seperti apa
bidang kariernya
• Jelaskan profesi manajemen proyek, termasuk peran organisasi seperti
Project Management Institute (PMI) dan pentingnya sertifikasi dan etika

3
Introduction
• Banyak organisasi saat ini memiliki minat baru atau
yang diperbarui dalam manajemen proyek
• Perangkat keras komputer, perangkat lunak,
jaringan, dan penggunaan tim kerja interdisipliner
dan global telah mengubah lingkungan kerja secara
radikal
• Dunia secara keseluruhan menghabiskan hampir $
10 triliun dari $ 40,7 triliun produk kotornya untuk
berbagai proyek
• Lebih dari 16 juta orang menganggap manajemen
proyek sebagai profesi mereka
4
Project Management Statistics
• Pasar teknologi informasi dan komunikasi (TIK)
secara keseluruhan tumbuh 6 persen menjadi
hampir $ 3 triliun pada tahun 2010
• Di AS, jumlah tenaga kerja TI mencapai 4 juta
pekerja untuk pertama kalinya pada tahun 2008
• Pada tahun 2007, total kompensasi untuk manajer
proyek senior rata-rata dalam dolar AS adalah $
104.776 per tahun di Amerika Serikat, $ 111.412 di
Australia, dan $ 120.364 di Inggris Raya
• Jumlah orang yang mendapatkan sertifikasi
Profesional Manajemen Proyek (PMP) terus
meningkat

5
Motivation for Studying Information
Technology (IT) Project Management
• Proyek TI memiliki rekam jejak yang buruk, seperti yang
dijelaskan dalam bagian What Went Wrong?
• Sebuah studi Standish Group tahun 1995 (CHAOS)
menemukan bahwa hanya 16,2% dari proyek TI yang
berhasil dalam memenuhi tujuan ruang lingkup, waktu,
dan biaya; lebih dari 31% proyek TI dibatalkan sebelum
selesai
• Sebuah studi PricewaterhouseCoopers menemukan
bahwa secara keseluruhan, setengah dari semua proyek
gagal dan hanya 2,5% dari perusahaan yang secara
konsisten memenuhi target mereka untuk tujuan ruang
lingkup, waktu, dan biaya untuk semua jenis proyek.

6
Advantages of Using Formal
Project Management
• Kontrol yang lebih baik atas keuangan, fisik, dan
sumber daya manusia
• Hubungan pelanggan yang lebih baik
• Waktu pengembangan lebih pendek
• Biaya lebih rendah
• Kualitas lebih tinggi dan peningkatan keandalan
• Margin keuntungan lebih tinggi
• Produktivitas meningkat
• Koordinasi internal yang lebih baik
• Semangat pekerja yang lebih tinggi

7
What Is a Project?
• Sebuah proyek adalah "usaha sementara yang
dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau
hasil yang unik" (PMBOK® Guide, Edisi Keempat,
2008, hal. 5)
• Di sisi lain, operasi adalah pekerjaan yang dilakukan
untuk menopang bisnis
• Proyek berakhir ketika tujuannya telah tercapai
atau proyek telah dihentikan
• Proyek bisa besar atau kecil dan membutuhkan
waktu singkat atau lama untuk diselesaikan

8
Examples of IT Projects
• Seorang teknisi mengganti sepuluh laptop untuk
departemen kecil
• Sebuah tim pengembangan perangkat lunak kecil
menambahkan fitur baru ke aplikasi perangkat lunak
internal untuk departemen keuangan
• Kampus perguruan tinggi meningkatkan infrastruktur
teknologinya untuk menyediakan akses Internet
nirkabel di seluruh kampus
• Gugus tugas lintas fungsi di sebuah perusahaan
memutuskan sistem Voice-over-Internet-Protocol (VoIP)
apa yang akan dibeli dan bagaimana sistem itu akan
diimplementasikan
• Sebuah kelompok pemerintah mengembangkan sistem
untuk melacak imunisasi anak

9
Top Strategic Technologies for 2008
(Gartner)
1. IT Hijau
2. Komunikasi terpadu
3. Pemodelan proses bisnis
4. Virtualisasi 2.0
5. Perangkat lunak sosial

10
Top Strategic Technologies for 2012
(Gartner)
1. Tablet media dan seterusnya: tidak ada satu platform pun yang
akan mendominasi pasar, tetapi penjualan tablet itu akan
segera melampaui penjualan laptop
2. Aplikasi dan antarmuka yang berpusat pada seluler: Antarmuka
pengguna akan berpusat pada seluler, menekankan sentuhan,
gerakan, penelusuran, suara, dan video
3. Pengalaman pengguna yang kontekstual dan sosial: Antarmuka
yang sadar kontekstual mengantisipasi kebutuhan pengguna
dan menyediakan konten, produk, atau layanan yang paling
sesuai
4. Internet of things: Penggunaan internet akan meluas karena
sensor ditambahkan ke item fisik, misalnya: NFC
memungkinkan pengguna untuk melakukan pembayaran,
menaiki pesawat, dll.
5. Komputasi awan: Perusahaan akan beralih dari mencoba
memahami cloud ke membuat keputusan tentang kapan harus
mengimplementasikan layanan cloud

