Media Belajar

Adm. Perkantoran

…. Loading ….

Sartono, S.Pd.
 MENGELOLA SISTEM
KEARSIPAN

MENGIMPLEMENTASIKAN
SISTEM KEARSIPAN
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP

1 Sistem Abjad (Alphabetical filing system)

2 Sistem Subjek (Subjectical filing system)

3Sistem Tanggal (Chronological filing system)

4
www.themegallery.com

Sistem Wilayah (Geographical filing system)

5 Sistem Nomor (Numerical filing system)

 Manfaat Sistem Penyimpanan Arsip

1. Arsip dapat tertata dengan rapi.

2. Ruang kerja lebih rapi dan efisien karena tidak banyak
tumpukan kertas yang memenuhi ruangan.
3. Arsip tidak hilang, sehingga informasinya dapat
terpelihara.
4. Mudah dalam perawatan.
5. Mudah mencari bila sewaktu-waktu dibutuhkan.
6. Mudah dalam penyusutannya karena dapat diketahui
mana arsip yang memang sudah layak untuk dibuang
dan mana yang tidak.
 Istilah-Istilah dalam Sistem Penyimpanan

1. Caption adalah suatu nama atau nomor yang digunakan

untuk mengidentifikasi dokumen/arsip untuk tujuan
penyimpanan.
2. Mengindeks adalah kegiatan menentukan tanda pengenal
arsip untuk memudahkan penemuan kembali.
3. Kode adalah tanda-tanda tertentu sebagai pengenal arsip
yang diperoleh dari indeks. Fungsinya untuk penyimpanan
dan penemuan kembali arsip agar lebih cepat juga untuk
ditulis pada tempat-tempat penyimpanan.
4. Daftar klasifikasi adalah daftar yang berisi tentang
pengelompokan arsip berdasarkan nama masalah, wilayah,
dan nomor.
 Caption

1. Pada sistem abjad, kata tangkapnya adalah nama pengirim (surat masuk),
yaitu nama badan-badan pemerintah, lembaga-lembaga negara, badan-
badan swasta, maupun nama-nama individu, atau nama
orang/badan/organisasi yang dituju (surat keluar).
2. Pada sistem subjek, kata tangkapnya adalah nama masalah/perihal/isi surat.
3. Pada sistem tanggal, kata tangkapnya adalah tanggal surat. Pada sistem
wilayah, kata tangkapnya adalah nama tempat asal surat (surat masuk) atau
nama tempat alamat yang dituju (surat keluar).
4. Pada sistem nomor, kata tangkapnya adalah angka atau nomor tertentu
sesuai aturan sistem nomor.
5. Jika sebuah dokumen/arsip dapat diminta melalui beberapa kata tangkap,
maka dokumen/arsip tersebut disimpan menurut kata tangkap yang
terpenting, sedangkan untuk kata tangkap-kata tangkap yang lain jika perlu
dibuatkan kartu tunjuk silang.
 Mengindeks

1. Mengindeks dalam sistem abjad berarti kegiatan membagi

nama/orang/badan/organisasi menjadi beberapa unit.
2. Mengindeks dalam sistem subjek berarti menafsirkan masalah
surat/warkat yang akan disimpan dan mencocokkan dengan
daftar klasifikasi, kemudian mencatatkan pada kartu indeks.
3. Mengindeks dalam sistem tanggal berarti menentukan tanggal
surat menjadi beberapa unit, yaitu tanggal, bulan, dan tahun
serta mencatatnya dalam kartu indeks.
4. Mengindeks dalam sistem wilayah berarti mencocokkan nama
tempat asal/tujuan surat dengan daftar klasifikasi masalah dan
mencatat dalam kartu indeks.
5. Mengindeks dalam sistem nomor berarti menentukan nomor
arsip untuk keperluan penempatan pada tempat penyimpanan.
 SISTEM-SISTEM KEARSIPAN

SISTEM ABJAD

SISTEM SUBJEK

SISTEM NOMOR SISTEM NOMOR

DEWEY TERMINAL DIGIT

SISTEM WILAYAH

SISTEM TANGGAL
SISTEM SUBJEK
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip
yang disusun berdasarkan pengelompokkan nama masalah/subjek pada isi
surat.

