Manajemen Proyek SI

Noviandi

KJ01

Project Scope Management

www.esaunggul.ac.id
 Learning Objectives
o Memahami pentingnya manajemen ruang lingkup proyek
o Diskusi metode untuk mengumpulkan dan
mendokumentasikan persyaratan untuk memenuhi
kebutuhan dan keinginan stakeholder
o Menjelaskan proses definisi ruang lingkup proyek
o Menjelaskan proses untuk membuat struktur rincian kerja
menggunakan analogi, pendekatan top-down, bottom-up
dan mind-mapping
o Menjelaskan pentingnya memverifikasi ruang lingkup,
bagaimana hubungannya dengan mendefinisikan dan
mengendalikan ruang lingkup

www.esaunggul.ac.id
 Learning Objectives(Lanjut)
o Memahami pentingnya mengendalikan ruang lingkup dan
pendekatan untuk mencegah masalah terkait ruang
lingkup pada proyek teknologi informasi
o Menjelaskan bagaimana perangkat lunak dapat
membantu dalam manajemen ruang lingkup proyek

www.esaunggul.ac.id
Apa itu Ruang Lingkup Proyek
Manajemen?
o Scope (ruang lingkup) mengacu pada semua
pekerjaan yang terlibat dalam menciptakan
produk dari proyek dan proses yang digunakan
o Deliverable adalah produk yang dihasilkan
sebagai bagian dari proyek, seperti:
 Perangkat keras atau perangkat lunak
 Dokumen perencanaan
 Notulen rapat

www.esaunggul.ac.id
Apa itu Ruang Lingkup Proyek
Manajemen?(Lanjutan)
o Ruang Lingkup Manajemen Proyek mencakup
proses yang terlibat dalam mendefinisikan dan
mengendalikan apa yang termasuk atau tidak
termasuk dalam proyek

www.esaunggul.ac.id
Proses Ruang Lingkup Manajemen
Proyek
o Collecing Requirements
Mendefinisikan dan mendokumentasikan fitur fungsi
produk yang dihasilkan selama proyek serta proses
yang digunakan
o Defining Scope
Meninjau piagam proyek, dokumen persyaratan proyek,
dan asset proses organisasi untuk membuat scope
statement

www.esaunggul.ac.id
Proses Ruang Lingkup Manajemen
Proyek(Lanjutan)
o Creating the WBS
Pengelompokkan hasil proyek utama menjadi
komponen yang lebih kecil dan lebih mudah dikelola
o Verifying Scope
Meresmikan penerimaan hasil proyek
o Controlling Scope
Mengendalikan perubahan pada ruang lingkup proyek
sepanjang umur proyek

www.esaunggul.ac.id
Summary Ruang Lingkup Manajemen
Proyek

www.esaunggul.ac.id
Pengelompokkan Proses Manajemen
Proyek dan Mapping Knowledge Area

Source: PMBOK® Guide, Fourth Edition, 2008

www.esaunggul.ac.id
Perencanaan Ruang Lingkup Proyek
Langkah pertama dalam ruang lingkup
manajemen proyek adalah:
 Merencanakan bagaimana ruang lingkup akan dikelola
sepanjang umur proyek.
 Setelah meninjau rencana manajemen proyek, piagam
proyek, faktor lingkungan perusahaan dan asset proses
organisasi proyek  melakukan penilaian dan pertemuan
untuk mengembangkan dua hasil penting:
 Ruang lingkup rencanan manajemen
 Rencana persyaratan manajemen

www.esaunggul.ac.id
Ruang Lingkup Perencanaan Manajemen
mencakup beberapa Informasi, yaitu:

 Cara menyiapkan pernyataan ruang lingkup proyek

yang lebih rinci.
 Apakah ada template atau panduan untuk diikuti?
 Seberapa detail yang dibutuhkan untuk menyampaikan
gambaran ruang lingkup proyek
 Bagaimana membuat WBS
 Memiliki kesulitan dalam membuat WBS yang baik
 Bagian ruang lingkup manajemen plan akan
memberikan saran, sampel dan sumber daya untuk
membuat WBS

www.esaunggul.ac.id
Ruang Lingkup Perencanaan Manajemen
mencakup beberapa Informasi, yaitu: (Lanjutan)

