QMS ISO 9001:2015

INTERNAL QUALITY AUDIT

( base on ISO 19011:2011 )

QMS ISO 9001:2015 Training

1
 Tujuan Audit :
1. Untuk memeriksa apakah sistem manajemen mutu memenuhi
persayaratan customer dengan tujuan meningkatkan kepuasan
customer

2. Untuk memverifikasi kesesuaian sistem dengan persyaratan ISO

9001:2008

3. Untuk memverifikasi penerapan sistem manajemen mutu dalam

pelaksanaan proses bisnis di seluruh lapisan organisasi

4. Untuk mengeveluasi efektifitas dari sistem manajemen mutu

dalam rangka memenuhi persyaratan mutu dan pencapaian
perencanaan manajemen

5. Untuk mengidentifikasi kesesuaian ( conformity ) dan

ketidaksesuaian ( non conformity ) terhadap persyaratan sistem
manajemen mutu

6. Untuk Mengidentifikasi peluang peningkatan ( improvement

opportunity ) dan perbaikan yang diperlukan

QMS ISO 9001:2015 Training

2
 Sasaran Training :

Setelah training ini peserta diharapkan dapat :

1. Mengerti dan memahami persiapan yang harus

dimiliki oleh seorang internal system auditor

2. Membuat Rencana internal audit

3. Melaksanakan internal audit

4. Membuat laporan audit

5. Melakukan follow up terhadap hasil internal

audit

QMS ISO 9001:2015 Training

3
 Agenda Training :
1. Panduan sistem audit manajemen ISO
19011:2002
2. Definisi
3. Prinsip Audit
4. Pengelolaan sistem audit
5. Aktivitas audit
6. Kompetensi auditor

QMS ISO 9001:2015 Training

4
Apa Itu ISO 19011 : 2002

• Suatu Standar Internasional Yang Merupakan Pedoman

Yang Spesifik Untuk Melakukan Audit :
- Quality Management System
- Environmental Management System

• Digunakan untuk melakukan audit ISO 9001:2008 dan

ISO 14001:2004

• Standar ini juga dapat diaplikasikan dalam melakukan

audit system lain seperti OHSAS ( k3 )

QMS ISO 9001:2015 Training

5
 1. Definisi
[ definition ]

QMS ISO 9001:2015 Training

6
Definisi :

Audit :
Proses Sistematis, Mandiri Dan Terdokumentasi Untuk Memperoleh
Bukti Audit

Kriteria Audit :
Sejumlah Kebijakan, Prosedur Atau Persyaratan Yang Dipakai
Sebagai Rujukan

Bukti Audit :
Rekaman, Pernyataan Mengenai Fakta Atau Informasi Lain Yang
Terkait Dengan Kriteria Audit Dan Dapat Diverifikasi

QMS ISO 9001:2015 Training

7
Definisi :

Temuan Audit :
Hasil Evaluasi Dari Bukti Audit Yang Dikumpulkan Terhadap Kriteria
Audit

Kesimpulan Audit :
Hasil Dari Suatu Audit Yang Disampaikan Oleh Tim Audit Setelah
Mempertimbangkan Tujuan Audit Dan Seluruh Temuan Audit

QMS ISO 9001:2015 Training

8
Definisi :
Audit Pihak 1 :
Audit Internal Yaitu Audit Yang Dilakukan Oleh, Atau Atas Nama
Organisasi Sendiri Untuk Tujuan Internal

Audit Pihak 2 :
Audit Yang Dilakukan Oleh Pihak Yang Berkepentingan Dengan
Organisasi Contohnya : Pelanggan, Pemerintah, Pemasok Dll

Audit Pihak 3 :
Audit Yang Dilakukan Oleh Organisasi Mandiri Eksternal Spt : Badan
Sertifikasi, Konsultan Dll

QMS ISO 9001:2015 Training

9
 2. Prinsip Audit
[ audit principle ]

QMS ISO 9001:2015 Training

10
Prinsip Audit :
Ethical Conduct :
[ Prilaku Etis ]
Dapat Dipercaya, Punya Integritas, Dapat Menjaga Kerahasiaan Dan
Berpendirian Adalah Penting Dalam Pelaksanaan Audit

Fair Presentation :
[ Penyajian Yang Fair ]
Kewajiban Untuk Melaporkan Secara Benar Dan Akurat Terhadap Temuan
Audit, Kesimpulan Hasil Audit Dan Laporan Audit, Serta Hambatan Yang
Ditemukan Selama Audit

Due Professional Care :

[ Kecermatan Profesional ]
Kesungguhan Dan Ketepatan Penilaian Dalam Audit ( Memiliki Kompetensi
Adalah Hal Yang Sangat Penting )
QMS ISO 9001:2015 Training
11
Prinsip Audit :
Prinsip Audit Yang Lain Berdasarkan Kepada :