11
Project Attributes
Sebuah proyek:
•Memiliki tujuan yang unik
•Bersifat sementara
•Dikembangkan menggunakan elaborasi progresif
•Membutuhkan sumber daya, seringkali dari berbagai
daerah
•Harus memiliki pelanggan atau sponsor utama
•Sponsor proyek biasanya memberikan arahan dan
pendanaan untuk proyek tersebut
•Melibatkan ketidakpastian

12
Discussion
• Ceritakan tentang salah satu project yang pernah
anda tangani
• Mengapa pekerjaan itu anda sebut sebuah project?
• Apakah project yang pernah anda tangani tersebut
gagal atau berhasil. Ceritakan kegagalan dan
keberhasilan project tersebut.

13
Project and Program Managers
• Manajer proyek bekerja dengan sponsor proyek,
tim proyek, dan orang lain yang terlibat dalam
proyek untuk memenuhi tujuan proyek
• Program: sekelompok proyek terkait yang dikelola
dengan cara terkoordinasi untuk mendapatkan
manfaat dan kendali yang tidak tersedia dari
pengelolaannya secara individual (PMBOK® Guide,
Edisi Keempat, 2008, hlm.9)
• Manajer program mengawasi program; sering
bertindak sebagai bos bagi manajer proyek

14
Triple Constraint of Project
Management

Successful project
management means
meeting all three goals
(scope, time, and cost)

– and satisfying the

project’s sponsor!

15
What is Project Management?
• Manajemen proyek adalah "penerapan
pengetahuan, keterampilan, alat dan teknik untuk
kegiatan proyek untuk memenuhi persyaratan
proyek" (PMBOK® Guide, Edisi Keempat, 2008, hal.
6)
• Manajer proyek berusaha untuk memenuhi tiga
kendala dengan menyeimbangkan ruang lingkup
proyek, waktu, dan tujuan biaya

16
Project Management Framework

17
Project Stakeholders
• Stakeholder adalah orang-orang yang terlibat atau
terpengaruh oleh aktivitas proyek
Pemangku kepentingan meliputi:
• Sponsor proyek
• Manajer proyek
• Tim proyek
• Staf pendukung
• Pelanggan
• Pengguna
• Pemasok
• Penentang proyek

18
9 Project Management Knowledge
Areas
• Bidang pengetahuan menggambarkan kompetensi utama
yang harus dikembangkan oleh manajer proyek
• 4 bidang pengetahuan inti mengarah pada tujuan proyek
tertentu (ruang lingkup, waktu, biaya, dan kualitas)
• 4 bidang fasilitasi pengetahuan adalah cara untuk
mencapai tujuan proyek (sumber daya manusia,
komunikasi, risiko, dan manajemen pengadaan)
• 1 bidang pengetahuan (manajemen integrasi proyek)
mempengaruhi dan dipengaruhi oleh semua bidang
pengetahuan lainnya
• Semua bidang pengetahuan itu penting!

19
Project Management Tools and
Techniques
• Alat dan teknik manajemen proyek membantu manajer
proyek dan timnya dalam berbagai aspek manajemen
proyek
Beberapa yang spesifik meliputi:
• Piagam proyek, pernyataan ruang lingkup, dan WBS
(ruang lingkup)
• Bagan Gantt, diagram jaringan, analisis jalur kritis,
penjadwalan rantai kritis (waktu)
• Perkiraan biaya dan manajemen nilai yang diperoleh
(biaya)
• Lihat Tabel di slide berikutnya untuk lebih banyak lagi

20
21
Super Tools
“Alat super ”adalah alat yang memiliki kegunaan tinggi dan potensi
tinggi untuk meningkatkan keberhasilan proyek, seperti:
•Perangkat lunak untuk penjadwalan tugas (seperti perangkat lunak
manajemen proyek)
•Pernyataan ruang lingkup
•Analisis kebutuhan
•Laporan pembelajaran
Alat yang sudah banyak digunakan yang telah ditemukan untuk
meningkatkan kepentingan proyek meliputi:
•Laporan kemajuan
•Pertemuan pembuka
•Bagan Gantt
•Perubahan permintaan