Tingkatan dalam menyusun daftar klasifikasi subjek

 Tingkat I : masalah utama (masalah yang paling luas).
 Tingkat II : sub masalah (masalah yang lebih kecil dari masalah utama).
 Tingkat III : sub-sub masalah (masalah yang lebih kecil dari sub masalah).
Contoh:
Kepegawaian (Masalah Utama)
Cuti (Sub Masalah)
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit (Sub-sub Masalah)
Cuti Tahunan
Penempatan arsip menurut klasifikasi subjek
 Klasifikasi Subjek
1. Daftar klasifikasi subjek standar, yaitu daftar klasifikasi yang sudah merupakan
standar umum di tingkat internasional, yang banyak digunakan adalah DDC
(Dewey Decimal Classification). DDC didirikan oleh Melvil Dewey. DDC banyak
diterapkan untuk penyimpanan buku-buku di perpustakaan. Tetapi kurang cocok
jika diterapkan untuk menyimpan arsip (surat-surat). DDC membagi subjeknya
berdasarkan ilmu pengetahuan, menjadi 10 bagian, yaitu sebagai berikut.
000 Umum
100 Filsafat
200 Agama
300 Ilmu Sosial
400 Bahasa
500 Ilmu Murni
600 Ilmu Terapan
700 Kesenian
800 Kesusasteraan
900 Sejarah dan Ilmu Bumi
2. Daftar klasifikasi subjek buatan sendiri, merupakan cara
yang terbaik dalam penyimpanan arsip karena kebutuhan,
fungsi, dan tugas setiap kantor tidaklah sama.
Cara membuat daftar klasifikasi:
 Dengan mengumpulkan semua masalah yang ada
pada seluruh instansi atau dengan mengambil fungsi
dan tugas masing-masing unit kerja yang ada di
perusahaan.
 Dengan mencatat setiap perihal surat yang diterima
satu per satu di dalam satu buku, kemudian daftar itu
disusun menurut abjad. Istilah-istilah yang sama
(serupa) cukup diambil satu untuk dimasukkan dalam
daftar.
 Peralatan dan Perlengkapan yang digunakan
dalam sistem subjek

1. Filing cabinet
Jika masalah utama ada 10, maka diperlukan 10 laci (3
filing cabinet @ 4 laci). Dapat juga satu laci untuk memuat
satu sub masalah.
2. Guide
Jika satu laci memuat satu masalah utama, maka jumlah
guide yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub masalah
ditambah dengan sub-sub masalah.
3. Hanging folder
Hanging folder yang dibutuhkan sebanyak jumlah sub-sub
masalah, atau sebanyak jumlah masalah yang ada pada
tingkatan terakhir.
4. Kartu indeks
Setiap satu jenis surat (hal surat) dibuatkan satu kartu
indeksnya. Jadi, semua surat yang disimpan mempunyai kartu
indeksnya.
5. Kartu tunjuk silang
Tidak semua surat yang disimpan dibuat kartu tunjuk silang.
Tetapi hanya surat-surat yang berisikan lebih dari satu masalah,
baru dibuatkan tunjuk silang. Petugas arsip harus cermat
dalam menentukan surat-surat/arsip yang manakah yang perlu
dibuat tunjuk silangnya.
6. Rak sortir
Rak sortir diperlukan untuk menyortir surat berdasarkan
subjek. Jumlah subjek yang ada dapat dijadikan dasar untuk
menentukan berapa banyak alat sortir yang digunakan.
7. Cardex
Cardex digunakan untuk menyimpan kartu indeks, yang
penyusunan kartu indeksnya berdasarkan abjad.
 Prosedur Penyimpanan Arsip Sistem Subjek

