Anda di halaman 1dari 37

Oleh

Uce Lestari, M.Farm, Apt


 Suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang
diserahkan dari pemasok, GF atau unit distribusi kepada
unit penrima

 kegiatan untuk menerima barang farmasi yang telah di


adakan melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi
atau sumbangan.
 untuk menjamin barang farmasi yang diterima sesuai
perjanjian kontrak terutama dari spesifikasi mutu,
jumlah maupun waktu kedatangan.

 Harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung


jawab

 Petugas penerima harus terlatih


Barang farmasi yang diterima harus sesuai dengan
spesifikasi kontrak yang telah ditetapkan.
Hal lain yang perlu diperhatikan dalam penerimaan:
 Harus mempunyai material safety data sheet (MSDS)
untuk bahan berbahaya.
 Khusus untuk alat kesehatan harus menpunyai
certificate of origin.
 Sertifikat analisa produk.
 Nama, kadar, jumlah harus sesuai dengan kontrak
 Tanggal kadaluarsa
 Fisik barang secara organoleptis
 Pelaksanaan proses administrasi
 Terjadi perubahan bau (asetosal)
 Terjadi perubahan warna (vit C kecoklatan)
 Tablet jadi mudah pecah (etambutol)
 Volume cairan berkurang (alkohol)
 Perubahan konstituen menjadi meleleh (salep

dan suppositoria)
 Kontrak
 CA
 Packing original
 nama, kadar, jumlah harus sesuai dengan