Independence :
[ Mandiri ]
Auditor Tidak Terkait Dengan Kegiatan Yang Diaudit Dan Bebas Dari
Keberpihakan Dan Konflik Kepentingan

Evidence Based Approach :

[ Pendekatan Berdasarkan Fakta ]
Metode Yang Rasional Untuk Mencapai Kesimpulan Audit Yang Dapat
Dipercaya Dan Terjaga Konsistensinya Melalui Proses Yang
Sistematis

QMS ISO 9001:2015 Training

12
 3. Pengelolaan
Program Audit
[ management audit program ]

QMS ISO 9001:2015 Training

13
3. Pengelolaan Program Audit :
• Pembuatan Rencana Program Audit
• Implementasi Program Audit
• Monitoring Dan Peninjauan Program Audit
• Meningkatkan Program Audit

QMS ISO 9001:2015 Training

14
3. Pengelolaan Program Audit :
Perencanaan Program
Menyimpan Laporan Audit
Penunjukan Auditor

Reporting To Management
Persiapan Checklist
Pelaksanaan

Tinjauan Dokumen Opening Laporan Audit

Mempersiapkan Jadwal Temuan Merangkum Hasil

Check

Closing

QMS ISO 9001:2015 Training

15
 4. Aktifitas Audit
[ audit activity ]

QMS ISO 9001:2015 Training

16
4. Aktifitas Audit :

• Inisiasi audit
• Meninjau dokumen
• Menyiapkan on-site audit
• On-site audit
• Pelaporan audit
• Menyelesaikan audit
• Audit follow up

QMS ISO 9001:2015 Training

17
4. Aktifitas Audit :

• Inisiasi Audit
- Penunjukkan Team Leader
- Menetapkan Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Menentukan Fisibilitas Audit
- Pembentukan Tim Audit
- Melakukan Kontak Dengan Auditee

QMS ISO 9001:2015 Training

18
4. Aktifitas Audit :

• Meninjau Dokumen
- Untuk Menentukan Kesesuaian Sistem Dengan Kriteria
Audit
- Auditor Boleh Melakukaan On-site Visit
- Bila Dokumentasi Belum Memenuhi Persyaratan, Team
Leader Menginformasikan Hal Tersebut Kepada Auditee

QMS ISO 9001:2015 Training

19
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Rencana/Jadwal Audit
- Tujuan, Lingkup, Kriteria Audit
- Waktu Dan Durasi Audit
- Tim Auditor ( Pastikan Ttidak Ada Auditor Yang
Mengaudit Bagiannya Sendiri )
- Wakil Auditee

QMS ISO 9001:2015 Training

20
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Penugasan Tim Auditor
Tugas Lead Auditor
- Merencanakan Audit Serta Menggunakan Sumber Daya
Secara Efektif
- Mengelola Dan Mengarahkan Anggota Tim Audit
- Memimpin Audit
- Mencegah Dan Memecahkan Masalah
- Menyiapkan Dan Meyelesaikan Laporan Audit

QMS ISO 9001:2015 Training

21
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Penugasan Tim Auditor
Tugas Auditor
- Bekerja Sama Dan Membantu Lead Auditor
- Melakanakan Tugas-tugas Audit
- Mempersiapkan Dokumen-dokumen Kerja Atau
Pendukung
- Mencatat Hasil Observasi, Dokumen Dan Record, Hasil
Wawancara Serta Bukti Audit Lainnya

QMS ISO 9001:2015 Training

22
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Penugasan Tim Auditor
Tugas Auditee
- Bekerja Sama Dan Membantu Tim Audit Menyediakan
Waktu
- Menjamin Kehadiran Personel Untuk Kelancaran Audit
- Menyiapkan Dokumen-dokumen Pendukung Audit
- Bekerjasama Dengan Tim Audit Utk Mencapai Sasaran Audit
- Memberikaan Keleluasaan Kepada Tim Audit Untuk Mengaudit Bagian Atau
Informasi Tertentu
- Meninjau Hasil Temuan Audit Daan Membuat Persetujuan Dengan Tim
Audit Untuk Perbaikannya

QMS ISO 9001:2015 Training

23
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Menyiapkan Dokumen Kerja
- Manual QMS
- Prosedur Terkait
- Instruksi Kerja Terkait
- Dokumen Pendukung Cth. : Check Sheet

QMS ISO 9001:2015 Training

24
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Menyiapkan Dokumen Kerja
- check list

Alat bantu
Daftar pertanyaan kunci
Daftar rujukan
Pengingat waktu
Bahan untuk membuat laporan
Ruang untuk mencatat

QMS ISO 9001:2015 Training

25
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Menyiapkan Dokumen Kerja
- Check List

Pola Dari Check List

Apa…? Siapa…? Kapan…? Yang Mana…? Dimana…? Bagaimana…?