1. Memeriksa berkas
2. Mengindeks
Contoh: Masalah surat adalah cuti sakit, sedangkan daftar
klasifikasi subjek yang sudah dibuat adalah:
Keuangan
Kredit
Pajak
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Gaji
Dengan demikian surat tersebut indeksnya adalah: Cuti Sakit –
Cuti – Kepegawaian.
4. Mengode Contoh: Surat berikut
kodenya adalah Cuti Sakit.
5. Menyortir
6. Menempatkan
Contoh: Surat cuti sakit dari
Ardian Harahap ditempatkan di
dalam laci berkode
Kepegawaian, di belakang guide
Cuti dan di dalam hanging folder
Cuti Sakit.
Contoh Penempatan Arsip Sistem Subjek
 Prosedur Penemuan Kembali Arsip dalam Sistem Subjek
1. Tentukan subjek dari surat yang dicari.
Contoh: Bapak Anwar ingin mencari arsip tentang SPT (Surat
Pemberitahuan Pajak) PPh tahun 2008. Herlina sebagai arsiparis
menentukan subjek surat tersebut, yaitu SPT (Surat Pemberitahuan
Pajak) PPh.
2. Menentukan indeks subjek surat
Contoh:
Kepegawaian
Cuti
Cuti Melahirkan
Cuti Sakit
Cuti Tahunan
Keuangan Berarti surat tersebut
Kredit indeksnya
Pajak PPh – Pajak –
PBB Keuangan
PPh
PPn
3. Menentukan kode surat. Contoh: Surat tersebut
kodenya PPh.
4. Mencari arsip pada tempat penyimpanan. Contoh:
Arsip tersebut dicari pada laci berkode Keuangan, di
belakang guide berkode Pajak, di dalam hanging
folder berkode PPh.
5. Mengambil arsip jika arsip memang benar arsip yang
dicari. Ambillah arsip tersebut dan tukar dengan
lembar pinjam arsip (lembar 1).
6. Memberikan arsip pada peminjam. Arsip selanjutnya
diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam
arsip (lembar 2).
7. Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada
tickler file.
Langkah yang dapat dilakukan jika arsip yang dicari tidak
diketahui subjeknya
1. Tentukan nama orang/badan/perusahaan sebagai identitas surat.
Contoh: Arsip atas nama Gunawan Wibisono, identitas surat
tersebut adalah Gunawan Wibisono.
2. Indekslah nama tersebut. Contoh: Indeks dari nama Gunawan
Wibisono adalah Wibisono, Gunawan.
3. Tentukan kodenya, yaitu: Wi.
4. Carilah kartu indeks pada laci cardex yang berkode W, di belakang
guide Wi.
5. Lihatlah kode surat yang tertera pada kartu indeks.
6. Cocokkan kode tersebut dengan daftar klasifikasi subjek.
Misalnya : Cuti Sakit – Cuti – Kepegawaian.
7. Cari arsip tersebut pada laci yang berkode Kepegawaian,
di belakang guide Cuti dan di dalam hanging folder Cuti
Sakit.
8. Ambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip
(lembar 1).
9. Serahkan arsip pada peminjam berikut lembar pinjam
arsip (lembar 2).
10. Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file.

5 SISTEM KEARSIPAN
 PEMILIHAN SISTEM
PENYIMPANAN YANG SESUAI
1. Sistem abjad: untuk unit kerja kepegawaian dan Bank.
2. Sistem subjek: kantor/ instansi besar yang sistem
pengelolaan arsipnya sentralisasi dan campuran.
3. Sistem Tanggal: untuk bagian keuangan.
4. Sistem wilayah: untuk perusahaan yang memiliki
banyak cabang (perusahaan transportasi), perusahaan
ekspor – impor), kantor pos, dan jasa titipan kilat.
5. Sistem Nomor: untuk rumah sakit (identitas nomor
pasien), PLN (nomor rekening listrik), Bank (nomor
rekening), dan perguruan tinggi (nomor induk
mahasiswa).
Please insert Title
Please insert sub-title

1 Please insert your own text

2 Please insert your own text

3 Please insert your own text

Terima kasih
Next time...

LOGO
Edit your company slogan
Thank you !