kontrak
 Tanggal kadaluarsa
 Fisik barang secara organoleptis
 Pelaksanaan proses administrasi
 Kontrak
 Spesifikasi
 Asesoris
 Garansi
 Wairing diagram
 Petunjuk operasional
 Uji coba dan uji fungsi
 administrasi
Penyimpanan merupakan aktivitas menyimpan dan
memelihara sedemikian rupa agar barang atau
persediaan farmasi yang diterima, ditempatkan
pada tempat yang aman, terhindar dari gangguan
fisik yang dapat merusak mutu obat. Pencuriaan
ataupun kebakaran
 Memelihara mutu persediaan farmasi
 Menghindari penggunaan yang tidak
bertanggung –jawab
 Menjaga ketersediaan setiap diperlukan
 Memudahkan pencarian dan pengawasan
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam
mengatur tata ruang penyimpanan
 Kemudahan ruang gerak
 Sirkulasi udara yang baik
 Rak dan pallet
 Kondisi penyimpanan barang farmasi tertentu atau
khusus
 Pencegahan kebakaran
1. Susun menurut jenis dan alfabetis
2. Gunakan prinsip FEFO dan FIFO
3. Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar di atas pallet secara rapi dan
teratur.
4. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika.
5. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperature, udara,
cahaya
6. dan kontimasi bakteri pada tempat yang sesuai.
7. Simpan perbekalan farmasi dalam rak yang berikan kode , pisahkan perbekalan
farmasidalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan dari luar.
8. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi.
9. Apabila persediaan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalaan farmasi
tetap dalam box masing-masing.
10. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan
rotasi stuk agar perbekalan farmasi tsb tidak selalu berada dibelakang sehingga
dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsanya habis.
11. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari
sumber anggaran yang berbeda.
 Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu dari
sistem supply barang
 Gudang dalam hal ini berfungsi mendekatkan barang kepada
pemakai hingga dapat menjamin kelancaran permintaan dan
keamanan persediaan
 Gudang farmasi sebagai fasilitas penyimpanan dan pengiriman dapat
dimanfaatkan untuk kegiatan lain seperti seleksi obat, perencanaan
biaya dan pengadaan
 Institusi pelayanan seperti rumah sakit maupun Puskesmas dalam
kaitannya dengan fungsi gudang mengharapkan;
 Memperoleh obat secara kuantitatif maupun kualitatif yang sesuai
dengan permintaan
 Memperoleh pelayanan yang cepat
 Organisasi gudang farmasi terdiri dari unsur pimpinan dan unsur staf
( petugas pelaksana )
 Unsur pimpinan terdiri Kepala Gudang, Kepala Urusan Perencanaan,
pengawasan & pengendalian, Kepala urusan Tata Usaha, Kepala Sub Seksi
Penerimanan & Penyimpanan, Kepala Sub Seksi Distribusi
 Unsur pelaksana terdiri dari petugas administrasi, petugas gudang ,
petugas distribusi
 Gudang farmasi mempunyai tugas melaksanakan perencanaan
, penerimaan, penyimpanan, dan pendistribusian logistik
farmasi serta pengawasan dan pengendalian
 Fungsi :
◦ Menerima , menyimpan memelihara dan mendistribusikan obat , alat
kesehatan dan perbekalan lainnya
◦ Menyiapkan rencana kebutuhan barang farmasi, pencatatan dan
pelaporan, persediaan dan penggunaannya
◦ Mengawasi dan mengendalikan persediaan barang farmasi
Terpeliharanya mutu barang farmasi
dalam rangka menunjang kelancaran pelaksanaan
upaya kesehatan yang menyeluruh ,terarah dan
terpadu
1. Melaksanakan pembinaan pemeliharaan mutu barang
farmasi dengan jalan :
1. Mengumpulkan, mengolah dan mengevaluasi data kerusakan
barang farmasi khususnya obat , obat yang tidak memenuhi
syarat, dan efek samping obatncana kebutuhan dan distribusi
2. Melaporkan hasil evaluasi kerusakan obat dan alat yang tidak
memenuhi syarat serta efek samping obat kepada atasan
langsung , pemilik obat, dan Balai POM
2. Melakukan pengamatan mutu secara umum terhadap obat
dan alat kesehatan
3. Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana
kebutuhan dan distribusi obat dengan jalan :
4. Melaksanakan penyiapan dan penyusunan rencana kebutuhan dan
distribusi obat dengan jalan :
1) Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data tentang
penerimaan, pengeluaran,dan persediaan obat di seluruh unit
pelayanan kesehatan dan persediaan di gudang farmasi
2) Mengumpulkan ,mengolah dan mengevaluasi data jumlah kunjungan
dan kasus penyakit dari seluruh unit pelayanan kesehatan
3) Menghitung perkiraan kebutuhan obat seluruh unit
pelayanankesehatan dalam lingkup wilayah kerja gudang dengan
menggunakan metode konsumsi dan metode epidemiologi
4) Memberikan informasi kepada seluruh unit pelayanan kesehatan
mengenai tata cara :
 Penyusunan rencana kebutuhan
 Penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran barang farmasi
 Administrasi barang
 Pemeliharaan mutu obat dan deteksi kerusakan
5. Melaksanakan penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan
dan pendistribusian obat dan perbekalan farmasi lainnya
6. Melaksanakan pengendalian persediaan obat dan
perbekalan farmasi lainnya di seluruh unit pelayanan
kesehatan dan gudang farmasi
7. Melaksanakan pencatatan dan pelaporan atas penerimaan
dan pengeluaran obat serta perbekalan farmasi
8. Melaporkan hasil evaluasi penerimaan dan pengeluaran
obat pada atasan langsung dan pemilik obat serta kepada
instansi terkait
◦ Dalam rangka memperlancar distribusi obat dan
pelayanan maka diupayakan cara penyimpanan
yang efisien dan efektif
◦ Parameter dari cara penyimpanan yang efisien
dan efektif populer disebut dengan INDEKS
EFISIENSI GUDANG
◦ Parameter ini menggambarkan bagaimana sistem
pergudangan mampu mengoptimalkan
penyimpanan barang dan perputaran barang
menurut persyaratan yang ditentukan
Indeks Efisiensi dinyatakan sbb:
1. Pemanfaatan area ruangan (dalam %)

Luas area yang ditempati barang


X 100%
Area gudang
2. Pemanfaatan volume ruangan (dalam %)