QMS ISO 9001:2015 Training

26
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Opening Meeting
- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee
- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Penjelasan Metode Audit
- Konfirmasi Komunikasi
- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity
- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee

QMS ISO 9001:2015 Training

27
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Metode Pengumpulan Informasi
- Wawancara
- Open Question
- Dengarkan
- Observasi Kegiatan
- Meninjau Dokumen
- Meninjau Rekaman
- Melihat Bukti-bukti Lain

QMS ISO 9001:2015 Training

28
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Metode Pengumpulan Informasi
- Perkenalan Team Auditor Dengan Auditee
- Konfirmasi Tujuan, Lingkup Dan Kriteria Audit
- Penjelasan Metode Audit
- Konfirmasi Komunikasi
- Penjelasan Metode Pelaporan Tingkat Non Confirmity
- Pernyataan Auditor Menjamin Kerahasiaan Auditee

QMS ISO 9001:2015 Training

29
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Metode Audit
- Trace Forward
- Trace Backward
- 3D Described, Document, Demonstrate

QMS ISO 9001:2015 Training

30
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Metode Sampling
- Sampling
- Pilih Sendiri Sample
- Jangan Mencari-cari
( Ingat : Bukan Aib Jika Auditor Tidak Menemukan Ketidaksesuaian )

QMS ISO 9001:2015 Training

31
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Temuan Audit
- Ketidaksesuaian Major :
Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Dapat
Berakibat Tidak Berjalannya Sistem Atau Berdampak Pada
Pelanggan / Interest Parties
- Ketidaksesuaian Minor :
Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Dikarenakan
Tidak Dipatuhinya Proseedur Yang Berlaku
- Observasi :
Potensi Ketidaksesuaian Terhadap Sistem Manajemen Mutu Yang Jika
Tidak
Diperbaiki Akan Berpoteni Terhadap Ketidaksesuaian
QMS ISO 9001:2015 Training
32
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Penulisan LKS / CAR

• Problem
• Location
• Objective Evidance
• Reference

QMS ISO 9001:2015 Training

33
4. Aktifitas Audit :

• Menyiapkan On-site Visit

Closing Meeting

• Dihadiri Manajemen Dan Auditee

• Penjelasan Penemuan Dan Kesimpulan Audit
• Penentuan Periode Waktu Auditee Melakukan Koreksi
• Penyelesaian Masalah Yang Terjadi Rekomendasi Dari Auditor
• Menentukan Follow Up Audit

QMS ISO 9001:2015 Training

34
4. Aktifitas Audit :

• Pelaporan Audit
Laporan Audit

• Tujuan Audit
• Lingkup Audit
• Identifikasi Auditee
• Tanggal Dan Tempat Audit
• Kriteria Audit
• Penemuan Audit
• Kesimpulan Audit

QMS ISO 9001:2015 Training

35
4. Aktifitas Audit :

• Pelaporan Audit
Closing Audit

• Mengembalikan dokumen
• Mengakhiri audit
• Laporan audit disahkan dan didistribusi

QMS ISO 9001:2015 Training

36
4. Aktifitas Audit :

• Follow Up Audit
Closing Audit

• Memverifikasi Tindakan Perbaikan Apakah Telah Efektif Dan Dilakukan

• Laporan Audit Disahkan Dan Didistribusi

QMS ISO 9001:2015 Training

37
 5. Kompetensi
Auditor
[ auditor competency ]

QMS ISO 9001:2015 Training

38
5. Kompetensi Auditor :

• Keterampilan dan pengetahuan umum dan

khusus
umum : teknik, prosedur dan prinsip audit
sistem manajemen mutu dan dokumen referensi
situasi organisasi
hukum / regulasi yang berlaaku
khusus : teknik dan metode mutu
produk, jasa, prose operasional

QMS ISO 9001:2015 Training

39
5. Kompetensi Auditor :

• Atribut Auditor

• Diplomatis, Sopan, Disiplin, Sabar, Jujur, Perhatian, Banyak Bertanya

Dll

QMS ISO 9001:2015 Training

40
5. Kompetensi Auditor :

• Evaluasi Auditor

• Identifikasi Personal Attributes Yang Diperlukan

• Kriteria Evaluasi
• Metode Evaluasi
• Pelakasanaan Proses Evaluasi

QMS ISO 9001:2015 Training

41
 Terima kasih
[ thank you ]

QMS ISO 9001:2015 Training

42