22
What Went Right? Improved Project
Performance
Studi CHAOS Standish Group menunjukkan peningkatan dalam
proyek TI dalam dekade terakhir:
•Jumlah proyek TI yang berhasil meningkat lebih dari dua kali
lipat, dari 16 persen pada tahun 1994 menjadi 35 persen pada
tahun 2006
•Jumlah proyek yang gagal menurun dari 31 persen pada tahun
1994 menjadi 19 persen pada tahun 2006
•Amerika Serikat menghabiskan lebih banyak uang untuk proyek
TI pada tahun 2006 daripada tahun 1994 (masing-masing $ 346
miliar dan $ 250 miliar), tetapi jumlah uang yang terbuang
untuk proyek-proyek yang menantang dan gagal turun menjadi
$ 53 miliar pada tahun 2006 dibandingkan dengan $ 140 miliar
pada tahun 1994

23
Why the Improvements?
"Alasan peningkatan proyek yang sukses bervariasi.
Pertama, biaya rata-rata proyek telah dipotong
setengahnya. Alat yang lebih baik telah diciptakan
untuk memantau dan mengontrol kemajuan dan
manajer proyek yang lebih terampil dengan proses
manajemen yang lebih baik sedang digunakan. Fakta
bahwa ada proses itu sendiri penting. "

Standish Group, "CHAOS 2001: A Recipe for Success" (2001)

24
Project Success
Ada beberapa cara untuk menentukan keberhasilan
proyek:
•Proyek memenuhi tujuan ruang lingkup, waktu, dan
biaya
•Proyek memuaskan pelanggan / sponsor
•Hasil proyek memenuhi tujuan utamanya, seperti
menghasilkan atau menabung sejumlah uang
tertentu, memberikan pengembalian investasi yang
baik, atau sekadar membuat para sponsor senang

25
What Helps Projects Succeed?
1. Executive support 7. Firm basic
2. User involvement requirements
3. Experienced project 8. Formal methodology
manager 9. Reliable estimates
4. Clear business 10.Other criteria, such as
objectives small milestones,
5. Minimized scope proper planning,
competent staff, and
6. Standard software ownership
infrastructure
The Standish Group, “Extreme CHAOS,” (2001)

26
What the Winners Do…
• Recent research findings show that companies that
excel in project delivery capability:
• Use an integrated project management toolbox (use
standard/advanced PM tools, lots of templates)
• Grow project leaders, emphasizing business and soft
skills
• Develop a streamlined project delivery process
• Measure project health using metrics, like customer
satisfaction or return on investment

27
Discussion
• Mengapa kita perlu memahami project
management?
• Bagaimana cara termudah untuk memahami
tentang project management?

28
Program and Project Portfolio
Management
• Sebuah program adalah "sekelompok proyek terkait
yang dikelola dengan cara terkoordinasi untuk
mendapatkan manfaat dan kendali yang tidak
tersedia dari pengelolaannya secara individual"
(PMBOK® Guide, Edisi Keempat, 2008, hlm. 9)
• Seorang manajer program memberikan
kepemimpinan dan arahan bagi manajer proyek
menuju proyek dalam program
• Contoh program umum di bidang TI meliputi
infrastruktur, pengembangan aplikasi, dan
dukungan pengguna

29
Project Portfolio Management
• Sebagai bagian dari manajemen portofolio proyek,
organisasi mengelompokkan dan mengelola proyek
dan program sebagai portofolio investasi yang
berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara
keseluruhan
• Manajer portofolio membantu organisasi mereka
membuat keputusan investasi yang bijaksana
dengan membantu memilih dan menganalisis
proyek dari perspektif strategis

30
Project Management Compared to
Project Portfolio Management

31
Best Practice
• A best practice is “an optimal way recognized by
industry to achieve a stated goal or objective”*
• Robert Butrick suggests that organizations need to
follow basic principles of project management,
including these two mentioned earlier:
• Make sure your projects are driven by your strategy; be
able to demonstrate how each project you undertake
fits your business strategy, and screen out unwanted
projects as soon as possible
• Engage your stakeholders; ignoring stakeholders often
leads to project failure; be sure to engage stakeholders
at all stages of a project, and encourage teamwork and
commitment at all times
*Project Management Institute, Organizational Project Management Maturity Model
(OPM3) Knowledge Foundation (2003), p. 13.
32
Sample Project Portfolio
Approach

33
Sample Project Portfolio
Management: Project Health

34
Discussion
• Apakah yang dimaksud dengan program?
• Jelaskan perbedaan project management
dan project portfolio management

35
The Role of the Project Manager
• Job descriptions vary, but most include
responsibilities like planning, scheduling,
coordinating, and working with people to achieve
project goals
• Remember that 97% of successful projects were led
by experienced project managers, who can often
help influence success factors