Volume atau luas gudang yang ditempati barang ( m2) X 100

3. Total ruangan
Pemanfaatan ruang (dalamgudang
m3/m(2)m3)

Jumlah volume ruangan yang ditempati barang

Luas area gudang


4. Waktu pengambilan barang tercepat (menit )
 Rata_rata waktu tercepat untuk pengambilan barang yang
diinginkan dari gudang
5. Kemungkinan pengambilan barang dalam 1 jam
 Banyaknya pengambilan barang dalam 1 jam
6. Biaya investasi untuk setiap penyimpanan
 Perkiraan biaya investasi yang perlu disediakan untuk
setiap m3 barang yang disimpan
 Peningkatan efisiensi gudang dapat dilakukan melalui :
1. Pengunaan area gudang yang tersedia secara maksimal dan area
lain seperti ruangan karyawan, ruangan penerimaan barang,
pengepakan, kantor gudang , gudang alat dan ruang bongkar
muat
2. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum
3. Pengaturan rak, valet serta jaraknya yang memungkinkan
kelancaran mutasi barang
4. Pengaturan kondisi kerja
5. Pembuatan pedoman kerja dan uraian tugas
6. Supervisi
7. Pelatihan
 Desain gudang berhubungan dengan ;
◦ Kebebasan dan efisiensi gerakan
◦ Sistematika penyusunan barang dan ukuran ruang terutama dalam
kaitan dengan pengelompokkan berbagai jenis obat yang akan
disimpan
 Pengelompokkan obat dalam gudang yang baik umumnya dilakukan
menurut kelas terapi
◦ Kapasitas gudang terutama dalam kaitan dengan perlunya ruang
tambahan bagi jalan tangga,ruang cuci, toilet, ruang penerimaan
barang, pengepakan, kantor
◦ Kebutuhan luas dan volume ruangan
◦ Konsep FIFO dalam penerimaan dan pengeluaran barang
◦ Penyimpanan khusus
◦ Biaya investasi dan biaya operasional
 Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang
bangunan gudang adalah sbb:
 Kemudahan bergerak
 Untuk kemudahan bergerak, gudang perlu ditata sebagai
berikut
1. Sirkulasi yang baik
2. Rak dan pallet
3. Kondisi penyimpanan khusus
4. Pencegahan kebakaran
 Gudang dengan penataan model blok
 Gudang dengan penataan model rak
 Gudang dengan penataan model rak dorong
 Gudang dengan penataan rak putar
 Gudang rak transit
 Untuk memonitor transaksi perbekalan
farmasi yang keluar dan masuk di unit
pemberi dan unit penerima
 Untuk memudahkan penelusuran jika terjadi

sediaan farmasi sub standar dan harus ditarik


dari peredaran
 Dilakukan dengan digital atau manual
 Secara komputerisasi
 Kartu stok ataukartu induk
 Mencatat mutasi perbekalan farmasi
 Kartu stok digunakan untuk membuat

laporan, perencaan dan menghitung rata-rata


penggunaan
 Membandingkan dengan stok fisik
 Menghitung harga rata-rata
 Bahan untuk perlindungan hukum dan

akreditasi
 Evaluasi dan pengawasan
 Informasi tentang sediaan
 Stok minimal dan maksimal
 No kode barang
 No bukti
 Stok awal
 Tanggal barang masuk dan keluar
 Sisa stok
 Tanggal kadaluarsa
 harga
 Jumlah perbekalan farmasi yang tersedia,
diterima, keluar, hilang, rusak, kadaluarsa,
jangka waktu kekosongan
 Untuk bahan pertanggung jawaban
 Mengetahui dengan segera jumlah stok yang

ada
 Penyusunan laporan
 Bahan perencanaan
 Pengendalian persediaan
 Alat bantu pengawasan
 Menghitung laba rugi
 Meghitung harga pokok penjualan
 Sisa stok, sisa akhir
 Penerimaan (kartu stok, buku barang masuk)
 Pengeluaran
 Jumlah pengeluaran kesetiap unit persatuan

waktu
 Buku faktur
 Daftar barang rusak, kadaluarsa
 Daftar barang slow moving, fast moving, no

moving
 Mencatat mutasi barang
 Tiap kartu stok hanya untuk satu jenis barang
 Tiap baris kartu stok hanya untuk satu

transaksi
 Kartu stok induk diletakkan pada setiap
penganggung jawab
 Pencatatan dilakukan segera setiap mutasi

barang
 Kartu stok induk adalah : sebagai cerminan

perbekalan farmasi yang ada di gudang, alat


bantu petugas untuk pengeluaran, alat bantu
untuk menetukan kebutuhan
 Nama perbekalan farmasi
 Satuan
 Sumber/asal
 Jumlah stok minimum
 Jumlah stok maksimal (stok kerja+waktu

tunggu+bufer stok)
 Tanggal penerimaan dan pengeluaran
 Nomor bukti barang masuk dan keluar
 Sumber (pengirim) jumlah pengeluaran dan

penerimaan sisa stok dan penerima


 Keterangan yang dianggap perlu (tanggal

kadaluarsa, harga satuan)