 Cara mempertahankan dan menyetujui WBS

 Cara mendapatkan formal acceptance atas hasil proyek
yang telah diselesaikan.
 Bagaimana cara mengontrol permintaan untuk
perubahan pada ruang lingkup proyek

www.esaunggul.ac.id
Collecting Requirements
o Requirement adalah suatu kondisi atau kemampuan
yang harus dipenuhi atau dimiliki suatu sistem,
produk, layanan, hasil atau komponen untuk
memenuhi kontrak, standar, spesifikasi atau dokumen
formal lainnya (PMBOK® Guide, 2008)
o Untuk beberapa proyek IT, akan sangat membantu
untuk membagi pengembangan requirement menjadi
kategori yang disebut elisitasi, analisis, spesifikasi dan
validasi.
o Penting untuk menggunakan pendekatan berulang
untuk mendefinisikan requirement karena mereka
sering tidak jelas diawal proyek
www.esaunggul.ac.id
Relative Cost to Correct a Software Defect

www.esaunggul.ac.id
Methods for Collecting Requirements
o Wawancara
o Focus group dan lokakarya yang difasilitasi
o Menggunakan kreativitas kelompok dan teknik
pengambilan keputusan
o Kuisioner dan survey
o Pengamatan
o Prototyping
o Software tools

www.esaunggul.ac.id
Dokumen requirements
o Document requirement sering dihasilkan oleh software
termasuk teks, gambar, diagram, video dan medila
lainnya, mereka sering dipecah menjadi beberapa
kategori berbeda seperti fungsional, layanan, kinerja,
kualitas, training requirement, dsb
o Requirement management plan menjelaskan
bagaimana persyaratan proyek akan dianalisis,
didokumentasikan dan dikelola.
o Requirement Traceabilty Matrix adalah tabel yang
mencantumkan persyaratan, atribut dari setiap
persyaratan dan status persyaratan untuk
memeastikan bahwa persyaratan ditangani
www.esaunggul.ac.id
Sample Requirements Traceability
Matrix

www.esaunggul.ac.id
Menetapkan Ruang Lingkup
(Defining Scope)
o Key input untuk menyiapkan pernyataan ruang
lingkup proyek meliputi;
• Piagam proyek
• Requirements documentation
• Aset proses organisasi seperti kebijakan dan
prosedur yang terkait dengan pernyataan
ruang lingkup serta file proyek dan pelajaran
yang didapat dari proyek sebelumnya.

www.esaunggul.ac.id
Menetapkan Ruang Lingkup
(Defining Scope)(Lanjutan)
o Seiring berjalan waktu, ruang lingkup proyek
harus menjadi jelas dan lebih spesifik

www.esaunggul.ac.id
Contoh Piagam Proyek

www.esaunggul.ac.id
Contoh Piagam Proyek

www.esaunggul.ac.id
Contoh Piagam Proyek

www.esaunggul.ac.id
Mendefinisikan Piagam Proyek Lebih
Lanjut

www.esaunggul.ac.id
Creating the Work Breakdown Structure
(WBS)
o WBS adalah pengelompokan berorientasi pada
pekerjaan yang terlibat dalam proyek yang
mendefinisikan ruang lingkup total proyek
o WBS adalah dokumen dasar yang menyediakan
dasar untuk perencanaan dan pengelolaan jadwal
proyek, biaya, sumber daya dan perubahan
o Dekomposisi membagi tugas-tugas proyek
menjadi bagian-bagian yang lebih kecil. Paket
kerja merupakan level tugas terendah WBS

www.esaunggul.ac.id
Sample Intranet WBS Organized by
Product

www.esaunggul.ac.id
WBS intranet
sampel diatur oleh
fase dalam bentuk
bagan dan tabel

www.esaunggul.ac.id
Intranet WBS and Gantt Chart in Microsoft Project

www.esaunggul.ac.id
Intranet Gantt Chart Organized by Project
Management Process Groups

www.esaunggul.ac.id
Pendekatan untuk Mengembangkan WBS
o Menggunakan pedoman: beberapa organisasi seperti,
DOD memberikan pedoman untuk mempersiapkan WBS
o Pendekatan analogi: tinjau WBS proyek serupa dan
sesuaikan dengan proyek anda
o Pendekatn Top-Down: Mulai dengan item terbesar dari
proyek dan bagi menjadi bebera bagian
o Pendekatan Bottom-Up: Dimulai dengan tugas yang
spesifik dan dikerjakan sampai keatas
o Pendekatan Mind-Mapping: Mind mapping adalah teknik
yang menggunakan cabang-cabang yang keluar dari ide
inti ke struktur pemikiran dan ide

www.esaunggul.ac.id
Sample mind-mapping technique for
creating a WBS

www.esaunggul.ac.id
Verifying Scope
o It is very difficult to create a good scope
statement and WBS for a project
o It is even more difficult to verify project scope
and minimize scope changes
o Scope verification involves formal acceptance
of the completed project scope by the
stakeholders
o Acceptance is often achieved by a customer
inspection and then sign-off on key
deliverables

www.esaunggul.ac.id
Controlling Scope
o Scope control involves controlling changes to
the project scope
o Goals of scope control are to:
 Influence the factors that cause scope
changes
 Assure changes are processed according to
procedures developed as part of integrated
change control
 Manage changes when they occur
o Variance is the difference between planned and
actual performance
www.esaunggul.ac.id
Terima Kasih

www.esaunggul.ac.id