36
Suggested Skills for Project
Managers
• Project managers need a wide variety of skills
• They should:
• Be comfortable with change
• Understand the organizations they work in and with
• Be able to lead teams to accomplish project goals

37
Suggested Skills for Project
Managers
• The Project Management Body of Knowledge
• Application area knowledge, standards, and
regulations
• Project environment knowledge
• General management knowledge and skills
• Soft skills or human relations skills

38
Ten Most Important Skills and
Competencies for Project Managers
1. People skills
2. Leadership
3. Listening
4. Integrity, ethical behavior, consistent
5. Strong at building trust
6. Verbal communication
7. Strong at building teams
8. Conflict resolution, conflict management
9. Critical thinking, problem solving
10.Understands, balances priorities

39
Different Skills Needed in Different
Situations
• Large projects: leadership, relevant prior
experience, planning, people skills, verbal
communication, and team-building skills were most
important
• High uncertainty projects: risk management,
expectation management, leadership, people skills,
and planning skills were most important
• Very novel projects: leadership, people skills, having
vision and goals, self confidence, expectations
management, and listening skills were most
important

40
Importance of Leadership Skills
• Effective project managers provide leadership by
example
• A leader focuses on long-term goals and big-picture
objectives while inspiring people to reach those
goals
• A manager deals with the day-to-day details of
meeting specific goals
• Project managers often take on the role of both
leader and manager

41
Careers for IT Project Managers
• In a 2006 survey by CIO.com, IT executives ranked
the skills that would be the most in demand in the
next two to five years
• Project/program management topped the list!

42
Top IT Skills (Johnson, 2011)
SKILL PERCENTAGE OF
RESPONDENTS
1.Project/program management 60%
2.Business process management 55%
3.Business analysis 53%
4.Application development 52%
5.Database management 49%
6.Security 42%
7.Enterprise architect 41%
8.Strategist/internal consultant 40%
9.System analyst 39%
Carolyn Johnson, 2006 Midyear Staffing Updates, CIO Research Reports, October 2006

43
Top IT Skills (Saia, 2011)

Rick Saia, 9 Hot IT Skills for 2012, Computerworld, September 26, 2011

44
Discussion
• Jelaskan peran dari project manager!
• Jelaskan seberapa penting skill project
management di dunia kerja saat ini!

45
The Project Management Profession
• The profession of project management is growing
at a very rapid pace
• It is helpful to understand the history of the field,
the role of professional societies like the Project
Management Institute, and the growth in project
management software

46
Sample Gantt Chart Created with
Project 2007

47
Sample Network Diagram in
Microsoft Project

48
The Project Management Institute
• The Project Management Institute (PMI) is an
international professional society for project
managers founded in 1969
• PMI has continued to attract and retain members.
In 1993, there were about 1,000 certified project
management professionals. By December 31, 2011,
there were 467,390 active PMPs.
• There are specific interest groups in many areas,
like engineering, financial services, health care, IT,
etc.
• Project management research and certification
programs continue to grow

49
Growth in PMP Certification, 1993-
2008

50
Ethics in Project Management
• Ethics, loosely defined, is a set of principles that
guide our decision making based on personal
values of what is “right” and “wrong”
• Project managers often face ethical dilemmas
• In order to earn PMP certification, applicants must
agree to PMI’s Code of Ethics and Professional
Conduct
• Several questions on the PMP exam are related to
professional responsibility, including ethics

51
Project Management Software
• There are hundreds of different products to assist in
performing project management
• Three main categories of tools:
• Low-end tools: handle single or smaller projects well, cost
under $200 per user
• Midrange tools: handle multiple projects and users, cost
$200-600 per user, Microsoft Project most popular
• High-end tools: also called enterprise project management
software, often licensed on a per-user basis, like VPMi
Enterprise Online (www.vcsonline.com)
• See the Project Management Center Web site
(http://www.infogoal.com/pmc/pmcswr.htm) that provide project
management software

52
Discussion
• Jelaskan tentang profesi dan asosiasi project
management!
• Jelaskan tentang software project
management tools yang pernah anda
gunakan!

53
Summary
• A project is a temporary endeavor undertaken to create a
unique product, service, or result
• Project management is the application of knowledge, skills,
tools, and techniques to project activities to meet project
requirements
• A program is a group of related projects managed in a
coordinated way
• Project portfolio management involves organizing and
managing projects and programs as a portfolio of
investments
• Project managers play a key role in helping projects and
organizations succeed
• The project management profession continues to grow and
mature

54
References
1. Kathy Schwalbe, Managing Information
Technology Projects 6th Edition, Course
Technology, Cengage Learning, 2010
2. A Guide to the Project Management Body of
Knowledge: PMBOK Guide 4th Edition, Project
Management Institute, 2008

55